Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 4: Mengubah pendekatan Anda
• Bagian 2 dari 4: Mengurangi email massal
• Bagian 3 dari 4: Setel filter Anda sendiri
• Bagian 4 dari 4: Mengubah kebiasaan Anda
• Tips
• Peringatan

Jika Anda mengandalkan email sebagai bentuk komunikasi utama, Anda mungkin memiliki ratusan pesan yang belum dibaca di kotak masuk Anda. Mengarungi rawa ini mencoba mencari tahu email mana yang layak dibaca bisa sangat membuat frustrasi. Untuk menghindari keharusan berurusan dengan tumpukan email setiap hari, cobalah untuk mengurangi jumlah email yang Anda terima. Jadi, penting untuk membatasi jumlah email yang Anda terima hanya yang menarik bagi Anda.

Melangkah

Bagian 1 dari 4: Mengubah pendekatan Anda

1. Ajari program email Anda untuk mengenali spam. Tandai pesan yang Anda anggap sebagai spam sehingga secara otomatis berhenti di kotak masuk Anda di masa mendatang. Saat Anda menerima spam, pilih pesan dan tandai sebagai spam. Ini akan menandai pengirim sebagai spammer dan semua pesan berikutnya akan masuk ke folder spam.
   • Sebagian besar klien email web (seperti Gmail dan Hotmail) sudah memiliki filter spam bawaan yang secara otomatis memindahkan spam dari kotak masuk Anda ke folder spam. Filter spam dapat mengenali spam berdasarkan teks dan penerima dalam jumlah besar.
   • Pesan spam adalah email acak yang dikirim secara massal, seringkali untuk tujuan pemasaran atau penipuan.
   • Karena pesan spam dapat berisi virus, sebaiknya jangan membuka pesan untuk menandainya sebagai spam. Lebih baik menghapus email saja daripada mendapatkan virus karena Anda ingin menandai pesan sebagai spam sebagai spam.
2. Coba layanan email yang berbeda. Klien email lain terkadang memiliki filter spam yang lebih kuat dan fitur lainnya. Jika Anda tidak terkesan dengan layanan email Anda, coba yang lain.
   • Gmail umumnya dianggap salah satu yang lebih efektif dalam hal memfilter spam, dan memiliki banyak alat yang tersedia untuk membantu Anda mengelola email.
   • Jika alamat email Anda mengharuskan Anda untuk menggunakan klien tertentu, tetapi Anda masih ingin mencoba klien lain, teruskan email Anda sehingga Anda dapat menerima email di alamat lain melalui klien yang berbeda.
3. Hindari situs web dan layanan yang meminta alamat email. Hanya teruskan email Anda ke situs web yang Anda percayai dan terkenal. Jangan pernah memberikan alamat email Anda kecuali sangat penting. Alamat email adalah salah satu bentuk kontak pribadi Anda, seperti nomor ponsel atau telepon rumah Anda. Bertanggung jawab saat mendaftar untuk situs web sering kali akan membantu mengurangi email.
   • Meskipun situs web tempat Anda meninggalkan alamat email mungkin bukan email Anda sendiri, mungkin saja mereka menjual ke perusahaan lain yang kemudian akan mengirimi Anda spam.
   • Perusahaan tempat Anda meninggalkan alamat email di luar internet juga dapat melakukannya. Berhati-hatilah dengan organisasi terkenal seperti agen perjalanan dan undian. Karena tahu persis apa yang Anda cari, mereka akan segera menjual kembali data Anda ke perusahaan atau layanan terkait.
4. Jangan memposting alamat email Anda di situs web. Terkadang Anda mungkin tergoda untuk memposting alamat email Anda di situs web. Ini dapat berupa situs web Anda sendiri atau sebagai tanggapan terhadap situs web lain (seperti situs web berita atau blog). Kesalahan umum lainnya adalah memposting alamat email Anda di forum. Ada troll yang menjelajahi web untuk mencari alamat email dan kemudian menjual alamat tersebut ke perusahaan yang mengirim spam. Dengan mengambil beberapa langkah, Anda dapat memastikan bahwa ini tidak terjadi.
   • Solusi yang sering digunakan adalah berhenti berlangganan email sepenuhnya, bukan sebagai alamat email. Jadi misalnya, "[email protected]" menjadi "jackjohn di email dot com".
   • Jika Anda ingin memposting alamat email Anda di situs web Anda sendiri, buat tautan yang secara otomatis akan menghasilkan email untuk Anda, alih-alih mencantumkan alamat email. Ini disebut tautan "mailto:".

Bagian 2 dari 4: Mengurangi email massal

1. Berhenti berlangganan buletin. Selain spam, buletin adalah salah satu faktor utama yang berkontribusi pada masuknya email dalam jumlah besar. Ketika Anda membuat akun di berbagai situs (seperti surat kabar dan toko online tempat Anda pernah membeli sesuatu) di mana Anda diminta untuk memberikan alamat email, situs-situs ini secara otomatis membuat Anda berlangganan buletin mereka.
   • Untuk berhenti menerima buletin, yang harus Anda lakukan adalah membuka dan menggulir pesan ke bawah. Anda wajib menempatkan tautan di bagian bawah buletin yang memungkinkan penerima untuk berhenti berlangganan buletin. Klik tautan berhenti berlangganan atau berhenti berlangganan dan alamat email Anda akan dihapus dari milis, jadi Anda tidak akan lagi menerima buletin dari situs web itu.
   • Filter spam Anda tidak akan memfilter pesan-pesan ini karena berasal dari situs web yang sah.
2. Ubah pengaturan media sosial Anda. Akun media sosial seperti Facebook dan Twitter sering kali disiapkan untuk mengirimi Anda email setiap kali Anda menerima pesan, mention, like, fav, atau komentar. Jika Anda lelah membuang-buang waktu memeriksa ponsel Anda setiap kali ada tanda suka telah tiba, ubah pengaturan akun Anda sehingga Anda hanya mendapat pemberitahuan ketika ada sesuatu yang penting terjadi, atau agar Anda tidak menerima pemberitahuan peristiwa sama sekali.
   • Daripada menerima pemberitahuan terus-menerus ini, lebih baik untuk memeriksa akun Anda secara manual untuk aktivitas di penghujung hari. Ini lebih baik daripada mengarungi lautan email.
3. Siapkan alamat email terpisah untuk spam. Opsi lainnya, jika Anda menggunakan banyak situs di mana Anda harus memberikan alamat email atau Anda ingin menerima pesan massal standar, adalah meminta alamat email terpisah untuk menerima pesan tertentu tersebut. Sampaikan ini ke situs web dan perusahaan dan gunakan email pribadi atau bisnis Anda sebagaimana yang dimaksudkan.
   • Anda juga dapat membalikkan ini dan meminta alamat email baru untuk penggunaan pribadi dan bisnis.

Bagian 3 dari 4: Setel filter Anda sendiri

1. Buat filter Anda sendiri. Sebagian besar klien email web memiliki opsi filter untuk memfilter pesan. Filter pesan bekerja dengan cara yang sama seperti filter spam, bedanya filter pesan disetel secara manual oleh pengguna. Anda dapat membuat filter untuk alamat email tertentu sedemikian rupa sehingga setiap kali Anda menerima pesan dari akun tersebut, secara otomatis akan berada di sampah.
   • Untuk membuat filter, buka pengaturan akun Anda dan pilih opsi "Filter". Sekarang Anda dapat menentukan alamat email yang harus difilter dan ke mana harus diarahkan (seperti ke tempat sampah atau folder tertentu di akun Anda).
2. Filter berdasarkan pengirim. Jika Anda terus-menerus mendapatkan email sampah dari alamat email tertentu (seperti lelucon harian yang menjengkelkan yang Anda dapatkan dari kolega atau teman sekelas yang periang), pertimbangkan untuk memfilternya dari kotak masuk Anda. Dalam kasus ini, Anda mungkin ingin memfilter menurut alamat email pengirim dan bukan berdasarkan situs web. Anda kemudian dapat memastikan bahwa pesan dari alamat email tersebut berakhir di folder terpisah atau dipindahkan ke email sampah.
3. Filter berdasarkan subjek. Jika spam berhasil melewati jaring filter standar, Anda dapat memilih untuk mengatur filter Anda sendiri, memeriksa frase spam umum. Di sini Anda memfilter konten baris subjek pesan email.
   • Contohnya mungkin termasuk kata-kata berikut "Cialis", "Viagra" atau "penis".
   • Pastikan Anda tidak menggunakan kata-kata yang terkadang benar dan terkadang salah. Anda mungkin bosan dengan email tentang penawaran, tetapi menggunakan kata "penawaran" sebagai alasan untuk mengirim pesan ke tempat sampah bukanlah ide yang baik. Mungkin saja Anda tertarik dengan penawaran tertentu.
4. Filter berdasarkan konten. Opsi lainnya adalah menyiapkan filter yang memeriksa konten email untuk kata kunci atau ekspresi, lalu mengarahkan ulang email ini jika perlu. Ini berguna jika Anda bosan mendapatkan email tentang topik tertentu yang banyak menjadi berita, atau jika Anda tahu bahwa akan ada banyak pesan yang masuk tentang sesuatu yang sedang terjadi.
   • Misalnya, Anda menjalankan perusahaan mode dan baru saja meluncurkan kemeja baru untuk serial hit "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Anda dapat mengatur filter sehingga pesan tentang kemeja itu diteruskan ke folder khusus, sehingga Anda dapat menangani email tersebut tanpa kehilangan jejak email penting lainnya yang Anda masuki.

Bagian 4 dari 4: Mengubah kebiasaan Anda

1. Periksa email Anda pada waktu tertentu. Terlalu mudah menghabiskan banyak waktu untuk memeriksa semua email Anda sepanjang hari. Ini adalah masalah umum, terutama di lingkungan kantor. Itulah mengapa ide yang bagus untuk mencoba mengubah kebiasaan Anda dan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memproses email Anda. Tetapkan batasan dan berikan diri Anda hanya 2 atau 3 momen singkat di siang hari untuk memungkinkan diri Anda memeriksa email.
   • Misalnya, periksa email Anda pada pukul 09.00, 13.30, dan 17.00, dan jangan menghabiskan lebih dari 10 menit setiap kali.
   • Jika Anda adalah pemilik bisnis atau manajer, Anda juga dapat memberlakukan aturan ini pada staf untuk meningkatkan produktivitas.
2. Hindari mengirim email untuk bersikap sopan. Merupakan praktik yang buruk untuk membalas email sebagai rasa hormat. Mereka memperlakukannya seperti percakapan tetapi itu hanya membuat semua orang mendapatkan lebih banyak email. Jangan merasa harus membalas email dengan sesuatu seperti "Semoga harimu menyenangkan" atau "Terima kasih."
   • Balas hanya untuk menunjukkan bahwa Anda telah menerima pesan tersebut, jika itu penting. Misalnya, jika seseorang telah mengirimi Anda beberapa dokumen, Anda sebaiknya hanya membalas dengan mengembalikan pekerjaan yang sudah selesai atau sudah diperiksa, atau mengirim email kepada mereka ketika mereka bisa mengharapkannya.
3. Cobalah berkomunikasi melalui saluran lain sebanyak mungkin. Email berguna untuk pesan singkat dan cepat. Jenis yang tidak membutuhkan lebih dari dua atau tiga pertukaran pesan untuk menyelesaikan percakapan. Jika perlu mengirim lebih banyak pesan, akan lebih mudah untuk menangani ini melalui telepon atau membuat janji dengan orang yang bersangkutan, sehingga Anda saling menyimpan semua email dan banyak waktu.
4. Batasi jumlah pesan yang dapat Anda kirim per hari. Jika Anda ingin membantu mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk email dan jumlah email yang harus dibaca orang lain, coba batasi jumlah email yang dapat Anda kirim per hari. Ini membuat Anda berpikir lebih baik tentang pesan mana yang cukup penting atau tidak cukup penting untuk dikirim.
   • Misalnya, jika Anda harus segera mengirim pesan kepada atasan Anda, kemungkinan besar Anda tidak akan memberi tahu semua orang bahwa putri Anda telah memulai bisnis baru.
   • Jika Anda ingin mengirim pesan yang sama ke semua orang, ada metode yang lebih baik. Coba ambil post-it di kotak makan siang semua orang di lemari es, misalnya.

Tips

• Ada kasus di mana Anda masih menerima buletin bahkan setelah berhenti berlangganan. Jika ini terjadi, masuk langsung ke situs web asal buletin dan buka pengaturan akun Anda untuk berhenti menerima email.
• Karena sebagian besar klien email web gratis, ruang penyimpanan hanya terbatas untuk email Anda di server mereka. Itulah mengapa masuk akal untuk memelihara kotak surat yang bersih.

Peringatan

• Periksa folder spam Anda sesekali untuk memastikan Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting.