Isi

• Langkah
• Bagian 1 dari 4: Mempersiapkan untuk menulis piagam
• Bagian 2 dari 4: Menulis peraturan
• Bagian 3 dari 4: Menyelesaikan Anggaran Rumah Tangga
• Bagian 4 dari 4: Menjaga dan Menggunakan Piagam
• Tips

Organisasi nirlaba, badan hukum, dan organisasi di negara lain dapat menggunakan sumber daya yang resmi dan diakui secara hukum ini untuk mengidentifikasi cara organisasi berfungsi. Itu disebut piagam, dan itu diterapkan pada manajemen berbagai perusahaan dan lembaga, itu sangat penting. Anggaran rumah tangga sering dipandang sebagai “panduan operasional” organisasi. Jika Anda harus menulis piagam untuk bisnis atau organisasi, artikel ini memberikan instruksi tentang cara menulis piagam yang akan membantu Anda mengelola organisasi Anda secara efektif.

Langkah

Bagian 1 dari 4: Mempersiapkan untuk menulis piagam

1. 1 Tunjuk dua, tiga anggota organisasi untuk menulis anggaran rumah tangga. Penting untuk berkonsultasi dengan mayoritas atau semua anggota organisasi yang berdiri di atas asal-usul pembentukannya. Tidak mungkin Anda adalah satu-satunya orang seperti itu, dan Anda harus menulisnya sendiri. Tunjuk setidaknya dua atau tiga asisten lagi yang akan berkontribusi dan membantu Anda menulis piagam.
   • Jika Anda memulai organisasi nirlaba, Anda perlu membuat dewan direksi yang akan memberikan investasi dan bantuan dalam penulisan anggaran dasar. Dengan bekerja sebagai tim, Anda memastikan bahwa semua posisi disajikan dan dipertanggungjawabkan dalam anggaran rumah tangga.
2. 2 Struktur piagam sebagai diagram. Biasanya ditulis dalam bentuk paragraf dan paragraf. Struktur ini akan membuat anggaran rumah tangga Anda mudah dibaca dan disejajarkan dengan anggaran rumah tangga lainnya. Ini akan memudahkan untuk menemukan informasi mengenai aturan pemungutan suara, komite, dan elemen lain yang mungkin Anda tanyakan saat organisasi mulai bekerja.
3. 3 Mulailah setiap artikel dengan judul ITEM. Judul-judul ini akan dicetak tebal dan diberi nomor dengan angka Romawi. Pusatkan judul pada halaman.
   • Misalnya, item pertama akan berjudul: ITEM I: ORGANISASI. Item kedua: ITEM II: TUJUAN.
4. 4 Beri nomor pada setiap subjudul paragraf pada setiap artikel. Berikan deskripsi singkat untuk setiap paragraf.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: Paragraf 1. Pertemuan rutin. Ini akan diikuti dengan ringkasan risalah rapat rutin. Kemudian tentukan: Paragraf 2: Rapat Khusus. Ini akan diikuti dengan ringkasan risalah rapat ad hoc.
5. 5 Gunakan bahasa yang sederhana namun dapat dimengerti untuk piagam Anda. Piagam bukanlah dokumen sembarangan. Ini berisi semua formalitas yang dapat diumumkan di pengadilan atau membantu para profesional memahami aturan dan peraturan khusus organisasi.Tinjau contoh peraturan, gunakan kosakata yang sesuai untuk membuat dokumen terlihat profesional. Pertahankan gaya yang sesuai.
   • Tidak perlu menggunakan bahasa hukum dalam piagam. Gunakan bahasa sederhana yang mudah dipahami.
   • Tinggalkan detail untuk strategi manajemen. Piagam tersebut berisi prinsip-prinsip manajemen dasar yang dirancang untuk menerapkan strategi tertentu. Oleh karena itu, piagam harus fleksibel dan ditafsirkan sesuai dengan strategi yang lebih rinci. Piagam adalah dokumen yang relatif umum.
6. 6 Sesuaikan piagam organisasi Anda. Banyak template dan pedoman lain untuk menyusun anggaran rumah tangga perlu disesuaikan secara khusus untuk organisasi Anda. Setiap organisasi memiliki kebutuhannya sendiri yang perlu tercermin dalam piagam.
   • "Penulisan piagam gereja" ': alinea tentang jemaat imam termasuk dalam piagam gereja. Bagian ini akan mengkaji sikap imam terhadap jemaat, tentang penahbisan imam, dan tentang proses menarik imam baru atau menghapus yang sekarang.

Contoh piagam dapat dimulai dengan kata-kata: “Imam adalah pemimpin agama dan spiritual gereja. Dia harus bebas berkhotbah dan berbicara. Imam adalah ex officio anggota Dewan dan semua komite, kecuali Komite Nominasi.” # "" Menulis anggaran dasar perusahaan "": Saat menulis artikel perusahaan, Anda juga dapat menyertakan paragraf tentang frekuensi rapat pemegang saham, masalah yang berkaitan dengan saham perusahaan, dan sebagainya.

Bagian 2 dari 4: Menulis peraturan

1. 1 Tulislah sebuah paragraf dengan nama organisasi. Ini adalah nama resmi singkat organisasi Anda. Pada titik ini Anda juga dapat memberikan informasi tentang lokasi kantor Anda. Jika organisasi tidak memiliki lokasi tetap (jika Anda, misalnya, grup online), jangan sertakan alamatnya.
   • Di paragraf ini, Anda dapat menulis: "Nama PTO SD ABC."
2. 2 Tulislah sebuah paragraf tentang tujuan organisasi. Ini akan mencakup pernyataan tujuan Anda. Ini bisa sangat sederhana, hanya satu kalimat. Anda dapat membuatnya lebih rumit jika Anda mau.
   • Contoh: "ABC Elementary diciptakan untuk mendukung parenting dengan memperkuat ikatan antara sekolah, orang tua, dan guru."
3. 3 Tulis klausa keanggotaan. Klausul ini akan membahas beberapa paragraf, termasuk kelayakan (siapa yang dapat menjadi anggota dan bagaimana caranya), biaya keanggotaan (apakah saya harus membayar untuk menjadi anggota organisasi? Apakah saya harus membayar setiap tahun?), Kelas anggota (aktif, tidak aktif), persyaratan untuk tetap menjadi anggota organisasi, dan cara melepaskan keanggotaan.
   • Contoh untuk paragraf pertama di bawah judul Keanggotaan: "Keanggotaan terbuka bagi siapa saja yang berkomitmen pada tujuan dan program gereja, tanpa memandang ras, keyakinan, jenis kelamin, orientasi seksual, usia, asal kebangsaan, masalah mental atau fisik. " Dalam paragraf berikut, jelaskan biaya, persyaratan keanggotaan, dan cara meninggalkan organisasi.
4. 4 Tulis paragraf yang didedikasikan untuk pejabat. Klausul ini akan terdiri dari beberapa paragraf tentang pejabat, termasuk daftar pejabat, tugasnya, tata cara pengangkatan dan pemilihan, masa jabatan (berapa lama mereka bisa menjabat).
   • Misalnya, di paragraf pertama, Anda dapat menulis, "Orang-orang dalam organisasi adalah seorang presiden, seorang wakil presiden, seorang sekretaris, seorang akuntan, dan tiga direktur." Ini akan diikuti dengan paragraf yang menjelaskan tanggung jawab masing-masing pejabat, dan seterusnya.
5. 5 Tulislah sebuah paragraf tentang rapat. Klausul ini mencakup beberapa paragraf yang menjelaskan seberapa sering pertemuan akan berlangsung (triwulan? Semi-tahunan?), Di mana pertemuan akan diadakan (di tempat kerja?), Dan berapa banyak suara yang dapat diberikan untuk mengubah lokasi.
   • Klausul ini juga mengatur jumlah anggota untuk kuorum dan jumlah anggota Dewan yang harus hadir untuk berlangsungnya perubahan tempat. Jika sebuah organisasi memiliki sembilan anggota Dewan dan piagam mensyaratkan dua pertiga dari Dewan Direksi untuk memenuhi kuorum, maka setidaknya enam anggota Dewan harus hadir untuk membuat keputusan demi kepentingan terbaik organisasi. Beberapa negara bagian mungkin memerlukan minimum untuk membuat kuorum; periksa informasi ini dengan Sekretaris Negara.
   • Contoh paragraf pertama dari klausa ini: “Rapat Dewan rutin diadakan pada hari Selasa pertama setiap bulan.” Kemudian pergi ke paragraf lain dari paragraf.
6. 6 Tulis klausa tentang komite. Komite adalah entitas khusus dari organisasi Anda, yang dapat berupa komite sukarelawan, komite komunitas, komite keanggotaan, komite penggalangan dana, dan sebagainya. Berikan deskripsi singkat untuk masing-masing. Ikuti juga uraian singkat tentang bagaimana komite-komite itu harus dibentuk (ditunjuk oleh Direksi?).
   • Contoh Klausul: “Masyarakat memiliki komite tetap berikut,” diikuti dengan daftar dan deskripsi singkat komite.
7. 7 Tuliskan klausul tentang Kekuasaan Parlementer. Kekuasaan parlementer adalah seperangkat prinsip yang mengatur bagaimana organisasi Anda dijalankan. Banyak organisasi mematuhi "Aturan Prosedur" Robert. Pedoman Tata Tertib Parlemen berdasarkan Peraturan DPR; panduan tentang bagaimana mengatur pertemuan untuk memastikan bahwa semua suara didengar dan dipertanggungjawabkan. Klausul kekuasaan parlementer akan dirujuk sebagai sumber daya khusus yang mengatur piagam, prosedur, dan operasi organisasi.
   • Contoh: "Aturan Prosedur" Robert mengatur rapat bila tidak bertentangan dengan piagam organisasi. "
8. 8 Tulis klausul Perubahan dan Ketentuan Lainnya. Sementara anggaran rumah tangga dimaksudkan untuk berguna dan berlaku dalam banyak situasi yang mungkin timbul dalam perjalanan berfungsinya suatu organisasi, dari waktu ke waktu mereka memerlukan perubahan. Deskripsi piagam tentang proses yang dapat mengubahnya menunjukkan bahwa organisasi Anda fleksibel dan siap untuk berubah. Jangan membuat proses perubahan Anggaran Rumah Tangga terlalu rumit; Berkonsentrasilah pada proses yang sesuai dengan budaya dan kebijakan organisasi Anda. ... Anda juga dapat memasukkan paragraf tentang spesifik tahun fiskal, atau menjelaskan tahun fiskal dalam paragraf terpisah.
   • Contoh Klausul Perubahan: “Peraturan Rumah Tangga ini dapat diubah atau diganti pada setiap rapat oleh mayoritas (2/3) mayoritas dari mereka yang hadir dan memberikan suara. Pemberitahuan perubahan yang direncanakan harus dimasukkan dalam risalah rapat. ”
9. 9 Tulis klausul konflik kepentingan. Organisasi Anda harus melindungi diri dari konflik kepentingan pribadi atau keuangan di Dewan Direksi atau pejabat lainnya. Sertakan artikel yang menjelaskan apa yang terjadi jika terjadi konflik seperti itu.
   • Contoh: “Setiap kali seorang direktur atau pejabat memiliki kepentingan keuangan atau pribadi dalam masalah apa pun yang diajukan kepada Dewan Direksi untuk mendapatkan persetujuan, dia harus a) mengungkapkan kepentingannya yang sebenarnya dan b) menarik diri dari diskusi, lobi, dan pemungutan suara tentang masalah tersebut. Setiap transaksi atau pemungutan suara dengan potensi konflik kepentingan hanya dapat disetujui jika mayoritas direktur yang tidak berkepentingan telah menentukan bahwa transaksi atau pemungutan suara tersebut adalah untuk kepentingan organisasi.
10. 10 Tulis item Likuidasi organisasi. Beberapa undang-undang negara bagian memerlukan klausul ini, yang menjelaskan cara menutup organisasi. Ini adalah ide yang baik bahkan jika keadaan organisasi Anda tidak memerlukan klausul ini, karena akan membantu melindungi organisasi Anda jika terjadi konflik internal.
    • Di sini, Anda dapat menulis: "Organisasi dapat dibubarkan setelah peringatan sebelumnya (14 hari kalender) dan dengan persetujuan sedikitnya dua pertiga dari mereka yang hadir dalam rapat."
    • Beberapa negara bagian mengharuskan organisasi untuk memasukkan klausul likuidasi dalam anggaran rumah tangga mereka. Periksa informasi ini dengan Sekretaris Negara

Bagian 3 dari 4: Menyelesaikan Anggaran Rumah Tangga

1. 1 Gabungkan semua poin menjadi satu dokumen. Gunakan format yang disediakan untuk seluruh dokumen, satu jenis dan ukuran font (ukuran 11 - 12 adalah yang paling mudah dibaca). Cantumkan halaman sampul dengan judul "Peraturan Rumah Tangga" dan nama organisasi Anda, tanggal terakhir revisi Anggaran Rumah Tangga, dan tanggal mulai berlakunya.
2. 2 Mintalah anggota parlemen profesional untuk meninjau piagam Anda. Ini harus menentukan prosedur berikut: menjalankan organisasi, mengadakan pertemuan, memilih pejabat atau ketua komite, dan sebagainya. Prosedur ini didasarkan pada aturan yang menentukan urutan prosedur, berapa banyak orang yang harus memilih untuk membuat keputusan, siapa yang dapat memilih melalui proxy, dll. Seorang anggota parlemen yang terakreditasi secara profesional adalah orang yang ahli dalam aturan dan prosedur ini yang mengatur sebagian besar anggaran rumah tangga.
   • Seorang anggota parlemen dapat ditemukan dengan menghubungi asosiasi yang relevan, seperti American Institute of Parliamentarians.

atau cari di internet. Kemungkinan besar, Anda harus membayar jasanya # Minta pengacara untuk meninjau piagam Anda. Konsultasikan dengan pengacara yang berspesialisasi dalam kegiatan organisasi nirlaba. Dia akan menilai apakah piagam Anda konsisten dengan dokumen penting lainnya di organisasi Anda.

1. 1
   • Sebagian besar komunitas memiliki penasihat hukum gratis atau murah untuk organisasi. Mereka dapat bekerja di universitas hukum, klinik hukum publik atau nirlaba.
2. 2 Menerima anggaran rumah tangga dalam rapat. Piagam tersebut harus diadopsi oleh organisasi agar dapat berlaku. Direktur organisasi tidak memiliki wewenang untuk mengadopsi Anggaran Dasar.
   • Cantumkan pernyataan penerimaan di akhir anggaran rumah tangga dan cantumkan tanggal adopsi. Sekretaris organisasi harus menandatangani aplikasi.
3. 3 Daftarkan Anggaran Dasar dengan instansi pemerintah yang sesuai jika diperlukan. Beberapa negara bagian memerlukan pendaftaran Anggaran Dasar, sementara yang lain hanya mewajibkan pelaporan berkala tentang karyawan kunci dan pengarsipan informasi keuangan. Periksa dengan Sekretaris Negara untuk memberikan salinan Anggaran Dasar kepada lembaga pemerintah yang sesuai.
   • Dokumen perusahaan, sebagai suatu peraturan, tidak memerlukan pendaftaran negara. Banyak negara bagian memerlukan penyusunan Piagam, tetapi Anda tidak mengharuskan Anda untuk mendaftarkannya. Dokumen perusahaan dapat dibagikan oleh pemegang saham dan orang penting lainnya.

Bagian 4 dari 4: Menjaga dan Menggunakan Piagam

1. 1 Simpan Anggaran Dasar di kantor pusat. Simpan dalam folder bersama dengan dokumen pendiri, risalah rapat, daftar nama, alamat direktur dan pimpinan puncak organisasi lainnya.
   • Merupakan ide bagus untuk membuat piagam tersedia untuk semua anggota organisasi dengan mempostingnya di situs web Anda atau di lokasi yang dapat diakses di kantor Anda. Meskipun tidak ada persyaratan khusus untuk aksesibilitas peraturan, ini hanya akan masuk ke tangan Anda.
2. 2 Bawa Anggaran Dasar ke rapat anggota atau rapat pribadi. Memiliki Piagam di tangan dalam kasus ini akan berguna. Lihat Anggaran Rumah Tangga saat Anda memilih untuk merelokasi organisasi, memutuskan komite atau anggota dewan, atau terlibat dalam kegiatan yang diuraikan dalam anggaran rumah tangga Anda. Ini akan membantu pertemuan berjalan lancar dan meyakinkan anggota Dewan untuk mengekspresikan pandangan mereka dengan tepat.
3. 3 Baca kembali Piagam dan perbarui secara teratur. Saat organisasi Anda berubah, piagam Anda mungkin perlu berubah juga. Piagam harus mampu beradaptasi dengan perubahan konstan, ini akan membuatnya fleksibel dan mudah diperbaiki.Anda dapat membuat perubahan kecil atau lebih signifikan.
   • Misalnya, Anda dapat membuat perubahan kecil dan menambahkan komite baru secara bersamaan.
   • Jika Anda akan merevisi anggaran rumah tangga, Anda harus terlebih dahulu mengadakan rapat anggota organisasi untuk mendapatkan persetujuan atas perubahan tersebut. Beritahu semua anggota pertemuan di mana piagam akan dibahas dan direvisi, dan beri mereka kesempatan untuk mengajukan perubahan mereka untuk ditinjau. Dalam hal ini, disarankan untuk bekerja dengan beberapa subkomite: satu subkomite dapat menulis amandemen, yang lain untuk mencari inkonsistensi dengan perubahan, yang ketiga untuk memeriksa perubahan ejaan dan tata bahasa. Dan kirimkan opsi keanggotaan terakhir ke pemungutan suara.

Tips

* Ada banyak versi Anggaran Rumah Tangga yang berbeda. Sangat berguna untuk melihat sejumlah peraturan, terutama organisasi seperti Anda. * Berkonsultasi dengan organisasi lain untuk mengetahui proses penulisan dan revisi anggaran rumah tangga mereka. * Pastikan Anggaran Dasar Anda konsisten dengan dokumen penting lainnya dari organisasi Anda, seperti nota asosiasi, aturan tata kelola, dan dokumen lain yang mencerminkan fungsi organisasi. Pastikan bahwa judul sejumlah posisi dewan dan deskripsi pekerjaan sama untuk semua dokumen, dan hari rapat sama, bersama dengan detail kecil lainnya. Jika Anda terkait dengan bisnis lain, seperti Departemen Pendidikan Negara Bagian, Anda harus memastikan bahwa piagam Anda memenuhi harapan dan persyaratannya. * Merupakan ide yang baik untuk menugaskan subkomite yang berbeda untuk meninjau konsistensi Anggaran Rumah Tangga. Periksa kembali pekerjaan Anda.