Isi

• Langkah
• Nasihat

Jika Anda ingin seseorang mensponsori acara atau pekerjaan yang Anda lakukan, Anda harus menulis surat sponsor terbuka. Surat Anda tidak hanya harus meyakinkan sponsor Anda bahwa apa yang Anda lakukan sepadan dengan sumbangan, tetapi juga dengan jelas menyatakan manfaat yang akan diterima donor. Surat sponsor yang masuk akal adalah faktor kunci dalam memutuskan apakah Anda dapat mengajukan permohonan pendanaan atau diabaikan sama sekali.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Mempersiapkan Hibah

1. 

   Tentukan tujuan Anda dengan jelas. Secara khusus, apa yang Anda harapkan dari surat sponsor Anda? Apa yang ingin Anda pamerkan? Kegiatan apa yang perlu Anda biayai dan mengapa itu penting? Sebelum menulis surat sponsor, Anda perlu mengetahui jawaban atas pertanyaan di atas.
   • Pembukaan sponsor harus jelas dan fokus. Surat terbuka yang tidak jelas atau Anda tidak yakin apa yang Anda butuhkan atau mengapa tidak membuahkan hasil yang baik.
   • Pahami mengapa Anda harus mencapai tujuan Anda. Surat sponsor memiliki peluang sukses yang lebih tinggi jika memiliki arti tertentu. Yakinkan donor Anda mengapa menyumbangkan waktu atau uang mereka berharga. Misalnya, Anda dapat menceritakan kepada mereka tentang bagaimana acara tersebut dapat membantu seseorang atau komunitas.

2. 

   
   
   Buat daftar sponsor. Siapa di antara mereka yang dapat mendukung acara Anda? Mungkin seorang pemilik bisnis akan membantu Anda karena alasan pribadi. Atau mungkin akan ada organisasi non profit yang telah mendukung kegiatan serupa. Siapa yang mensponsori acara seperti itu? Anda perlu belajar dengan sangat hati-hati.
   • Ingatlah untuk menyertakan individu atau bisnis yang memiliki hubungan pribadi dengan Anda atau kolega Anda. Jangan pernah meremehkan hubungan pribadi.
   • Jangan mengabaikan bisnis kecil. Kemungkinan besar mereka juga akan dengan senang hati membantu. Ingatlah untuk menekankan di mana Anda akan menjadi tuan rumah acara tersebut. Bisnis lokal seringkali ingin menjaga hubungan dengan masyarakat di sana karena memberikan banyak keuntungan bagi mereka.
   • Jika Anda bekerja dalam sebuah tim, bagi daftar sponsor secara merata untuk setiap anggota tim yang bertanggung jawab untuk menghubungi mereka.

3. 

   
   
   Pastikan apa yang Anda inginkan. Ada banyak cara berbeda untuk mensponsori. Sebelum Anda menulis surat, Anda perlu memastikan apa yang Anda inginkan.
   • Bantuan tunai atau donasi bisa dilakukan. Dukungan hadiah berarti bahwa bisnis akan memberikan produk, persediaan, atau terkadang memberikan layanan yang dapat digunakan di acara tersebut sebagai pengganti uang tunai.
   • Mungkin Anda bersedia menerima bantuan dengan sumber daya manusia daripada produk. Apa pun tujuannya, Anda harus jelas tentang apa yang Anda inginkan.

4. 

   
   
   Pastikan apa yang Anda rekomendasikan. Biasanya surat sponsor akan memungkinkan penerima untuk memilih di antara tingkat pendanaan yang berbeda. Ini memungkinkan bisnis kecil yang tidak memiliki anggaran sebanyak bisnis besar dapat berpartisipasi.
   • Tentukan tingkat pendanaan.Anda harus dengan jelas menguraikan berbagai manfaat yang dapat dicapai dengan setiap tingkat pendanaan. Mereka yang memberi lebih banyak harus menerima lebih banyak sebagai balasannya.
   • Iklan spanduk, pengumuman publik tentang perusahaan atau informasi sponsor, logo perusahaan yang muncul di situs web Anda atau dalam program periklanan hanyalah beberapa contoh manfaat yang dapat Anda tawarkan.

5. 

   Tentukan nama orang yang akan menerima surat itu. Jangan sertakan penerima secara umum seperti "Untuk yang berminat". Sepertinya itu sedikit dangkal.
   • Biasanya orang yang perlu Anda kirim adalah manajer sumber daya manusia atau kepala operasional. Anda harus menghubungi perusahaan secara langsung atau mencari tahu di situs web untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas sponsorship. Jangan menebak! Surat sponsor perlu ditujukan kepada orang yang tepat untuk sukses. Ketahui cara menulis nama yang tepat serta posisi orang yang akan dikirim.
   • Anda juga harus mencari tahu apakah perusahaan atau organisasi tersebut memiliki kebijakan filantropi sehingga Anda tidak perlu membuang waktu dan dapat menghubungkan permintaan Anda dengan kebijakan mereka.
   iklan

Bagian 2 dari 3: Memahami Struktur

1. 

   Mari pelajari beberapa lowongan sponsor. Anda dapat dengan mudah menemukan berbagai bentuk surat sponsor secara online. Beberapa di antaranya memerlukan biaya, tetapi sebagian besar gratis. Anda harus membaca surat-surat yang memiliki format dan isi yang benar.
   • Namun, jangan menduplikasi surat contoh. Anda perlu mengubah surat Anda agar tidak terlalu kaku dan lebih pribadi.
   • Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa CEO perusahaan memiliki hubungan pribadi dengan tujuan Anda. Anda dapat mempersonalisasi surat Anda untuk orang itu. Ketahuilah perusahaan atau orang yang Anda lamar dan sesuaikan surat untuk setiap orang.

2. 

   Pilih kata yang tepat. Ini akan tergantung pada siapa penerimanya. Namun, Anda harus selalu profesional dan tidak menggunakan ekspresi bahasa sehari-hari yang berlebihan.
   • Silakan tulis secara tertulis dengan logo dan nama organisasi Anda siap. Ini akan membuat permintaan Anda terlihat lebih profesional. Jika Anda melamar pendanaan sendiri, Anda masih dapat membuat templat surat profesional Anda sendiri dengan nama Anda tercetak di atasnya.
   • Jika Anda menulis kepada bisnis atau organisasi lain, tulislah seformal mungkin. Jika Anda menulis kepada anggota keluarga atau teman, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih informal tetapi tetap jangan terlalu bahasa sehari-hari karena itu menunjukkan bahwa Anda tidak menghormati penerima. Oleh karena itu, menulis email dengan gaya informal seringkali tidak memberikan hasil yang diharapkan dalam kedua kasus tersebut.

3. 

   Mohon gunakan Templat surat bisnis standar. Surat klaim yang khas sering menggunakan templat yang sama dengan surat bisnis. Gunakan templat yang tepat jika Anda tidak ingin surat Anda terlihat tidak profesional.
   • Mulailah surat dengan tanggal diikuti dengan nama dan alamat sponsor.
   • Kemudian beri spasi pada satu baris dan mulai sapaan dengan: Dear (nama penerima) disertai dengan koma.
   • Jaga agar tetap singkat. Idealnya, surat sponsor harus sekitar satu halaman. Orang sering kali tidak punya cukup waktu untuk membaca lebih banyak. Kebanyakan donor hanya akan menghabiskan sekitar "satu menit" untuk surat Anda. Jadi, Anda tidak hanya harus menulis dengan singkat, tetapi juga konten yang jelas dan jelas.
   • Silakan kirim surat melalui surat. Menggunakan Email untuk mengajukan sponsorship seringkali membuat mereka merasa bahwa Anda tidak terlalu memperhatikannya.

4. 

   Akhiri surat itu dengan ucapan terima kasih. Di akhir pesan, Anda harus berterima kasih kepada penerima atas perhatiannya. Pastikan untuk membuat garis dan sisakan cukup ruang untuk Anda tanda tangani.
   • Akhiri surat Anda dengan endorsement profesional, misalnya: Hormat kami, diikuti dengan nama, gelar, dan tanda tangan Anda.
   • Harap lampirkan dokumen yang diperlukan. Anda mungkin ingin menyertakan brosur pracetak Anda dengan surat sponsor Anda untuk memberikan rincian acara atau perusahaan Anda. Ini akan meningkatkan tingkat kepercayaan dan membuat bisnis merasa lebih nyaman mendukung Anda.
   • Demikian juga, jika organisasi Anda sampai ke surat kabar, Anda dapat melampirkannya untuk mendukung pekerjaan Anda.
   iklan

Bagian 3 dari 3: Isi Lengkap

1. 

   Pengenalan perlu dipersiapkan dengan baik. Di awal surat, Anda harus secara khusus memperkenalkan diri, perusahaan, atau acara Anda. Jangan menelepon. Penerima perlu mengetahui masalah yang benar sejak awal.
   • Jangan berasumsi bahwa mereka tahu siapa Anda atau apa yang dilakukan organisasi Anda. Tolong jelaskan semuanya dengan jelas. Mulailah dengan informasi tentang perusahaan (jika itu surat minat terbuka) atau informasi pribadi (jika itu surat sponsor untuk Anda sendiri). Misalnya, organisasi ABC adalah organisasi nirlaba dengan tujuan ... dll.
   • Menekankan beberapa pencapaian telah menunjukkan bahwa mensponsori pekerjaan Anda tidak akan membawa risiko apa pun. Perjelas dan spesifik tentang bagaimana Anda akan menggunakan uang tersebut.
   • Di paragraf kedua atau pertama, Anda perlu menyatakan permintaan Anda secara langsung dan menjelaskan mengapa Anda membutuhkannya.

2. 

   Buat garis besar manfaatnya. Untuk mensponsori Anda, perusahaan atau individu perlu melihat manfaat yang akan mereka peroleh darinya. Jadi di bagian tengah surat, soroti manfaatnya bagi para dermawan.
   • Misalnya, jika sponsor akan menarik perhatian publik melalui insiden tersebut, jelaskan secara detail dan detail: Apakah acara tersebut akan direkam di TV? Berapa banyak orang yang akan hadir? Apakah ada tamu VIPS? Jika perusahaan ternama lain atau pesaing mereka mensponsori acara Anda, sebutkan itu.
   • Mohon biarkan sponsor Anda dipilih. Mereka akan senang jika ada pilihan berbeda untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran mereka.

3. 

   Yakinkan mereka dengan bukti nyata. Misalnya, beberapa jumlah pengunjung atau statistik tertentu tentang jumlah orang yang dapat mereka jangkau.
   • Dan jangan lupakan faktor-faktor yang dapat membangkitkan empati mereka - misalnya memberikan cerita tentang seseorang yang mendapat bantuan jika dia bisa singkat (dalam satu atau dua kalimat), itu akan sangat menyentuh.
   • Jelaskan bagaimana Anda dapat membuat donor Anda dikenal melalui sponsor mereka. Mungkin mereka akan memiliki ruang kosong untuk stan acara Anda yang sebanding dengan jumlah sponsor.
   • Berikan informasi yang diperlukan dalam perjanjian sponsor yang perlu mereka putuskan. Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak Anda. Anda juga dapat memasukkan alamat pribadi dan amplop prangko sehingga mereka dapat merespons dengan lebih nyaman. Jangan lupa mencantumkan tanggal saat Anda perlu menerima jawaban.
   • Tanyakan kepada sponsor dengan cara apa mereka ingin dipromosikan. Misalnya, bagaimana nama atau bisnis mereka akan muncul atau apakah mereka ingin dikenal? Berikan sedikit saran, tapi jangan mengakuinya sama sekali. Silahkan bertanya!

4. 

   Memberikan informasi dasar tentang acara Anda. Anda harus memberi mereka informasi spesifik yang akan menguntungkan organisasi atau individu Anda.
   • Misalnya, jika Anda menulis surat sumbangan untuk amal, jelaskan informasi dasar tentang amal, seperti kapan didirikan, siapa pemimpinnya, tanggapannya. dan penghargaan dan penghargaan yang telah diterima dana tersebut.
   • Buktikan, bukan hanya kata-kata. Jangan hanya memberi tahu mereka bahwa organisasi atau acara Anda baik dan layak dipertimbangkan. Yakinkan mereka melalui bukti nyata yang menunjukkan seberapa baik organisasi atau acara Anda dan mengapa. Biasanya, bukti konkrit lebih meyakinkan.

5. 

   Silahkan datang ketempatnya. Mengirim satu surat bukanlah cara terbaik untuk mengembangkan hubungan. Meskipun surat terbuka untuk meminta sponsor bukanlah ide yang buruk, pergi sendiri masih merupakan cara yang lebih cerdas untuk berperilaku.
   • Anda dapat menelepon atau datang langsung jika Anda tidak menerima tanggapan dalam 10 hari. Perlu diingat, bahwa para eksekutif di perusahaan sangat sibuk dan itu bisa membuat frustasi.Jadi Anda harus membuat janji atau menelepon terlebih dahulu.
   • Pastikan Anda mengomunikasikan ekspektasi Anda untuk proyek Anda. Hindari menyebutkan hal-hal negatif. Jangan membuat mereka berpikir bahwa Anda sedang mengemis atau mencoba menarik mereka ke dalam urusan yang berisiko.
   • Jika jawabannya "mungkin", jangan takut untuk mencoba lagi. Hanya saja, jangan langsung mengganggu mereka atau terlalu banyak, itu akan membuat mereka tidak nyaman.
   • Jangan terlalu percaya diri. Jangan berasumsi bahwa mereka akan menjadwalkan Anda atau mensponsori Anda. Berterimakasihlah atas pertimbangan mereka.
   • Jangan lupa berterima kasih kepada mereka jika Anda disponsori.

6. 

   Proofreading. Anda mungkin kehilangan kesempatan untuk mendapatkan pendanaan jika Anda tidak meninjau surat terbuka dengan hati-hati. Surat yang berisi kesalahan ejaan atau tata bahasa terlihat tidak profesional. Plus, mengapa ada orang yang ingin nama mereka dicantumkan dengan profesionalisme yang kurang?
   • Periksa tanda baca. Banyak orang tidak tahu bagaimana menggunakan koma atau apostrof dengan benar. Hal-hal kecil ini juga memainkan peran yang sangat penting.
   • Uji salinan surat Anda dan bacalah berulang-ulang selama beberapa jam. Terkadang mata Anda begitu akrab dengan konten online sehingga mudah untuk mengabaikan kesalahan ketik dasar saat Anda membaca di komputer.
   • Pastikan Anda mengirimkannya dalam amplop bisnis khusus.
7. Berikut ini contohnya: iklan

Kop surat (jika ada) Tanggal: ______

Alamat: _________ _________________ _________________

Bapak dan Ibu yang terhormat: _______,

Saya baru-baru ini diundang untuk berpartisipasi dalam babak penyisihan kontes Miss States of America. Dan pada Preliminary Examination Round, saya berkesempatan terpilih sebagai perwakilan negara bagian untuk berpartisipasi di Miss States of America.

Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat membantu mensponsori saya dalam kompetisi Miss Colorado. Kontes ini akan diikuti sekitar 20-50 kontestan. Acara ini akan disiarkan di saluran lokal dengan sekitar 200.000 - 300.000 penonton dan nama semua sponsor saya akan muncul selama pertunjukan serta di situs resmi kompetisi.

Ada berbagai tingkat pendanaan. Anda dapat memilih salah satu opsi di bawah untuk membantu saya.

$ ____ - Nama, informasi, dan logo Anda

$ ____ - Nama dan informasi Anda

$ ____ - Nama dan logo Anda

$ ____ - Nama Anda

Jika Anda tertarik dengan sponsor ini, harap balas saya di ___________________.

Saya dengan tulus berterima kasih.


Salam Hormat,

(Tanda)

Nama lengkap

Nasihat

• Jangan beri perintah. Tanya dengan sopan.
• Cari satu narahubung utama bukan sekretaris atau pihak ketiga.
• Kecuali jika tulisan tangan Anda sangat bagus, ketik. Ini akan terlihat lebih profesional.
• Cetak surat di atas kertas berkualitas tinggi
• Bisnis sering kali mendapatkan banyak penawaran sponsor untuk acara yang berbeda jadi pastikan Anda memberi mereka alasan mengapa perusahaan tersebut adalah sponsor paling cocok untuk acara tersebut. gugatan Anda.
• Harap sertakan formulir sponsor untuk diisi bisnis.