Isi

• Langkah
• Metode 1 dari 1: Menetapkan Agenda
• Tips
• Peringatan

Agenda adalah daftar rinci topik yang akan dibahas pada pertemuan atau rapat. Ini adalah bagian integral dari perencanaan dan pelaksanaan pertemuan, karena menggambarkan tujuan pertemuan dan masalah yang akan dibahas, daftar pembicara dan menetapkan waktu untuk setiap masalah yang akan dipertimbangkan. Jika Anda perlu menjadwalkan rapat, kumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan dan atur dalam agenda secara terstruktur. Kiat-kiat berikut akan membantu Anda melakukannya dengan benar.

Langkah

Metode 1 dari 1: Menetapkan Agenda

1. 1 Beri tahu semua peserta sebelumnya tentang rapat.
   • Anda dapat mengirimi mereka email, atau mendistribusikan pemberitahuan layanan dalam bentuk cetak.
   • Cantumkan tanggal, waktu, tempat dan tujuan rapat.
   • Mintalah jawaban dari penerima. Beri tahu mereka bahwa setiap orang yang menerima undangan harus hadir dalam rapat.
2. 2 Mintalah setiap peserta memberi tahu Anda sebelumnya masalah apa yang mereka rencanakan untuk dibahas pada pertemuan tersebut.
   • Mintalah setiap rekan kerja untuk menjelaskan esensi dan detail masalah yang ingin mereka bahas dalam rapat sehingga Anda dapat memasukkannya ke dalam agenda dengan benar dan akurat.
   • Tentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan peserta untuk mempertimbangkan pertanyaan mereka.
3. 3 Daftar semua item dalam agenda.
   • Buatlah tabel tiga kolom dengan judul “Item Agenda”, “Pembawa Acara” dan “Waktunya Diskusi”.
   • Buat daftar masalah yang sedang dipertimbangkan dalam urutan penampilan, relevansi, atau kepentingannya.
   • Tulislah deskripsi singkat dari setiap topik yang diberikan oleh setiap presenter.
   • Dalam judul, sertakan rincian pertemuan - tanggal, waktu dan lokasi, tujuan dan durasi.
4. 4 Tanyakan kepada setiap penyaji apakah mereka setuju dengan alur pembicaraan mereka dan waktu yang diberikan untuk pertanyaan mereka.
5. 5 Perbaiki agenda sesuai kebutuhan.
6. 6 Mengirimkan salinan agenda yang telah disetujui kepada semua peserta rapat. Lakukan ini sebelumnya sehingga mereka dapat meninjau konten dan mempersiapkan pertemuan. Dua hari seharusnya cukup.

Tips

• Jika Anda menerima permintaan untuk menyertakan item dalam agenda yang tidak terkait dengan topik rapat, undang penyaji untuk mempertimbangkan masalah tersebut pada rapat berikutnya.

Peringatan

• Alokasikan waktu yang cukup bagi setiap presenter untuk mempresentasikan topik mereka. Perhatikan prospek Anda dan jangan mencoba memasukkan terlalu banyak informasi dalam satu pertemuan. Ingatlah bahwa peserta mungkin memiliki pertanyaan atau ingin mendiskusikan topik tambahan.