Isi

• Langkah
• Bagian 1 dari 3: Luangkan Waktu untuk Mengurutkan
• Bagian 2 dari 3: Menyortir Dokumen dan File
• Bagian 3 dari 3: Buat File Bulanan
• Tips
• Apa yang kamu butuhkan

Mengatur file kantor bisa menjadi tugas yang sulit, terutama jika Anda memiliki banyak file dan dokumen. Tapi itu tidak harus menjadi proses yang menyakitkan. Merencanakan ke depan dan membuat keputusan tentang sistem file dapat membantu Anda mengatur file agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan memastikan bahwa Anda mencari dokumen penting dengan lebih efisien. Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda mulai mengatur file kantor Anda.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Luangkan Waktu untuk Mengurutkan

1. 1 Sisihkan waktu yang cukup untuk mengatur file Anda sehingga Anda tidak perlu memulai dan menghentikan beberapa kali. Pastikan Anda memiliki cukup folder dan pintasan untuk membuat file baru sebelum memulai.

Bagian 2 dari 3: Menyortir Dokumen dan File

1. 1 Bagilah kumpulan dokumen dan file yang ingin Anda atur menjadi paket yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
   • Telusuri setiap paket satu per satu dan buang atau sobek untuk mencabik-cabik dokumen dan file apa pun yang dapat Anda singkirkan untuk mengurangi ruang file dan meminimalkan kekacauan.
   • Bagilah dokumen dan file yang ingin Anda simpan dalam 2 tumpukan berbeda: 1 untuk file yang perlu ditangani dalam beberapa bulan mendatang dan 1 untuk file yang dapat diarsipkan dan tidak memerlukan akses dalam waktu dekat.
2. 2 Simpan folder menurut abjad jika Anda memiliki file klien. Misalnya, jika setiap folder adalah nama orang atau nama perusahaan, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengaturnya menurut abjad nama belakang orang. Jika demikian, pastikan setiap tab dalam file diberi label dengan jelas dengan nama belakang orang tersebut, diikuti dengan nama depannya. Simpan folder menurut abjad, lalu beri label laci lemari arsip sehingga Anda tahu laci mana yang berisi nama belakang dengan huruf mana.
3. 3 Simpan informasi menurut kategori jika Anda memiliki file untuk berbagai bagian bisnis Anda. Anda mungkin memiliki beberapa file untuk faktur, layanan, atau kontrak, dalam hal ini Anda perlu mengaturnya ke dalam kategori yang berbeda untuk diatur. Beri label dengan jelas setiap file dengan kategori yang benar, dan masukkan semua dokumen yang relevan di dalamnya. Anda mungkin perlu membuat subkategori, jadi gunakan folder penyimpanan gantung untuk menentukan kategori dan folder file untuk subkategori.
   • Buat file untuk dokumen yang perlu ditangani segera agar Anda tahu di mana menemukan dokumen penting dengan cepat.
   • Tempatkan file di kabinet dengan file sementara di depan dan file zip di belakang. Dengan cara ini, file yang Anda tangani lebih sering akan segera dijangkau.

Bagian 3 dari 3: Buat File Bulanan

1. 1 Selain menggunakan metode di atas, tambahkan satu set folder yang ditandai dengan Bulan (dan Tahun ----). Bila Anda tidak punya waktu untuk segera melakukannya, setidaknya masukkan dokumen Anda ke dalam file bulanan agar Anda dapat bekerja dengan informasi yang dikirimkan secara kronologis. Ini juga memastikan bahwa Anda memiliki petunjuk di mana harus mulai mencari ketika Anda membutuhkan sesuatu.
   • File bulanan juga merupakan tempat yang baik untuk menyimpan dokumen yang tidak terlalu cocok dengan kategori lain.
2. 2 Pada akhir tahun, lihat apa yang tersisa di folder bulanan dan Anda mungkin menemukan pola - dan grup file baru (nama kategori) yang hilang dari sistem Anda. Buat file untuknya di tahun baru.
3. 3 Staples sisa informasi untuk bulan itu. Simpan dalam satu file bernama Aneka ragam (Tahun ----).

Tips

• Setelah Anda mengatur file kantor Anda, tetap teratur. Konsisten dengan sistem manajemen file Anda dan letakkan semuanya di tempat yang seharusnya.
• Buang, daur ulang, atau robek-robek dokumen yang tidak Anda perlukan untuk menghindari kebingungan dalam sistem manajemen file yang baru.

Apa yang kamu butuhkan

• Lemari arsip
• Menggantung file
• Folder
• Label (tag)
• penanda