Isi

• Langkah
• Metode 1 dari 2: Cara Menulis Rencana Manajemen Perubahan Organisasi
• Metode 2 dari 2: Cara melacak perubahan dalam proyek apa pun
• Rekomendasi

Ada dua jenis rencana manajemen perubahan. Salah satunya memperhitungkan dampak perubahan terhadap organisasi dan bertujuan untuk mendukung masa transisi. Jenis rencana lain memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan satu proyek, menangkap penyimpangan atau perubahan dalam arah dan skala proyek. Tujuan dari kedua rencana tersebut adalah untuk secara jelas dan jelas mengartikulasikan apa yang sebenarnya perlu dilakukan.

Langkah

Metode 1 dari 2: Cara Menulis Rencana Manajemen Perubahan Organisasi

1. 1 Nyatakan alasan perubahan tersebut. Buat daftar faktor-faktor yang memengaruhi keputusan untuk menerapkan perubahan, seperti produktivitas rendah, teknologi baru, atau perubahan misi organisasi.
   • Salah satu pendekatan adalah untuk menggambarkan situasi saat ini dalam organisasi dan keadaan apa yang akan mengarah pada rencana yang digariskan di masa depan.
2. 2 Tentukan jenis dan skala perubahan. Jelaskan secara singkat sifat dari perubahan yang diharapkan dalam proyek. Nyatakan dengan tepat apa yang akan dipengaruhi oleh perubahan: tanggung jawab pekerjaan, proses, kebijakan dan/atau struktur organisasi. Buat daftar departemen, tim, sistem, dan komponen lain dari organisasi yang akan terpengaruh oleh perubahan yang akan datang.
3. 3 Tunjukkan pemangku kepentingan mana yang mendukung proyek ini. Daftar semua pemangku kepentingan yang akan terkena dampak penerapan rencana ini, seperti manajemen senior, manajer proyek, sponsor proyek, pengguna akhir dan/atau karyawan perusahaan. Untuk setiap kategori, tunjukkan apakah pemangku kepentingan ini mendukung proyek perubahan.
   • Cobalah untuk mencerminkan informasi ini dalam tabel untuk kejelasan dan kejelasan yang lebih besar. Misalnya, metrik seperti kesadaran, dukungan, dan pengaruh dapat digunakan sebagai template yang berguna dan diberi peringkat tinggi/sedang/rendah untuk setiap kelompok pemangku kepentingan.
   • Jika memungkinkan, lakukan wawancara tatap muka untuk membangun dukungan pemangku kepentingan.
4. 4 Buat tim manajemen perubahan. Tim ini bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan informasi kepada semua pemangku kepentingan, mendengarkan kekhawatiran mereka, dan memastikan bahwa perubahan diterapkan semulus mungkin. Pilih orang-orang yang dipercaya dan dihormati oleh organisasi dan yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
   • Hal ini juga berlaku untuk tingkat manajemen senior. Tekankan perhatian para pemimpin bahwa mereka akan dituntut untuk tidak hanya menyetujui rencana tersebut, tetapi juga secara aktif mempromosikan perubahan.
5. 5 Mengembangkan pendekatan konseptual untuk mengelola organisasi. Dukungan penuh dari influencer dalam organisasi sangat penting untuk keberhasilan implementasi perubahan. Biarkan setiap pemimpin menyampaikan pendapatnya tentang perubahan dan dorong semua orang untuk berperan aktif dalam membawa perubahan yang berhasil.
6. 6 Buat rencana untuk setiap kelompok pemangku kepentingan. Menilai risiko dan kekhawatiran setiap kelompok pemangku kepentingan, termasuk yang mendukung perubahan. Bagilah tugas antara anggota tim manajemen perubahan untuk mengatasi masalah ini.
7. 7 Buatlah rencana komunikasi. Komunikasi adalah komponen terpenting dari manajemen perubahan. Berkomunikasi sesering mungkin dengan semua orang yang terlibat dalam proses perubahan. Tekankan terus-menerus alasan perubahan dan manfaat yang akan dihasilkannya.
   • Pihak yang berkepentingan harus dapat berkomunikasi secara langsung untuk memastikan komunikasi dua arah. Pertemuan tatap muka sangat penting.
   • Sumber informasi harus sponsor manajemen senior, manajer lini setiap karyawan, dan perwakilan perusahaan tambahan yang dipercaya oleh pemangku kepentingan. Semua informasi harus dilakukan secara terpadu.
8. 8 Lacak resistensi. Perubahan selalu diterima dengan permusuhan. Ini terjadi pada tingkat individu, jadi bicarakan secara langsung dengan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi akar penyebab resistensi. Lacak keluhan dan keluhan sehingga tim manajemen perubahan dapat menyelesaikan masalah tepat waktu. Masalah yang paling umum dari alam ini meliputi:
   • Kurangnya motivasi untuk berubah atau kurangnya rasa urgensi.
   • Kurangnya pemahaman tentang gambaran besar atau alasan mengapa perubahan diperlukan.
   • Kurangnya masukan untuk proses.
   • Ketidakpastian tentang masa depan, tanggung jawab masa depan, atau persyaratan untuk tanggung jawab masa depan.
   • Kegagalan manajemen untuk memenuhi harapan mengenai implementasi perubahan atau komunikasi.
9. 9 Singkirkan rintangan. Tanggapan terhadap sebagian besar keluhan harus berupa informasi tambahan atau perubahan dalam strategi komunikasi tentang isu-isu tertentu. Dalam kasus lain, langkah-langkah tambahan mungkin diperlukan yang harus disertakan dalam rencana Anda atau diserahkan kepada tim manajemen perubahan untuk diterapkan sesuai kebutuhan. Pertimbangkan mana dari berikut ini yang mungkin relevan dengan organisasi Anda:
   • Jika terjadi perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan atau proses kerja, perlu fokus pada pelatihan staf.
   • Jika Anda mengharapkan penurunan moral tim atau transisi yang terlalu menegangkan ke lingkungan baru, redakan suasana dengan acara perusahaan atau penghargaan karyawan.
   • Jika pemangku kepentingan tidak termotivasi untuk berubah, kembangkan sistem insentif.
   • Jika pemangku kepentingan merasa berlebihan, adakan pertemuan untuk mendapatkan umpan balik mereka dan sesuaikan rencana Anda.

Metode 2 dari 2: Cara melacak perubahan dalam proyek apa pun

1. 1 Tentukan peran dalam manajemen perubahan. Daftar semua peran yang diperlukan untuk proyek ini. Jelaskan tanggung jawab dan keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap peran. Minimal, termasuk manajer proyek, yang harus menerapkan perubahan setiap hari, dan sponsor proyek, yang harus melacak kemajuan secara keseluruhan dan membuat keputusan tentang manajemen perubahan di tingkat manajemen.
   • Untuk proyek yang lebih besar dalam organisasi besar, Anda perlu membagi peran manajemen proyek di antara beberapa orang dengan latar belakang berbeda.
2. 2 Gunakan panel kontrol perubahan. Proyek dalam perangkat lunak biasanya memiliki dasbor kontrol perubahan yang dapat diakses oleh anggota setiap kelompok pemangku kepentingan. Perangkat lunak tersebut memungkinkan rekonsiliasi otomatis permintaan perubahan, menghilangkan tanggung jawab manajer proyek ini, serta memberi tahu pemangku kepentingan tentang keputusan. Pendekatan ini bekerja dengan baik dalam proyek-proyek dengan sejumlah besar pemangku kepentingan, serta dalam proyek-proyek yang memerlukan revisi rutin ruang lingkup dan tujuan proyek.
3. 3 Kembangkan proses untuk mengimplementasikan permintaan perubahan. Pertimbangkan bagaimana gagasan itu diterjemahkan menjadi kenyataan ketika seseorang dalam tim mengidentifikasi langkah selanjutnya yang diperlukan. Jelaskan proses ini dan koordinasikan dengan seluruh tim terlebih dahulu. Berikut ini contohnya:
   • Seorang anggota tim mengisi formulir permintaan perubahan dan meneruskan permintaan ini ke manajer proyek.
   • Manajer proyek mendaftarkan permintaan ini dalam daftar umum permintaan dan mencatat status permintaan ketika keputusan dibuat untuk menerapkan ide atau mengabaikannya.
   • Manajer mengeluarkan tugas anggota tim untuk menyusun rencana yang lebih spesifik, dengan mempertimbangkan sumber daya yang diperlukan.
   • Manajer proyek mengirimkan rencana untuk persetujuan kepada sponsor proyek.
   • Perubahan sedang dilaksanakan. Pihak yang berkepentingan secara teratur diberitahu tentang situasi saat ini.
4. 4 Buat formulir permintaan perubahan. Setiap permintaan perubahan harus terdaftar dalam daftar umum permintaan dan mencakup hal-hal berikut:
   • tanggal permintaan perubahan;
   • Ubah nomor permintaan yang ditetapkan oleh manajer proyek
   • nama dan deskripsi;
   • nama pemohon, alamat email dan nomor telepon;
   • prioritas (tinggi, sedang, rendah). Rencana manajemen perubahan segera memerlukan garis waktu yang jelas;
   • produk dan nomor versi (untuk proyek pengembangan perangkat lunak).
5. 5 Catat informasi tambahan dalam log permintaan. Log permintaan juga harus mencerminkan keputusan saat ini dan langkah-langkah implementasi. Selain informasi yang ditentukan dalam formulir permintaan, data berikut juga harus dimuat di sini:
   • tanda pada hasil persetujuan (disetujui atau dibatalkan);
   • tanda tangan orang yang menyetujui permintaan;
   • jangka waktu pelaksanaan perubahan;
   • tanggal penyelesaian proyek perubahan.
6. 6 Lacak perubahan besar. Selain melacak status proyek setiap hari, akan sangat membantu untuk melacak semua keputusan utama untuk proyek tertentu. Catatan seperti ini memudahkan untuk melacak proyek atau proyek jangka panjang di mana perubahan kepemimpinan sedang berlangsung. Informasi ini juga digunakan untuk menginformasikan klien dan manajemen senior. Untuk setiap perubahan dalam waktu, ruang lingkup, atau persyaratan proyek, prioritas, atau strategi, harap perhatikan informasi berikut:
   • Siapa yang membuat keputusan.
   • Ketika keputusan itu dibuat.
   • Uraian singkat tentang alasan pengambilan keputusan dan proses pelaksanaannya. Lampirkan semua dokumen yang terkait dengan proses ini.

Rekomendasi

• Bangun kepercayaan dan komitmen di antara karyawan dan klien Anda. Perubahan cenderung membuat orang merasa tidak nyaman. Menunjukkan kepada orang-orang bahwa Anda berkomitmen untuk bertindak demi kepentingan terbaik mereka dapat membantu Anda mendapatkan dukungan mereka.