Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 2: Buat rencana untuk mengelola perubahan organisasi
• Metode 2 dari 2: Melacak perubahan pada sebuah proyek
• Tips

Ada dua jenis rencana manajemen perubahan. Yang satu prihatin dengan dampak perubahan pada organisasi dan memperlunak transisi. Yang lain membuat perubahan pada satu proyek dan menghasilkan catatan yang jelas tentang penyesuaian atau perubahan yang dilakukan pada produk di tingkat proyek. Kedua rencana tersebut bertujuan untuk mengkomunikasikan secara jelas tentang apa yang perlu dilakukan dengan baik dan akurat.

Melangkah

Metode 1 dari 2: Buat rencana untuk mengelola perubahan organisasi

1. Tunjukkan alasan perubahan tersebut. Buat daftar faktor yang menyebabkan keputusan untuk berubah, seperti kesenjangan kinerja, teknologi baru, atau perubahan dalam pernyataan misi organisasi.
   • Salah satu pendekatan yang mungkin adalah mendeskripsikan situasi organisasi saat ini dan situasi masa depan yang ingin diwujudkan oleh rencana ini.
2. Tentukan perubahan apa yang akan dibuat dan besarnya. Jelaskan secara singkat sifat yang diharapkan dari rencana manajemen perubahan. Tentukan apakah ini akan mempengaruhi deskripsi pekerjaan, prosedur, kebijakan dan / atau struktur organisasi. Buat daftar departemen, kelompok kerja, sistem, atau bidang lain yang akan mengalami perubahan.
3. Buat daftar dukungan dari para pemangku kepentingan. Buat daftar semua pemangku kepentingan yang terpengaruh oleh rencana tersebut, seperti, misalnya, manajemen senior, manajer proyek, sponsor proyek, pengguna akhir dan / atau karyawan. Tuliskan kepada setiap kelompok jika pemangku kepentingan mendukung perubahan tersebut.
   • Anda dapat menampilkan grafik untuk mengkomunikasikan data ini dengan singkat dan jelas. Anda dapat membagi grafik menjadi "Kesadaran", "Tingkat Dukungan", dan "Pengaruh" untuk setiap pemangku kepentingan, berdasarkan peringkat tinggi / sedang / rendah.
   • Jika memungkinkan, Anda dapat melakukan percakapan empat mata untuk mendapatkan dukungan.
4. Bentuk tim manajemen perubahan. Tim ini bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan baik dengan semua pemangku kepentingan, membuat daftar kekhawatiran dan memastikan bahwa proses perubahan berjalan selancar mungkin. Pilih orang yang menikmati kredibilitas tinggi di perusahaan dan yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
   • Tim ini termasuk pemrakarsa proses perubahan dari tingkat manajemen tertinggi. Tekankan bahwa ini melibatkan pekerjaan yang sangat aktif untuk mendorong perubahan dan ini bukan hanya tentang menyetujui rencana.
5. Kembangkan pendekatan untuk melibatkan personel eksekutif organisasi. Sangat penting untuk mendapatkan dukungan dari para pemimpin organisasi untuk membuat perubahan sukses. Mintalah setiap anggota eksekutif staf memberikan umpan balik tentang perubahan dan bekerja dengan setiap orang untuk mengambil peran aktif dalam mempromosikan perubahan.
6. Siapkan rencana untuk setiap pemangku kepentingan. Untuk setiap pemangku kepentingan, termasuk mereka yang mendukung perubahan, evaluasi risiko dan perhatiannya. Tugaskan tim manajemen perubahan untuk menyelesaikan masalah ini.
7. Buatlah rencana komunikasi. Komunikasi adalah bagian terpenting dari rencana manajemen perubahan. Berkomunikasi secara teratur dengan siapa pun yang pekerjaannya terpengaruh oleh perubahan. Tekankan alasan untuk membuat perubahan dan manfaat yang menyertainya.
   • Pemangku kepentingan harus diberi pilihan untuk komunikasi tatap muka dua arah. Pertemuan pribadi sangat penting.
   • Komunikasi harus datang dari pemrakarsa utama perubahan, dari atasan langsung setiap karyawan, dan dari juru bicara tambahan yang dipercaya oleh pemangku kepentingan. Semua komunikasi harus menyampaikan pesan yang konsisten.
8. Cari tahu dari mana asal oposisi. Perubahan selalu menimbulkan pertentangan. Ini terjadi pada tingkat individu, jadi bicarakan dengan pemangku kepentingan secara pribadi untuk mencari tahu alasannya. Lacak keluhan sehingga tim manajemen perubahan dapat mengatasinya. Ini termasuk secara khusus:
   • orang tidak memiliki motivasi untuk berubah atau tidak ada rasa urgensi
   • orang tidak memahami gambaran yang lebih besar atau mengapa perubahan itu perlu
   • ada kurangnya partisipasi dalam proses tersebut
   • orang tidak yakin tentang pekerjaan, posisi atau persyaratan masa depan, dan keterampilan mereka
   • manajemen gagal untuk memenuhi harapan terkait implementasi atau komunikasi perubahan
9. Atasi penyumbatan. Banyak keluhan dapat diatasi dengan komunikasi yang lebih intensif atau dengan mengubah strategi komunikasi sehingga masalah tertentu dapat didiskusikan. Keluhan lain memerlukan pendekatan berbeda yang dapat diintegrasikan ke dalam rencana Anda atau ditugaskan ke tim manajemen perubahan untuk mengimplementasikannya. Pikirkan tentang pendekatan mana yang sesuai dengan situasi di organisasi Anda:
   • Untuk perubahan dalam uraian atau prosedur pekerjaan, jadikan pelatihan karyawan sebagai prioritas.
   • Jika Anda mengharapkan transisi yang penuh tekanan atau dengan sedikit motivasi, adakan acara atau berikan manfaat bagi karyawan.
   • Jika pemangku kepentingan tidak termotivasi untuk berubah, berikan insentif.
   • Jika pemangku kepentingan merasa dikucilkan, atur rapat untuk mengumpulkan umpan balik dan pertimbangkan perubahan apa yang dapat Anda lakukan terhadap rencana tersebut.

Metode 2 dari 2: Melacak perubahan pada sebuah proyek

1. Tentukan fungsi manajemen perubahan. Buat daftar fungsi yang akan ditetapkan untuk proyek ini. Jelaskan tanggung jawab dan keterampilan untuk setiap posisi. Anda harus menyediakan setidaknya satu manajer proyek untuk menerapkan perubahan pada tingkat sehari-hari, dan sponsor proyek untuk memantau kemajuan secara keseluruhan dan membuat keputusan manajemen perubahan tingkat tinggi.
   • Untuk proyek besar dalam organisasi besar, Anda dapat membagi peran manajer proyek di antara orang-orang yang berbeda, masing-masing dengan keahlian khusus.
2. Pikirkan tentang membentuk komite kontrol perubahan. Proyek perangkat lunak umumnya memiliki komite kontrol perubahan yang terdiri dari perwakilan dari setiap kelompok pemangku kepentingan. Komite ini menyetujui permintaan perubahan menggantikan manajer proyek dan mengkomunikasikan keputusan tersebut kepada pemangku kepentingan. Pendekatan ini bekerja dengan baik untuk proyek yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan dan proyek yang ruang lingkup dan tujuannya perlu dievaluasi ulang.
3. Tetapkan prosedur untuk mengeluarkan permintaan perubahan. Setelah seseorang di tim proyek menemukan cara untuk bergerak maju, bagaimana Anda membuat ide ini menjadi kenyataan? Dalam rencana ini, jelaskan prosedur yang disetujui oleh tim. Berikut contohnya:
   • Seorang anggota tim mengisi formulir untuk meminta perubahan dan mengirimkannya ke manajer proyek.
   • Manajer proyek memasukkan formulir di log permintaan perubahan dan memperbarui log ini saat permintaan dijalankan atau ditolak.
   • Manajer menugaskan anggota tim untuk mengembangkan rencana yang lebih rinci dan memperkirakan upaya yang diperlukan.
   • Manajer proyek mengirimkan rencana tersebut ke sponsor proyek untuk diterima atau ditolak.
   • Perubahan tersebut diterapkan. Para pemangku kepentingan secara teratur diberi tahu tentang kemajuan.
4. Buat formulir untuk meminta perubahan. Informasi berikut harus disertakan dengan setiap permintaan dan ditambahkan ke log:
   • tanggal perubahan aplikasi
   • nomor permintaan perubahan, yang diberikan oleh manajer proyek
   • judul dan deskripsi
   • nama, email dan nomor telepon pengirim
   • prioritas (tinggi, sedang atau rendah). Rencana manajemen perubahan yang mendesak memiliki tenggat waktu yang berbeda.
   • nomor dan versi produk (untuk proyek perangkat lunak)
5. Tambahkan informasi tambahan ke log perubahan. Log ini juga harus mencatat keputusan dan pelaksanaannya. Selain informasi yang diberikan dalam formulir aplikasi perubahan, Anda harus menyediakan ruang untuk informasi berikut:
   • persetujuan atau penolakan
   • tanda tangan orang yang menyetujui atau menolak aplikasi
   • tenggat waktu untuk menerapkan perubahan
   • tanggal penghentian perubahan
6. Pantau terus keputusan besar. Selain log perubahan yang melacak perubahan harian, Anda juga dapat mencatat semua keputusan penting yang dibuat. Berkat laporan ini, lebih mudah untuk menemukan proyek atau proyek jangka panjang yang mengalami perubahan dalam manajemennya. Laporan ini juga dapat menjadi dasar untuk berkomunikasi dengan pelanggan atau personel manajemen puncak. Untuk setiap perubahan dalam jangka waktu, ukuran proyek atau persyaratan proyek, tingkat prioritas atau strategi, pantau terus informasi berikut:
   • siapa yang membuat keputusan
   • saat keputusan dibuat
   • ringkasan alasan di balik keputusan dan prosedur untuk menegakkannya. Tambahkan dokumen yang terkait dengan prosedur ini.

Tips

• Bangun kepercayaan dan loyalitas dengan staf dan pelanggan Anda. Orang sering merasa tidak nyaman dengan perubahan. Dengan menyampaikan pesan bahwa Anda mengutamakan kepentingan karyawan, Anda mendapatkan dukungan mereka.