Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 2: Dasar-dasar
• Metode 2 dari 2: Konten
• Tips

Ringkasan adalah bagian terpenting dari dokumen bisnis. Ini adalah bagian pertama (dan seringkali satu-satunya) yang akan dibaca orang lain dan bagian terakhir yang harus Anda tulis. Ini adalah gambaran umum singkat dari keseluruhan dokumen, yang dirancang untuk menunjukkan kepada orang-orang sibuk yang akan membaca dokumen Anda secara sekilas seberapa banyak yang harus dibaca dan tindakan apa yang mungkin diambil.

Melangkah

Metode 1 dari 2: Dasar-dasar

1. Pahami bahwa ringkasan adalah ikhtisar singkat dari bagian bisnis. "Singkat" dan "ikhtisar" adalah kata-kata di sini. Ringkasan ini sama sekali tidak komprehensif, juga bukan pengganti dari karya aslinya. Ringkasan tidak boleh melebihi 10% dari dokumen asli. Cobalah untuk mendapatkan antara 5% dan 10%.
   • Ringkasan berbeda dari kutipan. Kutipan memberi pembaca gambaran umum dan orientasi, sementara ringkasan lebih mengungkapkan inti dan memberikan arahan. Ekstrak lebih sering digunakan dalam makalah akademis, abstrak lebih banyak untuk tujuan bisnis.
2. Pastikan Anda mematuhi pedoman gaya dan struktur. Sebagian besar sumber ringkasan yang berpengaruh setuju bahwa pedoman gaya dan struktur tertentu harus diterapkan. Ini termasuk:
   • Paragraf harus pendek dan langsung ke sasaran.
   • Ringkasan harus dapat dimengerti tanpa harus membaca laporan aslinya.
   • Ringkasan harus ditulis dengan cara yang sesuai dengan pembaca yang teksnya ditulis.
3. Tentukan masalahnya. Sebuah ringkasan harus menjelaskan masalah yang jelas, apakah itu menyangkut manajemen rantai pasokan atau kampanye pemasaran di luar negeri. Definisi masalah yang jelas sangat penting dalam ringkasan, karena dokumen yang mendasarinya sering kali ditulis oleh teknisi yang memiliki sedikit pemahaman tentang masalah konseptual. Pastikan masalahnya ditulis dengan kata-kata yang jelas dan dapat dipahami.
4. Berikan solusi. Masalah selalu membutuhkan solusi. Untuk menyampaikan tujuan yang jelas (dan alasan untuk mendanai tujuan tersebut), Anda harus menyajikan solusi sedemikian rupa sehingga dapat menyelesaikan masalah secara efektif. Jika masalah Anda tidak didefinisikan dengan jelas, solusi Anda mungkin juga tidak masuk akal.
5. Gunakan gambar, poin, tajuk, jika itu membuat dokumen lebih mudah dinavigasi. Ringkasan bukanlah esai; mereka tidak harus berupa blok teks yang panjang. Jika mereka meningkatkan pemahaman, Anda berada di jalur yang benar:
   • Patung. Gambar yang disajikan dengan baik yang secara tepat menyoroti sifat masalah pelanggan dapat memperjelas inti dari ringkasan. Merangsang visual seringkali sama efektifnya dengan analisis.
   • Pencacahan. Informasi yang panjang dapat dipecah menjadi daftar yang lebih mudah diatur.
   • Kepala. Jika perlu, atur topik dalam ringkasan di bawah judul. Ini akan membantu pembaca tetap pada jalurnya saat mereka memulai ringkasan.
6. Buat ringkasan tetap segar dan bebas dari jargon. Jargon adalah musuh pemahaman. Ini cukup populer di dunia bisnis. Kata-kata seperti "interface", "leverage", "core competencies" dan sejenisnya adalah kata-kata yang harus dihindari. Mereka mengaburkan arti sebenarnya dan membuat ringkasannya tidak jelas dan tidak spesifik.

Metode 2 dari 2: Konten

1. Mulailah dengan dokumen asli. Karena ringkasan meringkas dokumen lain, Anda harus terbiasa dengan bagian aslinya agar dapat mengompresnya menjadi versi yang dapat dikelola dan informatif. Apakah dokumen asli itu adalah laporan, rencana bisnis, proposal, manual atau yang lainnya, telusuri dan temukan poin utamanya.
2. Tulis gambaran umum singkat Apa tujuan perusahaan mendukung dokumen tersebut, atau dari dokumen asli itu sendiri? Apa ruang lingkupnya?
   • Contoh: Women World Wide adalah organisasi nirlaba yang bertujuan untuk menghubungkan semua perempuan di dunia melalui solusi efektif untuk kekerasan dalam rumah tangga dan dengan menyediakan jaringan dukungan bagi korban kekerasan dalam rumah tangga. Beroperasi dari kantor pusatnya di Alberta, Kanada, rujukan telah diterima dari wanita dari 170 negara di seluruh dunia. ”
3. Berikan peserta yang terdengar. Ini mungkin bagian terpenting dari ringkasan. Dalam satu atau dua kalimat Anda harus menjelaskan kepada pembaca apa yang istimewa tentang bisnis Anda. Mengapa menarik perhatian, perdagangan, atau kolaborasi dari orang-orang yang membaca ringkasan itu?
   • Mungkin Michael Jordan adalah pelanggan Anda dan memuji produk Anda di Twitter secara gratis. Mungkin Anda baru saja menjalin kemitraan dengan Google. Mungkin Anda baru saja mendapatkan paten, atau mungkin Anda baru saja mendapatkan pesanan dalam jumlah besar.
   • Terkadang kutipan singkat atau pengalaman dari seseorang sudah cukup. Ini tentang menarik perhatian audiens Anda, membuat kasusnya semenghormati mungkin, dan menarik pembaca ke seluruh dokumen.
4. Tentukan masalah yang lebih besar. Bagian nyata pertama dari ringkasan adalah diskusi tentang suatu masalah, jadi harap jelaskan masalah yang sedang ditangani oleh produk atau layanan Anda. Pastikan masalahnya dijelaskan sejelas mungkin. Masalah yang didefinisikan dengan buruk tampaknya tidak meyakinkan dan tidak akan memberikan solusi Anda dengan dampak tertinggi.
   • Contoh: “Los Angeles macet oleh lalu lintas. Setelah pusat kota Washington DC, lalu lintas di Los Angeles adalah yang terburuk di negara ini. Itu tidak hanya mengganggu. Kabut asap dan polusi lalu lintas menurunkan produktivitas masyarakat, meningkatkan tingkat asma dan perlahan tapi pasti menimbulkan masalah kesehatan yang serius. Ada lebih banyak mobil di LA daripada orang yang cukup umur untuk mengemudi. ”
5. Temukan solusi unik Anda. Masalah besarnya adalah bagian yang mudah. Sekarang Anda harus meyakinkan pembaca bahwa Anda memiliki solusi untuk masalah besar tersebut. Saat Anda menyajikan dua bahan ini, Anda berada di jalur ide super.
   • Contoh: “Innotech telah merancang sistem kendali lalu lintas yang inovatif yang mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk perjalanan beberapa menit dengan memasang 'smart loops' yang dipatenkan di jalur pra-penyortiran untuk lampu lalu lintas, yang mencatat jumlah mobil dalam waktu tertentu dan memutar lampu menyala melayani pangkalan itu. Pengemudi tidak lagi harus berdiri di depan lampu lalu lintas selama beberapa menit, sementara lampu hijau di sisi lain menyala untuk deretan nol mobil. ”
6. Berbicara tentang peluang pasar. Perluas masalah besar dengan memasukkan statistik untuk industri Anda. Pastikan Anda tidak berpura-pura menjadi lebih besar dari Anda! Fakta bahwa industri perangkat medis bernilai $ 100 miliar per tahun tidaklah berarti karena perangkat medis baru Anda hanya melayani sebagian kecil dari industri tersebut. Potong menjadi bagian yang realistis dari pangsa pasar.
7. Beri nama proposal penjualan unik Anda. Di sinilah Anda menguraikan solusi unik Anda. Mengapa produk atau layanan Anda lebih baik daripada pesaing? Mungkin karena organisasi perawatan di rumah Anda mengirimkan dokter kepada orang-orang di rumah alih-alih spesialis keperawatan, atau mungkin karena Anda menjamin orang-orang dilayani pada hari yang sama sehingga Anda tidak perlu membuat rencana sebelumnya. Jelaskan mengapa Anda istimewa.
   • Contoh: “Intellilight memiliki nilai tambah untuk segera mendeteksi ketika tidak ada orang di rumah. Jika lampu tetap menyala di ruangan kosong, lampu akan mati dan menyala kembali secara otomatis begitu terdeteksi adanya gerakan di dalam ruangan. Ini menghemat uang pelanggan untuk tagihan listrik dan menghemat lebih sedikit energi. "
8. Bicarakan tentang model bisnis Anda jika perlu. Beberapa ringkasan tidak memerlukan model bisnis (misalnya, organisasi nonprofit biasanya tidak memiliki model bisnis). Tetapi jika bisnis Anda memilikinya, model bisnisnya harus jelas dan mudah diikuti. Akibatnya, Anda menjawab pertanyaan "Bagaimana Anda membuat orang memberi Anda uang dari dompet mereka?" Buat modelnya tetap sederhana, terutama dalam ringkasan. Hanya ringkasan singkat yang diperlukan.
9. Bicarakan tentang tim manajemen Anda jika perlu. Bergantung pada sektor tempat Anda bekerja, ini bisa menjadi salah satu bagian terpenting dari ringkasan Anda. Investor atau bankir Anda mempercayai tim, bukan idenya. Ide mudah muncul, tetapi menerapkan ide tersebut hanya dapat dilakukan oleh tim yang kuat. Segera tunjukkan mengapa tim Anda memiliki pengalaman dan pengetahuan untuk menjalankan rencana bisnis Anda.
10. Memberikan dukungan dan prediksi keuangan untuk mendukung klaim Anda berdasarkan pasar, model bisnis, dan kinerja masa lalu Anda. Anda harus mengembangkan gambaran keuangan dari bawah ke atas. Inti dari prediksi tersebut adalah untuk menunjukkan kompetensi Anda dan kemampuan Anda untuk melukiskan gambaran keuangan berdasarkan asumsi yang masuk akal.
    • Saat membuat rencana untuk sekelompok investor, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk ini, karena mereka tahu Anda tidak tahu berapa banyak uang yang dapat Anda hasilkan. Investor umumnya tidak membuat keputusan berdasarkan gambaran keuangan Anda. Mereka akhirnya membuat keputusan keuangan sendiri.
11. Perlahan tapi pasti tanggapi permintaan Anda. Sekarang saatnya meminta investasi atau pinjaman, tergantung tujuan ringkasan Anda. Anda bisa menjelaskan lagi mengapa perusahaan Anda menambah nilai. Ingatkan pembaca tentang masalah besar yang akan Anda selesaikan dan kemungkinan pangsa pasar Anda. Terakhir, tekankan sekali lagi tim Anda dan kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan. Mintalah jumlah uang yang diperlukan untuk mencapai tonggak penting berikutnya untuk bisnis Anda. Jangan tunjukkan berapa banyak saham yang bersedia Anda serahkan atau bunga apa yang bersedia Anda bayarkan. Ini harus dilakukan nanti dalam negosiasi pribadi.
12. Baca ringkasan Anda lagi. Setelah Anda menulis dasar-dasarnya, bacalah dengan cermat. Anda harus memeriksa ringkasannya dengan ekstra hati-hati. Saat Anda membaca kembali, pikirkan tentang penonton drama Anda. Pastikan referensi baru dijelaskan dan bahasanya jelas bagi seseorang yang tidak terbiasa dengan topik tersebut. Tulis ulang jika perlu.
    • Mintalah orang lain membaca ringkasan Anda dengan perspektif baru, dengan memberi perhatian khusus pada:
      • Kejelasan. Apakah kata-katanya jelas, idenya lebih jelas, dan apakah ringkasannya bebas jargon?
      • Kesalahan. Kesalahan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan mungkin masih ada. Ada baiknya juga meminta seseorang memeriksa ulang angka dan statistik.
      • Kekuasaan. Apakah idenya diterjemahkan menjadi proposal yang menarik? Di mana proposal gagal, jika ada?
      • Koherensi. Bagian mana yang tidak cocok satu sama lain? Yang mana?

Tips

• Semakin sibuk ringkasannya, semakin sedikit yang akan dibaca.
• Lihat apakah Anda dapat memulai dengan templat dokumen yang tersedia di sebagian besar perangkat lunak pengolah kata.
• Keempat komponen ini juga dapat digunakan untuk ringkasan dalam berbagai lingkungan bisnis.