Isi

• Langkah
• Bagian 1 dari 3: Menulis Surat
• Bagian 2 dari 3: Memilih Nada yang Tepat
• Bagian 3 dari 3: Mendesain dengan Benar

Apa pun jenis bisnis Anda, sangat penting untuk mengembangkan hubungan yang kuat dengan klien sehingga orang-orang akan kembali lagi dan lagi kepada Anda. Setiap surat terima kasih harus individual, jadi Anda tidak akan menemukan contoh dengan contoh di artikel ini. Sebaliknya, Anda akan menemukan petunjuk untuk membantu Anda menulis surat tersebut secara efektif. Jika Anda ingin tahu cara menulis surat terima kasih untuk mengungkapkan penghargaan Anda kepada klien, baca terus.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Menulis Surat

1. 1 Masukkan nama pelanggan yang benar dalam salam. Banyak riset pasar menunjukkan bahwa hampir semua pesan yang ditujukan kepada pelanggan sama sekali tidak efektif jika nama mereka salah dieja. Oleh karena itu, sangat penting untuk memeriksa ulang bahwa tidak ada kesalahan dalam menghubungi klien.
2. 2 Sebutkan alasan surat ucapan terima kasih. Buatlah sespesifik mungkin. Tentu saja, Anda hanya dapat menulis "terima kasih atas pembelian Anda", tetapi lebih baik jika Anda menentukan jenis pembelian yang dilakukan pembeli dan jenis pengiriman apa yang dia pilih. Jadi klien akan lebih fokus berurusan dengan perusahaan Anda, karena dia akan senang dengan pendekatan individual seperti itu.Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • Rasa terima kasih Anda harus terdengar setulus mungkin. Jika sesuai, Anda dapat merujuk ke percakapan dengan klien.
   • Berusahalah untuk tidak membuat email Anda terdengar basi, atau Anda akan terlihat seperti mengirim pesan yang sama ke ratusan klien.
3. 3 Tambahkan beberapa baris umpan balik. Dalam surat ucapan terima kasih, ada baiknya mengajukan beberapa pertanyaan untuk memastikan bahwa semua kebutuhan pelanggan telah terpenuhi dan pelanggan puas dengan kualitasnya. Klarifikasi seperti itu meningkatkan kemungkinan pembeli akan kembali kepada Anda, yang berarti keuntungan juga akan meningkat. Anda tidak perlu terlalu terbawa dengan meminta umpan balik, tetapi memperhatikan kebutuhan pelanggan adalah bagian penting dari bisnis yang sukses.
   • Nyatakan harapan Anda bahwa pembeli senang dengan pembeliannya, dan tambahkan bahwa Anda siap menjawab semua pertanyaan dan saran yang menarik baginya.
   • Tanyakan kepada pembeli apakah ada hal lain yang perlu Anda lakukan untuk meningkatkan kepuasan mereka.
4. 4 Cantumkan nama perusahaan Anda dalam surat tersebut. Surat ucapan terima kasih harus selalu mencantumkan nama perusahaan, logonya, atau informasi lain yang mengidentifikasi merek Anda. Sekali lagi, ini meningkatkan visibilitas bisnis Anda.
   • Jika Anda menulis surat terima kasih di kartu pos, pastikan untuk mencantumkan nama bisnis Anda.
   • Jika Anda menulis di atas kop surat, logo dan nama perusahaan Anda akan tetap terlihat, jadi tidak perlu mencantumkan nama dalam surat itu sendiri.
   • Jika Anda mengirim email ucapan terima kasih, nama dan logo perusahaan harus di bawah tanda tangan Anda.
5. 5 Gunakan kesimpulan yang sesuai. Ini harus mengungkapkan harapan untuk kerjasama lebih lanjut dengan klien dan mengungkapkan minat tulus Anda padanya. Misalnya, "dengan hormat" terkadang terdengar terlalu formal, dan kemudian harus diganti dengan "dengan tulus Anda" atau "harapan terbaik". Jelajahi akhiran surat bisnis yang populer dan pertimbangkan kekhususan industri.
6. 6 Tanda tangani surat itu dengan tangan. Tanda tangani surat itu dengan tangan jika memungkinkan. Perusahaan besar sering menggunakan ini untuk membuat surat tampak lebih personal. Bahkan tanda tangan yang dibuat dengan komputer dan kemudian dimasukkan ke dalam surat sering kali memberikan kesan yang lebih baik daripada sekadar nama yang diketik, karena menciptakan efek surat yang ditulis secara langsung.

Bagian 2 dari 3: Memilih Nada yang Tepat

1. 1 Tahan godaan untuk menawarkan produk atau layanan baru kepada pelanggan. Anda sedang menulis surat terima kasih atas kesepakatan itu, jadi Anda tidak perlu mengiklankan diri Anda sendiri. Kontak yang baik sudah cukup pada tahap ini. Biarkan klien merasa seperti mereka.
   • Ungkapan seperti "kami berharap untuk kerjasama baru dengan Anda" terdengar seperti klise iklan, dan lebih baik untuk menahan diri dari mereka. Jangan menulis apa pun yang tidak akan Anda tulis kepada teman Anda.
   • Jangan menyertakan deskripsi produk lain, menyebutkan penjualan yang akan datang, atau frasa lain yang dapat dianggap sebagai iklan dalam surat tersebut.
2. 2 Kirim surat dengan perangko asli. Bahkan jika Anda mengirim segunung surat, yang terbaik adalah tidak menggunakan mesin penandaan. Jadi Anda mendepersonalisasi surat itu, menjadikannya salah satu dari banyak, yang berarti klien tidak akan merasa istimewa. Kemungkinan besar, surat Anda akan segera berakhir di tempat sampah.
3. 3 Jika memungkinkan, tulis alamatnya dengan tangan. Dan lagi: semakin personal surat itu, semakin menyenangkan untuk menerimanya. Jika Anda tidak punya waktu untuk menandatangani amplop, percayakan kepada orang lain. Bahkan jika alamat tersebut tidak ditulis oleh Anda secara pribadi, pelanggan akan terkesan dengan senang hati melihat bahwa itu adalah tulisan tangan.
4. 4 Berikan informasi kontak dan bersiaplah untuk komunikasi lebih lanjut. Pastikan untuk memasukkan nomor telepon dan alamat Anda dalam surat itu dan biarkan klien tahu bahwa Anda siap mendengarkannya untuk pertanyaan apa pun. Jika klien menghubungi Anda, bersiaplah untuk segera menanggapi permintaan atau pertanyaan mereka.

Bagian 3 dari 3: Mendesain dengan Benar

1. 1 Tulis surat Anda dengan tangan. Mencetak formulir standar seperti mengirim selebaran kepada pelanggan. Alih-alih membuat klien merasa penting dan berharga bagi Anda, Anda berisiko memberikan kesan sebaliknya dan hanya menyebabkan iritasi. Cobalah untuk menulis surat terima kasih kepada setiap klien secara pribadi dan dengan tangan.
   • Jika ada terlalu banyak catatan terima kasih untuk ditulis tangan sendiri, mintalah rekan kerja lain untuk membantu Anda. Pendekatan individu sepadan dengan waktu.
   • Jika Anda tidak memiliki kemampuan untuk menulis ucapan terima kasih dengan tangan, Anda perlu mencari cara lain untuk mempersonalisasikannya. Paling tidak yang dapat Anda lakukan adalah memasukkan nama pelanggan dan tanda tangan asli Anda di setiap email.
   • Dalam beberapa kasus, mungkin lebih tepat untuk menulis email daripada catatan terima kasih manual, misalnya, jika Anda sudah memiliki hubungan yang baik dengan klien. Yang terpenting adalah surat itu terdengar tulus dan ditujukan kepada klien tertentu. Jika ada kemungkinan surat Anda akan disalahartikan sebagai iklan, lebih baik ditulis dengan tangan.
2. 2 Pilih tempat untuk menulis catatan terima kasih Anda. Baik kartu ucapan terima kasih maupun kop surat perusahaan bisa digunakan.Jika Anda hanya perlu menulis beberapa surat terima kasih, belilah kartu ucapan terima kasih yang elegan yang membuat klien merasa penting. Anda juga dapat menggunakan kop surat pada kertas tebal.
   • Jangan gunakan kertas printer biasa untuk surat ucapan terima kasih Anda.
   • Pilih kartu ucapan terima kasih yang sesuai dalam konteks bisnis. Jika Anda memiliki bisnis kreatif atau hiburan, Anda dapat menggunakan kartu pos berwarna cerah yang sesuai dengan citra perusahaan. Hindari kartu pos dengan kata-kata atau gambar yang tidak pantas atau terlalu pribadi.
3. 3 Pertimbangkan untuk mengirim hadiah. Jika Anda ingin melangkah lebih jauh dan menunjukkan penghargaan Anda, kirimkan hadiah kecil dengan surat Anda. Ini opsional, namun untuk beberapa klien mungkin ini yang Anda butuhkan. Hadiah harus kecil dan berguna. Ini dapat mewakili produk atau layanan Anda, atau sama sekali tidak terkait dengan bidang bisnis Anda, tetapi bersifat profesional.
   • Hadiah kecil termasuk bookmark, magnet, permen, T-shirt, atau sertifikat hadiah.
   • Hadiah tidak boleh lebih mahal dari 500-1500 rubel. Etika perusahaan beberapa perusahaan melarang menerima hadiah mahal.