Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 2: Menulis agenda
• Buat agenda dari awal
• Menggunakan template kalender
• Bagian 2 dari 2: Praktik terbaik untuk menggunakan kalender
• Tips

Rapat yang tertib membutuhkan agenda yang ditulis dengan baik. Jangan biarkan rapat Anda membosankan dan seefisien banyak rapat yang terlihat. Dengan mengikuti agenda yang rinci namun fleksibel, Anda dapat menjaga rapat Anda tetap efisien dan fokus sehingga Anda mencapai semua tujuan rapat Anda dalam waktu sesingkat mungkin. Baik Anda ingin menulis kalender sendiri, menggunakan templat, atau memanfaatkan kalender yang sudah Anda miliki, lihat Langkah 1 di bawah ini untuk memulai!

Melangkah

Bagian 1 dari 2: Menulis agenda

Buat agenda dari awal

1. Mulailah dengan memberi judul pada kalender Anda. Dari literatur terbaik hingga spreadsheet terkering, hampir setiap dokumen penting membutuhkan judul, dan agenda rapat tidak terkecuali. Judul Anda harus memberi tahu pembaca dua hal: Pertama, dia membaca agenda, dan kedua, topik pertemuan. Ketika Anda sudah mengambil keputusan, letakkan judul Anda di bagian atas dokumen kosong Anda. Judul tidak harus berbunga-bunga atau rumit - dalam konteks bisnis, judul yang sederhana dan langsung biasanya yang terbaik.
   • Tahan keinginan untuk menggunakan font terpisah atau besar untuk judul Anda. Biasanya, Anda ingin menggunakan font yang sederhana dan bermartabat seperti Times New Roman atau Calibri, dan membuat judul Anda berukuran sama dengan huruf lainnya di dokumen (atau hanya sedikit lebih besar). Ingat, tujuan judul Anda adalah untuk memberi tahu pembaca apa yang mereka lihat, bukan untuk menghibur atau mengalihkan perhatian mereka.
2. Menambahkan "Siapa?’, ’benar?"dan"kapan?"data ke tajuk. Setelah judul, agenda rapat biasanya memiliki tajuk yang dapat bervariasi secara detail tergantung pada seberapa formal tempat kerja Anda. Tajuk ini biasanya sekitar satu baris di bawah judul. Biasanya, di tajuk, Anda mencantumkan secara singkat informasi faktual tentang rapat yang tidak ada hubungannya dengan topik yang sedang dibahas. Hal ini agar orang yang tidak hadir akan mengetahui kapan dan dimana itu terjadi, dan siapa yang hadir. Di bawah ini adalah beberapa hal yang dapat Anda tambahkan; Terlepas dari data yang Anda pilih, pastikan Anda mengidentifikasi dengan jelas setiap bagian informasi (membuat teks label tebal berfungsi dengan baik di sini):
   • Tanggal dan waktu. Ini dapat dikelompokkan bersama atau di bagian terpisah mereka sendiri.
   • Lokasi. Jika bisnis Anda memiliki beberapa lokasi, Anda dapat menuliskan alamatnya, tetapi jika hanya ada satu lokasi, Anda dapat menamai ruangan tempat Anda rapat (mis., Ruang Rapat # 3).
   • Hadirin. Judul pekerjaan biasanya opsional tetapi tidak wajib.
   • Orang-orang khusus hadir. Ini bisa menjadi tamu istimewa, pembicara, atau pemimpin konferensi.
3. Tulis pernyataan singkat dengan tujuan. Rapat yang tidak memiliki tujuan yang jelas berisiko membuang-buang waktu yang berharga karena peserta memutuskan apa yang akan dibicarakan. Lewati satu baris setelah tajuk Anda dan gunakan teks tebal atau bergaris bawah untuk menentukan bagian tujuan Anda dengan judul seperti "Sasaran" atau "Sasaran" diikuti dengan titik dua atau baris baru. Kemudian Anda menjelaskan, dalam beberapa kalimat yang ringkas dan tajam, poin-poin yang akan didiskusikan dalam pertemuan tersebut. Buatlah tujuan Anda untuk menulis sekitar 1-4 kalimat di sini.
   • Misalnya, jika kami ingin menulis pernyataan tujuan untuk rapat anggaran, kami dapat menggunakan ini: "Objektif: Buat daftar target anggaran utama untuk tahun anggaran 2014-2015 dan diskusikan langkah-langkah penghematan biaya jangka panjang. Selain itu, Direktur R&D Marcus Feldman akan mempresentasikan hasil survei persaingan baru-baru ini. "
   • Jika Anda pernah menulis dalam konteks ilmiah, pikirkan pernyataan tujuan sebagai ringkasan pertemuan. Anda pada dasarnya mengatakan, secara luas, apa yang perlu didiskusikan dalam rapat, tanpa menjelaskan secara detail.
4. Tulis jadwal untuk poin-poin utama pertemuan. Jadwal membantu memerangi kecenderungan pertemuan bisnis berlangsung terlalu lama. Lewati satu baris setelah pernyataan tujuan Anda, beri judul yang tebal atau bergaris bawah pada jadwal Anda, dan mulailah membuat waktu (untuk mencocokkan poin diskusi utama) dalam jadwal Anda. Agar mudah dibaca, berikan barisnya sendiri untuk setiap periode waktu.
   • Tunjukkan setiap periode waktu dengan antara waktu mulai dan akhir yang direncanakan, atau jumlah waktu yang Anda inginkan untuk diambil setiap bagian. Pilih satu sistem atau yang lain dan bersikaplah konsisten - mencampurkan berbagai hal terlihat tidak profesional.
   • Dengan kata lain, Anda ingin menandai setiap periode waktu dengan waktu mulai dan berakhir untuk topik percakapan tersebut, atau cukup tuliskan berapa lama Anda ingin topik tersebut bertahan. Misalnya, baris contoh bisa jadi "14:00 - 14:05: Pengenalan dan presentasi " atau ’5 menit: Introduksi dan Kehadiran. ”Namun, Anda harus menghindari peralihan di antara dua sistem.
5. Luangkan waktu dalam jadwal untuk setiap tamu istimewa. Jika tamu datang ke rapat Anda untuk membahas topik penting, Anda sebaiknya menyisihkan waktu dalam rapat untuk orang-orang ini. Berikan slot waktu mereka sendiri kepada setiap tamu, meskipun mereka memiliki lebih dari satu topik percakapan. Dengan cara ini setiap orang dapat mengatur topiknya sendiri sesuai keinginan.
   • Untuk menghindari masalah penjadwalan yang memalukan, hubungi tamu sebelumnya untuk mengetahui berapa banyak waktu yang mereka perlukan untuk topik percakapan mereka.
6. Berikan waktu ekstra di akhir rapat untuk urusan lain. Selama waktu ini, orang mungkin meminta penjelasan tentang topik percakapan yang membingungkan, mengungkapkan pendapat mereka sendiri, menyarankan topik untuk pertemuan mendatang, dan memberikan komentar lain. Anda dapat membuat survei ini eksplisit dengan memasukkannya sebagai item terakhir dalam jadwal Anda, atau Anda dapat memunculkannya sendiri setelah poin terakhir rapat.
   • Jika Anda mencapai akhir rapat dan tidak ada yang memiliki pertanyaan atau komentar tambahan, Anda selalu dapat mengakhiri rapat lebih awal. Banyak dari peserta Anda mungkin akan berterima kasih untuk ini!
7. Anda juga dapat memberikan gambaran umum tentang topik percakapan. Biasanya, jadwal adalah bagian terbesar dari agenda rapat - bagian yang dilihat orang untuk memandu diskusi. Namun, meskipun tidak penting untuk melakukan upaya ekstra ini, memberikan gambaran tambahan tentang poin-poin penting dapat sangat membantu peserta yang terganggu. Garis besar mengingatkan para hadirin tentang pengaturan ide yang disajikan pada pertemuan dan membantu mereka yang kesulitan mengikuti setiap topik yang disebutkan. Di bawah ini adalah contoh jenis ringkasan yang mungkin ingin Anda gunakan:

   • I. Item anggaran prioritas tinggi

     • A. Anggaran perjalanan karyawan

       B. Tarif dealer

       • saya. Menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik?

       C. Biaya lobi

     II. Tindakan untuk meningkatkan omset

     • A. Perjanjian Layanan Alternatif

       • saya. Tunjukkan opsi kepada pelanggan

         ii. Dapatkan umpan balik

       B. Investasi kembali dalam teknologi seluler

     ...dan seterusnya.

8. Periksa kalender apakah ada kesalahan sebelum membagikannya. Karena beberapa peserta dapat sangat bergantung pada agenda rapat, sebaiknya periksa dulu apakah ada kesalahan sebelum membagikannya. Melakukan hal ini bukan hanya untuk membantu mereka yang hadir - ini juga mencerminkan perhatian Anda terhadap detail dan nilai yang Anda miliki untuk posisi Anda secara positif.
   • Selain itu, memeriksa bahwa tidak ada kesalahan dalam buku harian Anda dapat membantu Anda waktu dan menyelamatkanmu wajah Menghabiskan waktu untuk menjelaskan agenda yang penuh dengan kesalahan dapat membingungkan rapat Anda dan membuat Anda malu, terutama ketika orang-orang penting hadir.

Menggunakan template kalender

1. Gunakan template yang disertakan dengan pengolah kata Anda. Banyak program pengolah kata, seperti Microsoft Office, Pages untuk Mac, dan seterusnya, memiliki templat standar untuk semua jenis dokumen pribadi dan profesional, termasuk agenda rapat. Dengan templat ini, Anda dapat membuat dokumen yang tampak profesional dengan cepat dan mudah. Biasanya jenis templat ini diatur ke dalam bagian logis dengan tata letak yang menyenangkan - cukup ketikkan data yang relevan di ruang yang sesuai dan Anda siap melakukannya!
   • Meskipun setiap pengolah kata sedikit berbeda, sebagian besar dengan opsi templat akan memungkinkan Anda menavigasi ke templat dari bilah menu di bagian atas jendela program.
   • Jika pengolah kata Anda dapat menggunakan templat, tetapi tidak memiliki templat agenda rapat yang sesuai, Anda dapat mengunduhnya dari situs web pembuat program. Templat untuk Microsoft Word, misalnya, tersedia di office.microsoft.com, sedangkan templat untuk Pages untuk Mac dapat ditemukan di Apple App store.
2. Anda juga dapat mengunduh templat dari sumber eksternal. Jika pengolah kata Anda tidak dilengkapi dengan templat kalender secara default dan Anda tidak bisa mendapatkannya di situs resmi, jangan khawatir - ada banyak templat gratis yang tersedia secara online. Pencarian sederhana di mesin pencari pilihan Anda untuk, katakanlah, "template agenda rapat" akan memberi Anda lusinan hasil yang relevan. Namun, karena tidak semua hasil ini berasal dari sumber resmi yang tepercaya, penting untuk membedakan saat memilih template yang akan digunakan. Di bawah ini adalah beberapa situs eksternal yang mungkin ingin Anda kunjungi:
   • Simpan Templat Word - Situs profesional ini menawarkan banyak templat berkualitas untuk Microsoft Word.
   • Templat Word Online - Sumber daya hebat lainnya untuk templat Word. Namun, halaman ini hanya menawarkan beberapa pilihan.
   • iWorkCommunity - template kalender yang bagus untuk Pages. Namun, template ini untuk Pages versi lama (sebelum 2009).
   • App Store juga memiliki banyak templat untuk Halaman. Sayangnya, tidak semua ini tersedia secara gratis.
3. Isi bidang di template Anda. Setelah Anda menemukan templat yang sesuai di pengolah kata Anda, atau mengunduh templat yang Anda sukai, yang harus Anda lakukan adalah mengisi templat dengan informasi yang diperlukan. Kebanyakan templat akan memiliki area yang ditandai dengan jelas untuk Anda ketik nama, waktu, topik percakapan, judul bagian, dan sebagainya. Isi semua bidang yang relevan untuk menyelesaikan agenda Anda, dan periksa kesalahan pekerjaan Anda sesudahnya. Meskipun templat kalender bisa berguna, mereka tidak melindungi Anda dari kesalahan ejaan, tata bahasa, dan faktual.
   • Jangan biarkan bidang apa pun kosong. Tidak ada yang terlihat lebih amatir daripada, katakanlah, sebuah baris dalam jadwal yang hanya bertuliskan "Ketik di Sini". Jika karena alasan tertentu ada bagian dari templat yang tidak ingin Anda isi, hapuslah alih-alih membiarkannya kosong.
4. Buat perubahan kecil untuk menyesuaikan kalender dengan kebutuhan Anda. Templat agenda rapat bisa sangat berguna, tetapi tidak ada alasan mengapa Anda harus tetap menggunakan gaya dan tata letak kalender default dengan tepat. Jangan ragu untuk membuat perubahan pada konten dan gaya templat sesuai keinginan Anda untuk memastikan kalender Anda memenuhi standar yang telah ditetapkan perusahaan untuk Anda dan yang telah Anda tetapkan untuk rapat.
   • Misalnya, jika menurut Anda templat tertentu terlihat sangat bagus, tetapi tajuknya sangat panjang sehingga mengganggu, silakan hapus bagian tajuk yang tidak perlu sesuai keinginan Anda, selama Anda melakukannya sedemikian rupa sehingga tata letak dokumen tidak rusak, atau agenda terlihat buruk.

Bagian 2 dari 2: Praktik terbaik untuk menggunakan kalender

1. Pertama pilih topik yang paling penting. Saat menjadwalkan rapat, biasanya merupakan kebijakan yang baik untuk menempatkan topik yang paling penting di depan jadwal. Dengan ini Anda mencapai dua hal. Pertama, memungkinkan setiap orang untuk mendiskusikan topik penting ini ketika mereka berada di tepi jurang dan belum lelah di awal pertemuan. Kedua, dalam kasus pertemuan berakhir sebelum waktunya atau peserta tertentu harus pergi sebelum akhir, ini memastikan bahwa topik penting telah dibahas.
   • Rapat tidak selalu berjalan sesuai rencana. Jika topik kecil dan tidak penting dihapus di akhir rapat, Anda mungkin dapat menyelesaikannya sendiri atau menjadwalkan rapat lain nanti. Namun, jika Anda tidak dapat membahas topik utama percakapan, rapat Anda gagal mencapai sebagian dari tujuan, yang dapat membuat Anda frustrasi dan malu. Menempatkan topik terpenting di atas jadwal Anda mencegah kebanyakan masalah ini.
2. Tetap berpegang pada jadwal kalender Anda, tetapi bersikaplah fleksibel. Saat merencanakan dan mengadakan rapat, salah satu bahaya terbesar adalah rapat itu memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan. Karyawan biasanya memilikinya benci rapat yang terlalu lama, dan memang demikian, karena bisa sangat membosankan dan malah mencegah orang melakukan pekerjaan nyata. Agar rapat Anda tetap sesuai jadwal, perhatikan jam, dan jika Anda mendapat kesempatan, lanjutkan dengan sopan dengan mengatakan sesuatu seperti, "Kita benar-benar perlu beralih ke topik berikutnya jika kita ingin keluar dari sini tepat waktu. "
   • Namun, rapat sering kali tidak berjalan sesuai rencana, jadi Anda harus siap memberikan kompensasi jika ada bagian dari rapat Anda yang memakan waktu lebih lama dari yang Anda inginkan. Bersikaplah fleksibel dalam berdiskusi sebanyak mungkin dalam waktu terbatas yang Anda miliki untuk rapat. Misalnya, jika bagian dari rapat Anda lewat waktu, Anda dapat memangkas diskusi untuk bagian lain dari rapat Anda, atau menghilangkan bagian rapat yang relatif tidak penting sama sekali untuk memastikannya berakhir tepat waktu.
3. Mulailah menulis agenda Anda dengan baik sebelum rapat. Meskipun kalender tidak sepenting jenis dokumen bisnis lainnya (seperti laporan, spreadsheet data, slide presentasi, dll.), Anda tetap ingin kalender Anda terlihat profesional dan apik, terutama jika Anda membagikannya dengan kolega Anda selama rapat, rapat. Untuk memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk menghasilkan dokumen yang berkualitas, mulailah menulis buku harian Anda sedini mungkin.
   • Memulai lebih awal juga memberi Anda keuntungan mendapatkan umpan balik tentang agenda rapat Anda. Berbagi versi awal kalender Anda dengan kolega atau supervisor, dan meminta masukan mereka, dapat membantu Anda memperbaiki kekurangan dan menambahkan detail yang hilang yang sebelumnya tidak ada. Jika Anda menunggu hingga detik terakhir untuk menulis kalender Anda, Anda mungkin tidak punya waktu untuk meminta umpan balik ini.
   • Meskipun Anda dapat menulis agenda untuk pertemuan rutin sehari-hari sehari sebelum pertemuan, dibutuhkan waktu berminggu-minggu untuk mempersiapkan pertemuan penting.
4. Bagikan agenda dengan peserta rapat. Untuk memastikan bahwa setiap orang datang ke pertemuan dengan pengetahuan penuh tentang topik yang akan dibahas, Anda ingin berbagi agenda dengan semua orang sebelumnya. Bergantung pada budaya perusahaan tempat Anda bekerja, ini bisa berarti mencetak beberapa salinan dan membagikannya secara pribadi, atau hanya mengirim kalender melalui email sebagai lampiran. Bagaimanapun Anda mendistribusikan kalender Anda, pastikan kalender bebas dari kesalahan teknis sebelum mengirimnya.
   • Bergantung pada pentingnya rapat, Anda mungkin ingin memberi peserta agenda setidaknya satu atau dua jam sebelum rapat. Untuk pertemuan besar dan penting, mungkin perlu mengirim agenda sehari atau lebih sebelumnya.
   • Karena orang-orang sering kali sibuk atau pelupa, sebaiknya Anda membawa beberapa salinan agenda tambahan ke rapat jika ada yang lupa.

Tips

• Jika seseorang tidak dapat menghadiri rapat, pertimbangkan untuk membuat bagian "Diumumkan Tidak Hadir" di bagian atas agenda, atau berikan ruang untuk ini dan cukup umumkan selama rapat.
• Sumber yang bagus untuk seseorang produktif rapat menggunakan "DARV": Tujuan, Agenda, Peran & Tanggung Jawab. Pertama-tama, rapat Anda harus memiliki satu objektif memiliki. Jika Anda hanya mengadakan rapat untuk memberikan informasi, jangan sia-siakan waktu orang dengan rapat. Kirimi mereka buletin. Sasaran harus memiliki komponen aktif dan jika mungkin produk untuk ditampilkan: "Tetapkan sasaran triwulanan untuk tim". Agendanya adalah daftar topik yang akan Anda tangani untuk mencapai tujuan itu, dengan batas waktu untuk membuat Anda tetap pada jalurnya. Misalnya, "1. Periksa status sasaran kuartal terakhir (15 menit), 2. Saran bisnis lainnya untuk sasaran (20 menit), 3. Pilih 5 sasaran teratas (10 menit), dll." Untuk Peran dan Tanggung Jawab, Anda menentukan siapa yang memimpin rapat, siapa yang membuat catatan, dan siapa yang menugaskan item tindakan yang dihasilkan dari rapat tersebut.
• Jika perusahaan Anda memiliki formulir khusus untuk kalender, gunakan formulir ini sebagai templat. Untuk beberapa tempat, berpegang pada rumus itu penting.
• Bergantung pada apa yang disukai kolega Anda, ada gunanya memiliki tenggat waktu bagi orang-orang untuk mengusulkan ide untuk agenda tersebut. Nyatakan tanggal dan waktu penutupan dan patuhi itu. Sediakan ruang untuk penambahan untuk memperbaiki kalender, atau saat acara menggantikan kalender asli Anda.