Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 4: Memetakan dan menyiapkan rangkuman Anda
• Bagian 2 dari 4: Menjelaskan masalahnya
• Bagian 3 dari 4: Membuat kesimpulan dan rekomendasi
• Bagian 4 dari 4: Memeriksa pengarahan
• Tips

Pengarahan menguraikan topik tertentu dan latar belakangnya, biasanya untuk pejabat pemerintah atau pembuat kebijakan lainnya. Para pembuat keputusan ini harus membuat pilihan sulit pada banyak topik berbeda setiap hari, dan mereka tidak punya waktu untuk meneliti setiap masalah secara mendalam. Pengarahan membantu membawa satu masalah ke perhatian seseorang dan menguraikan detail penting yang harus dia ketahui. Pengarahan kemudian mengusulkan solusi dan memberikan saran untuk perbaikan. Mampu menulis pembekalan merupakan keterampilan yang bermanfaat bagi mahasiswa, pebisnis, politisi dan aktivis. Pengarahan yang meyakinkan itu singkat, teratur dan mencakup fakta dan solusi yang paling penting dan relevan.

Melangkah

Bagian 1 dari 4: Memetakan dan menyiapkan rangkuman Anda

1. Tentukan ruang lingkup pengarahan. Ruang lingkupnya mencakup kedalaman dan lamanya pengarahan. Secara detail apakah Anda akan membahas topik tersebut? Berapa banyak topik berbeda yang akan Anda bahas? Ini tergantung pada seberapa banyak informasi yang dapat Anda temukan dan seberapa banyak informasi yang perlu Anda berikan untuk mendukung klaim Anda.
   • Menentukan ruang lingkup briefing penting karena memungkinkan pembaca mengetahui dengan tepat informasi apa yang sedang dibahas dan apa yang tidak.
2. Kenali audiens Anda. Sebelum Anda mulai menulis pengarahan Anda, penting untuk mengetahui siapa yang akan membacanya. Ini mengontrol pilihan yang akan Anda buat dalam dokumen. Sebelum Anda mulai, pikirkan tentang pertanyaan-pertanyaan berikut dan jika Anda belum mengetahui jawabannya, cobalah untuk mencari tahu yang berikut:
   • Siapa yang akan membaca dokumen ini? Pejabat pemerintah? Pemimpin bisnis? Jurnalis? Kombinasi dari ini semua?
   • Seberapa banyak yang pembaca ketahui tentang masalah ini? Apakah mereka tahu sesuatu tentang itu? Apa harus pembaca tahu?
   • Otoritas apa yang dimiliki pembaca tentang masalah ini? Perubahan apa yang bisa dia buat?
3. Rencanakan poin-poin utama. Sebelum Anda mulai menulis pengarahan Anda, Anda harus memetakan (baik dalam pikiran Anda atau dalam garis besar) poin-poin utama yang ingin Anda tunjukkan.
   • Karena pengarahan biasanya tidak lebih dari satu atau dua halaman, pengarahan harus singkat. Pembuat kebijakan sangat sibuk, dan masalah Anda bukan satu-satunya di piring mereka. Tidak ada ruang untuk informasi yang tidak perlu atau penjelasan bertele-tele. Tentukan terlebih dahulu poin utama Anda untuk membuat pengarahan singkat.
4. Pertimbangkan untuk menggunakan template. Meskipun format pengarahan tidak harus terlalu rumit, Anda dapat menghemat waktu dengan mengunduh salah satu dari banyak templat online gratis untuk membuat dokumen pengarahan di MS Word.
   • Templat dapat membantu Anda mengatur pikiran dan menyiapkan pengarahan lebih cepat.
5. Tentukan nama, tanggal, dan baris subjek. Jika Anda tidak menggunakan template, maka Anda harus mulai dengan menulis nama, tanggal, dan baris subjek.
   • Nama tersebut sesuai dengan orang yang akan menerima pengarahan tersebut.
   • Tanggalnya sesuai dengan tanggal penyerahan briefing.
   • Baris subjek harus menjelaskan dalam beberapa kata topik utama pengarahan, seperti `` Prevalensi intimidasi di sekolah di wilayah Utrecht. '' Ini memungkinkan pembaca untuk mengetahui, bahkan tanpa harus melihat dokumen, apa masalahnya adalah itu akan dirawat.
6. Pertimbangkan untuk memasukkan ringkasan. Beberapa pengarahan menyertakan ringkasan di awal pengarahan, meringkas seluruh teks dalam beberapa poin. Putuskan apakah Anda ingin melakukan ini, dan jika demikian, sediakan tempat untuk bagian ini.
   • Untuk pembaca yang sangat sibuk, ringkasan memberikan poin-poin utama sebelumnya, sehingga lebih mudah untuk membaca seluruh dokumen.
   • Pengarahan yang dibuat dengan baik sering kali cukup ringkas untuk membuat bagian ini menjadi mubazir. Namun, jika ada masalah yang membutuhkan tindakan segera, ini dapat menjadi cara untuk menunjukkan urgensi pengarahan dengan menunjukkan kerangka waktu dalam ringkasan secara jelas.
   • Ringkasan tidak boleh melebihi tiga hingga empat poin.

Bagian 2 dari 4: Menjelaskan masalahnya

1. Buat pendahuluan yang merangkum masalah tersebut. Bagian selanjutnya dari pengarahan harus menjelaskan masalah atau masalah secara rinci. Mulailah dengan pembukaan singkat, biasanya disebut sebagai "Masalah" atau "Tujuan", menjelaskan dalam satu atau dua kalimat masalah utama yang menjadi fokus pengarahan dan / atau mengapa Anda membuat pengarahan ini.
   • Misalnya, Anda dapat menulis sesuatu seperti: "Terjadi peningkatan jumlah insiden penindasan dengan kekerasan di sekolah-sekolah di wilayah Utrecht." Kebijakan disipliner saat ini mungkin tidak cukup untuk mengatasi masalah ini. "
2. Berikan gambaran umum tentang fakta / latar belakang terpenting. Bagian berikutnya, "Pertimbangan" atau "Latar Belakang" harus memberikan informasi rinci tentang status masalah atau isu, dengan fokus pada perkembangan terkini dan / atau keadaan terkini.
   • Bagian ini harus mencakup informasi yang diperlukan bagi pembaca untuk mengambil keputusan tentang masalah ini. Informasi yang tidak diperlukan untuk tujuan ini, betapapun menariknya, dapat dihilangkan.
   • Jika Anda belum melakukannya, lakukan riset sebelum menulis bagian ini. Informasi di bagian ini harus seakurat, spesifik, dan mutakhir mungkin.
   • Jika perlu, terjemahkan informasi untuk audiens Anda untuk membuat bagian ini jelas dan sederhana. Hindari jargon, bahasa teknis, atau informasi yang tidak menarik bagi publik secara langsung.
   • Gunakan statistik dan data jika sesuai, tetapi jelaskan hal-hal yang dapat dipahami audiens Anda dengan cepat dan mudah.
3. Tinggalkan pendapat Anda sendiri. Pendapat Anda tentang situasi ini dan / atau apa yang harus dilakukan tentang itu tidak termasuk dalam bagian ini. Tetap berpegang pada fakta.
   • Namun, Anda dapat memilih untuk mendiskusikan pro dan kontra dari berbagai tindakan yang diusulkan atau saat ini, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan masing-masing.

Bagian 3 dari 4: Membuat kesimpulan dan rekomendasi

1. Buat itu relevan. Pengarahan Anda harus diakhiri dengan bagian seperti "Kesimpulan" dan / atau "Rekomendasi" atau "Langkah selanjutnya". Penutupan seperti itu seharusnya menjelaskan mengapa masalah ini harus dianggap penting oleh pembaca Anda.
   • Cobalah untuk menghubungkan masalah ini secara langsung dengan kepentingan pribadi pembaca, untuk membuat pengarahan Anda lebih menarik.
   • Misalnya, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, "Insiden penindasan membuat orang tua mempertimbangkan sekolah swasta. Mereka terkait dengan nilai ujian dan tingkat kelulusan yang lebih rendah, membuat sekolah kita tampak kurang efektif di mata masyarakat. Mereka mengurangi peluang kawasan itu menyediakan pendanaan dengan hibah pemerintah dan pendanaan swasta. "
2. Sarankan solusi. Banyak arahan menawarkan solusi yang diusulkan untuk masalah yang dijelaskan, menghubungkan masalah dengan perubahan kebijakan untuk memperbaiki situasi.
   • Beberapa penjelasan menguraikan solusi yang diusulkan di bagian berlabel "Rekomendasi," tetapi beberapa penulis lebih memilih "Langkah Berikutnya," karena mereka merasa solusi tersebut terasa lebih lembut dan tidak terlalu sombong atau agresif. Ingat, pembaca yang memiliki keputusan akhir dan membuat keputusan tentang masalah tersebut, bukan Anda.
   • Bagian ini tidak harus “seimbang” seperti bagian background / pertimbangan. Ini bisa menjadi tempat untuk mengutarakan pendapat Anda tentang apa yang harus dilakukan.
   • Namun, perlu dicatat bahwa Anda tidak harus memberikan solusi tertentu. Sebagai alternatif, Anda dapat membuat daftar beberapa opsi dengan pro dan kontra, dan mendorong pembaca untuk mempertimbangkan pilihan ini, dan mengambil tindakan untuk mengatasi masalah ini. Anda tidak perlu menentukan tindakan mana yang paling tepat.
3. Gunakan fakta untuk mendukung argumen Anda. Proposal Anda di bagian terakhir ini harus mengalir secara logis dari informasi di bagian sebelumnya. Gunakan fakta yang telah Anda sajikan untuk menunjukkan mengapa solusi yang Anda usulkan adalah solusi yang baik.
   • Pastikan bahwa solusi apa pun yang Anda usulkan jelas dan terkait langsung dengan masalah seperti yang telah Anda uraikan. Misalnya, Anda menyebutkan kurangnya program pencegahan intimidasi di bagian sebelumnya. Pada bagian ini, masuk akal untuk mengusulkan program semacam itu dan mungkin menunjukkan ke sekolah lain keefektifannya. Jika Anda belum menyebutkan program pencegahan apa pun, solusi seperti ini sepertinya tiba-tiba.

Bagian 4 dari 4: Memeriksa pengarahan

1. Buat pengarahan lebih singkat. Pengarahan tidak boleh melebihi dua halaman. Jika pengarahan menjadi lebih lama dari ini, Anda harus terlebih dahulu mencari bagian dalam fase kontrol yang dapat dihilangkan.
   • Cari informasi yang tidak terkait atau kurang penting dengan topik dan hapus materi tersebut, terutama jika tidak terkait dengan solusi yang Anda tawarkan.
   • Dalam pandangan yang sama, seharusnya tidak ada informasi penting yang hilang yang diperlukan untuk membuat argumen Anda jelas dan meyakinkan. Anda mungkin perlu menukar informasi tertentu dengan yang lain.
   • Cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi politisi atau birokrat saat mengedit teks Anda. Pikirkan tentang seberapa banyak informasi yang didapat orang-orang ini setiap hari. Jangan berkontribusi pada masalah. Jadilah bagian dari solusi dengan memberikan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan - tidak lebih, tidak kurang.
2. Hapus bahasa teknis. Selama fase pengeditan, perhatikan bahasa teknis atau jargon yang akan membuat pengarahan Anda kurang dapat diakses. Meskipun Anda mencoba menghindari hal ini saat menulis pengarahan, ada kemungkinan beberapa istilah kompleks telah masuk ke dalam dokumen.
   • Terutama jika Anda seorang ahli dalam topik yang Anda tulis, sangat mudah untuk melupakan sejenak bahwa bahasa sehari-hari Anda mungkin sulit dipahami orang lain.
   • Perlu diingat bahwa bagi orang yang tidak terlalu paham dengan suatu topik, juga tidak selalu langsung mengerti mengapa sesuatu itu penting. Pembuat kebijakan biasanya tidak bisa menjadi ahli dalam setiap subjek yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan.
3. Pastikan strukturnya masuk akal. Pastikan fakta utama yang Anda catat muncul secara logis dari masalah yang telah Anda rangkum. Juga periksa kembali apakah semua solusi yang Anda usulkan benar-benar memenuhi pertimbangan terpenting tersebut.
4. Periksa pekerjaan Anda dengan hati-hati jika ada kesalahan. Setelah memeriksa panjang dan alur pengarahan, tinjau teks sekali lagi dengan cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan yang terjadi.
   • Pengarahan dengan kesalahan ejaan, gaya atau tata bahasa dianggap kurang serius oleh pembaca. Anda mungkin melakukan lebih banyak hal baik daripada merugikan dengan mengirimkan laporan singkat seperti itu, karena dapat mendiskreditkan perspektif Anda.

Tips

• Tonton pengarahan yang ditulis oleh pemimpin dan profesor terkemuka untuk mempelajari gaya persuasi mereka.
• Ingatlah bahwa meskipun pengarahan Anda mungkin ditujukan kepada orang tertentu, orang lain - staf, kolega, dan bahkan media - dapat membacanya. Ini adalah alasan yang baik untuk menjaga agar bahasa Anda sedapat mungkin dapat diakses, meskipun pembaca yang dituju memiliki pengetahuan tentang topik tersebut.