Isi

• Langkah

Cara Anda memilih untuk menanggapi seseorang dapat memengaruhi cara mereka dan orang lain memandang Anda. Untungnya, mengetahui bagaimana dan kapan memberikan umpan balik adalah sesuatu yang dapat Anda pelajari untuk ditingkatkan. Jika Anda berbicara dengan seseorang secara langsung, kuncinya adalah memperhatikan mereka dan biarkan mereka mengungkapkan pikirannya sebelum Anda memberikan jawaban yang dipertimbangkan. Saat Anda mengobrol dengan pesan teks, ada beberapa aturan diam-diam yang perlu Anda ikuti agar berhasil berkomunikasi. Email adalah bentuk komunikasi yang lebih formal dengan konvensi profesional yang perlu Anda ikuti untuk berkomunikasi secara efektif dan merespons dengan tepat.

Langkah

Metode 1 dari 3: Membalas pesan teks

1. 

   Gunakan bahasa sehari-hari saat Anda mengirim pesan. Email, korespondensi, dan bahkan obrolan tatap muka dapat dilakukan dengan cara yang lebih formal.Karena sifat pesan teks yang ringkas dan terbatas, penggunaan bahasa yang lebih santai lebih tepat dan menyampaikan pesan bahwa percakapan lebih bersifat pribadi.
   • Misalnya, Anda dapat menggunakan "b" daripada "Anda" untuk menghemat tempat, mengirim pesan lebih cepat, dan mengekspresikan nada santai.
   • Aturan tanda baca biasanya lebih nyaman digunakan dalam pesan teks. Misalnya, aturan wajib koma dapat membuat percakapan terasa bombastis dan formal.
   • Jangan selalu menganggap berkirim pesan tidak apa-apa, tetapi jika orang lain menggunakan bahasa sehari-hari, tanggapi dia untuk membantunya rileks.

2. 

   
   
   Ajukan pertanyaan terbuka untuk mengembangkan percakapan. Jika Anda ingin obrolan teks tetap berjalan, mengajukan pertanyaan terbuka membantu orang lain berbicara lebih banyak dan mengungkapkan pendapatnya tentang suatu topik. Mengajukan pertanyaan yang memberikan jawaban singkat, ya atau tidak akan membuat percakapan menjadi membosankan.
   • Misalnya, jika Anda berbicara dengan seseorang tentang bisnis Anda, Anda mungkin bertanya, "Bagaimana perasaan Anda tentang proyek baru?"
   • Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang pemikiran seseorang tentang suatu subjek, cobalah mengirim pesan seperti, "Saya setuju dengan Anda, tetapi mengapa menurut Anda begitu?"

3. 

   
   
   Hindari mengirimkan tanggapan yang kasar atau satu kata. Pesan teks harus relatif singkat, tetapi tanggapan singkat atau tergesa-gesa dapat menyampaikan pesan bahwa Anda marah atau kesal dengan orang tersebut. Jika Anda membalas pesan seseorang, kirimkan balasan yang bermakna yang berisi setidaknya 1 atau 2 kalimat.
   • Kadang-kadang sangat dapat diterima untuk menjawab "OK" jika itu masuk akal dalam konteksnya. Namun, hindari mengirim kata "K" lagi, karena akan terasa kasar dan kasar.

   Nasihat: Jika biasanya Anda memberikan jawaban singkat, Anda dapat terus melakukannya.

   
   

4. 

   Gunakan tanda baca dan emoji untuk menyampaikan nada. Karena pesan teks bersifat objektif, orang dapat memahami nada atau emosi melalui bahasa yang ringkas. Anda dapat mengkomunikasikan ide Anda dengan jelas menggunakan tanda baca dan emoji jika pesan Anda terlihat tidak jelas.
   • Misalnya, Anda mungkin menjawab, “Saya tahu, terima kasih. :) ”maka teks tersebut tidak terasa seolah-olah Anda sedang kesal atau mendadak pada orang tersebut.
   • Terkadang, menggunakan titik membuat Anda merasa seperti sedang marah. Misalnya, lebih nyaman mengatakan, "Tidak, tidak ada" daripada mengatakan "Tidak. Itu tidak memiliki ".

5. 

   Tinjau pesan sebelum mengirimnya. Sebelum mengirim pesan, Anda harus memeriksa dengan cepat. Periksa kesalahan ketik, dan pastikan Anda menyampaikan pesan yang benar dan menggunakan nada yang benar.
   • Setelah Anda mengirim pesan, Anda tidak dapat mengambilnya kembali! Jadi yang terbaik adalah melakukan pemeriksaan cepat sebelum mengirim.

6. 

   Jangan mengirim kumpulan pesan berikutnya. Kumpulan pemberitahuan dan utas pesan teks dapat mengganggu dan membuat orang lain frustrasi. Kirim balasan yang berisi semua yang ingin Anda katakan, alih-alih mengirim banyak pesan singkat.
   • Mengirim teks tambahan juga wajar jika Anda lupa pikiran atau perlu mengklarifikasi sesuatu.
   • Jika seseorang tidak menanggapi 2 pesan berturut-turut, mereka mungkin tidak ingin berbicara dengan Anda atau tidak sedang menelepon. Bagaimanapun, Anda harus memberi mereka waktu dan ruang untuk merespons.

7. 

   Mintalah panggilan telepon jika percakapan menjadi terlalu rumit untuk dikirimi SMS. Pesan teks harus pendek dan ringkas. Jika obrolan teks mulai menjadi terlalu kikuk hingga Anda tidak dapat mengungkapkan pikiran Anda dengan benar, tanyakan apakah orang tersebut dapat menghubungi Anda sehingga Anda dapat berbicara secara rinci atau mendiskusikan pemikiran Anda dengan benar. Pernyataan tesis lengkap.
   • Cobalah mengirim pesan seperti ini, “Akan lebih mudah untuk menjelaskan melalui telepon. Bisakah Anda menelepon saya, terima kasih! "
   iklan

Metode 2 dari 3: Mengobrol langsung dengan seseorang

1. 

   Dengarkan baik-baik ketika seseorang berbicara kepada Anda. Setiap kali seseorang berbicara kepada Anda, lakukan kontak mata dan perhatikan apa yang mereka katakan. Ini menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan memahami apa yang mereka katakan.
   • Perhatikan baik-baik pembicara agar mereka merasa nyaman berbicara dengan Anda.
   • Condongkan tubuh lebih dekat atau tanyakan pada pasangan Anda apakah Anda dapat pindah ke tempat yang lebih tenang jika Anda merasa sulit untuk mendengar dengan jelas.

2. 

   Perhatikan isyarat nonverbal dari pembicara. Bahasa tubuh bisa menyampaikan lebih dari sekedar kata-kata seseorang. Saat seseorang berbicara, amati bahasa tubuhnya untuk mengetahui bagaimana Anda harus menanggapinya.
   • Misalnya, jika seseorang terus melihat sekeliling atau membalikkan kaki ke depan dan ke belakang, dia mungkin khawatir atau takut. Tanyakan apakah mereka baik-baik saja alih-alih menanggapi apa yang mereka katakan.
   • Anda juga harus mendengarkan cara mereka berbicara. Jika mereka berbicara dengan suara keras atau menyinggung, mereka mungkin kesal atau marah tentang percakapan tersebut. Anda akan membutuhkan pendekatan berbeda saat merespons untuk menghindari stres lebih lanjut.

3. 

   Hindari menanggapi saat seseorang sedang berbicara. Jika Anda terlalu bersemangat atau antusias untuk menjawab sebelum seseorang selesai berbicara, mereka akan memperhatikan dan mungkin kesal. Tunggu hingga mereka selesai berbicara dan Anda telah mendengar semua yang ingin mereka katakan sebelum memberikan tanggapan apa pun.
   • Tidak sopan mencampuri pikiran Anda sendiri saat orang lain berbicara.

   Nasihat: Dengarkan dan ingatlah poin-poin utama yang Anda rencanakan untuk ditanggapi saat seseorang berbicara, tetapi jangan abaikan apa yang mereka katakan sesudahnya sehingga Anda dapat memberikan jawaban yang lebih cerdas atau lebih cepat. cepat.

4. 

   Tunggu sampai mereka selesai berbicara sebelum Anda berbicara. Saat Anda berbicara dengan seseorang, biarkan dia menyelesaikan pemikirannya sebelum Anda merespons. Dengan begini, Anda akan mengetahui semua fakta dan informasi yang ingin mereka sampaikan sehingga Anda dapat memberikan jawaban yang berwawasan dan berwawasan luas.
   • Kadang-kadang orang akan menambahkan lebih banyak informasi setelah mereka selesai berbicara. Misalnya, mereka mungkin berkata, "Oh, tunggu, saya lupa mengatakan ini." Biarkan mereka mengatakan semua yang ingin mereka katakan.

5. 

   Pikirkan tanggapannya sehingga Anda dapat berbicara dengan percaya diri. Sebelum Anda menanggapi, luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan semua informasi yang sudah Anda ketahui. Jika Anda memberikan jawaban di luar topik, orang lain akan mengira Anda tidak benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan.
   • Meluangkan waktu untuk memikirkan cara menanggapi juga memastikan bahwa Anda memberikan tanggapan yang cerdas.

6. 

   Ajukan pertanyaan jika Anda membutuhkan penjelasan atau informasi lebih lanjut. Jika Anda tidak dapat mendengar atau memahami apa yang dikatakan seseorang, jangan mencoba menanggapi dengan kesalahpahaman atau kesalahpahaman. Tanyakan kepada mereka apa yang mereka katakan atau apa maksud mereka sehingga Anda dapat menanggapi yang sesuai.
   • Jika Anda tidak yakin dengan niat seseorang atau ingin mereka menjelaskan arti sebenarnya sebelum menjawab, ajukan pertanyaan terbuka, "Apa maksud Anda?"
   • Tidak apa-apa untuk bertanya kepada seseorang lagi jika Anda tidak dapat mendengar atau memahami sepenuhnya apa yang mereka katakan.

7. 

   Bicaralah secara langsung dan jelas saat Anda merespons. Setelah Anda menimbang informasi yang Anda peroleh dan memikirkan tentang apa yang ingin Anda katakan, bicaralah dengan jelas dan percaya diri. Jangan gunakan bahasa yang ambigu atau bertentangan untuk mencoba tampil lebih cepat atau lebih pintar. Orang-orang menghargai kebenaran, jadi berikan umpan balik yang jujur ​​untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dan memahami mereka.
   • Pastikan mereka memperhatikan sehingga Anda tidak perlu mengulanginya.
   • Ketahui apakah ada orang lain yang ingin berbicara dan beri mereka kesempatan untuk berbicara.
   • Biarkan orang lain menanggapi apa yang Anda katakan. Jangan tinggalkan atau akhiri percakapan karena Anda punya kesempatan untuk berbicara.

8. 

   Bersiaplah ketika seseorang menolak. Bahkan jika Anda telah mempertimbangkan apa yang ingin Anda katakan, selalu ada kemungkinan seseorang akan menolak kata-kata Anda. Itu bagus juga! Bersiaplah jika seseorang berdebat atau mencoba meremehkan apa yang Anda katakan.
   • Tetap tenang dan jangan marah jika seseorang mencoba memprovokasi Anda.
   • Biarkan orang lain menegaskan keyakinan dan pendapat mereka. Jangan mencoba memaksa mereka untuk menerima sudut pandang Anda.
   iklan

Metode 3 dari 3: Kirim email balasan

1. 

   Balas email dalam waktu 48 jam. Menanggapi email tepat waktu penting untuk menunjukkan kesopanan dan profesionalisme.Anda tidak perlu segera merespons, tetapi Anda harus merespons setidaknya dalam 2 hari.
   • Apakah email itu tidak relevan bagi Anda atau karena kesalahan, balas pengirim untuk memberi tahu mereka bahwa mereka mengirim orang yang salah.

2. 

   Gunakan salam profesional dalam email tanggapan. Email seringkali lebih formal daripada pesan teks atau panggilan telepon. Jawab dengan "Halo" atau "Hai" di depan nama seseorang untuk memulai email dengan benar.
   • Jika orang yang Anda tanggapi memiliki preferensi khusus untuk menyapa atau ingin Anda memanggilnya dengan nama, lakukan seperti yang diminta. Misalnya, jika mereka ingin Anda memanggil mereka dengan nama pendek, seperti "Bob", bukan "Robert", gunakan nama yang diberikan.

3. 

   Batasi penggunaan tanda seru. Respons harus memiliki tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang tepat. Namun, menggunakan terlalu banyak tanda seru dapat membuat Anda terlihat tidak tulus atau terlalu agresif. Hindari menggunakannya kecuali jika sesuai.
   • Tanda seru adalah cara yang bagus untuk memberi selamat kepada seseorang atau menyampaikan kegembiraan, tetapi jika disalahgunakan, itu tidak akan efektif.

4. 

   Hindari font yang sulit dilihat saat Anda mengirim email. Pilih font dasar agar email Anda terlihat profesional. Jangan gunakan font atau jenis huruf berwarna-warni seperti Comic Sans saat Anda mengirim email umpan balik.
   • Pilihan dasar adalah ukuran 10 atau 12 untuk font Arial atau Times New Roman.

5. 

   Perhatikan penerima di email tanggapan. Kadang-kadang, ada baiknya untuk menyertakan orang lain dalam tanggapan sehingga Anda dapat menyertakan mereka dalam diskusi. Namun, mengirimkannya ke konselor atau kolega yang tidak terkait sebenarnya akan membuat marah atau marah orang yang Anda tanggapi.
   • Jika Anda perlu memasukkan orang lain ke dalam email, gunakan fitur "BCC", yang berarti mengirim email ke banyak orang tetapi informasi tentang orang-orang itu akan dirahasiakan.

6. 

   Tentukan siapa yang ingin Anda balas dalam email grup. Jika balasan ke semua orang di grup adalah respons yang benar, pilih "Balas ke semua" saat Anda mengirimkannya kembali. Namun, jika Anda perlu bertanya atau mengklarifikasi topik atau masalah tertentu dengan seseorang, kirimkan langsung ke orang tersebut.
   • Jika ada banyak orang di dalam email tetapi Anda hanya perlu membalas ke beberapa orang, Anda hanya perlu memilih untuk menanggapi orang-orang itu.

7. 

   Hindari mengirim email terima kasih kecuali jika diperlukan. Email singkat yang tidak berguna untuk percakapan tidak diperlukan. Kecuali jika pengirim meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima dan memahami email tersebut, mengirim email "Terima kasih" tidak perlu dan mengganggu.

   Nasihat: Jika seseorang mengirimi Anda pesan "dilihat", konfirmasikan bahwa Anda menerima email tersebut dengan mengklik pesan tersebut untuk mengirimkan pemberitahuan kepada mereka.

8. 

   Baca email lagi dan periksa penerima sebelum mengirim. Kesalahan ejaan atau tata bahasa dapat membuat email Anda terlihat tidak profesional. Sebelum mengirim, luangkan waktu sejenak untuk membaca kembali tanggapan tersebut. Periksa ejaan dan tata bahasa yang benar dan pastikan Anda mengirim orang yang tepat.
   • Jangan bergantung pada pemeriksaan ejaan untuk menemukan semua kesalahan!
   • Cobalah membaca email dengan suara keras sebelum mengirimnya sehingga Anda dapat mendengar isinya dengan jelas.
   • Aplikasi atau program email sering kali mengisi otomatis alamat email saat Anda mengetik di bidang data penerima, yang dapat menyebabkan Anda tidak sengaja mengirim email ke orang yang salah.
   iklan