Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 2: Mendapatkan postur yang benar
• Bagian 2 dari 2: Delegasikan dengan tepat

Apakah Anda seorang manajer toko, memiliki posisi kepemimpinan di perusahaan besar, atau merawat anak-anak Anda di rumah, untuk mendapatkan yang terbaik dari diri Anda dan bekerja seefisien mungkin, sangat penting bagi Anda untuk dapat berbagi beberapa tanggung jawab Anda. untuk mendelegasikan.Namun, mendelegasikan bisa sangat rumit - di satu sisi, Anda harus tegas dengan siapa pun yang Anda delegasikan tanggung jawab Anda, di sisi lain, Anda juga harus menunjukkan bahwa Anda mempercayainya. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan jawaban atas banyak pertanyaan umum tentang pendelegasian, dan kami akan memandu Anda langkah demi langkah melalui proses pendelegasian itu sendiri, sehingga Anda juga dapat belajar mendelegasikan dengan cara yang bijaksana dan hormat .

Melangkah

Bagian 1 dari 2: Mendapatkan postur yang benar

1. Kesampingkan ego Anda sejenak. Gangguan mental utama dalam perjalanan menuju pendelegasian adalah pemikiran bahwa jika Anda ingin menyelesaikan sesuatu dengan benar, lebih baik Anda melakukannya sendiri. Anda bukan satu-satunya orang di planet ini yang dapat melakukannya dengan cara yang benar. Kamu adalah mungkin satu-satunya orang yang dapat melakukannya dengan baik pada saat yang tepat ini, tetapi jika Anda meluangkan waktu untuk melatih seseorang, mereka pada akhirnya akan dapat melakukannya dengan cukup baik. Mungkin orang lain bahkan bisa melakukannya lebih cepat atau lebih baik dari Anda dan itu bukan hanya sesuatu yang harus Anda terima, tetapi juga sesuatu yang harus Anda sambut.
   • Berpikirlah secara logis dan realistis - dapatkah Anda melakukan pekerjaan ini sendiri? Apakah Anda harus bekerja sampai mati untuk dapat menggabungkan pekerjaan ini dengan tanggung jawab normal Anda? Jika demikian, Anda lebih baik memastikan untuk mendelegasikan beberapa pekerjaan Anda. Anda tidak perlu merasa malu atau merasa tidak cukup baik - Anda sebenarnya melakukan pekerjaan dengan lebih efisien saat Anda mencari bantuan saat dibutuhkan.
2. Jangan menunggu orang menjadi sukarelawan. Jika Anda mengalami kesulitan mendelegasikan tugas, Anda mungkin menderita bentuk ringan yang disebut sindrom martir - semuanya mungkin terlalu berat bagi Anda, dan Anda sering bertanya-tanya mengapa orang bahkan tidak pernah menawarkan untuk membantu Anda. Jujurlah dengan diri Anda sendiri - ketika mereka melakukannya, bukankah Anda menolak bantuan mereka, lebih atau kurang secara otomatis atau karena kesopanan, sebagian besar waktu? Apakah Anda bertanya-tanya mengapa mereka tidak mendorong lebih banyak? Apakah Anda merasa jika peran Anda dibalik, Anda mungkin akan membantu orang lain tanpa ragu? Jika Anda menjawab "ya" untuk pertanyaan-pertanyaan ini, Anda perlu meningkatkan kemampuan Anda untuk mengendalikan situasi. Jaga itu sendiri bahwa Anda mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan juga - dan jangan menunggu bantuan datang kepada Anda, karena bantuan itu mungkin tidak datang sama sekali.
   • Banyak orang tidak begitu menyadari apa yang sedang dialami orang lain, dan tidak banyak yang dapat Anda lakukan untuk mengubahnya. Untuk sesaat, lupakan rasa frustrasi yang Anda rasakan terhadap orang yang tidak membantu dirinya sendiri dan ingatlah bahwa pada akhirnya terserah Anda untuk memberi tahu mereka apa yang Anda butuhkan.
3. Berhenti melihat permintaan bantuan sebagai hal yang negatif. Banyak orang merasa tidak nyaman meminta bantuan. Anda mungkin merasa bersalah, atau merasa menjadi beban bagi orang lain, atau malu karenanya, karena (untuk beberapa alasan) Anda berpikir Anda harus bisa menyelesaikan semuanya sendiri.
4. Belajar untuk mempercayai orang lain. Jika Anda takut mendelegasikan karena menurut Anda tidak ada yang bisa melakukan pekerjaan sebaik Anda, ingatlah dua hal: Pertama, faktanya adalah bahwa dengan latihan yang cukup, hampir semua orang bisa menjadi ahli dalam sesuatu, dan kedua, Anda mungkin tidak sebaik Anda. bakat global seperti yang mungkin Anda pikirkan. Saat Anda mendelegasikan pekerjaan, Anda tidak hanya menyediakan waktu untuk diri sendiri - Anda juga memberi orang yang membantu Anda kesempatan untuk mempraktikkan keterampilan baru atau melakukan jenis pekerjaan baru. Bersabarlah - jika Anda memberinya cukup waktu, asisten Anda mungkin akan melakukan pekerjaan yang telah Anda delegasikan sebaik yang Anda bisa lakukan. Kecuali jika pekerjaan yang Anda delegasikan sangat penting, mungkin tidak akan menjadi masalah jika asisten Anda belajar melakukannya dengan baik dari waktu ke waktu. Jika pekerjaan itu sangat penting, lebih baik Anda berpikir dengan hati-hati sebelum mendelegasikannya!
   • Dan bahkan jika Anda memang yang terbaik dalam pekerjaan yang Anda rencanakan untuk didelegasikan, sadari bahwa dengan mendelegasikan pekerjaan Anda dapat melakukan hal-hal lain dengan waktu Anda. Jika di kantor Anda adalah yang terbaik dalam menginstal hard drive, atau melakukan tugas yang monoton, tetapi Anda memiliki presentasi penting untuk disiapkan, maka tidak ada masalah sama sekali untuk menyelesaikan tugas tersebut oleh seorang magang. Lebih baik memprioritaskan tugas-tugas yang sulit dan kompleks - jangan merasa bersalah tentang mendelegasikan tugas-tugas yang relatif sederhana dan monoton ketika Anda memiliki hal-hal yang lebih penting untuk dilakukan.

Bagian 2 dari 2: Delegasikan dengan tepat

1. Mulailah menggulirkan bola. Langkah pertama adalah yang paling sulit, tetapi pada saat yang sama juga paling penting. Anda perlu mengambil risiko dan meminta seseorang untuk membantu Anda (atau, jika Anda adalah supervisor, beri tahu seseorang bahwa dia harus Jangan merasa bersalah tentang hal ini - selama Anda sopan, baik, dan anggun, tidak ada yang kasar tentang meminta (atau mengarahkan) seseorang untuk membantu Anda. Cobalah untuk bersikap baik dan pengertian sementara pada saat yang sama tidak melupakan keseriusan permintaan Anda.
   • Jika Anda tidak tahu cara meminta seseorang melakukan beberapa pekerjaan untuk Anda secara spesifik, cobalah untuk membuatnya singkat dan manis. Misalnya, katakan sesuatu seperti, "Hai, bolehkah saya berbicara dengan Anda sebentar? Saya ingin tahu apakah Anda dapat membantu saya memasang tumpukan besar hard drive yang baru saja kita masuki. Saya tidak bisa karena saya keluar dari kantor hari ini ... Bisakah Anda membantu saya? " Jangan menekan helper, pastikan saja dia tahu bahwa dia membutuhkan bantuannya.
   • Mintalah bantuan dan Anda (mungkin) akan mendapatkannya juga. Jangan takut untuk mendelegasikan karena Anda pikir Anda akan dianggap kasar atau memerintah. Lihatlah seperti ini: Bagaimana perasaan Anda ketika orang lain meminta Anda melakukan sesuatu untuk mereka? Apakah Anda merasa dihina atau diperlakukan tidak adil? Atau apakah Anda (biasanya) dengan senang hati membantu? Mungkin yang terakhir adalah masalahnya!
2. Jangan mengambil penolakan secara pribadi. Kadang-kadang orang benar-benar tidak dapat membantu Anda, bahkan jika mereka mau - itu memalukan, tetapi itu benar. Ini bisa jadi karena berbagai alasan - yang paling umum adalah orang yang Anda minta bantuan sudah sangat sibuk dengan pekerjaannya sendiri. Jangan tersinggung - hanya karena seseorang tidak dapat (atau tidak mau) membantu Anda pada saat itu tidak berarti mereka membenci Anda. Seringkali itu hanya berarti bahwa orang lain sibuk atau terlalu malas untuk itu - tidak lebih, tidak kurang.
   • Jika permintaan bantuan Anda ditolak, pertimbangkan pilihan Anda - biasanya Anda dapat mengatakan dengan sopan tetapi mendesak lagi bahwa Anda benar-benar membutuhkan bantuan orang tersebut (dan ini biasanya bekerja dengan baik terutama jika Anda adalah supervisor atau seseorang yang berwenang), Anda dapat bertanya kepada seseorang lain, atau Anda dapat melakukan pekerjaan itu sendiri. Jika Anda benar-benar membutuhkan bantuan, jangan takut untuk mencoba opsi satu dan / atau dua!
3. Delegasikan tujuan akhir, bukan prosedurnya. Ini adalah kunci untuk menghindari mimpi buruk dari apa yang dikenal sebagai micromanager. Tetapkan pedoman yang jelas untuk jenis hasil yang Anda harapkan, dan tunjukkan yang lain bagaimana melakukannya, tetapi katakan bahwa mereka dapat melakukannya dengan cara mereka sendiri, selama itu dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
   • Ini juga cerdas karena tidak hanya menghemat waktu Anda, tetapi juga saraf Anda. Yang Anda inginkan adalah menggunakan waktu yang telah Anda sisihkan untuk melakukan sesuatu yang lebih penting, daripada mengkhawatirkan kemajuan asisten Anda sepanjang waktu.
4. Bersiaplah untuk melatih asisten Anda. Dalam hampir semua kasus, Anda harus menyisihkan sebagian waktu Anda untuk mengajari orang yang akan membantu Anda bagaimana melakukan tugas yang telah Anda delegasikan kepadanya, meskipun itu adalah pekerjaan yang relatif sederhana. Ingatlah bahwa proses yang tampaknya cukup mudah dan langsung bagi Anda mungkin tidak sesederhana itu bagi seseorang yang belum pernah mengatasinya. Bersiaplah tidak hanya untuk menjelaskan kepada asisten Anda langkah demi langkah pekerjaan yang telah Anda delegasikan kepadanya, tetapi juga untuk dengan sabar menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin ingin dia tanyakan kepada Anda.
   • Pikirkan waktu yang Anda habiskan untuk melatih asisten Anda sebagai investasi bijak dan berjangka panjang. Dengan mengorbankan sedikit waktu Anda dan membantu orang tersebut untuk membantu Anda mempelajari cara melakukan tugas dengan benar, Anda akan menghemat waktu di masa depan yang mungkin Anda habiskan untuk mengoreksi kesalahannya.
5. Tentukan alat apa yang dibutuhkan untuk melakukan tugas. Anda mungkin memiliki alat tertentu yang Anda perlukan yang diperlukan untuk melakukan tugas, sementara orang yang Anda percayai tugas tersebut tidak memiliki akses ke alat tersebut. Hal-hal seperti data yang dilindungi kata sandi, perangkat khusus, dan alat tertentu lainnya mungkin diperlukan untuk menyelesaikan tugas, jadi pastikan asisten Anda dapat menggunakan apa pun yang dia butuhkan untuk menyelesaikan tugas dengan sukses.
6. Pahami bahwa penolong Anda tidak dapat melakukan lebih dari satu hal pada satu waktu. Saat asisten Anda membantu Anda, orang itu tidak sibuk dengan tanggung jawabnya yang biasa. Ingat, seperti Anda, asisten Anda mungkin memiliki jadwal yang padat. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan berikut: Jenis pekerjaan apa yang akan dia lewatkan untuk melakukan pekerjaan Anda? Saat Anda mendelegasikan tugas kepada seseorang, pastikan Anda mengetahui jawaban untuk pertanyaan ini.
7. Sabar. Bagaimanapun, siapa pun yang Anda delegasikan akan membuat kesalahan saat belajar melakukan tugas baru. Itu adalah bagian dari proses pembelajaran, jadi sertakan dalam perencanaan Anda. Jangan mendelegasikan tugas dengan asumsi bahwa asisten Anda akan melakukan pekerjaan dengan sempurna kecuali dia sudah memiliki pengetahuan dan pengalaman yang dapat dibuktikan di bidang yang bersangkutan. Jika hasil dari sebuah proyek tidak seperti yang Anda inginkan karena pasangan Anda tidak dapat melakukan tugas yang benar-benar baru yang Anda delegasikan dengan sempurna kepadanya, maka itu adalah kesalahan Anda, bukan dia. Pastikan orang yang membantu Anda dapat mengandalkan Anda sehingga pekerjaan yang didelegasikan dapat menjadi pengalaman belajar yang menarik baginya, bukan sesuatu yang perlu ditakuti.
   • Jika Anda melatih seseorang dalam sesuatu, Anda berinvestasi. Ini akan memperlambat Anda pada awalnya, tetapi dalam jangka panjang, itu akan meningkatkan produktivitas dengan pesat, karena Anda mendekati semuanya dengan sikap positif dan realistis.
8. Bersiaplah untuk masalah yang bisa diprediksi. Siapkan rencana cadangan dan bersiaplah untuk membantu jika terjadi kesalahan. Ketahui apa yang akan terjadi jika momen penting atau tenggat waktu terlewat. Hambatan dan tantangan tak terduga terus muncul baik saat Anda sedang bekerja atau di rumah - bahkan teknologi terkadang gagal. Pastikan asisten Anda dapat percaya bahwa jika sesuatu yang tidak terduga muncul, Anda akan memahami dan membantunya memenuhi tenggat waktu itu - jangan menyalahkan asisten Anda pada masalah pertama.
   • Plus, itu pintar dengan cara yang egois - jika asisten Anda takut disalahkan atas sesuatu, dia akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menjaga reputasinya sendiri daripada benar-benar melakukan pekerjaan itu.
9. Hargai bantuan asisten Anda saat dia membutuhkannya. Mendelegasikan tugas kepada orang lain diperlukan jika Anda harus memikul lebih banyak tanggung jawab. Tapi itu kontraproduktif jika Anda mendelegasikan tugas, membiarkan asisten Anda bekerja keras untuk itu, dan kemudian mengambil semua pujian untuk diri Anda sendiri. Kenali dan puji upaya yang telah dilakukan orang lain atas nama Anda.
   • Jangan pernah lupa untuk menyebutkan nama asisten Anda setiap kali Anda menerima pujian untuk tugas yang bantuannya Anda terima.
10. Mengatakan: "Terima kasih." Ketika seseorang melakukan sesuatu untuk Anda, penting untuk berterima kasih, menyadari pentingnya bantuan mereka, dan biarkan orang yang membantu Anda mengetahui bahwa mereka dihargai. Jika tidak, Anda akan terlihat tidak tahu berterima kasih, meskipun sebenarnya tidak. Ingatlah bahwa orang tidak dapat membaca pikiran Anda. Kemungkinan seseorang akan membantu Anda lagi jauh lebih tinggi jika dia merasa dihargai.
    • Bersikap baik. Dengan tanda pengakuan sederhana yang datang langsung dari hati Anda, seperti, "Aku tidak akan bisa melakukannya tanpamu!" Anda bisa mencapai banyak hal. Jika pekerjaan yang dilakukan orang lain untuk Anda sangat besar atau penting, Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk mentraktir mereka makan malam atau minum, atau membelikan mereka kartu ucapan terima kasih atau hadiah kecil.