Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 1: Menulis siaran pers Anda sendiri
• Tips
• Peringatan

Siaran pers adalah pesan tertulis ke media. Siaran pers dapat mengumumkan berbagai berita, seperti acara, promosi, penghargaan, produk dan layanan baru, angka tahunan, dll. Siaran pers dapat menyebabkan artikel muncul di koran atau majalah. Jurnalis lebih cenderung bekerja dengan sebuah berita jika mereka telah menerima siaran pers. Ini adalah bagian fundamental dari PR Anda, semua orang bisa mendapatkan keuntungan dari siaran pers jika Anda ingin menggunakan struktur dan format yang tepat. Kami akan menunjukkan caranya.

Melangkah

Metode 1 dari 1: Menulis siaran pers Anda sendiri

1. Tulis judulnya. Judulnya harus pendek, jelas dan langsung ke intinya: versi ultra-ringkas tentang siaran pers. Banyak profesional PR menyarankan untuk tidak menulis tajuk berita sampai akhir, setelah Anda menulis siaran pers lainnya. Jika Anda mengikuti saran itu, baca dulu dan kembali ke judul setelah sisanya selesai.
   • wikiHow diterima secara luas sebagai sumber informasi paling tepercaya. Apakah Anda melihat cara kerjanya? Sekarang Anda ingin tahu lebih banyak! Judul siaran pers harus selalu memiliki sesuatu yang menarik untuk menarik perhatian jurnalis atau editor, seperti judul yang dimaksudkan untuk "menarik" pembaca. Judul dapat menggambarkan apa yang telah dicapai perusahaan Anda, peristiwa terkini dengan nilai berita tertentu, atau produk atau layanan baru.
   • Judul ditulis tebal Judul yang dicetak tebal biasanya juga memiliki ukuran font yang lebih besar daripada badannya. Biasanya, berita utama siaran pers ditulis dalam bentuk waktu sekarang, tidak berisi artikel dan menghilangkan kata kerja "menjadi" dalam konteks tertentu.
   • Kata pertama selalu menggunakan huruf besar. Ini juga berlaku untuk kata benda tertentu. Sebagian besar kata dalam judul memiliki huruf kecil, tetapi dalam beberapa kasus, font "huruf kecil" yang bergaya dapat membuat grafik, nuansa dan tampilan seperti berita.
   • Ekstrak kata kunci penting. Metode paling sederhana untuk membuat tajuk berita untuk siaran pers Anda adalah dengan mengekstrak kata kunci yang paling penting dari siaran pers. Cobalah untuk membangun pernyataan logis dengan kata kunci berikut yang langsung menarik perhatian. Penggunaan kata kunci membuat Anda lebih mudah ditemukan di mesin pencari, selain itu kata kunci memudahkan jurnalis dan pembaca lain untuk segera memahami konten siaran pers.
2. Tulis teks tubuh. Siaran pers harus ditulis seperti yang Anda ingin lihat di artikel berita. Ingat, sebagian besar jurnalis sangat sibuk dan tidak punya waktu untuk meneliti secara menyeluruh setiap pengumuman dari perusahaan Anda, sehingga banyak dari apa yang Anda tulis di siaran pers Anda hanya akan disalin oleh jurnalis. Jadi letakkan persis apa yang Anda ingin mereka posting di teks tubuh.
   • Mulailah dengan tanggal dan kota asal rilis pers. Kota mungkin bisa dihilangkan, misalnya jika siaran pers ditulis di Rotterdam sementara pesannya tentang cabang lokal di Amsterdam.
   • Kalimat pertama atau "lead" harus segera menarik perhatian pembaca dan secara ringkas menceritakan apa yang sedang terjadi. Misalnya, jika judulnya adalah: "Penerbit Zeus menerbitkan novel perang baru", kalimat pertama bisa jadi: "Penerbit Zeus B.V. hari ini menerbitkan novel perang pertama mereka, yang ditulis oleh penulis terkenal Ercee Kaa. "Ini memperluas tajuk utama dengan memberikan sedikit lebih banyak detail dan berfungsi untuk memperkenalkan cerita kepada pembaca. Kalimat berikutnya atau dua kalimat berikutnya sekali lagi merupakan perpanjangan dari kalimat pertama.
   • Badan siaran pers harus kompak. Jangan gunakan kalimat atau paragraf yang terlalu panjang. Hindari pengulangan dan penggunaan jargon riang atau hippie yang sering. Berusahalah untuk kesederhanaan, tanpa terlalu banyak kata.
   • Paragraf pertama (dua hingga tiga kalimat) adalah ringkasan dari siaran pers, yang Anda tambahkan selanjutnya adalah elaborasi. Dalam dunia yang serba cepat saat ini, baik jurnalis maupun pembaca lain tidak akan membaca siaran pers jika permulaan artikel tidak segera menarik minat.
   • Gunakan fakta aktual - peristiwa, produk, layanan, orang, target, sasaran, rencana, proyek. Manfaatkan fakta konkret secara maksimal. Cara sederhana untuk menulis siaran pers yang efektif adalah dengan membuat daftar penjelasan berikut: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
3. Komunikasikan "5 W" (dan H) dengan jelas. Siapa, apa, kapan, di mana, mengapa - dan bagaimana - memberi tahu pembaca semua yang perlu mereka ketahui. Pertimbangkan daftar periksa ini dalam konteks poin-poin di bawah ini, dengan menggunakan contoh yang disebutkan di atas.
   • • Tentang siapa? Penerbit Zeus.
     • Apa berita faktualnya? Penerbit Zeus menerbitkan sebuah buku.
     • Kapan ini akan terjadi? Besok.
     • Dimana ini terjadi? Di semua pasar utama, besok.
     • Mengapa berita ini? Itu ditulis oleh seorang penulis terkenal, Ercee Kaa.
     • Bagaimana ini bisa terjadi? Acara utama adalah sesi penandatanganan di Amsterdam, dilanjutkan dengan tur Randstad.
   • Setelah Anda menyiapkan dasar-dasarnya, Anda dapat mengisi celah dengan informasi tentang orang, produk, tanggal, dan hal lain yang terkait dengan berita.
     • Jika perusahaan Anda bukan topik utama berita, tetapi sumber siaran pers, jelaskan hal ini di badan berita.
   • Tetap pendek dan manis. Siaran pers tidak boleh lebih dari tiga halaman. Jika Anda mengirim cetakan kertas, teks tersebut harus memiliki spasi baris ganda.
   • Semakin besar nilai berita dari rilis pers Anda, semakin besar kemungkinan artikel tersebut dipilih oleh jurnalis untuk digunakan. Cari tahu apa arti "nilai berita" bagi audiens target tertentu dan gunakan pengetahuan ini untuk memikat jurnalis.
4. Tambahkan informasi tentang perusahaan. Jika seorang jurnalis memilih siaran pers untuk sebuah artikel, dia akan selalu menyebutkan perusahaan tersebut dalam artikel tersebut. Jurnalis kemudian dapat menemukan info perusahaan di bagian ini.
   • Judul bagian ini harus --- Tentang COMPANY_XYZ.
   • Setelah judul, gunakan satu atau dua paragraf yang terdiri dari 5 atau 6 kalimat untuk mendeskripsikan perusahaan Anda. Teks tersebut harus menjelaskan perusahaan, kegiatan inti dan kebijakan perusahaan. Banyak perusahaan telah memiliki brosur, presentasi, rencana bisnis, dll yang ditulis secara profesional. Teks pengantar dapat disalin di sini.
   • Tautkan ke situs web Anda di akhir bagian ini. Link harus berupa URL yang sama persis dan lengkap, jadi tidak disingkat, karena saat halaman dicetak, link tersebut harus tetap lengkap. Misalnya: http://www.website_van_your_company.com, dan bukan klik disini untuk membuka situs web.
   • Jika perusahaan Anda memiliki halaman media terpisah di situs, Anda harus menautkannya di tempat ini. Halaman media berisi semua informasi kontak dan segalanya untuk pers.
5. Menyediakan dukungan. Berikan beberapa tautan informasi tambahan untuk mendukung siaran pers.
6. Tambahkan informasi kontak. Jika siaran pers Anda memiliki nilai berita yang sangat tinggi, jurnalis mungkin menginginkan lebih banyak informasi atau mereka mungkin ingin mewawancarai orang-orang yang relevan.
   • Jika Anda tidak keberatan orang-orang Anda dapat dihubungi langsung oleh media, Anda dapat mencantumkan detail mereka di siaran pers itu sendiri. Misalnya, dalam kasus siaran pers inovasi, Anda dapat menambahkan informasi kontak tim peneliti.
   • Jika tidak, Anda harus memasukkan rincian media atau departemen PR di bagian "Kontak". Jika Anda tidak memiliki tim terpisah untuk posisi ini, ada baiknya Anda menunjuk seseorang yang dapat mengisi posisi ini sebagai penghubung antara media dan orang-orang Anda.
   • Rincian kontak harus diarahkan ke siaran pers khusus ini. Data bagaimanapun juga harus mengandung:
     • Nama resmi perusahaan
     • Nama resmi departemen media dan narahubung
     • Alamat surat
     • Nomor telepon dan faks dengan kode negara dan kota yang benar.
     • Nomor ponsel (opsional)
     • Waktu ketersediaan
     • Alamat email
     • Alamat situs web.
7. Jika memungkinkan, sertakan link ke versi online dari siaran pers yang sama. Merupakan hal yang umum untuk menyimpan log dari semua siaran pers yang diposting di situs web Anda. Ini membuatnya lebih mudah untuk membuat tautan seperti itu dan Anda segera memiliki pendaftaran untuk keperluan pengarsipan.
8. Tunjukkan akhir siaran pers dengan tiga tanda pagar (###), yang berada tepat di tengah kalimat terakhir pesan. Ini adalah standar jurnalistik.

Tips

• Kirim siaran pers melalui email dan gunakan sedikit format. Huruf besar dan banyak warna hanya mengalihkan perhatian dari berita. Letakkan siaran pers di badan email, bukan di lampiran. Jika Anda memang perlu menggunakan lampiran, gunakan teks biasa atau file Rich Text Format. Dokumen Word biasanya diterima, tetapi simpan sebagai.doc, bukan.docx (jika Anda menggunakan versi terbaru). Surat kabar khususnya baru-baru ini harus mengurangi dan sering tidak menggunakan versi terbaru Word. Gunakan file PDF hanya jika Anda mengirim seluruh kit pers dengan banyak ilustrasi. Dan jangan mengetik siaran pers pada alat tulis lalu pindai dan kirimkan melalui email sebagai jpeg - buang-buang waktu dan waktu editor Anda. Ketik siaran pers langsung ke email.
• Gunakan tajuk sebagai subjek email. Jika Anda sudah membuat judul yang menarik, pesan Anda akan menonjol di kotak masuk editor.
• Pastikan setiap pesan ditargetkan pada perusahaan media tertentu dan kirimkan ke editor yang menangani masalah ini. Anda biasanya dapat menemukan informasi ini di situs web mereka. Meluncurkan siaran pers yang identik ke banyak perusahaan media atau banyak editor dalam satu perusahaan adalah tanda bahwa Anda bersikap santai alih-alih menargetkan pasar tertentu.
• Teliti siaran pers yang ada di internet untuk mengetahui nada, bahasa, struktur, dan format siaran pers
• Jangan menghabiskan waktu untuk berita utama sebelum seluruh siaran pers selesai. Judul di koran atau majalah pada akhirnya akan ditulis oleh editor, tetapi selalu bagus untuk menampilkan judul atau tajuk berita yang menarik untuk siaran pers. Judul ini mungkin satu-satunya kesempatan Anda. Buat agar singkat dan faktual. Tetapi jika Anda mencoba menulis tajuk utama untuk artikel tersebut, Anda membuang-buang waktu. Anda tidak tahu persis apa yang akan dikatakan oleh Anda atau orang yang akan Anda wawancarai. Setelah Anda menyelesaikan draf pertama siaran pers, Anda dapat memutuskan untuk mengedit kalimat pertama - atau tidak. Pada saat itu, dan bukan sebelumnya, Anda dapat mulai memikirkan judulnya.
• Jika siaran pers adalah untuk segera dirilis, Anda dapat menempatkan "UNTUK PUBLIKASI SEGERA" dengan huruf kapital di atas judul. Jika ada embargo, tulis "EMBARGO TOT ..." dengan tanggal penyebaran beritanya. Dalam kasus siaran pers tanpa tanggal publikasi, maka publikasi langsung diperbolehkan.
• Sebutkan nama perusahaan di tajuk, setiap subjudul dan di badan paragraf pertama agar mesin telusur dapat ditemukan. Jika Anda mengirim versi kertas, Anda dapat menggunakan alat tulis perusahaan.
• Waktu siaran pers sangat penting. Itu harus relevan dan berita terkini, tidak terlalu tua dan tidak terlalu jauh ke depan.
• Panggilan telepon dapat memastikan bahwa siaran pers benar-benar dipublikasikan.
• Sertakan "ajakan bertindak" dalam siaran pers Anda. Ini adalah informasi tentang apa yang Anda ingin pembaca lakukan dengan konten pesan. Misalnya, apakah Anda ingin pembaca membeli produk? Dalam hal ini, Anda harus menyatakan di mana produk itu tersedia. Apakah Anda ingin pembaca mengunjungi situs Anda untuk mengikuti kompetisi atau mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan Anda? Dalam hal ini, Anda harus menyebutkan alamat web atau nomor telepon.

Peringatan

• Jangan menyertakan detail kontak pihak ketiga tanpa izin mereka. Selain itu, mereka harus tersedia selama jam-jam normal pada hari-hari setelah rilis siaran pers.
• Ingatlah bahwa banyak editor yang bekerja terlalu keras dan banyak editor curang. Jika Anda membuatnya lebih mudah, kemungkinan besar mereka akan melakukan sesuatu dengannya. Jika siaran pers Anda sudah menyerupai bagaimana editor pada akhirnya akan menerbitkan artikel tersebut, mungkin akan diposting hampir tidak berubah. Tetapi jika Anda mengisinya dengan promosi penjualan yang tidak jelas atau jika Anda tidak mengikuti buku hijau, editor akan mulai mengubah segalanya. Semua orang mengklaim mereka adalah yang terbaik, jadi jangan buang waktu editor. Tempat yang tepat untuk memposting deskripsi ada di bagian informasi bisnis dari siaran pers. Tetapi selalu jaga agar tetap akurat dan faktual.
• Selalu gunakan kutipan - sebaiknya dari orang paling penting yang berhubungan dengan subjek siaran pers. Ini tidak harus berupa kutipan yang sebenarnya, tetapi harus cukup masuk akal. Bagaimanapun, penting untuk memeriksa apakah orang tersebut setuju dengan apa yang dimasukkan ke dalam mulutnya. Kutipan memungkinkan jurnalis yang sibuk untuk mempersiapkan seluruh artikel tanpa harus melakukan wawancara tambahan.
• Siaran pers harus sepositif mungkin. Hindari frasa seperti "setelah pengunduran diri ketua sebelumnya" atau "setelah beberapa saat diam". Seorang jurnalis dapat memutuskan untuk menyelidiki masalah ini daripada hanya menulis tentang apa yang dikatakan siaran pers. Hal ini dapat mengakibatkan artikel menjadi tidak memuaskan bagi Anda, walaupun sebenarnya tidak ada yang salah dengan pemecatan tersebut (mungkin ketuanya sedang sakit).
• Jika Anda mengirim siaran pers melalui email: subjeknya tidak boleh "siaran pers". Maka Anda tidak akan membedakan diri Anda. Tarik perhatian editor dengan menggunakan judul yang menarik sebagai subjek email, misalnya "Haas B.V. memenangkan tender High Speed ​​Line ".