Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Merencanakan sebelumnya
• Bagian 2 dari 3: Memulai percakapan
• Bagian 3 dari 3: Mempersiapkan percakapan telepon
• Tips

Tidak masalah apakah Anda ingin memesan kencan atau mencoba menjual sesuatu secara profesional. Akan selalu ada saat ketika Anda perlu melakukan panggilan telepon yang penting. Jika Anda tidak terbiasa berbicara di telepon, membuat panggilan telepon bisa jadi menakutkan. Kunci percakapan telepon yang sukses adalah memastikan bahwa kedua belah pihak merasa nyaman sehingga Anda dapat mengangkat topik dengan mudah.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Merencanakan sebelumnya

1. Ketahui apa yang ingin Anda capai dengan panggilan tersebut. Bahkan sebelum Anda mengangkat telepon, penting untuk mengetahui dengan tepat apa yang ingin Anda capai. Misalnya, jika Anda menelepon seseorang yang Anda sukai, tujuannya mungkin untuk membujuk orang tersebut untuk pergi berkencan dengan Anda. Selama percakapan profesional, Anda kemungkinan besar akan mencoba menjual barang atau jasa. Tanyakan pada diri Anda sendiri apa yang ingin Anda capai dengan panggilan telepon tersebut.
   • Jika memungkinkan, sebaiknya Anda dibuat sespesifik mungkin saat menetapkan tujuan Anda. Ini dapat membantu mempersiapkan Anda lebih baik untuk wawancara.
   • Dalam beberapa kasus, tujuan Anda akan lebih umum. Misalnya, Anda dapat melakukan percakapan profesional dan menanyakan layanan apa yang ditawarkan tanpa mengetahui secara pasti apa yang Anda inginkan atau apa yang sebenarnya Anda minati. Informasi yang Anda peroleh dapat membantu Anda menentukan apa yang Anda inginkan atau butuhkan.
2. Lakukan riset tentang orang yang akan Anda ajak bicara. Saat berbicara dengan seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, akan sangat membantu jika Anda mendapatkan beberapa informasi latar belakang tentang dia. Ini dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apa yang diharapkan dari percakapan tersebut. Misalnya, ketika Anda berbicara dengan CEO suatu perusahaan, mereka biasanya akan sangat sibuk dan tidak memiliki banyak waktu untuk berbicara dengan Anda. Saat Anda menelepon seseorang yang sangat pemalu, kemungkinan besar Anda perlu berbicara lebih sering.
   • Untuk percakapan profesional, Anda dapat mengunjungi situs web perusahaan terkait. Anda mungkin bisa menemukan posisi dan bahkan biografi karyawan yang akan berbicara dengan Anda, sehingga Anda bisa mendapatkan kesan umum tentang siapa orang itu.
   • Dalam percakapan tatap muka, sebelum menelepon, Anda dapat meminta informasi dari teman yang mengenal orang yang Anda panggil.
3. Tuliskan beberapa topik percakapan. Setelah Anda mengetahui apa yang Anda inginkan dan dengan siapa Anda akan berbicara, akan terasa menyenangkan untuk membuat catatan selama panggilan berlangsung. Ini bisa jadi poin yang ingin Anda sampaikan atau pertanyaan yang tidak boleh Anda lupakan. Sebuah daftar dapat membantu Anda untuk tidak mengabaikan sesuatu yang penting.
   • Membuat ikhtisar dari semua yang ingin Anda katakan selama percakapan juga dapat membantu. Anda tentu saja harus beradaptasi dengan jawaban orang lain, tetapi akan sangat membantu jika Anda tetap memimpin saat berbicara di telepon.
   • Pikirkan berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk wawancara. Lebih baik berasumsi bahwa Anda tidak akan memiliki waktu yang lama sehingga Anda fokus pada topik penting yang ingin Anda diskusikan.

Bagian 2 dari 3: Memulai percakapan

1. Sapa orang lain dan perkenalkan diri Anda. Pertama, Anda perlu menyapa orang yang menjawab, misalnya dengan sapaan atau halo. Saat ini kebanyakan orang memiliki ID penelepon, tetapi Anda masih harus memperkenalkan diri kecuali jika orang di ujung telepon menyapa Anda dengan nama Anda. Saat Anda menelepon seseorang yang cukup mengenal Anda, nama Anda biasanya sudah cukup. Namun, dalam situasi lain, Anda perlu memberikan lebih banyak informasi agar orang lain dapat mengenali Anda.
   • Dalam hal salam, Anda juga dapat memilih sesuatu yang sesuai dengan waktu tertentu, seperti "Selamat pagi", "Selamat siang", atau "Selamat malam".
   • Dalam percakapan profesional, Anda juga harus menyebutkan nama perusahaan tempat Anda bekerja. Misalnya, Anda bisa mengucapkan "Selamat pagi, ini Jessica Verburgh dari IBM".
   • Saat Anda menelepon seseorang yang Anda sukai, Anda dapat menyebutkan di mana Anda bertemu. Misalnya, Anda dapat mengucapkan "Hai, ini Mike Daniels. Kami bertemu di gym minggu lalu. "
   • Saat Anda menelepon seseorang yang Anda ajak berbagi teman, Anda dapat memasukkan nama teman itu. Misalnya, ucapkan "Halo, ini Alicia. Aku teman Erik ... Kurasa dia memberitahumu bahwa aku akan menelepon. "
   • Saat Anda menelepon untuk mendapatkan tawaran pekerjaan, Anda harus menyatakan di mana Anda melihat lowongan tersebut. Misalnya, ucapkan "Halo, nama saya Noah Demacker. Saya menelepon tentang lowongan yang saya baca di koran kemarin. "
   • Saat menelepon perusahaan untuk informasi umum, Anda tidak perlu menyertakan nama Anda. Cukup ucapkan "Hai, saya tertarik dengan layanan penyimpanan barang pribadi Anda".
2. Tanyakan apakah ini saat yang tepat untuk berbicara. Jika Anda ingin berhasil melakukan panggilan telepon, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa orang yang Anda panggil sama fokusnya dengan Anda. Itulah mengapa selalu merupakan ide yang baik untuk menanyakan apakah orang tersebut punya waktu untuk berbicara dengan Anda sebelum memulai percakapan. Mulailah percakapan ketika mereka mengatakan bahwa mereka punya waktu untuk berbicara. Saat mereka mengatakan sedang sibuk, sarankan waktu lain untuk menelepon kembali.
   • Jika orang yang Anda panggil belum siap untuk berbicara, rekam waktu lain sebelum mengakhiri panggilan. Anda bisa bilang "Apa muat kalau saya telepon lagi sore ini? Mungkin sekitar jam 3? ".
   • Jika orang lain ingin Anda menelepon balik, sarankan tanggal dan waktu Anda bisa dihubungi. Misalnya, ucapkan "Saya akan tersedia besok pagi. Mungkin sekitar jam 10? ".
3. Pecahkan kebekuan dengan obrolan santai. Saat Anda menelepon seseorang untuk meminta sesuatu atau menjual sesuatu, terkadang ada baiknya Anda tidak langsung ke pokok permasalahan. Bagaimanapun, itu bisa membuat takut orang yang Anda panggil. Sebaliknya, cobalah untuk terlibat dalam percakapan tentang topik yang menyenangkan, seperti cuaca.
   • Namun, jangan meregangkan pembicaraan ini terlalu lama. Orang lain bisa menjadi tidak sabar.
   • Saat Anda mengenal orang yang Anda telepon, Anda dapat mempersonalisasi percakapan dengan membicarakan minat orang tersebut. Misalnya, saat Anda menelepon seseorang yang menyukai olahraga, Anda bisa berkata, "Pertandingan Club Brugge tadi malam cukup cocok, bukan?".
   • Jika Anda tidak mengenal orang yang Anda telepon, batasi pembicaraan pada hal-hal umum. Misalnya, Anda bisa bilang "Panas ya? Saya tidak berpikir itu seburuk musim panas lalu. "
4. Potong ke pengejaran. Setelah Anda merasa orang lain nyaman dan rileks, Anda bisa membicarakan topik yang sebenarnya. Beri tahu orang tersebut mengapa Anda menelepon. Buatlah sejelas dan sesingkat mungkin karena Anda akan terdengar kurang percaya diri jika Anda sedikit mengoceh.
   • Jika Anda ingin menunjukkan kepercayaan diri, pastikan Anda bersikap sopan saat meminta sesuatu kepada orang yang menelepon Anda.
   • Berbicara terlalu lama tanpa henti dapat menyebabkan orang lain kehilangan perhatiannya. Sebaiknya berhenti sesekali dan dapatkan umpan balik jika Anda memiliki banyak hal untuk dikatakan.
   • Jangan makan apapun dan hindari mengunyah permen karet saat sedang bertelepon. Suara tersebut mungkin memberi kesan bahwa Anda tidak terlalu tertarik dengan percakapan tersebut.

Bagian 3 dari 3: Mempersiapkan percakapan telepon

1. Temukan tempat yang tenang. Ketika Anda harus menelepon, tujuannya adalah membuatnya sesukses mungkin. Ini berarti menciptakan lingkungan yang cocok untuk percakapan, jadi carilah tempat yang tenang untuk membuat panggilan. Minimalkan kebisingan latar belakang sehingga Anda tidak perlu meminta orang yang Anda telepon untuk mengatakan sesuatu lagi atau untuk memanggil karena Anda tidak memahaminya dengan benar.
   • Tempat terbaik untuk menelepon adalah di ruangan dengan pintu tertutup. Dengan begitu Anda bisa yakin akan tempat yang tenang.
   • Jika Anda perlu menelepon di kantor terbuka di mana Anda dapat mendengar kolega Anda, cobalah menelepon pada saat tidak terlalu sibuk. Misalnya, Anda dapat menelepon saat istirahat makan siang atau di penghujung hari saat semua orang dalam perjalanan pulang.
   • Jika memungkinkan, hindari melakukan percakapan penting di tempat umum, seperti toko atau restoran. Ini biasanya penuh dengan gangguan dan terlalu keras untuk percakapan yang berhasil. Saat Anda perlu menelepon seseorang di luar, cobalah mencari tempat yang tenang, seperti lorong di depan kamar mandi di restoran atau lorong kosong di toko.
2. Periksa apakah Anda memiliki sinyal yang bagus. Saat ini kebanyakan orang menggunakan ponsel mereka sebagai telepon rumah. Jika ini juga berlaku untuk Anda, maka Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki sinyal yang baik di ponsel Anda sebelum menelepon. Dengan cara ini Anda tahu bahwa kualitas percakapan sudah cukup. Berjalanlah sampai Anda mendapatkan sinyal yang cukup kuat. Jika ini tidak berhasil dengan ponsel Anda, Anda dapat memilih telepon rumah.
   • Kualitas suara telepon rumah biasanya akan lebih baik daripada telepon seluler, jadi jika ini adalah panggilan yang sangat penting, Anda harus menggunakan telepon rumah jika memungkinkan. Ini terutama benar ketika Anda menelepon seseorang yang lebih tua dan mungkin mendengar dengan kurang baik.
   • Saat menggunakan ponsel, pastikan Anda memegangnya sehingga mikrofon internal akan menangkap suara Anda dengan mudah. Lebih baik jangan membuat panggilan penting dengan loudspeaker ponsel.
3. Pastikan Anda merasa nyaman. Sebelum Anda mulai menelepon, pastikan Anda dapat sepenuhnya fokus pada percakapan. Misalnya, Anda harus memastikan bahwa Anda tidak perlu pergi ke toilet dan memiliki minuman untuk berjaga-jaga jika merasa haus. Sebaiknya sediakan tisu jika Anda perlu bersin selama percakapan.
   • Putuskan apakah lebih nyaman menggunakan telepon sambil duduk atau berdiri. Jika Anda gugup, mondar-mandir saat berbicara dapat membantu, karena dapat memberikan efek menenangkan.

Tips

• Jika Anda gugup tentang panggilan telepon tertentu, ini mungkin berguna untuk beberapa latihan. Minta teman atau anggota keluarga untuk menyamar sebagai orang yang akan dihubungi sehingga Anda dapat melakukan panggilan percobaan.
• Ketika Anda menelepon seseorang dalam kapasitas pribadi atau sosial, Anda dapat memulai dengan pesan yang menanyakan, "Apakah Anda punya waktu untuk berbicara di telepon?" Orang lain akan merasa lebih nyaman mengharapkan panggilan Anda.
• Cobalah untuk memancarkan sikap positif selama percakapan. Walaupun orang lain tidak dapat melihat Anda, ada baiknya untuk tertawa saat berbicara sehingga Anda terlihat lebih positif dan antusias di telepon.
• Pastikan Anda mengartikulasikan dengan jelas selama panggilan telepon. Tujuannya agar orang lain dapat dengan mudah memahami apa yang ingin Anda katakan.
• Perhatikan juga seberapa cepat Anda berbicara. Jika Anda berbicara terlalu cepat, Anda mungkin sulit memahami.