Isi

• Langkah
• Nasihat
• Peringatan

Siaran pers adalah dokumen informasi resmi yang dikirim ke jurnalis atau agensi pers untuk mengumumkan berita tentang acara, promosi, penghargaan, produk dan layanan baru, pencapaian penjualan. Produk, dll. Siaran pers juga digunakan untuk mengumumkan suatu insiden. Jurnalis akan memiliki waktu untuk mendapatkan ide jika mereka menerima siaran pers terlebih dahulu. Siaran pers adalah alat PR dasar yang dapat digunakan siapa saja. Kami akan memandu lebih spesifik di artikel berikut.

Langkah

Metode 1 dari 2: Sorot konten

1. 

   Buat berita utama menjadi arus utama. Judulnya harus pendek, jelas, dan ringkas, pokoknya: inilah inti dari siaran persnya. Banyak pakar humas menyarankan agar Anda menetapkan tajuk berita setelah Anda selesai menulis siaran pers. Jika Anda mengikuti petunjuk di atas, selesaikan rilisnya terlebih dahulu, lalu kembali ke judul. Judulnya dianggap sebagai titik perhatian dan merupakan bagian penting dari rilis.
   • wikiHow dikenal sebagai sumber informasi tepercaya. Lihat cara kerjanya? Sekarang Anda ingin mempelajari lebih lanjut! Judul rilis harus memiliki “hit point” untuk menarik jurnalis, seperti halnya headline artikel adalah point untuk menarik pembaca. Judul harus mewakili pencapaian terbaru organisasi, acara penting, atau produk atau layanan yang baru diluncurkan.
   • Judul ditulis dengan huruf tebal! Judul dicetak tebal dan lebih besar dari teks isi rilis. Biasanya judul rilis ditulis dalam bentuk sekarang, menghindari penggunaan kata-kata numerik seperti "satu", "yang", "yang".
   • Kapitalisasi huruf pertama. Memanfaatkan kata benda yang tepat. Sisa teks dalam judul ditulis dengan huruf kecil, Anda dapat menggunakan font "huruf kecil" untuk membuat judul terlihat lebih modern dan menarik. Jangan menggunakan huruf kapital semua.
   • Kutip kata kunci penting. Cara termudah untuk menulis judul rilis pers adalah dengan mengutip kata kunci yang paling penting dalam rilis tersebut. Gunakan kata kunci ini untuk membuat pernyataan yang masuk akal dan menarik perhatian. Jika judul menyertakan kalimat ringkasan, aturan yang sama berlaku. Menggunakan kata kunci di bagian atas akan membantu rilis memiliki posisi yang lebih baik di mesin pencari, selain itu membantu jurnalis dan pembaca dengan mudah memahami konten rilis. Amati berita utama pada langkah pertama ini dan pelajari cara menulis berita utama siaran pers.

2. 

   
   
   Tulis kontennya. Siaran pers harus ditulis sebagai berita. Catatan: Jurnalis sangat sibuk, mereka tidak memiliki waktu untuk mempelajari pengumuman perusahaan Anda, sehingga mereka akan menggunakan informasi di dalamnya untuk menulis artikel mereka. Jika Anda ingin mereka menulis tentang sesuatu, tambahkan ke rilis.
   • Mulailah menulis tanggal dan lokasi. Bagian lokasi dapat dihilangkan jika membingungkan –– misalnya, pemberitahuan tertulis di Hanoi tetapi mengumumkan acara perusahaan di Hai Phong.
   • Kalimat pertama, atau kalimat, harus melibatkan pembaca dan meringkas isinya. Misalnya jika judulnya adalah Penerbit Sastra merilis novel "Kafka di Tepi Laut", kutipannya harus ditulis sebagai berikut. Hari ini, Penerbit Sastra merilis novel "Kafka di Tepi Laut" oleh penulis terkenal Haruki Murakami.
   • Isi siaran pers harus pendek dan ringkas. Hindari penggunaan kalimat dan paragraf panjang. Hindari penyalahgunaan bahasa lokal. Cobalah menulis sederhana, tanpa embel-embel.
   • Paragraf pertama (dua atau tiga kalimat) perlu meringkas siaran pers, isinya harus saling mendukung. Dalam dunia yang serba cepat, tidak semua jurnalis atau pembaca membaca pernyataan dengan pembukaan yang membosankan.
   • Tangani peristiwa dunia nyata –– peristiwa, produk, layanan, karakter, sasaran, sasaran, rencana, proyek. Usahakan untuk memberikan informasi yang maksimal tentang acara ini. Ini adalah berita. Siaran pers yang efektif harus menjawab enam pertanyaan: Siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana.

3. 

   
   
   Mengikuti prinsip "6 pertanyaan" akan menjawab semua pertanyaan pembaca. Analisis contoh yang telah kami berikan di atas dan terapkan pada siaran pers Anda:
   • Tentang siapa pengumuman itu? Rumah Penerbitan Sastra.
   • Apa laporannya? Penerbit Sastra merilis sebuah novel.
   • Kapan acara itu berlangsung? Besok.
   • Dimana acara tersebut berlangsung? Di semua toko buku dan distributor.
   • Mengapa itu menjadi acara? Karena novel tersebut ditulis oleh penulis terkenal Haruki Murakami.
   • Bagaimana acaranya? Acara peluncurannya diadakan di kantor pusat Penerbit di Hanoi, dan novel tersebut juga dijual di semua toko buku dan distributor di Hanoi.
     • Dengan menentukan dasar-dasarnya, tambahkan informasi tentang orang, produk, item, tanggal, dan hal-hal yang terkait dengan acara tersebut.
     • Jika perusahaan Anda bukan protagonis acara tersebut, tetapi merupakan rilis siaran pers, harap klarifikasi masalah ini di teks.
   • Jaga agar tetap singkat dan lengkap. Jika Anda mengirim hard copy, teks mungkin mendapat spasi.
   • Semakin banyak informasi berharga yang dikandung siaran pers, semakin tinggi peluang jurnalis untuk melaporkannya. Anda perlu memahami apa itu informasi yang "berharga" dan menggunakannya untuk menulis siaran pers yang menarik perhatian media.

4. 

   
   
   Gayanya jelas, tajam dan cocok untuk pembaca. Sebenarnya, semua teman yang mendapatkan siaran pers memiliki banyak email yang bahkan tidak mereka baca. Jadi, jika Anda ingin memilih surat Anda, itu harus sangat baik. Tidak hanya luar biasa, tetapi hampir "siap diterbitkan".
   • Saat editor melihat rilis, hal pertama yang mereka pikirkan adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencetaknya. Jika rilis memiliki banyak kesalahan, konten yang cacat dan perlu modifikasi, mereka tidak akan membuang-buang waktu untuk itu. Jadi, tulislah dengan baik secara tata bahasa, lakukan dasar-dasarnya dengan baik, dan tulislah dengan konten.
   • Mengapa orang-orang ini peduli dengan apa yang Anda katakan? Jika Anda mengirim ke pembaca yang tepat, ini terlalu jelas. Jika tidak, ya, mengapa Anda membuang-buang waktu? Kirimkan informasi kepada orang yang tepat (tentang acara tersebut, bukan iklannya) bahwa Anda berada di jalur yang benar.
     • Lebih baik kirim siaran persnya pagi hari. Pada titik ini, ada lebih banyak kemungkinan bahwa pengumuman akan ditempatkan di meja mereka. Jadilah perhatian.

5. 

   Melampirkan. Berikan beberapa informasi yang lebih relevan untuk mendukung siaran pers. Apakah perusahaan tempat Anda menulis buletin ini memiliki informasi online yang akan berguna bagi pembacanya? Jika ya, tambahkan.
   • Jika Anda tidak yakin dengan informasi apa yang Anda miliki, lakukan lebih banyak penelitian. Tentunya seseorang telah menulis tentang acara yang mirip dengan yang Anda lakukan. Situs web PR dan PR Newswire adalah tempat yang tepat untuk memulai.
   iklan

Metode 2 dari 2: Kuasai Tata Letak

1. 

   Biasakan diri dengan struktur dasarnya. Sekarang setelah Anda memiliki semua informasi, bagaimana cara menggabungkannya? Untuk pemula, persingkat panjangnya. Siaran pers maksimal hanya satu sisi kertas. Tidak ada yang membuang waktu membaca 5 paragraf kecuali Anda berencana untuk meringkas isi novel. Anda harus memperhatikan poin-poin berikut:
   • MASALAH SEKARANG harus ditempatkan di bagian atas halaman pada margin kiri.
     • Untuk rilis yang belum dirilis sekarang, tambahkan bagian "TUNGGU ..." ditambah tanggal yang ingin Anda terbitkan. Siaran pers tanpa tanggal rilis bukanlah rilis langsung.
   • Header harus dicetak tebal, di tengah halaman.
     • Jika mau, Anda bisa meletakkan subpos miring (ringkasan utama).
   • Paragraf pembuka: informasi terpenting. Sama seperti menulis buletin, Anda dapat memulai dengan waktu dan tempat acara.
   • Paragraf kedua (mungkin paragraf ketiga): informasi penting kedua. Dapat menambahkan kutipan dan referensi.
   • Informasi sampel tersedia: informasi lebih lanjut tentang perusahaan anda. Pengenalan mendalam tentang perusahaan. Prestasi dan misi.
   • Komunikasi: informasi lebih lanjut tentang penulis (mungkin Anda!). Jika Anda memenangkan hati seseorang, mereka ingin belajar lebih banyak!
   • Komunikasi multimedia: Di zaman sekarang ini, Anda selalu dapat menggunakan alat seperti media sosial.

2. 

   Tuliskan contoh informasi pra-tertulis di bawah badan pengumuman. Inilah saatnya menambahkan informasi perusahaan. Ketika seorang jurnalis memilih untuk menulis siaran pers Anda, mereka akan menyebutkan perusahaan tersebut dalam artikel. Mereka dapat mengumpulkan informasi tentang perusahaan di bagian ini.
   • Judul untuk bagian ini harus "Pendahuluan".
   • Setelah judul, gunakan satu atau dua paragraf yang terdiri dari sekitar 5,6 baris untuk memperkenalkan perusahaan Anda. Konten tersebut harus menjelaskan prinsip dan kebijakan bisnis perusahaan. Banyak bisnis sudah memiliki brosur, presentasi atau rencana bisnis yang ditulis secara profesional, dll. Teks pengantar dapat ditempatkan di sini.
   • Di akhir bagian ini, tautkan ke situs web perusahaan. Tautan harus diekstrak dari URL yang menghapus kode sematan, sehingga saat dicetak, tautan akan dicetak secara normal. Misalnya: http://www.example.com, bukan klik di sini untuk mengakses situs web.
   • Perusahaan yang memelihara situs media terpisah dari situs web juga harus menyertakan tautan ke rilis. Situs media biasanya memiliki informasi dan cara untuk berhubungan.

3. 

   Tambahkan informasi kontak. Jika siaran pers Anda sangat berharga, jurnalis pasti membutuhkan lebih banyak informasi atau ingin mewawancarai beberapa orang penting yang terlibat dalam acara tersebut. Jika Anda ingin media berkomunikasi langsung dengan orang-orang penting, Anda dapat mencantumkan detail kontak mereka pada siaran pers. Misalnya, dalam pengumuman sebuah inisiatif, Anda dapat memberikan informasi kontak insinyur atau tim peneliti ke media.
   • Jika Anda tidak ingin melakukannya, Anda akan diminta untuk menambahkan informasi dari departemen komunikasi / PR perusahaan Anda ke bagian "Kontak". Jika perusahaan tidak memiliki departemen komunikasi / PR, Anda perlu menunjuk seseorang untuk bertanggung jawab atas komunikasi antara media dan orang-orang penting.
   • Komunikasi harus dibatasi dan spesifik untuk siaran pers. Informasi berikut diperlukan:
     • Nama resmi perusahaan
     • Nama resmi departemen komunikasi di perusahaan dan penghubung langsung
     • alamat kerja
     • Nomor telepon dan faks dengan kode negara / kota dan nomor ekstensi
     • Nomor ponsel (opsional)
     • Waktu kontak
     • Alamat email
     • Alamat website

4. 

   Jika memungkinkan, lampirkan link online ke salinan siaran pers ini. Memposting siaran pers di situs web perusahaan adalah praktik yang baik untuk dipraktikkan. Ini mempermudah untuk mendapatkan tautan, serta mencatat apa yang terjadi.

5. 

   Tandai 3 dengan tanda ### di akhir siaran pers. Sejajarkan dengan tengah halaman, tepat di bawah garis bawah badan rilis. Ini adalah aturan saat menulis siaran pers. iklan

Nasihat

• Tambahkan bagian "ajakan bertindak" ke pengumuman Anda. Bagian ini menguraikan apa yang Anda ingin publik lakukan dengan informasi yang Anda berikan. Misalnya, jika Anda ingin pembaca membeli suatu produk, Anda harus menuliskan lokasi produk tersebut. Jika Anda ingin pembaca mengunjungi situs Anda untuk mengikuti kontes atau mempelajari organisasi Anda, Anda harus menyertakan alamat situs web dan nomor telepon Anda.
• Jangan buang waktu memikirkan headline sebelum Anda selesai menulis rilis Anda. Editor menempatkan judul resmi di koran dan majalah, tetapi tidak masalah jika Anda memikirkan judul yang menarik untuk rilis tersebut. Judul ini adalah kesempatan unik. Jaga agar tetap singkat dan realistis. Sebaiknya tulis judul Anda setelah menyelesaikan rilis. Anda tidak yakin bagaimana cara menulis judul tentang apa yang Anda tulis. Jadi buat rilisnya dan tentukan judulnya.
• Gunakan judul rilis sebagai subjek email Anda. Jika Anda memiliki judul yang "menarik", itu akan membantu pesan Anda menonjol di kotak masuk editor.
• Pelajari siaran pers aktual untuk memahami nada, bahasa, dan tata letaknya.
• Hindari jargon atau jargon teknis. Jika harus digunakan untuk akurasi, tentukan.
• Kirim rilis ke pers atau jurnalis tertentu. Informasi ini biasanya dipasang di beranda. Sebaiknya kirim email Anda satu per satu, bukan ke pesan grup, atau menggunakan fungsi cc karena ini menunjukkan bahwa Anda tidak menargetkan pasar tertentu.
• Waktu siaran pers juga penting. Ini harus menjadi aksesori dan baru-baru ini, bukan sesuatu yang terlalu tua dan tidak relevan.
• Panggilan telepon setelah mengirim surat dapat membantu mereka memahami konten lengkap acara tersebut.
• Tambahkan nama perusahaan Anda ke judul, subjudul, dan judul untuk mendapatkan penempatan yang lebih baik di mesin telusur dan untuk pembawa pesan dan pembaca profesional. Jika Anda mengirimkan hard copy, Anda harus menuliskannya di kop surat perusahaan.
• Kirim rilis melalui email dan gunakan tata letak yang sopan. Tipografi yang besar dan berwarna-warni juga tidak akan meningkatkan informasi Anda, tetapi mengganggu. Tambahkan pemberitahuan ke badan pesan Anda, jangan kirimkan sebagai lampiran. Jika melampirkan diperlukan, pilih teks biasa atau format Teks Kaya. Dokumen Word sebagian besar diterima, tetapi jika Anda menggunakan versi terbaru (.docx), simpan pemberitahuan sebagai (.doc). Ruang redaksi sering kali memiliki anggaran terbatas, sehingga mereka mungkin tidak dapat meningkatkan peralatan. Gunakan format PDF hanya jika Anda mengirimkan file yang berisi banyak gambar dan grafik. Jangan menulis buletin pada kop surat perusahaan dan kemudian memindainya kembali dalam format JPEG dan mengirim email –– hal ini memakan waktu bagi Anda dan editor. Harap ketikkan rilis langsung ke badan pesan.

Peringatan

• Ingatlah bahwa banyak dewan editorial yang terlalu banyak bekerja dan kekurangan staf. Jika Anda tidak membuang-buang waktu, kemungkinan besar pengumumannya akan diterima. Jika Anda menulis dengan baik, mereka hampir selalu dapat memposting tanpa banyak pengeditan. Tetapi jika Anda memasukkan terlalu banyak iklan, editor pasti akan menghapusnya. Semua orang mengatakan editor adalah pemimpin jadi jangan buang waktu mereka. Deskripsi perusahaan harus ditempatkan di bagian informasi pemberitahuan. Namun, harap tulis dengan benar dan faktual.
• Posting harus positif. Hindari frasa seperti "setelah presiden sebelumnya mengundurkan diri" atau "setelah masa istirahat" karena jurnalis kemungkinan besar akan menyelidiki masalah ini daripada menulis artikel tentang siaran pers, bahkan jika Kasus-kasus di atas sama sekali tidak merugikan, seperti ketua umum mengundurkan diri karena alasan kesehatan, hasil pemeriksaan belum tentu sesuai dengan keinginan.
• Saat mengirimkan siaran pers, jangan subjek pesan Anda ke "siaran pers" karena email Anda akan mudah tercampur dengan pesan lain. Dapatkan perhatian editor dengan menempatkan judul yang "menarik", misalnya "Perusahaan A memenangkan kontrak pemerintah sebesar 30 miliar."
• Jangan menulis informasi kontak orang lain tanpa persetujuan Anda. Juga, mereka harus memiliki waktu luang setelah rilis siaran pers.
• Selalu lampirkan kutipan, ide pribadi yang mempengaruhi isi pengumuman. Tidak perlu mengutip secara langsung tetapi harus tepat. Lebih baik lagi, tanyakan apakah orang tersebut setuju untuk mengutipnya. Kutipan memungkinkan jurnalis yang sibuk untuk menyelesaikan artikel mereka tanpa wawancara.