Isi

• Langkah
• Nasihat
• Peringatan

Perlu menulis surat kerja yang profesional dan sopan? Sebagian besar pesan kerja sudah diformat sebelumnya dan mudah disalin, Anda hanya perlu mengubah konten pesan. Surat bisnis harus selalu menyertakan tanggal, informasi tentang pengirim, penerima, dan beberapa paragraf di badan pesan. Anda ingin menulis gambar, silakan ikuti langkah-langkah di bawah ini dan perbaiki poin yang diperlukan agar sesuai dengan standar perusahaan Anda.

Langkah

Bagian 1 dari 4: Pesan Pembuka

1. 

   Pahami formatnya. Tidak peduli apa isi surat Anda, ada beberapa standar tampilan surat yang perlu Anda ikuti. Surat bisnis harus diketik dan ditulis dengan font populer seperti Arial atau Times New Roman. Anda perlu menyorot paragraf dalam pesan secara manual. Itu berarti Anda memulai paragraf baru dengan mengetikkan tombol "kembali" dua kali. Jangan gunakan perintah indentasi untuk menyorot paragraf.
   • Sisakan margin sekitar 2 cm di semua sisi.
   • Email juga harus ditulis dengan font populer. Jangan gunakan font yang meniru tulisan tangan atau berwarna-warni, kecuali hitam dan putih di surat kantor.

2. 

   
   
   Pilih jenis kertas yang benar. Working letter harus dicetak pada ukuran kertas 22cm x 28cm (ukuran “letter size”). Jika Anda tidak berada di AS, Anda dapat menggunakan kertas ukuran A4. Beberapa kontrak panjang dapat dicetak di atas kertas 22cm x 36cm ("ukuran legal").
   • Jika Anda mencetak untuk dikirim, Anda harus mencetaknya pada kop surat perusahaan. Ini memberi surat itu tampilan yang lebih profesional dan juga memberikan logo dan informasi kontak perusahaan Anda.

3. 

   
   
   Berikan informasi tentang perusahaan Anda. Berikan nama dan alamat perusahaan, di mana setiap bagian alamat ditulis pada baris yang berbeda. Jika Anda memiliki atau bekerja sebagai freelancer, ganti nama perusahaan dengan nama Anda sendiri atau tulis nama Anda di atasnya.
   • Jika perusahaan Anda memiliki kop surat yang telah dirancang sebelumnya, Anda dapat menggunakannya daripada mengetik nama dan alamat perusahaan.
   • Jika Anda mengetik sendiri alamatnya, Anda harus rata kanan atau kiri di bagian atas halaman, tergantung pada Anda dan preferensi perusahaan Anda.
   • Jika Anda mengirim email secara internasional, ketikkan nama negara dengan huruf kapital.

4. 

   
   
   Tambahkan tanggal. Penulisan tanggal lengkap adalah pilihan paling profesional. Misalnya, Anda dapat menulis "1 April 2012" atau "1 April 2012". Tanggal harus dibiarkan rata, beberapa baris di bawah alamat pengirim.
   • Jika surat Anda ditulis dalam beberapa hari, biarkan tanggal Anda menyelesaikan surat itu.

5. 

   Berikan informasi penerima. Tulis nama lengkap penerima, gelar (jika ada), nama perusahaan dan alamat surat, dan bagi informasi ini menjadi beberapa baris terpisah. Jika perlu, tambahkan nomor referensi. Informasi penerima harus dibiarkan rata dengan beberapa baris di bawah tanggal.
   • Cara terbaik adalah mengirim surat ke orang yang diidentifikasi. Dengan cara ini orang yang Anda kirimi pesan dapat membalas pesan Anda. Jika Anda tidak tahu nama orang yang harus Anda kirimi email, periksa sedikit. Anda dapat menghubungi perusahaannya untuk menanyakan nama dan jabatan orang tersebut.

6. 

   Pilih salam. Salam adalah titik penghormatan untuk penerima surat dan sapaan mana yang digunakan tergantung pada apakah Anda mengenal orang yang Anda kirimi pesan, seberapa banyak Anda mengenal mereka, dan seberapa serius surat itu. . Anda dapat mempertimbangkan opsi berikut:
   • "To Whom It May Concern" (Untuk mereka yang terlibat) hanya bila Anda tidak tahu siapa, terutama kepada siapa Anda ingin mengirim pesan.
   • Jika Anda tidak mengetahui penerima email Anda, memulai dengan "Dear Sir / Madam" (Dear Sir / Madam ") adalah pilihan yang aman.
   • Anda juga dapat menggunakan gelar dan nama penerima, misalnya "Dear Dr. Smith" (Profesor Smith yang terhormat).
   • Jika Anda mengenal baik penerima email dan memiliki hubungan dekat dengan mereka, Anda dapat memanggil mereka dengan namanya, seperti "Dear Susan".
   • Jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin penerima pesan, cukup ketik nama lengkapnya, misalnya "Dear Kris Smith" (Hello Kris Smith).
   • Jangan lupa untuk mengetik koma setelah sapaan atau titik dua setelah "To Whom It May Concern".
   iklan

Bagian 2 dari 4: Menulis Isi Pesan

1. 

   Langsung ke masalahnya. Waktu adalah uang, seperti kata pepatah, kebanyakan pengusaha benci membuang-buang waktu. Oleh karena itu, isi surat harus disajikan secara singkat dan profesional. Tulis surat di mana penerima dapat dengan cepat membacanya dengan langsung ke intinya dan merangkum pendapat Anda di paragraf pertama. Misalnya, Anda selalu dapat memulai dengan "Saya menulis tentang ..." (Saya menulis kepada Anda tentang ...) dan mulai dari sana.
   • Jangan gunakan bahasa berpola, jab besar, atau kalimat panjang dan bundar - Anda harus mengomunikasikan apa yang perlu Anda katakan seringkas dan sejelas mungkin.
   • Ekspresikan dengan meyakinkan. Tampaknya sebagian besar tujuan menulis surat adalah untuk membujuk pembaca agar melakukan sesuatu: berubah pikiran, memperbaiki kesalahan, mengirim uang, atau mengambil tindakan. Cobalah untuk membujuk penerima pesan untuk melakukan apa yang Anda inginkan.

2. 

   Gunakan kata ganti orang. Idealnya, Anda harus menggunakan kata ganti orang "saya" (saya), "kami" (kami) dan "Anda" (Anda) dalam surat Anda. Jelaskan sebagai "saya" (saya) dan panggil pembaca "Anda" (teman / kakek / nenek / saudara / saudari).
   • Perhatikan jika Anda menulis atas nama organisasi. Jika Anda memberikan prospek pertumbuhan perusahaan Anda, Anda harus menggunakan "kami" (kami) untuk memberi tahu pembaca bahwa Anda berbicara atas nama perusahaan. Jika Anda menulis tentang pendapat pribadi Anda, gunakan "Saya" (saya).

3. 

   
   
   Tulislah dengan jelas, singkat dan ringkas. Biarkan pembaca Anda tahu persis apa yang ingin Anda katakan. Pembaca hanya akan membalas pesan Anda dengan cepat jika isi pesan Anda jelas. Secara khusus, jika Anda ingin pembaca menarik kesimpulan atau mengambil tindakan sebagai tanggapan atas surat Anda, beri tahu mereka. Jelaskan tesis Anda dengan cara sesingkat mungkin.

4. 

   
   
   Gunakan kalimat aktif. Saat menjelaskan situasi atau membuat permintaan, gunakan aktif daripada pasif. Kalimat pasif dapat membuat surat Anda tidak jelas atau tidak menyebutkan orang yang terlibat. Selain itu, kalimat aktif lebih ramping dan lugas. Sebagai contoh:
   • Kalimat pasif: Kacamata hitam tidak dirancang atau diproduksi dengan mempertimbangkan daya tahannya.
   • Pernyataan proaktif: Perusahaan Anda mendesain dan memproduksi kacamata hitam tanpa memperhatikan daya tahannya.

5. 

   
   
   Bersikaplah terbuka secara tepat. Surat ditulis oleh manusia dan ditujukan kepada manusia, jadi hindari penulisan huruf yang kaku jika memungkinkan. Anda tidak dapat membangun hubungan baru dengan surat non-pribadi dan kurangnya keterbukaan. Namun, hindari menggunakan bahasa sehari-hari atau slang seperti frasa "kamu tahu" (kamu tahu), "maksudku" (maksudku) atau "ingin" (ingin melakukan - perpendek dari 'ingin'). besar'). Jaga nada bicara Anda serius tetapi ramah dan antusias.
   • Jika Anda mengenal penerima dengan baik, Anda harus memiliki sederet harapan baik secara informal.
   • Gunakan penilaian Anda sendiri saat memutuskan sejauh mana Anda akan mengekspresikan diri. Terkadang sedikit humor dapat membantu Anda membuat kesepakatan yang berhasil, tetapi berhati-hatilah saat menggodanya dapat menjadi kesalahan.

6. 

   Sopan dan santun. Meskipun Anda menulis surat untuk menyampaikan keluhan atau kekhawatiran, Anda tetap bisa bersikap sopan. Tempatkan diri Anda pada posisi penerima dan pikirkan ide apa pun yang Anda keluarkan, dengan cara yang masuk akal bagi pembaca untuk melihat bahwa Anda selalu antusias dan bersedia membantu.
   • Misalnya, Anda dapat membuat keluhan yang kasar seperti ini: “Menurut saya kacamata hitam Anda jelek dan saya tidak akan pernah membelinya lagi.” Namun, Anda dapat menulis dengan cara yang lebih sopan: “ Saya kecewa dengan produk kacamata perusahaan Anda dan saya berencana membeli kacamata di tempat lain di masa mendatang.

7. 

   Gunakan template header "halaman kedua" untuk halaman tambahan. Kebanyakan surat bisnis harus pendek dalam satu halaman. Namun jika masalah yang Anda bicarakan lebih panjang, seperti kontrak atau masalah hukum, Anda mungkin memerlukan beberapa halaman lagi. Gunakan templat kop surat "halaman kedua", yang biasanya memiliki singkatan alamat dan jenis kertas yang sama dengan kop surat halaman pertama.
   • Penomoran halaman di bagian atas halaman dengan halaman kedua dan berikutnya. Anda juga dapat menambahkan nama dan tanggal penerima.

8. 

   Ringkasan konten. Di paragraf terakhir, rangkum poin-poin utama dan nyatakan dengan jelas langkah-langkah dalam rencana tindakan Anda atau apa yang diharapkan dari penerima pesan. Perhatikan bahwa penerima dapat menghubungi Anda untuk bertanya atau berbicara, berterima kasih atas ketertarikan mereka pada surat dan masalah Anda. iklan

Bagian 3 dari 4: Surat Akhir

1. 

   Pilih kalimat penutup. Kalimat penutup, seperti salam, menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat dan derajat kesungguhan surat itu. "Hormat kami" atau "Hormat kami" biasanya merupakan pilihan yang aman; Anda dapat mempertimbangkan opsi lain seperti "Dengan hormat", "Hormat" (Salam), "Salam" dan "Hormat kami" (Hormat kami). Anda juga dapat memilih akhiran yang sedikit kurang formal namun profesional seperti "Semua yang terbaik", "Harapan terbaik". , "Salam hangat" dan "Terima kasih" dan "Terima kasih". Gunakan koma setelah kalimat.

2. 

   Tanda. Biarkan sekitar empat baris kosong lalu tanda tangani. Tanda tangani tanda tangan Anda setelah mencetak surat atau jika Anda mengirimkannya melalui email, pindai gambar tanda tangan Anda dan tempelkan ke bagian pesan ini. Anda harus memilih tinta biru atau hitam untuk tanda tangan.
   • Jika Anda menandatangani surat atas nama seseorang, tulis "pp:" di depan tanda tangan Anda. "Pp" adalah singkatan dari "per procurationem" (seperti "oleh agen" atau "atas nama").

3. 

   Ketik nama dan informasi kontak Anda. Di bawah tanda tangan Anda, ketikkan nama lengkap Anda, gelar, nomor telepon, alamat email, dan metode kontak yang memungkinkan. Setiap informasi ditulis pada baris terpisah.

4. 

   Tambahkan singkatan juru ketik. Jika seseorang selain Anda yang mengetik surat itu, Anda harus memasukkan inisial orang ini di bawah tanda tangan. Terkadang, inisial orang yang menulis surat itu disertakan. Oleh karena itu, penting untuk membedakan antara orang yang menulis surat dan siapa yang mengetik surat tersebut.
   • Misalnya, jika Anda menambahkan inisial juru ketik, tulislah dengan huruf kecil: mj
   • Jika Anda menambahkan singkatan penulis, tulis dengan huruf kapital dan singkatan juru ketik dalam huruf kecil: RW: mj. Anda juga dapat menggunakan garis miring di antara dua singkatan: RW / mj.

5. 

   Catat dokumen terlampir. Jika Anda melampirkan dokumen untuk dilihat oleh penerima, beri keterangan beberapa baris di bawah informasi kontak Anda, dengan mencatat nomor dan jenis dokumen. Misalnya, Anda dapat menulis: "Lampiran (2): resume, brosur" ("Lampiran (2): resume, brosur").
   • Anda juga dapat menyingkat "Lampiran" sebagai "Lampiran". atau "Enc.".

6. 

   Tambahkan penerima. Jika Anda mengirimkan salinan surat itu kepada orang lain, Anda harus menyertakan nama orang tersebut di dalam surat itu. Anda dapat membuat anotasi dengan mengetik "cc:" di bawah baris "Lampiran", "cc" adalah singkatan dari "salinan sopan santun", dengan nama dan gelar orang ("cc" untuk "Carbon copy" (salinan karbon) saat surat diketik di atas kertas karbon).
   • Misalnya, tulis: "cc: Mary Smith, Wakil Presiden Pemasaran" ("Yth: Mary Smith, Wakil Manajer Pemasaran").
   • Jika Anda ingin menambahkan penerima lain, ketikkan nama orang kedua tepat di bawah nama orang pertama dan tidak perlu "cc:".
   iklan

Bagian 4 dari 4: Selesai

1. 

   Edit pesan Anda. Penampilan adalah elemen kunci untuk penulis surat profesional. Tentunya pembaca akan dengan mudah melihat bahwa Anda kompeten dan bertanggung jawab dengan mengoreksi kekurangan terkecil dalam surat tersebut. Anda dapat menjalankan perintah ejaan untuk memeriksa ejaan pada kata tetapi Anda juga dapat memeriksa dengan membaca surat itu dengan cermat sebelum mengirim.
   • Ingin tahu apakah surat itu jelas dan ringkas. Apakah ada paragraf dengan panjang lebih dari tiga atau empat kalimat? Jika demikian, dapatkah Anda menghapus paragraf yang tidak perlu.
   • Jika surat itu benar-benar penting, Anda bisa meminta teman atau kolega untuk segera memeriksanya. Terkadang hanya dengan meluangkan beberapa detik untuk membaca dapat membantu Anda menemukan kesalahan atau penggunaan kata yang canggung yang mungkin tidak Anda lihat.

2. 

   Jangan menjepret surat. Jika pesan memiliki banyak halaman, hindari menjepret pesan tersebut. Jika Anda ingin memastikan halaman tersusun dengan benar, gunakan penjepit kertas di kiri atas.

3. 

   Surat. Jika Anda mengirim surat, gunakan amplop bisnis. Jika amplop tercetak logo perusahaan tersedia, gunakan amplop tersebut. Cetak dengan jelas alamat pengirim dan alamat penerima. Lipat surat menjadi tiga bagian, sehingga ketika penerima membuka pesan, bagian pertama dari pesan terlipat di bagian atas dan kemudian terbuka ke bagian bawah. Pastikan Anda memiliki cukup prangko lalu kirimkan.
   • Jika Anda merasa alamat tulisan tangan tercoreng dan tidak sesuai dengan gaya profesional Anda, ketikkan alamat dalam word, masukkan amplop ke dalam printer dan cetak alamat pada amplop.
   • Jika surat tersebut sangat penting dan / atau mendesak, Anda harus mengirimkannya melalui kurir.
   • Jika Anda ingin mengirim pesan melalui email, konversikan ke format HTML atau simpan pesan sebagai PDF untuk mempertahankan format. Namun, pengiriman kertas lebih baik.
   iklan

Nasihat

• Gunakan pena yang bagus untuk menandatangani surat.
• Cepat. Jika Anda tidak dapat menanggapi permintaan pengirim dalam waktu seminggu, beri tahu dia tentang hal itu dan beri tahu mereka kapan mereka bisa mendapatkan balasan dari Anda.
• Fokus pada hal positif. Bicarakan tentang hal-hal yang dapat Anda lakukan, bukan hal-hal yang tidak dapat Anda lakukan. Misalnya, jika Anda tidak memiliki stok barang, jangan beri tahu pelanggan bahwa Anda tidak dapat memenuhi pesanan mereka, sebaliknya, katakan produk tersebut populer sehingga sisi Anda kehabisan stok. . Kemudian beri tahu mereka kapan Anda dapat menawarkan produk kepada mereka.
• Jika Anda menulis surat dengan banyak konten, Anda harus membuat daftar terlebih dahulu.
  • Buat daftar semua hal yang ingin Anda liput. Jangan khawatirkan pesanannya.
  • Untuk setiap konten, buat daftar kata kunci, contoh, argumen dan fakta.
  • Tinjau konten dalam garis besar Anda sehingga sesuai dengan tujuan Anda dan audiens Anda.
  • Kurangi masalah yang tidak terkait.
  • Atur informasi dalam urutan yang terbaik bagi pembaca.

Peringatan

• Jangan menulis surat dengan kalimat yang menyanjung. Pujian yang nyata dapat diterima, tetapi jika Anda melakukannya secara berlebihan, pembaca akan merasa Anda bekerja dengan menyanjung, bukan dengan kemampuan Anda.
• Jangan gunakan nada yang terlalu kasar dan memaksakan. Ingat, Anda mencoba memperkuat atau memulai hubungan profesional dengan surat bisnis.