Isi

• Langkah
• Peringatan

Kita sering mendengar banyak orang mengeluh karena tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. Beberapa keterampilan dasar manajemen waktu dapat membantu Anda memaksimalkan waktu Anda. Belajar menjadwalkan waktu pintar untuk menyelesaikan lebih banyak hal.

Langkah

Metode 1 dari 3: Kenali penggunaan waktu Anda

1. 

   Pantau aktivitas sehari-hari. Perhatikan apa yang Anda lakukan setiap hari dan catat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk itu. Anda akan terkejut betapa banyak waktu yang Anda buang dibandingkan dengan jumlah pekerjaan yang sebenarnya dilakukan.
   • Ingatlah untuk mencatat tugas harian seperti menyiapkan sarapan, membersihkan rumah, mandi, dll.

2. 

   
   
   Perbarui semua aktivitas menjadi satu buku catatan. Setelah Anda mengetahui apa yang Anda lakukan setiap hari dan berapa banyak waktu yang Anda habiskan bersama mereka, tulislah di buku catatan. Menempatkan semua informasi di satu tempat dan melihatnya dengan jelas di halaman membantu Anda melihat bagaimana dan terkadang di mana Anda membuang-buang waktu.
   • Tulis dengan lengkap dan jelas. Jangan mencampur acara terpisah secara berurutan, jangan melewatkan tugas-tugas sepele dan ingatlah untuk menyimpan catatan waktu terperinci yang dibagi untuk setiap tugas pada hari itu.
   • Mungkin Anda harus melakukan kegiatan kelompok. Misalnya, menulis tugas rumah dengan pulpen biru, bekerja menghasilkan uang dengan pulpen merah, dan aktivitas hiburan dengan pulpen hitam. Tulisan itu membantu Anda mengetahui cara menggunakan waktu Anda.

3. 

   
   
   Evaluasi distribusi waktu Anda. Misalnya, 1 jam melamun? 2 jam memutuskan apa yang akan dimakan? 8 jam berselancar web? Tentukan bagaimana Anda mengalokasikan waktu Anda dan pikirkan tentang apa yang perlu dilakukan dan apa yang tidak.
   • Apakah Anda membuang-buang waktu karena tidak bisa mengendalikan diri? Apakah Anda cacat atau ragu-ragu? Apakah Anda mengambil terlalu banyak tanggung jawab? Ini semua adalah pertanyaan yang harus Anda pertimbangkan saat mengevaluasi penggunaan waktu Anda.
   • Ada kalanya Anda membagi aktivitas hari ini dengan cara yang tidak rasional. Misalnya, bekerja selama setengah jam dan kemudian 10 menit menangani tugas, kemudian kembali bekerja selama setengah jam bukanlah pembagian yang bijaksana. Jika Anda bekerja hanya satu jam, konsentrasi dan efisiensi Anda akan lebih tinggi, hal yang sepele untuk ditangani nanti.
   • Idealnya Anda harus melakukan tugas di setiap "segmen". Dengan metode ini, Anda menghabiskan waktu yang telah ditentukan untuk satu tugas tanpa mengganggu diri sendiri.

4. 

   
   
   Pertimbangkan untuk membuat penyesuaian. Setelah Anda tahu persis ke mana perginya waktu Anda, Anda mulai membuat penyesuaian pada jadwal Anda. Anda harus mengetahui dengan jelas area apa yang tidak dapat atau tidak boleh Anda kurangi hanya karena takut membuang-buang waktu. Jika suatu pekerjaan membutuhkan banyak waktu, bukan berarti Anda membuang-buang waktu.

5. 

   Jika Anda menghabiskan waktu 3 jam sehari untuk mengirim email yang berhubungan dengan pekerjaan, kemungkinan besar Anda tidak akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk aktivitas ini. Namun, jika Anda mengirim empat atau lima email pribadi di antara email kantor, Anda pasti dapat mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengirim email.

6. 

   Ubah kebiasaan kerja. Tidak peduli apa masalah manajemen waktu Anda, selalu ada solusinya. Setelah Anda menemukan alasan untuk membuang-buang waktu atau bagaimana menggunakan waktu Anda dengan lebih bijaksana, Anda harus berusaha mengubah kebiasaan manajemen waktu Anda.
   • Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membersihkan rumah atau memasak, pertimbangkan untuk menyewa pembantu atau koki. Bagi sebagian orang, waktu lebih berharga daripada uang.
   • Jika masalah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu selama seharian berselancar yang tidak disengaja, Anda harus membatasi diri Anda pada beberapa situs atau tidak masuk ke akun media sosial Anda ketika tujuan Anda sebaliknya.
   iklan

Metode 2 dari 3: Hindari gangguan

1. 

   Identifikasi gangguan dalam hidup Anda. Gangguan adalah tantangan terbesar dalam manajemen waktu. Anda harus mencari tahu aktivitas atau individu seperti apa yang menghabiskan banyak waktu Anda. Entah karena seorang teman banyak bicara atau karena hobi membuat Anda tidak bisa berkonsentrasi, Anda dapat menemukan cara untuk menghindari faktor-faktor ini.
   • Jika Anda menghabiskan banyak waktu untuk sesuatu tanpa memberikan hasil yang diharapkan, itu bisa menjadi faktor gangguan yang harus dihindari.
   • Sedangkan untuk ruang kerja kantor, beberapa rekan kerja juga cenderung menjadi gangguan. Anda tidak boleh terlibat dalam percakapan atau obrolan yang tidak berguna selama jam kerja. Namun, sikap bekerja di kantor sama pentingnya dengan keterampilan manajemen waktu, jadi Anda tidak boleh bersikap kasar jika ingin karier Anda maju.

2. 

   Hindari percakapan panjang di telepon. Anda perlu menyesuaikan kebiasaan bertelepon jika Anda terlalu banyak menghabiskan waktu dalam percakapan. Berbicara secara langsung selalu lebih efektif daripada berbicara melalui telepon, jadi sebaiknya akhiri percakapan panjang dengan cara ini.
   • Banyak panggilan telepon sering kali menyertakan redundansi yang tidak perlu, terutama di awal dan akhir panggilan. Orang-orang cenderung terganggu dan mengoceh di ponsel mereka, yang merupakan sesuatu yang harus Anda waspadai. Mengadakan pertemuan tatap muka menciptakan suasana yang lebih formal yang memotivasi para pihak untuk fokus pada pekerjaan mereka, karena tidak ada pihak dalam pertemuan yang terpengaruh oleh gangguan.

3. 

   Jangan terlalu sering menjelajahi web. Banyak orang harus menggunakan internet sebagai alat utama untuk menyelesaikan pekerjaan. Namun, banyak juga orang yang membiarkan waktu mereka terhanyut pada artikel berita, berita olahraga, selebriti, dan hewan peliharaan. Anda harus selalu memperhatikan setiap saat Anda membutuhkannya di internet. Ada beberapa perangkat lunak yang dapat memblokir aplikasi, situs web, atau nama domain yang tidak perlu untuk mengurangi gangguan saat menggunakan internet.
   • Hindari mengunjungi Facebook, Twitter, dan situs jejaring sosial lainnya saat berurusan dengan pekerjaan online.
   • Mencari segala macam masalah di Google juga hanya membuang-buang waktu.Awalnya, Anda bermaksud untuk segera menemukan masalah, tetapi sebelum Anda menyadarinya, Anda telah menjelajahi situs web yang tak terhitung jumlahnya dalam 3 jam.

4. 

   Gunakan tanda "Jangan Ganggu". Anda mungkin tidak asing dengan tanda ini di pintu depan kamar hotel. Ini juga sangat efektif saat digunakan di kantor. Anda dapat mengetik dan mencetak tanda seperti itu untuk digantung di depan pintu kantor bila diperlukan. Orang-orang yang lewat akan berbicara lebih sedikit agar tidak mengganggu Anda.
   • Jika Anda bekerja dari rumah, Anda harus memiliki ruang kerja sendiri. Jangan bekerja di tempat keluarga yang biasa karena televisi, telepon, dan konsol video game dengan mudah mengalihkan perhatian Anda.

5. 

   Luangkan waktu untuk gangguan yang tak terhindarkan. Ada faktor-faktor tertentu yang tidak dapat dihindari, seperti ketika atasan Anda ingin Anda meluangkan waktu untuk berbicara, atau orang tua di rumah terus-menerus meminta ini dan itu. Jika Anda tahu bagaimana membuat rencana ke depan, apa pun itu, tidak akan memakan banyak waktu untuk bekerja. iklan

Metode 3 dari 3: Gunakan waktu secara efisien

1. 

   Tuliskan semuanya. Jangan bergantung sepenuhnya pada memori untuk melakukan tugas sehari-hari. Tuliskan semua yang Anda butuhkan di atas kertas dan periksa daftarnya secara teratur untuk memenuhi tujuan Anda.
   • Bahkan tugas yang sangat kecil dan sepele perlu ditulis. Namun, Anda sebaiknya hanya menulis secara singkat di daftar ini, misalnya "Telepon Tuan", "Cari margin", "Email bos".
   • Pastikan untuk selalu membawa buku catatan Anda sehingga Anda akan siap untuk menuliskan tugas yang muncul. Anda pikir Anda akan ingat untuk menulisnya nanti, tetapi Anda akan melupakannya.

2. 

   Gunakan kalender. Hanya menambahkan kalender ke alat manajemen waktu Anda akan membantu Anda menjadi lebih produktif. Tuliskan tenggat waktu, tugas, dan rapat sesuai jadwal Anda. Setiap pagi Anda meluangkan waktu untuk melihat tanggal tersebut di kalender Anda untuk melihat apa yang akan datang.

3. 

   Hindari penjadwalan duplikasi. Menyusun jadwal kerja sedemikian rupa agar tidak tumpang tindih dan tidak terlalu banyak melakukan tugas sekaligus. Periksa kalender Anda sebelum menyetujui untuk melakukan apa pun untuk memastikan waktu luang. Dengan cara ini waktu Anda lebih teratur dan membantu memantau waktu dengan cermat.

4. 

   Singkirkan penyebab gangguan. Gunakan waktu Anda secara efektif dengan menghilangkan gangguan atau menyebabkan Anda menyimpang dari arah kemajuan. Tempatkan televisi dan segala jenis hiburan di luar pekerjaan atau belajar, untuk fokus menyelesaikan pekerjaan sebelum menghibur.

5. 

   Atur urutan prioritas. Manajemen waktu yang cerdas adalah tentang merencanakan tugas penting atau mendesak sebelumnya. Catat poin-poin ini di jadwal Anda dengan stabilo atau krayon. Jadwalkan hal-hal ini terlebih dahulu untuk memastikan Anda punya cukup waktu, lalu lakukan hal-hal yang tidak terlalu mendesak.
   • Bersiaplah untuk mengubah preferensi saat dibutuhkan. Ada banyak hal yang tidak nampak sampai akhir dan mengharuskan Anda melakukannya sekarang. Kemudian Anda harus menghentikan apa yang Anda lakukan dan memfokuskan waktu dan energi Anda pada pekerjaan di menit-menit terakhir ini, tetapi Anda tidak boleh membiarkan situasi seperti itu terjadi terlalu sering.
   • Jika Anda sering harus menyusun ulang, itu menandakan ada yang tidak beres. Penyesuaian kecil dapat diterima, tetapi jika Anda harus terus melakukan ini, itu membuktikan bahwa Anda tidak dalam urutan yang benar sejak awal.

6. 

   Berpikirlah secara realistis. Alokasikan jumlah waktu yang wajar untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika menurut Anda sesuatu membutuhkan waktu setengah jam hingga satu jam untuk diselesaikan, berikan diri Anda waktu satu jam. Berpikir secara realistis tentang kapan Anda bisa menyelesaikan tugas akan membantu Anda menghindari kelebihan beban atau memperlambat.
   • Segalanya akan lebih aman jika Anda tetap berhati-hati dan selalu memberi diri Anda lebih banyak waktu daripada yang diperlukan. Jika Anda menyelesaikan tugas lebih awal, Anda bebas untuk melanjutkan ke pekerjaan berikutnya, dan pada akhirnya memastikan produktivitas.

7. 

   Jadwalkan tugas dasar. Pastikan untuk menyediakan waktu untuk aktivitas dasar sehari-hari, seperti makan dan mandi. Ini mungkin tampak seperti pekerjaan kecil, tetapi Anda masih harus menghabiskan waktu di samping pekerjaan utama Anda, untuk memastikan Anda tidak melewatkannya dan dapat menyebabkan penundaan dalam perencanaan.

8. 

   Gunakan sistem pengingat. Selain jadwal harian, Anda harus menggunakan alat tambahan untuk membantu Anda tidak melupakan tugas atau tenggat waktu penting. Menggunakan catatan tempel, atur pemberitahuan teks atau audio ke telepon Anda untuk mengingatkan Anda untuk melakukan tugas terjadwal tertentu.
   • Hindari meminta orang-orang di sekitar Anda untuk mengingatkan Anda tentang jadwal Anda, karena mereka mungkin lupa seperti Anda.
   • Jika ada sesuatu yang sangat penting, Anda harus mengatur berbagai alat pengingat, karena ada kemungkinan Anda tidak memperhatikan catatan atau pesan di ponsel Anda.

9. 

   Tolong aku. Minta bantuan seseorang atau berikan beberapa tugas kecil kepada mereka jika memungkinkan. Secara umum, ini berguna jika Anda dapat menghemat sedikit harga diri dengan meminta mereka untuk campur tangan, menangani beberapa pekerjaan rumah tangga atau memasak makan malam jika Anda terlalu sibuk hari itu.
   • Pastikan untuk menemukan orang yang memenuhi syarat untuk memberikan tugas. Jika tidak cukup hanya menemukan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan, Anda harus bertanya kepada seseorang yang dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
   • Jangan menyalahkan tanggung jawab Anda pada orang lain. Ini bukan keterampilan manajemen waktu yang baik, tetapi hanya membuat Anda terlihat malas dan tidak termotivasi di mata orang lain.

10. 

    Mengukur produktivitas. Dari waktu ke waktu Anda harus berhenti dan menganalisis pencapaian, kinerja, dan menentukan jumlah waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan terakhir. Menyimpan data statistik ini dalam pekerjaan dan kehidupan Anda akan membantu Anda menemukan perubahan yang Anda butuhkan untuk meningkatkan kinerja Anda di tempat kerja dan kehidupan sehari-hari.

11. 

    Penghargaan sendiri. Bekerja terlalu keras dapat menyebabkan kelelahan dan kehilangan konsentrasi dan bahkan menyelesaikan tugas-tugas yang paling sepele. Jadi terkadang Anda harus merayakan pencapaian masa lalu Anda dan menghargai diri sendiri dengan sesuatu yang sangat menarik.
    • Habiskan semua waktu untuk bersantai. Matikan telepon Anda dan jangan menjawab email kantor. Jika Anda menggabungkan pekerjaan menjadi waktu bermain, itu bukan lagi hadiah untuk mengisi ulang.
    • Jika Anda bekerja Senin sampai Jumat, Anda harus mengambil libur akhir pekan. Setelah proyek tiga bulan berakhir, hadiahi diri Anda dengan liburan singkat.
    iklan

Peringatan

• Jangan biarkan pikiran mengembara atau melamun saat melakukan tugas sehari-hari.