Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 2: Bagian 1: Memiliki keterampilan yang tepat
• Metode 2 dari 2: Bagian 2: Menjadi perwakilan
• Tips
• Peringatan

Setiap perusahaan yang menerima pengunjung membutuhkan resepsionis. Resepsionis adalah seseorang yang menerima pengunjung di konter perusahaan atau institusi. Biasanya orang pertama yang harus ditemui pengunjung, dan seperti yang Anda ketahui, kesan pertama selalu sangat penting. Resepsionis harus menerima tamu dengan sopan dan menjawab dengan benar, juga melalui telepon atau email. Itu, seolah-olah, kartu panggil perusahaan.

Melangkah

Metode 1 dari 2: Bagian 1: Memiliki keterampilan yang tepat

1. Memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik. Sebagai resepsionis, Anda adalah kartu bisnis perusahaan - - Anda adalah orang yang pertama kali berbicara dengan pelanggan, dan kepada siapa karyawan datang untuk mendapatkan informasi dan perencanaan. Selain menerima panggilan dan mereferensikan pengunjung, Anda sering harus berurusan dengan pelanggan, mengatur semua jenis acara, mengatur janji temu, dll. Karena ini memerlukan banyak tanggung jawab, penting bahwa Anda sebagai resepsionis diatur dengan baik, sehingga Anda dapat mengaturnya dengan baik. melakukan beberapa hal sekaligus. Jika Anda tidak dapat melakukan beberapa tugas secara bersamaan dan menyelesaikannya dalam urutan yang benar, Anda tidak akan bertahan lama sebagai resepsionis.
   • Cara yang baik untuk mengatur adalah dengan berinvestasi dalam sistem pengarsipan yang dapat Anda gunakan. Penting bagi Anda untuk mengetahui kertas dan informasi apa yang mungkin dibutuhkan atasan, kolega, dan pelanggan Anda. Simpan semua informasi ini di folder yang berbeda - di desktop komputer Anda atau di atas kertas. Atur sistem Anda dengan cara yang paling sesuai untuk Anda - jika Anda memerlukan catatan tempel neon untuk itu, itu juga bagus.
   • Menjadi terorganisir juga berarti Anda dapat memotivasi diri sendiri - Anda tidak memerlukan siapa pun untuk memberi tahu Anda cara melakukan sesuatu, atau untuk membuat Anda tetap di jalur yang benar. Jika Anda terorganisir dengan baik, Anda tahu persis tugas mana yang harus Anda selesaikan dalam sehari, dan hal-hal mana yang memiliki prioritas.
   • Pastikan Anda memiliki (banyak) nomor telepon, misalnya nomor kolega, kontraktor, wiraniaga, layanan darurat, dll. Anda akan membutuhkan semuanya pada waktu tertentu. Simpan nomor telepon dalam program komputer khusus atau di Rolodex.
2. Pastikan Anda memiliki sedikit pengetahuan teknis. Bagian paling penting dari teknologi yang harus dihadapi resepsionis adalah telepon - dan semua tombol dan saluran yang terkait dengannya. Keterampilan komputer juga sangat diperlukan - sebagian besar resepsionis perlu tahu cara mengirim email dan pandai menggunakan pengolah kata. Ini juga berguna jika Anda tahu cara membuat spreadsheet dan menggunakan program khusus untuk perusahaan tempat Anda bekerja.
   • Ingatlah bahwa kemungkinan besar Anda juga harus dapat menangani mesin fotokopi, pemindai, dan printer (dan memecahkan masalah yang dialami rekan kerja Anda saat bekerja dengan perangkat ini). Jika Anda tahu jenis peralatan yang Anda gunakan, pelajari manualnya sehingga Anda dapat menyelesaikan masalah yang paling umum.
3. Jadilah orang yang dapat dipercaya. Resepsionis diharapkan berada di mejanya setiap saat - perusahaan mendapat nama buruk jika tidak ada yang menjawab telepon, atau jika waktu tunggu sangat lama. Jadikan kepercayaan sebagai prioritas Anda - jika atasan Anda tahu dia dapat mengandalkan Anda dan bahwa Anda selalu ada untuk membantu, Anda menjadikan diri Anda sangat diperlukan.
4. Jadilah pendengar yang baik. Bagian penting dari menjadi resepsionis adalah mendengarkan orang lain - di telepon, ketika pelanggan mengajukan pertanyaan di meja, atau ketika informasi diteruskan kepada Anda. Jika Anda adalah pendengar yang baik, Anda dapat bekerja lebih efisien - Anda akan dapat menyelesaikan masalah dengan lebih mudah jika Anda segera memahami apa yang diminta seseorang dari Anda, dan Anda dapat merujuk pelanggan dengan lebih baik ke departemen tempat mereka dapat dibantu.
5. Catat semuanya. Saat atasan Anda meminta Anda melakukan sesuatu, catat detailnya. Saat pelanggan menelepon, pastikan untuk menuliskan informasi mereka (nama, detail kontak, apa yang mereka inginkan, dll.). Catatan membantu Anda tetap teratur dan mengingatkan Anda tentang semua hal kecil yang datang dalam sehari. Tuliskan catatan Anda di buku catatan atau buku catatan dan simpan bersama Anda setiap saat. Anda akan terkejut betapa bermanfaatnya itu, terutama jika Anda ingin tahu apa yang diinginkan oleh orang yang menelepon lima jam yang lalu itu.
   • Pastikan Anda menuliskan pesan secara detail dan membaca apa yang telah Anda tulis. Ulangi pesan dan / atau detail kontak saat Anda menulisnya untuk memastikan Anda memiliki informasi yang benar.
6. Jawab telepon dengan sopan dengan sapaan standar, seperti "Selamat pagi, Anda berbicara dengan ____ (nama Anda), dari ____ (nama perusahaan), ada yang bisa saya bantu?Pastikan untuk menjawab telepon setelah satu atau dua kali dering. Tidak boleh menahan orang lebih dari satu menit (itu lebih lama dari yang Anda kira).
   • Dengarkan baik-baik nama orang yang diminta oleh orang yang ditelepon. Ulangi jika Anda ingin memastikan. Tanyakan apakah penelepon dapat mengeja namanya jika sulit untuk dipahami.
   • Alihkan percakapan dengan rapi dengan frasa standar, seperti "Tunggu sebentar, saya akan menghubungkan Anda ke Mr. Smith". Atau jika orang tersebut dalam percakapan: "Mister Smit sedang dalam percakapan. Apakah Anda ingin menunggu atau saya akan menyampaikan pesan?". Ucapkan terima kasih kepada penelepon dan alihkan panggilannya dengan sopan.
7. Sambut pengirim paket dengan profesionalisme dan kesopanan yang sama seperti pengunjung lainnya. Anda mungkin harus menandatangani pengiriman. Pastikan tanda tangan Anda terbaca. Petugas pengiriman mungkin memerlukan petunjuk ke mana harus meletakkan paket. Pastikan Anda menghubungi karyawan yang tepat untuk masalah seperti itu.
8. Terima pelanggan yang datang ke bisnis secara efektif dan sopan. Setelah pengunjung memberi tahu Anda siapa mereka dan siapa yang mereka cari, Anda terhubung dengan orang itu dan memberi tahu mereka siapa yang ada di sana. Kalimat standar yang dapat Anda gunakan untuk ini adalah: "Tuan Smit, Nyonya Jansen dari XYZ b.v. ada di sini untuk janji jam 2 siang". Usahakan untuk selalu memberikan nama depan dan belakang, serta perusahaan yang mereka wakili. Berguna untuk menanyakan apakah dia punya janji. Mr Smit kemudian akan memberikan instruksi lebih lanjut tentang di mana harus membuat pelanggan menunggu dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Anda kemudian dapat memberi tahu pengunjung: "Mister Smit akan tiba di sana sebentar lagi". Atau: "Tuan Smit mengatakan dia menyelesaikan rapat dan dia akan berada di sana dalam 5 menit. Silakan duduk".

Metode 2 dari 2: Bagian 2: Menjadi perwakilan

1. Bersikaplah positif. Seperti disebutkan di atas, resepsionis adalah kartu nama perusahaan - pelanggan melihat Anda lebih dulu, dan menjawab pertanyaan dari orang yang tidak dapat datang ke kantor. Tidak ada yang mau disambut dengan wajah masam atau pemarah. Selalu memiliki senyum di wajah Anda dan kepribadian yang ceria. Bersabarlah dengan pelanggan yang sulit, bahkan jika mereka membuat Anda kesal.
   • Bahkan jika Anda memiliki klien yang sangat sulit, tetap ingatkan diri Anda bahwa Anda memiliki kepribadian yang kuat dan bahagia. Katakan pada diri sendiri bahwa mereka melampiaskan rasa frustrasinya kepada Anda, tetapi ketahuilah bahwa selama Anda melakukan yang terbaik untuk mengakomodasi mereka, Anda bukanlah orang yang melakukan kesalahan. Lebih baik tetap tenang daripada meledak.
2. Siapkan salam. Menyapa pelanggan dengan ramah selalu merupakan hal yang penting. Meskipun Anda harus menyelesaikan sesuatu sebelum dapat membantu pelanggan, penting untuk menyapa mereka, sehingga mereka tahu bahwa mereka telah dilihat dan bahwa mereka akan dibantu.
   • Misalnya, Anda bisa menyapa dengan: "Selamat pagi! Jika Anda duduk, saya akan segera bersama Anda!".
3. Bersikap sopan. Bersikaplah hormat. Perlakukan semua orang seolah-olah mereka adalah orang paling penting untuk masuk ke kantor hari ini. Ini adalah pekerjaan Anda - tidak ada yang peduli bahwa Anda menghabiskan berjam-jam dalam kemacetan pagi ini, atau Anda baru saja menuangkan kopi di atas sepatu kulit baru Anda. Tinggalkan kekhawatiran pribadi di rumah. Buat pelanggan merasa nyaman dan senang berbicara dengan Anda.
4. Perwakilan pakaian. Anda mewakili sebuah perusahaan, jadi Anda harus tampil rapi. Investasikan pakaian yang sesuai dengan budaya perusahaan. Jika Anda adalah resepsionis di jenis bisnis tertentu (misalnya, merek pakaian), sebaiknya kenakan pakaian dari merek tersebut. Cenderung ke sisi konservatif, kecuali Anda bekerja di tempat di mana mode atau faktor lain penting.
   • Periksa apakah perusahaan Anda memiliki peraturan khusus tentang pakaian. Perusahaan Anda mungkin baik-baik saja dengan pakaian kerja formal, tetapi tidak pernah mengingat Anda untuk berpakaian formal (celana olahraga mungkin tidak dihargai).
5. Selalu tampil rapi.

Tips

• Pisahkan hal-hal pribadi dari pekerjaan. Itu juga berarti Anda tidak menangani percakapan pribadi dan email di tempat kerja. Departemen TI dapat memantau aktivitas komputer Anda.
• Bersikaplah baik kepada manajer, lihat apakah Anda dapat membantu mereka saat tidak ada hal yang harus dilakukan.
• Ingat siapa yang membayar gaji Anda dan selalu hormati mereka.
• Temukan seseorang yang bisa mengawasi meja atau telepon saat Anda perlu ke kamar mandi, saat Anda keluar untuk makan siang, saat liburan, dll. Dengan begitu tidak akan ada orang yang marah menunggu Anda ketika Anda kembali.
• Tanyakan kepada rekan kerja apakah Anda dapat membantu dengan sesuatu. Anda bisa berteman lebih baik dengan membantu daripada musuh dengan mengeluh.
• Menangani surat sering juga menjadi bagian dari pekerjaan Anda. Pada hari pertama Anda, segera cari tahu ke mana harus pergi, siapa yang akan mengirimkannya dan kapan.
• Selalu bersedia mempelajari tugas baru. Keserbagunaan bisa memberi Anda banyak hal.
• Tulis pesan dalam rangkap dua dan berikan salinannya kepada orang yang menjadi tujuan pesan tersebut. Atau gunakan buku harian, itu membuat segalanya lebih mudah ditemukan, terutama jika Anda mencari nama atau nomor telepon.

Peringatan

• Jangan pernah berkata "Saya tidak akan." Kemudian Anda akan segera kehilangan pekerjaan.
• Jangan berpura-pura Anda baik. Orang-orang melihatnya dengan benar. Bersikaplah benar-benar tertarik, sopan, dan hormat. Jika Anda tidak dapat melakukan ini, Anda tidak boleh menjadi resepsionis. Anda menurunkan reputasi perusahaan. Kemudian cari pekerjaan kantoran di mana Anda tidak perlu tampil di depan umum.
• Jangan berdebat dengan pelanggan atau penelepon. Rujuk dia ke atasan.