Cara menulis surat rekomendasi

Video: cara membuat surat rekomendasi beasiswa

Isi

Langkah
Metode 1 dari 2: Sebelum Anda mulai
Metode 2 dari 2: Menulis surat
Tips
Peringatan
Sumber dan tautan

Jika Anda belum pernah menulis surat rekomendasi sebelumnya, prosesnya mungkin tampak sedikit menakutkan. Untungnya, semua surat rekomendasi mengandung elemen umum yang dapat Anda kuasai dengan mudah. Baca artikel dan kuasai dasar-dasarnya.

Langkah

Metode 1 dari 2: Sebelum Anda mulai

1 Tujuan dari rekomendasi. Tentukan jenis rekomendasi - apakah untuk institusi pendidikan, pekerjaan, posisi sukarelawan, karakteristik, atau pribadi? Surat itu harus berorientasi pada tujuan-tujuan ini.
- Misalnya, jika sebuah surat untuk melamar pekerjaan, maka surat itu harus mencirikan karyawan dan fokus pada kualitas bisnisnya.
2 Periksa posisinya. Jika memungkinkan, dapatkan salinan deskripsi pekerjaan dan bicarakan dengan orang yang akan Anda rekomendasikan. Jika Anda mengenal penerima surat itu, Anda juga dapat berbicara dengannya.
- Semakin banyak Anda tahu tentang posisi, semakin akurat Anda akan dapat membuat surat dan memenuhi kebutuhan kedua belah pihak.
3 Tanyakan kepada orang yang Anda rekomendasikan. Diskusikan dengannya tujuan dan posisi yang dia klaim. Kumpulkan resume, catatan yang mungkin Anda miliki tentang orang ini, dan informasi lain apa pun yang akan membantu Anda saat menulis surat. Rekomendasi terbaik bersifat menyeluruh dan spesifik, sehingga informasi ini akan banyak membantu Anda.
- Dengan menulis surat rekomendasi, Anda membahayakan reputasi Anda. Jika Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau Anda tidak dapat merekomendasikannya, maka tolak permintaannya.

Metode 2 dari 2: Menulis surat

1 Gunakan format surat standar. Surat referensi adalah bagian dari korespondensi bisnis dan mengikuti aturan dan pedoman umum yang sama.
- Di sudut kanan atas, tulis alamat dan tanggal Anda dengan kata-kata.
- Di bawah di sebelah kiri, masukkan nama dan alamat penerima (jika diketahui).
- Mulailah surat Anda dengan pesan bisnis formal. Sebagai contoh:
- Tuan Smirnov yang terhormat
- Dengan hormat (jika Anda tidak tahu nama penerima)
2 Tulis surat rekomendasi. Pertama-tama, tulis ringkasan rekomendasi Anda, bagaimana Anda bertemu dan seberapa baik Anda mengenal orang tersebut. Sertakan juga kualifikasi Anda sendiri. Jika penerima surat tahu bahwa Anda adalah kepala departemen dan bukan teman kandidat, rekomendasi akan lebih berbobot.
- Misalnya, “Saya senang merekomendasikan Mikhail untuk posisi Direktur Pengembangan di ABV. Sebagai Wakil Presiden Departemen Pengembangan, Mikhail berada di bawah saya dari 2009 hingga 2012. Kami bekerja bersama dalam beberapa proyek, dan selama ini saya cukup mengenalnya."
3 Jelaskan kualifikasi kandidat secara spesifik, dengan contoh.
- Misalnya, jangan menulis: "Mikhail melakukan pekerjaan dengan baik dan membuat hidup lebih mudah bagi semua orang." Lebih baik tulis ini: "Mikhail meningkatkan arsitektur database dan menggabungkannya dengan sistem baru. Pendekatan pribadinya terhadap pekerjaan yang dilakukan dan solusi inovatif telah secara signifikan meningkatkan produktivitas departemen kami. Sikapnya terhadap pelaksanaan tugas selalu profesional, dan dia berhak mendapatkan rasa hormat dari tim dan klien kami. ".
4 Membandingkan. Perbandingan memungkinkan penerima untuk memahami mengapa Anda merekomendasikan seseorang.
- Misalnya, "Mikhail mencapai hasil terbaik pada proyek teknis yang telah saya lihat selama 8 tahun bekerja di ABC."
5 Jangan melebih-lebihkan. Jangan menempatkan kandidat di atas alas. Tidak hanya ini tidak terlihat dapat dipercaya, tetapi hal-hal yang tidak mungkin diharapkan dari kandidat. Jika seorang kandidat memiliki kelemahan, jangan dibesar-besarkan, tetapi juga jangan disembunyikan.
- Misalnya, jika sulit bagi Mikhail untuk mengomentari kode tersebut, jangan menulis: "Kelemahan terbesar Mikhail adalah tidak mungkin memaksanya untuk menulis sesuatu." Sebaliknya, tulis: "Michael berusaha keras untuk mengomentari kode, yang memudahkan karyawan dan pengguna lain." Hanya menulis seperti ini jika itu benar!
6 Jangan membuat rekomendasi menjadi kabur. Tulisan harus tajam dan jelas, yang akan menunjukkan keaslian rekomendasi Anda dan membuat surat jauh lebih efektif.
- Misalnya, jangan katakan, "Michael memenuhi syarat untuk perusahaan atau posisi Anda dan akan menjadi bagian yang berharga dari tim." Kata-kata seperti ini dapat merugikan seorang kandidat. Sebaliknya, katakan, "Mikhail memiliki keterampilan dan pencapaian yang akan membantu WCC mencapai tujuannya."
7 Jangan terlalu pendek. Jika penerima surat melihat catatan kecil satu atau dua paragraf, maka mereka akan menganggapnya sebagai tanda bahwa Anda tidak mengenal kandidat dengan baik, atau Anda tidak memiliki apa pun untuk dikatakan tentang dia. Juga, jangan membuat rekomendasi terlalu luas, cobalah untuk masuk ke dalam satu halaman.
8 Surat harus aktif. Mulailah setiap paragraf dengan deskripsi yang menarik tentang kualitas atau kepribadian kandidat.
- Misalnya, jangan katakan, "Selama dua tahun terakhir, saya senang melihat perkembangan bakat Mikhail." Sebaliknya, katakan, "Keterampilan Michael telah berkembang pesat selama dua tahun terakhir."
9 Akhiri surat dengan afirmatif. Konfirmasikan rekomendasi Anda dan, jika perlu, undang penerima untuk menghubungi Anda.
- Misalnya, katakan: "Saya pikir inilah mengapa Michael akan menjadi tambahan yang bagus untuk tim Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, Anda dapat menghubungi saya di kontak di atas."
10 Selesaikan surat dan berlangganan.
- Sungguh-sungguh,
- Semoga sukses,
11 Dapatkan umpan balik. Jika Anda tidak yakin dengan keterampilan menulis surat rekomendasi Anda atau surat Anda sangat penting bagi kandidat, mintalah rekan kerja yang mengenal kandidat untuk mengomentari surat Anda. Surat rekomendasi adalah bagian dari reputasi Anda, jadi Anda perlu memastikannya dengan cara terbaik.

Tips

Jika Anda meminta seorang kandidat untuk menulis sendiri surat rekomendasi, ingatlah bahwa tidak semua orang bisa melakukannya. Bacalah surat itu dengan seksama sebelum menandatanganinya.
Ketik surat itu di komputer Anda.Terlihat lebih formal dan penerima tidak perlu menguraikan tulisan tangan Anda.
Saat Anda pertama kali menyebut kandidat dalam email, sertakan nama lengkap mereka. Kemudian Anda dapat menggunakan sesuai kebijaksanaan Anda hanya nama depan atau nama belakang. Yang utama adalah konsisten.
Nada surat harus bisnis dan spesifik.
Gunakan pujian dan ulasan positif, tetapi jujurlah.
Jika Anda harus menulis rekomendasi Anda sendiri, jujurlah dan spesifik. Tulis seolah-olah Anda sedang menulis surat rekomendasi untuk orang lain dengan kualitas Anda. Mintalah bantuan dan saran dari teman atau kolega.

Peringatan

Surat rekomendasi harus berfokus pada pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan utama orang tersebut. Jangan buang waktu Anda untuk membuat surat yang sangat positif, karena hal ini biasanya diabaikan.
Pertimbangkan apakah akan memberikan salinan surat kepada kandidat, apalagi jika berisi teguran. Sebuah rekomendasi memiliki bobot lebih jika penerima tahu itu jujur dan tidak ditulis untuk memuji kandidat.