Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 3: Berpartisipasi dalam kolaborasi
• Metode 2 dari 3: Menangani masalah sebagai kelompok
• Metode 3 dari 3: Bentuk kemitraan
• Tips

Berkolaborasi secara erat, miliki sistem diskusi yang terstruktur, tetapkan tujuan bersama yang jelas, dan upayakan untuk mencapainya. Kolaborasi berguna untuk semua jenis hal: dari tugas kelompok di sekolah, hingga proyek bersama antara banyak organisasi. Baik Anda ingin berkolaborasi antara dua pihak, atau memastikan anggota grup memenuhi tanggung jawabnya, ada beberapa cara untuk menyelesaikan konflik dan mendapatkan hasil.

Melangkah

Metode 1 dari 3: Berpartisipasi dalam kolaborasi

1. Pahami tujuan dan jadwal yang tepat. Tujuan kolaborasi harus jelas bagi semua peserta. Pastikan Anda memahami tujuan pasti dari proyek tersebut, meskipun kolaborasi tersebut hanyalah proyek sekolah sederhana atau tujuan jangka pendek lainnya. Apakah Anda bersedia bekerja di akhir pekan? Apakah setiap orang memahami tugas khusus yang diminta dari mereka?
2. Membantu mendelegasikan tugas. Daripada mencoba melakukan semuanya sendiri, lebih baik membagi dan memerintah. Biarkan setiap orang menemukan kekuatan mereka, dan bekerja untuk membangunnya untuk mencapai tujuan bersama. Jika Anda merasa kewalahan, atau jika menurut Anda orang lain dapat menggunakan bantuan Anda, angkat bicara.
   • Jika Anda menetapkan peran tertentu untuk setiap anggota kelompok, seperti "peneliti" atau "ketua", pendelegasian tugas akan lebih cepat dan tampak tidak sewenang-wenang.
3. Mintalah setiap orang berpartisipasi dalam diskusi. Berhenti dan dengarkan yang lain, terutama jika Anda merasa berkontribusi lebih dari yang lain. Benar-benar pikirkan ide-ide mereka sebelum menanggapi. Kolaborasi tumbuh subur ketika semua orang mengakui dan menghargai nilai partisipasi orang lain.
   • Jika beberapa anggota berbicara terlalu banyak, sesuaikan sistemnya. Mintalah kelompok kecil berbicara dengan seseorang, pastikan Anda memiliki urutan yang jelas. Grup besar dapat membatasi orang untuk beberapa menit per pernyataan.
   • Untuk mendorong orang yang pemalu untuk angkat bicara, mintalah masukan dari mereka. Tanyakan kepada mereka tentang topik yang sangat mereka ketahui atau minati.
   KIAT AHLI

   Asumsikan yang baik. Kolaborasi bekerja paling baik jika ada suasana kepercayaan. Jika menurut Anda seseorang tidak bertindak untuk kepentingan grup, coba cari tahu alasannya. Pastikan Anda tidak bekerja terlalu keras atau bias. Jika Anda salah memberi pete hitam kepada seseorang, suasananya dapat dengan mudah berubah.

   • Diskusikan masalah secara terbuka, bukan di belakang punggung seseorang.
4. Sarankan metode komunikasi. Orang yang bekerja sama pasti memiliki kesempatan untuk bertukar pikiran dan informasi. Gunakan wiki online, diskusi email, atau dokumen bersama agar anggota tetap up-to-date.
   • Pastikan kelompok juga bertemu satu sama lain di luar pekerjaan. Anda akan bisa bekerja sama lebih baik jika Anda mengenal satu sama lain dengan lebih baik.
5. Buat anggota kelompok bertanggung jawab atas apa yang mereka lakukan dan bertukar umpan balik. Minta agar anggota kelompok berbicara satu sama lain dalam kelompok tentang cara-cara di mana kolaborasi dapat meningkat. Bertemu secara teratur untuk membahas pencapaian dan mendiskusikan cara terbaik untuk menjangkau saat seseorang terlambat dari jadwal. Untuk kolaborasi jangka panjang, Anda harus secara teratur memeriksa apakah semua orang senang dengan kemajuan yang dibuat.
   • Cobalah untuk menggunakan statistik faktual untuk memetakan kemajuan. Jangan bertanya kepada anggota apakah mereka telah melakukan penelitian, tetapi periksa seberapa banyak pekerjaan yang sebenarnya telah mereka lakukan.
   • Jika seorang anggota kelompok tidak melakukan tugasnya, cobalah untuk menemukan penyebab yang mendasarinya bersama. Lihat bagian selanjutnya untuk contoh spesifik.
6. Jika memungkinkan, carilah konsensus. Perselisihan bukanlah hal yang asing dalam hubungan kelompok mana pun. Ketika konflik muncul, cobalah untuk setuju dengan semua orang yang akan pergi.
   • Ada kalanya konsensus tidak dapat dicapai dan kelompok harus pindah. Paling tidak, pastikan bahwa mereka yang tidak setuju menerima bahwa kelompok tersebut telah melakukan upaya yang wajar untuk mencapai kompromi. Jika seorang anggota kelompok tetap marah, ini akan mempersulit kerja sama lebih lanjut.
7. Jangan bakar kapal Anda di belakang Anda. Meskipun ada ketidaksepakatan yang kuat di antara anggota grup, Anda harus tetap mengendalikan emosi dan memaafkan mereka yang tidak setuju dengan Anda.
   • Humor yang tepat waktu bisa menjadi alat yang hebat untuk meredakan situasi. Gunakan hanya lelucon yang tidak menyinggung siapa pun, atau paling banter hanya untuk diri Anda sendiri. Selain itu, jangan menghina orang dengan bercanda saat seseorang benar-benar kesal.

Metode 2 dari 3: Menangani masalah sebagai kelompok

1. Diskusikan konflik secara terbuka. Kemitraan didasarkan pada kolaborasi antara orang-orang dengan prioritas yang berbeda. Oleh karena itu, konflik tidak dapat dicegah. Jadi diskusikan dengan jujur, dan jangan di balik pintu tertutup.
   • Jelaskan bahwa resolusi konflik tidak dimaksudkan untuk menentukan siapa yang benar dan siapa yang tidak. Fokuskan diskusi pada bagaimana situasi atau proses yang dipertanyakan dapat diselesaikan, dan bagaimana kolaborasi dapat mengawasi masa depan.
   • Jika Anda melihat anggota grup menjadi bermusuhan atau apatis, tanyakan secara pribadi apa penyebabnya. Diskusikan penyebabnya pada pertemuan berikutnya, jika itu terkait dengan kemitraan.
2. Jangan mencoba menyelesaikan setiap perbedaan. Tujuan kolaborasi adalah untuk mencapai suatu tujuan, bukan untuk mengindoktrinasi semua orang dengan perspektif yang sama. Anda harus membahas perbedaan ini, oke. Tetapi kadang-kadang Anda harus mengakui bahwa konflik belum terselesaikan, dan kompromi harus dipilih atau tindakan yang berbeda.
3. Diskusikan penyebab yang mendasari partisipasi rendah. Jika seorang anggota kelompok jarang menghadiri pertemuan atau tidak memenuhi tanggung jawab mereka, coba cari tahu alasannya. Dan selesaikan:
   • Tanyakan kepada anggota kelompok apakah ada masalah dengan anggota kelompok lainnya sehingga Anda dapat mendiskusikannya secara terbuka jika perlu.
   • Jika anggotanya adalah seseorang dari organisasi lain, pastikan organisasi tersebut tidak memberinya terlalu banyak pekerjaan. Ingatkan atasannya bahwa sejumlah komitmen telah disetujui. Juga minta atasan untuk versi tertulis dari beban kerja anggota grup.
   • Jika anggota kelompok menolak untuk bekerja sama, atau tidak memiliki kualitas yang diperlukan, carilah penggantinya. Dia mungkin merasa tersinggung dengan hal ini, tetapi sangat penting agar kolaborasi berjalan lancar.
4. Selesaikan argumen tentang adat istiadat, bahasa, dan pilihan gaya. Jika anggota kelompok terbiasa melakukan sesuatu secara berbeda, atau memiliki definisi istilah tertentu yang berbeda, luangkan waktu untuk menjernihkan kesalahpahaman ini.
   • Tuliskan definisi istilah bermasalah secara tertulis.
   • Sesuaikan bahasa deskripsi pekerjaan agar semua orang bisa mengerti dan setuju.
5. Tingkatkan rapat yang membosankan atau tidak efektif. Selidiki bagaimana Anda dapat bertemu secara efektif dan bagikan hasil Anda dengan ketua, supervisor, atau fasilitator. Lakukan yang terbaik untuk menjaga kepercayaan dan komitmen anggota.
   • Bahkan gerakan kecil seperti penyegaran dapat membuat seseorang merasa lebih terlibat dalam kolaborasi.
   • Jika rapat sulit karena ketuanya tidak terlalu ahli, pilih rapat baru. Seseorang yang dipercaya oleh seluruh kelompok dan memiliki ketrampilan untuk melakukan diskusi tanpa menyinggung siapapun.
6. Berurusan dengan anggota kelompok yang manipulatif dan argumentatif. Ada banyak cara untuk mengatasi masalah ini. Anda dapat mencoba beberapa hal sebelum memutuskan untuk mengeluarkan seseorang dari grup. Yang terakhir dapat menyebabkan darah buruk dalam grup.
   • Perilaku manipulatif dan mendominasi dapat disebabkan oleh rasa takut, dan jika anggota mewakili organisasi lain, mereka mungkin takut independensi mereka akan hilang jika tidak. Cobalah untuk menemukan penyebab yang mendasari dan diskusikan dengan kelompok. Atau, jika itu masalah pribadi, tanyakan apakah mereka ingin menyelesaikannya pada waktu mereka sendiri.
   • Jika seorang anggota kelompok tidak angkat bicara ketika dia tidak setuju, atau jika ada konflik kepentingan, gunakan pertemuan untuk memungkinkan semua orang berbicara. Cobalah untuk mendengar dari semua orang apa yang mereka katakan.
   • Gunakan struktur yang berbeda untuk sistem diskusi. Cobalah untuk tidak membiarkan orang yang lebih argumentatif mengambil alih rapat.
7. Batasi diskusi tentang tujuan atau strategi. Tetapkan tujuan dan metode yang jelas secara tertulis untuk meminimalkan kebingungan. Jika anggota masih mendiskusikan tujuan tertulis, luangkan waktu untuk mengeditnya lagi.
   • Ini bisa menunjukkan keinginan untuk pencapaian konkret. Seringkali itu bahkan tidak menunjukkan ketidaksepakatan yang sebenarnya tentang tujuan akhir. Cobalah untuk menyetujui hasil tertentu dan rencana tindakan jangka pendek yang masuk akal.
8. Atasi tekanan yang dikenakan oleh organisasi lain. Jika pemimpin anggota kelompok dari organisasi lain memberikan tekanan untuk mendapatkan hasil dengan cepat, ingatkan mereka bahwa kolaborasi beroperasi di bawah otoritasnya sendiri. Perencanaan adalah langkah yang sangat dibutuhkan dalam kemitraan apa pun.
9. Sewa seorang mediator untuk konflik yang lebih serius. Terkadang mungkin perlu membawa mediator eksternal sebagai sebuah kelompok. Mediator akan memfasilitasi satu atau dua pertemuan untuk menyelesaikan konflik. Segera setelah dia terlibat secara pribadi, dia harus diganti. Gunakan mediator dalam kasus berikut:
   • Ketika seorang pemimpin kelompok terlibat langsung dalam konflik.
   • Ketika ada ketidaksepakatan tentang ada atau tidaknya konflik.
   • Jika ada perbedaan budaya, dibutuhkan mediator yang memahami kedua perspektif tersebut.
   • Ketika ketidakberpihakan itu penting, seperti dengan konflik kepentingan.
   • Ketika kelompok itu buruk dalam resolusi konflik. Pertimbangkan untuk menyewa mediator yang dapat melatih grup untuk menyelesaikan konflik dengan lebih baik. Ini lebih baik daripada harus mencari mediator setiap kali menyelesaikan perselisihan.

Metode 3 dari 3: Bentuk kemitraan

1. Pilih grup yang tepat. Anda dapat bekerja dengan orang-orang dari organisasi nirlaba, perusahaan, sektor publik, atau individu. Siapa pun yang Anda pilih, penting untuk menelitinya terlebih dahulu. Diskusikan secara terbuka apakah grup dapat fokus pada jenis kolaborasi yang Anda impikan.
   • Jika Anda juga mencari mitra keuangan, jangan undang organisasi yang kesulitan keuangan. Jangan mengundang lembaga pemerintah yang melakukan pemotongan.
   • Jika sebuah kelompok atau individu terkenal buruk karena hubungan kerja yang buruk, masalah kepercayaan, atau fitnah, hindari mereka.
2. Tetapkan tujuan yang jelas. Pastikan semua kelompok yang terlibat memahami mengapa tautan itu diperlukan dan apa tujuan tepatnya. Pastikan setiap kelompok berkomitmen pada tingkat keterlibatan tertentu sebelum Anda mulai.
   • Tetapkan timeline untuk kolaborasi tersebut. Anda akan segera mengalami masalah jika satu kelompok mengharapkan hanya beberapa pertemuan, dan kelompok lainnya mengharapkan itu memakan waktu satu tahun.
   • Perjelas apa yang Anda harapkan dari kolaborasi tersebut. Sekali lagi, organisasi yang terlibat harus mengetahui jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan berapa banyak waktu yang diharapkan dari mereka. Mereka juga perlu tahu sejauh mana kepemimpinan itu ada.
   • Pilih tujuan yang ingin menjadi komitmen anggota grup. Kolaborasi harus fokus pada tujuan bersama dari semua anggota; bukan pada pernyataan misi satu organisasi.
3. Libatkan orang yang tepat. Carilah orang-orang dengan pengalaman yang relevan dan kredibilitas serta kepercayaan yang memadai dalam organisasi mereka sendiri. Jangan membawa orang bodoh karena mereka sukarela atau karena Anda berteman dengan mereka secara pribadi.
   • Jangan biarkan grup membanjiri anggota. Semakin banyak anggota yang Anda miliki, semakin lambat kolaborasi akan berjalan. Pilih cukup banyak orang untuk mencapai tujuan Anda, tetapi tidak lebih. Selesaikan masalah potensial secepat mungkin.
   • Jika tujuan mencakup perubahan organisasi yang besar untuk anggota, maka setiap organisasi harus menunjuk pemimpinnya sendiri.
   • Jika Anda berencana mengumpulkan dana sebagai kemitraan, sewa penasihat hukum.
   • Pertimbangkan untuk membawa orang-orang dari luar organisasi inti jika diperlukan. Seorang anggota dewan sekolah, dewan, atau industri mungkin diperlukan untuk memberi Anda wawasan yang jika tidak dapat Anda akses.
4. Jelaskan kepada semua orang apa perannya secara keseluruhan. Apakah setiap orang memiliki bobot yang sama untuk ditanggung dalam pengambilan keputusan? Apakah ada seseorang yang berspesialisasi dalam sektor tertentu, dan apakah dia juga anggota penuh? Biarkan semua orang tahu berapa banyak waktu yang diharapkan dari mereka, baik dalam hal pertemuan yang akan dihadiri maupun di luar pekerjaan.
   • Diskusikan juga cara merekrut anggota baru dan menghapus anggota yang sudah ada.
5. Tetapkan dasar-dasar kemitraan. Jangan langsung masuk. Anda akan menghemat waktu dan meningkatkan keefektifan jika Anda terlebih dahulu menjelaskan dasar-dasar hubungan secara tertulis. Lakukan ini selama pertemuan pertama. Simpulkan semua elemen ini:
   • Misi dan tujuan. Ini seharusnya sudah ada, tetapi Anda mungkin perlu meluangkan waktu untuk mendiskusikan detail dan kata-katanya. Tambahkan garis waktu dan tujuan pencapaian.
   • Kepemimpinan dan proses pengambilan keputusan. Ini adalah elemen yang sangat penting. Setiap orang harus setuju siapa yang bertanggung jawab dan apa sebenarnya yang dibutuhkan oleh kepemimpinan itu. Apakah keputusan dibuat berdasarkan konsensus (diskusi sampai kesepakatan lengkap) atau sistem lain?
   • Nilai dan asumsi. Jika sebuah organisasi memiliki batas tertentu yang tidak dapat dilintasi, atau berasumsi bahwa rute tertentu sedang diambil, sekaranglah waktunya untuk meresmikannya. Cobalah untuk memetakan skenario berisiko untuk setiap kelompok, dan diskusikan apa yang harus dilakukan jika salah satu skenario tersebut terjadi.
   • Kebijakan etis. Jika ada konflik kepentingan, bagaimana seharusnya kemitraan menyelesaikan masalah itu? Dengan siapa hubungan tersebut dapat masuk ke dalam hubungan keuangan? Apakah kebijakan masing-masing organisasi berlaku untuk tindakan dari semua tindakan koperasi? Dan jika tidak, bagaimana Anda akan mencoba menyelesaikan perbedaan itu?
6. Pertahankan lingkungan kolaboratif. Selamat, kemitraan pertama Anda sudah aktif dan berjalan! Namun, masih tergantung pada setiap anggota, dan terutama ketua kelompok, untuk memastikan bahwa kemitraan tetap sehat.
   • Gunakan dasar-dasar untuk menyelesaikan diskusi dan konflik. Diskusikan setiap perubahan pada Fundamental jika tujuan atau jadwal Anda perlu disesuaikan.
   • Pastikan ada hubungan kepercayaan di antara anggota. Jika timbul masalah pribadi, atau jika beberapa anggota tidak diberi ruang yang cukup, proses diskusi harus disesuaikan. Setiap orang harus memiliki kesempatan yang sama untuk berkontribusi dan mendiskusikan konflik secara terbuka.
   • Buat sistem di mana anggota dapat dimintai pertanggungjawaban dan di mana umpan balik dapat dipertukarkan.
   • Tetap berhubungan secara teratur. Ambil notulen dari semua keputusan dan tunjuk anggota yang tidak hadir. Selain rapat, izinkan anggota untuk berbicara satu sama lain dalam suasana yang lebih santai dan informal.

Tips

• Jangan terburu-buru. Kolaborasi sering kali tampak lebih lambat daripada proyek individu. Namun, perencanaan sangat penting untuk membuat semua orang ikut serta.
• Bagilah beban kerja agar tidak ada yang merasa terbebani.
• Jika Anda tidak setuju dengan sesuatu, jangan marah atau melakukan kekerasan.