Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 3: Tanggapi pesan teks
• Metode 2 dari 3: Bicaralah dengan seseorang secara langsung
• Metode 3 dari 3: Tanggapi dengan email

Cara Anda menanggapi seseorang dapat memengaruhi cara dia dan orang lain memandang Anda. Untungnya, Anda dapat mempelajari bagaimana dan kapan harus menanggapi untuk menjadi lebih baik. Saat berbicara dengan seseorang secara langsung, penting bagi Anda untuk memperhatikannya dan membiarkan orang tersebut mengungkapkan pikirannya sebelum memberikan jawaban yang tepat. Dalam percakapan pesan teks, ada beberapa aturan tak terucapkan yang harus Anda ikuti agar berhasil berkomunikasi. Email adalah cara berkomunikasi yang lebih formal dengan etiket profesional yang harus Anda ikuti untuk menyampaikan informasi secara efektif dan merespons dengan tepat.

Melangkah

Metode 1 dari 3: Tanggapi pesan teks

1. Gunakan bahasa sederhana saat Anda mengirim pesan. Email, surat, dan bahkan percakapan tatap muka dapat dibuat lebih formal. Karena sifat pesan teks yang pendek dan terbatas, bahasa yang lebih santai seringkali lebih sesuai dan memberikan sentuhan yang lebih pribadi pada percakapan.
   • Misalnya, Anda dapat menggunakan "t" daripada "it" untuk menghemat ruang, mengetik pesan lebih cepat, dan menyampaikan nada santai.
   • Aturan tanda baca seringkali jauh lebih lunak dalam pesan teks. Misalnya, kepatuhan yang ketat pada penggunaan koma dapat membuat percakapan tampak artifisial dan formal.
   • Jangan selalu berasumsi bahwa percakapan pesan teks bisa sesantai itu, tetapi jika lawan bicara Anda menggunakan bahasa kasual, Anda dapat merespons dengan cara yang sama untuk membuat mereka merasa nyaman.
2. Ajukan pertanyaan terbuka untuk menjaga percakapan tetap berjalan. Jika Anda ingin percakapan SMS tetap berjalan, mengajukan pertanyaan terbuka dapat membantu orang lain mengatakan lebih banyak dan mendapatkan pendapatnya tentang sesuatu. Mengajukan pertanyaan yang hanya membutuhkan jawaban singkat ya atau tidak dapat membuat percakapan menjadi membosankan.
   • Misalnya, jika Anda berbicara dengan seseorang tentang masalah bisnis, Anda dapat menanyakan sesuatu seperti, "Apa pendapat Anda tentang proyek baru ini?"
   • Jika Anda ingin memahami pendapat seseorang tentang suatu topik, cobalah mengirim pesan seperti, "Saya setuju, tetapi menurut Anda mengapa demikian?"
3. Hindari mengirimkan jawaban yang pendek atau satu kata. Teks harus relatif pendek, tetapi balasan yang singkat atau tiba-tiba dapat membuat Anda marah pada orang lain. Jika Anda menanggapi pesan dari orang lain, berikan tanggapan nyata yang setidaknya terdiri dari satu atau dua kalimat.
   • Kadang-kadang sangat dapat diterima untuk menanggapi dengan "ok" jika itu masuk akal dalam konteksnya. Tetapi hindari satu "k" sebagai tanggapan, karena ini dapat terlihat singkat dan kasar.

   Tip: Jika Anda biasanya memberikan jawaban singkat, mungkin masuk akal untuk terus melakukan ini.

   
   
4. Gunakan tanda baca dan emotikon untuk menyampaikan nada. Sifat impersonal dari pesan teks memungkinkan orang untuk menafsirkan nada atau emosi melalui singkatan. Anda dapat menyampaikan maksud Anda secara jelas dengan menyertakan tanda baca dan emotikon jika pesan Anda tampak ambigu.
   • Misalnya, Anda dapat menanggapi dengan "Oke, terima kasih. :) "agar pesan tersebut tidak membuat Anda merasa marah atau singkat.
   • Terkadang titik di akhir kata atau frasa bisa membuat Anda merasa frustrasi. Misalnya, mungkin terdengar jauh lebih santai untuk mengatakan, "Tidak, tidak" daripada mengatakan, "Tidak." Tidak. "
5. Baca pesan itu lagi sebelum mengirimnya. Sebelum Anda menekan tombol kirim, luangkan waktu sejenak untuk meninjau pesan tersebut. Periksa kesalahan ketik dan pastikan Anda menyampaikan informasi dengan benar dan menggunakan nada yang benar.
   • Setelah Anda mengirim pesan, Anda tidak dapat menariknya kembali! Jadi lebih baik periksa SMS Anda terlebih dahulu.
6. Jangan mengirim banyak pesan secara berurutan. Beberapa pemberitahuan dan serangkaian pesan teks dapat mengganggu dan membuat penerima frustasi. Alih-alih mengirim beberapa pesan singkat, kirim komentar yang menyertakan semua yang ingin Anda katakan.
   • Tidak masalah untuk menambahkan pesan lain jika Anda lupa menyebutkan sesuatu atau jika Anda ingin mengklarifikasi sesuatu.
   • Jika seseorang tidak menanggapi dua pesan berturut-turut, mereka mungkin tidak ingin berbicara dengan Anda atau menjauh dari telepon. Bagaimanapun, berikan waktu dan ruang lain untuk merespons.
7. Minta untuk menelepon jika percakapan menjadi terlalu rumit untuk pesan teks. Pesan teks dimaksudkan untuk singkat dan langsung pada intinya. Jika pesan teks terlalu terbatas untuk mengungkapkan pikiran Anda secara memadai, mintalah orang tersebut untuk menelepon Anda sehingga Anda dapat menguraikan masalah tersebut atau mendiskusikannya secara lengkap.
   • Cobalah mengirim pesan seperti, "Ini akan lebih mudah dijelaskan melalui telepon. Hubungi saya jika Anda punya waktu, terima kasih! "

Metode 2 dari 3: Bicaralah dengan seseorang secara langsung

1. Dengarkan baik-baik saat seseorang berbicara dengan Anda. Saat seseorang berbicara dengan Anda, lakukan kontak mata dengannya dan perhatikan apa yang dia katakan kepada Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan memahami apa yang coba dikatakan pihak lain.
   • Fokuskan perhatian Anda sepenuhnya pada pembicara sehingga dia merasa nyaman.
   • Condongkan tubuh ke depan atau minta orang tersebut untuk melanjutkan pembicaraan di tempat yang lebih tenang jika Anda kesulitan mendengar apa yang dikatakan.
2. Perhatikan isyarat nonverbal. Bahasa tubuh bisa mengungkapkan sebanyak kata-kata. Saat seseorang berbicara dengan Anda, perhatikan bahasa tubuhnya untuk mengetahui cara menanggapinya dengan lebih baik.
   • Misalnya, jika seseorang terus melihat sekeliling atau kakinya terhuyung-huyung, mereka mungkin gugup atau takut. Anda kemudian dapat bertanya apakah orang tersebut baik-baik saja, alih-alih menanggapi apa yang mereka katakan.
   • Juga dengarkan bagaimana sesuatu dikatakan. Jika seseorang berbicara dengan keras atau agresif, orang tersebut mungkin akan bereaksi dengan marah atau agresif terhadap percakapan tersebut. Anda mungkin perlu mengambil pendekatan yang berbeda saat menanggapi untuk menjaga agar situasi tidak semakin meningkat.
3. Hindari merencanakan tanggapan Anda saat seseorang sedang berbicara. Jika Anda sangat bersemangat atau sangat ingin menanggapi sebelum seseorang selesai berbicara, dia akan menyadarinya dan mungkin akan marah atau kesal. Tunggulah sampai orang tersebut selesai berbicara dan Anda telah mendengar semua yang ingin dikatakan orang tersebut sebelum Anda mulai merencanakan tanggapan Anda.
   • Sangat tidak sopan menyela seseorang dengan pikiran Anda sendiri saat mereka berbicara.

   Tip: Saat seseorang berbicara, buat catatan mental tentang poin-poin utama yang ingin Anda tanggapi, tetapi perhatikan cerita mereka yang lain sehingga Anda dapat memberikan respons yang cerdas atau lancar.

   
   
4. Tunggu orang lain selesai berbicara sebelum Anda mengatakan apa pun. Jika Anda berbicara dengan seseorang, minta mereka menyelesaikan ceritanya sebelum menanggapi. Dengan begitu, Anda memiliki semua fakta dan informasi yang ingin disampaikan oleh orang tersebut, sehingga Anda dapat memberikan jawaban yang tepat dan bijaksana.
   • Kadang-kadang orang akan menambahkan sedikit informasi tambahan setelah mereka selesai dengan pemikiran mereka. Misalnya, mereka mungkin mengatakan sesuatu seperti, "Oh, tunggu, saya lupa mengatakan sesuatu". Kemudian biarkan mereka menyelesaikan apa yang ingin mereka katakan.
5. Pikirkan tanggapan Anda sehingga Anda dapat menyampaikannya dengan percaya diri. Sebelum menjawab, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan semua informasi yang telah diberikan kepada Anda. Jika Anda memberikan jawaban yang tidak dipikirkan dengan baik, itu dapat menunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda tidak benar-benar mendengarkan apa yang dia katakan.
   • Meluangkan waktu untuk merenungkan tanggapan Anda juga akan memungkinkan Anda memberikan tanggapan yang cerdas.
6. Ajukan pertanyaan jika Anda membutuhkan klarifikasi atau informasi lebih lanjut. Jika Anda tidak bisa mendengar atau memahami apa yang dikatakan seseorang, cobalah untuk tidak menanggapi dengan interpretasi yang tidak tepat atau tidak benar. Sebaliknya, tanyakan apa yang dikatakan atau dimaksudkan orang lain sehingga Anda dapat memberikan jawaban yang sebenarnya.
   • Jika Anda tidak yakin apa yang sedang dilakukan seseorang atau jika Anda ingin mengizinkannya menjelaskan apa yang sebenarnya dia maksud sebelum menjawab, tanyakan pertanyaan terbuka seperti, "Apa yang Anda maksud dengan itu?"
   • Tidak ada salahnya meminta seseorang untuk mengatakan sesuatu lagi jika Anda belum sepenuhnya memahami apa yang telah Anda katakan.
7. Bicaralah secara langsung dan jelas saat Anda merespons. Setelah memikirkan tentang apa yang telah dikatakan kepada Anda dan memikirkan bagaimana Anda ingin menanggapinya, bicaralah dengan jelas dan percaya diri. Jangan menggunakan bahasa yang tidak jelas atau kontradiktif untuk mencoba terdengar lebih pintar atau lebih pintar. Orang-orang menghargai ketulusan, jadi beri mereka tanggapan yang tulus yang menunjukkan kepada mereka bahwa Anda tertarik dan bahwa Anda memahami orang tersebut.
   • Pastikan mereka memperhatikan sehingga Anda tidak perlu mengulang.
   • Perhatikan apakah ada orang lain yang ingin mengatakan sesuatu dan beri dia ruang untuk melakukannya.
   • Juga minta orang tersebut menanggapi apa yang Anda katakan. Jangan langsung meninggalkan atau mengakhiri percakapan setelah Anda memiliki kesempatan untuk berbicara.
8. Ketahuilah bahwa seseorang tidak setuju dengan Anda. Meskipun Anda telah memikirkan tentang apa yang ingin Anda katakan, selalu ada kemungkinan seseorang mungkin tidak setuju dengan Anda. Tidak apa-apa! Bersiaplah bagi seseorang untuk membantah atau meremehkan kata-kata Anda.
   • Tetap tenang dan jangan marah ketika seseorang mencoba memprovokasi Anda.
   • Minta seseorang menyuarakan keyakinan dan pendapatnya. Jangan mencoba memaksa siapa pun untuk menerima pendapat Anda.

Metode 3 dari 3: Tanggapi dengan email

1. Menanggapi email dalam waktu 48 jam. Penting bagi Anda untuk menanggapi email secara tepat waktu sebagai bentuk kesopanan dan profesionalisme. Anda tidak harus segera menanggapi, tetapi dalam dua hari.
   • Bahkan jika email tidak ada hubungannya dengan Anda atau dikirim secara tidak benar, yang terbaik adalah membalas pengirimnya (tidak termasuk span) sehingga mereka tahu bahwa Anda bukan orang yang tepat.
2. Gunakan salam profesional dalam tanggapan email. Email seringkali lebih formal daripada pesan teks atau panggilan telepon. Mulailah email Anda dengan "Halo" atau "Hai" di depan nama orang tersebut untuk membuka email dengan benar.
   • Jika orang yang Anda tanggapi lebih menyukai sapaan tertentu atau meminta untuk dipanggil dengan namanya, lakukanlah. Misalnya, jika orang tersebut lebih suka Anda menggunakan versi singkat dari namanya atau namanya, seperti "Rob" daripada "Robert", lakukanlah.
3. Gunakan tanda seru dengan hemat. Tanggapan Anda atas email Anda harus benar dalam tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Namun, tanda seru yang terlalu sering digunakan dapat membuat Anda terlihat tidak tulus atau terlalu bersemangat. Hindari menggunakannya kecuali memang sesuai.
   • Tanda seru adalah cara yang bagus untuk memberi selamat atau menunjukkan antusiasme, tetapi jika Anda menggunakannya terlalu banyak, efeknya akan hilang.
4. Hindari font aneh di email. Pertahankan pilihan font Anda dalam font klasik agar email Anda terlihat profesional. Jangan gunakan font multi-warna atau font seperti Comic Sans saat mengirim email.
   • Pilihan klasik adalah menggunakan 10 atau 12 poin Arial atau Times New Roman.
5. Perhatikan kepada siapa lagi Anda mengirim email sebagai CC (salinan). Seringkali berguna untuk menyalin email ke orang lain pada saat yang sama sehingga Anda dapat menyertakan mereka dalam diskusi. CC yang tidak perlu untuk supervisor atau kolega dapat benar-benar membuat marah atau marah orang yang awalnya Anda tanggapi.
   • Jika perlu menyertakan orang lain dalam rantai email, Anda dapat menggunakan opsi "blind copy" atau "BCC", sehingga penerima tidak tahu siapa lagi yang telah menerima email.
6. Tentukan siapa yang ingin Anda tanggapi di email grup. Jika jawaban yang benar adalah membalas ke semua orang di pesan grup, pilih "Balas ke semua" saat mengirim balasan Anda. Tetapi jika Anda perlu bertanya atau menjelaskan topik atau masalah tertentu kepada seseorang, segera tanggapi orang itu.
   • Jika ada banyak orang dalam rantai email, tetapi Anda hanya perlu membalas beberapa, pilih saja orang-orang itu untuk dibalas.
7. Jangan mengirim email hanya untuk mengucapkan terima kasih kecuali jika diperlukan. Email singkat yang tidak berkontribusi pada percakapan tidak diperlukan. Kecuali jika pengirim meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima dan memahami sebuah email, mengirim email yang mengatakan "Terima kasih" tidak perlu dan membosankan.

   Tip: Jika pengirim mengirimi Anda tanda terima telah dibaca, konfirmasikan bahwa Anda telah menerima email dengan mengklik opsi untuk mengirimi mereka tanda terima pengembalian.

   
   
8. Koreksi email Anda dan periksa email penerima sebelum mengirimnya. Kesalahan ejaan atau tata bahasa dapat membuat email Anda terlihat tidak profesional. Harap luangkan waktu untuk membaca tanggapan Anda sebelum mengklik kirim. Periksa ejaan dan tata bahasa yang benar dan pastikan Anda mengirim pesan ke orang yang tepat.
   • Jangan mengandalkan pemeriksa ejaan secara membabi buta untuk mengoreksi semuanya!
   • Baca email Anda dengan lantang sebelum mengirimnya sehingga Anda dapat mendengar bunyinya.
   • Program email sering kali secara otomatis memasukkan alamat email saat Anda mengetik di bilah alamat penerima, yang dapat menyebabkan Anda tidak sengaja mengirim email ke orang yang salah.