Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 4: Sesuaikan gaya komunikasi Anda
• Metode 2 dari 4: Berurusan dengan karyawan dan kolega
• Metode 3 dari 4: Menghadapi situasi yang bermuatan emosional
• Metode 4 dari 4: Berkomunikasi dengan kelompok besar

Untuk belajar berkomunikasi secara efektif, Anda harus menyesuaikan hal-hal yang Anda katakan dan tulis ke dalam konteks yang berbeda. Ini berarti Anda harus menyesuaikan gaya komunikasi Anda dengan audiens Anda. Di tempat kerja, ini berarti berusaha sebaik mungkin untuk bersikap jelas, hormat, dan profesional. Saat menghadapi situasi emosional, fokuslah untuk memvalidasi perasaan orang lain, daripada mengutarakan pendapat Anda sendiri. Saat berkomunikasi dengan sekelompok besar orang atau memberikan presentasi, Anda dapat beradaptasi dengan tetap berpegang pada struktur yang jelas, menekankan poin-poin penting, dan berinteraksi dengan audiens untuk menjaga energi dan perhatian mereka.

Melangkah

Metode 1 dari 4: Sesuaikan gaya komunikasi Anda

1. Sesuaikan kosakata Anda dengan audiens. Penting untuk dapat berbicara dalam nada yang berbeda, beberapa di antaranya formal dan lainnya informal. Dalam pekerjaan Anda atau dalam kehidupan profesional Anda, mungkin penting bahwa Anda terlihat berpendidikan, berpengetahuan luas, dan terpoles. Akan tetapi, teman-teman Anda mungkin berharap melihat sisi kepribadian Anda yang lebih kasual. Dengan menyesuaikan kosakata Anda dengan situasi, Anda dapat lebih terhubung dengan orang lain.
   • Pastikan untuk menggunakan kata-kata yang dimengerti orang lain.
   • Misalnya, bahasa gaul dan bahasa gaul mungkin cocok untuk berbicara dengan teman, tetapi mungkin menghalangi karier Anda jika Anda menggunakannya di tempat kerja. Demikian pula, kata-kata besar dan bahasa profesional di tempat kerja dapat membuat Anda tampak lebih cerdas, tetapi dapat menjengkelkan dan mengasingkan jika Anda menggunakan bahasa seperti itu di antara teman.
2. Cerminkan bahasa dan gerak tubuh lawan bicara Anda. Meniru sikap orang lain dapat membuat mereka merasa nyaman. Itu juga membuat Anda lebih meyakinkan. Anda dapat menyalin gerakan, postur dan / atau pilihan kata.
   • Tiru beberapa gerakan dan pilihan kata mereka. Melakukan ini terlalu banyak dapat membuat mereka kesal.
   • Cerminkan seseorang hanya jika dianggap sesuai. Misalnya, jika Anda adalah seorang pria yang berbicara dengan seorang wanita yang memegang dompet, tidak baik untuk memegang lengan di samping Anda seolah-olah Anda juga sedang memegang dompet.
3. Variasikan nada Anda sesuai dengan situasi. Toon dapat memberi tahu orang lain banyak hal tentang situasinya. Anda dapat menggunakan nada serius saat mendiskusikan bisnis di tempat kerja, nada semangat saat mengevaluasi karyawan, atau nada santai saat berkumpul dengan teman.
   • Saat menyesuaikan nada Anda, pastikan komunikasi nonverbal dan verbal Anda cocok, yang akan menunjukkan ketulusan. Misalnya, nada yang tegas dan serius akan rusak jika Anda tertawa dan menjadi kurus. Nada yang serius cocok dengan wajah lurus dan gerakan ringan, sementara nada yang menyemangati cocok dengan anggukan dan beberapa gerakan lainnya.

Metode 2 dari 4: Berurusan dengan karyawan dan kolega

1. Jadwalkan pertemuan tatap muka untuk topik baru atau rumit. Pilih kontak pribadi, meskipun Anda ingin mengangkat topik ini melalui email atau buletin. Dengan cara ini Anda memberi orang kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan kesempatan untuk memberikan klarifikasi jika diperlukan.
   • Misalnya, Anda mungkin berpikir bahwa Anda dapat menjelaskan aturan baru untuk istirahat karyawan melalui email atau dengan menggantung aturan di kantin.
   • Namun, jika Anda mengadakan rapat dengan karyawan Anda, Anda dapat yakin bahwa semua orang memahami aturan dan dapat dimintai pertanggungjawaban.
2. Diskusikan masalah secara pribadi dengan bawahan. Jangan pernah meminta pertanggungjawaban rekan kerja di depan karyawan lain karena ini dapat menyebabkan kebencian. E-mail dapat disalahartikan, jadi lebih baik Anda tidak ingin mengatasi masalah karyawan dengan cara ini juga. Sebaliknya, jadwalkan pertemuan pribadi untuk berbicara.
   • Gunakan kata-kata yang bisa dimengerti oleh orang lain.
   • Buka percakapan dengan sesuatu seperti "Frank, saya ingin berbicara dengan Anda tentang beberapa hal yang saya perhatikan dalam pekerjaan Anda akhir-akhir ini, dan bagaimana kita dapat melakukan sesuatu untuk mengatasinya." Ini menciptakan nada yang kuat, tetapi berorientasi pada masa depan, daripada nada yang terlalu kritis.
   • Setelah itu, tulis ringkasan setiap rapat dan kirimkan melalui email ke semua orang yang terlibat. Ini membuat komunikasi menjadi lebih jelas.
3. Gunakan media sosial secara profesional. Jangan mengirimkan keluhan pribadi atau informasi rahasia tentang pekerjaan melalui media sosial. Singkatnya, jaga agar bisnis Anda tetap profesional. Jika Anda biasanya hanya menggunakan media sosial untuk terhubung dengan teman, ini bisa berarti mengubah nada dan konten kiriman Anda.
   • Jaga agar postingan media sosial Anda tetap positif dan ringkas: "Hai Groningen, datanglah ke Totaalsport hari ini untuk mendapatkan diskon 20% untuk semua perlengkapan!"
   • Saat berkomunikasi dengan kolega, karyawan, atau pelanggan melalui media sosial, jauhi serangan pribadi, pelampiasan, keluhan, dan gambar yang tidak pantas.
   • Ketahuilah bahwa apa pun yang Anda posting secara online dapat dilihat oleh siapa saja.
   • Banyak orang suka memiliki akun media sosial yang terpisah - satu untuk penggunaan pribadi dan satu lagi untuk penggunaan bisnis.
4. Bertanya-tanya apa yang ingin Anda sampaikan jika Anda tidak berkomunikasi secara langsung. Baca email atau teks sebelum menekan "kirim". Jika Anda perlu berbicara atau menggunakan telepon dengan seseorang, buatlah catatan tentang apa yang ingin Anda katakan sebelum memulai percakapan. Komunikasi melalui teks bisa sulit untuk ditafsirkan karena Anda tidak memiliki isyarat kontekstual seperti nada dan ekspresi wajah. Pastikan Anda benar-benar jelas:
   • Jika Anda menulis di tempat kerja, taruh poin utama email Anda di baris subjek atau, jika ada di pesan teks, di bagian atas. Penerima akan menghargai bahwa Anda menghemat waktu dengan berterus terang.
   • Gunakan baris subjek email dengan hati-hati. Hindari topik yang tidak jelas atau jelas, seperti "Pemberitahuan Pekerjaan". Sebaliknya, gunakan judul khusus seperti "Bertemu Berend Wijmans pada 16 November!"
   • Saat menelepon, gunakan isyarat verbal yang jelas seperti "Jadi, Natasha, alasan saya menelepon adalah untuk membicarakan tentang penurunan penjualan" dan "André, saya ingin memastikan bahwa saya mengerti. Bisakah Anda mengulangi slogan itu lagi?
5. Luangkan waktu untuk percakapan kecil jika Anda seorang introvert. Berusahalah sebaik mungkin untuk berbicara secara informal, sehingga ketika mereka berbicara dengan Anda, orang-orang merasa nyaman dan nyaman terlepas dari konteksnya. Bahkan jika Anda seorang introvert dan pembicaraan tidak datang secara alami, mudah untuk menemukan cara untuk melakukan percakapan netral dengan orang lain.
   • Tetaplah pada topik yang netral dan tidak kontroversial. Misalnya, Anda dapat berbicara tentang acara televisi populer, makanan, atau salah satu yang selalu dapat Anda gunakan: cuaca.
     • Misalnya, coba sesuatu seperti "Hai, apa pendapatmu tentang episode terakhir Game of Thrones?
   • Jika Anda berada dalam posisi manajerial atau manajerial, pembicaraan atau urusan sehari-hari akan membuat karyawan Anda merasa bahwa Anda meningkatkan level mereka dan bahwa Anda mudah didekati. Membicarakan berbagai hal dengan manajer atau atasan membantu menjalin ikatan, sehingga lebih mudah untuk membicarakan hal-hal yang lebih kompleks atau serius di kemudian hari.

Metode 3 dari 4: Menghadapi situasi yang bermuatan emosional

1. Gunakan pernyataan "saya", bukan "Anda". Ubah ulang hal-hal yang ingin Anda katakan sehingga Anda menyampaikan perasaan atau pemikiran Anda, daripada berfokus pada apa yang telah dilakukan orang lain. Ini akan membuat orang lain cenderung tidak merasa diserang. Contohnya:
   • Di tempat kerja, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, "Saya ingat pernah belajar ini sebagai karyawan baru," alih-alih "Kamu tidak mengerti cara kerjanya."
   • Selain itu, lebih baik tidak memberi tahu teman sesuatu seperti, "Kamu terlalu mudah marah. Sebaliknya, katakan sesuatu seperti, "Saya merasa ini adalah sesuatu yang sangat Anda pedulikan."
2. Carilah ikatan dengan siapa pun yang kesal. Bahkan ketika seseorang membuat Anda kesal, atau ketika Anda mencoba menengahi antara dua pihak, Anda harus melakukan apa saja untuk menemukan kesamaan dalam situasi emosional. Ketika situasinya penuh emosi, menjalin ikatan membantu mencegah orang merasa diserang. Ini juga dapat mencegah seseorang bersikap defensif.
   • Tekankan kemitraan dalam cara Anda mengungkapkan sesuatu.Misalnya, gunakan kalimat seperti "Kita bisa melakukannya" atau "Kita berada dalam hal ini bersama-sama".
3. Tunjukkan empati kepada orang lain, bukan kritik. Kadang-kadang ketika orang kesal mereka perlu berbicara dan mereka membutuhkan seseorang untuk hanya mendengarkan. Tunjukkan bahwa Anda menanggapi kekhawatiran mereka dengan serius dan bersedia mencoba memahami apa yang sedang terjadi. Ini berarti menyesuaikan cara Anda berkomunikasi agar lebih fokus menanggapi apa yang dikatakan orang lain.
   • Katakan sesuatu seperti "Aku sangat mengerti kenapa kamu kesal" atau "Kamu benar, itu akan mengganggu siapa pun."
   • Hindari komentar seperti "Kamu tidak perlu benar-benar kesal tentang ini" atau "Aku tidak mengerti mengapa ini mengganggumu," bahkan jika kamu merasa seperti itu.
4. Lakukan yang terbaik untuk menunjukkan rasa hormat. Meredakan situasi yang bermuatan emosional membutuhkan pengakuan atas masukan dan nilai orang lain sehingga mereka tidak merasa tidak berdaya atau tidak dikenali. Perjelas apa yang telah dilakukan pihak lain dengan baik, atau hak dan kekuasaan yang dimiliki pihak lain, seperti:
   • Anda benar-benar bekerja keras untuk ini, bukan?
   • Saya pikir Anda menangani ini dengan banyak kesabaran.

Metode 4 dari 4: Berkomunikasi dengan kelompok besar

1. Sesuaikan presentasi Anda dengan audiens Anda. Penting untuk mengetahui audiens Anda sehingga Anda dapat menyesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda. Anda perlu mengetahui siapa yang hadir, memahami latar belakang mereka, dan mengapa mereka menghadiri presentasi Anda. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin baik Anda dapat mendesain presentasi Anda.
   • Misalnya, jika Anda memberikan presentasi kepada sekelompok eksekutif di atas Anda dalam hierarki perusahaan, bahasa Anda harus profesional dan halus, dan abaikan lelucon atau jargon. Namun, Anda dapat menggunakan lelucon, jargon, dan bahasa sederhana saat berbicara dengan sekelompok bawahan, karena hal ini dapat membantu meredakan ketegangan di dalam ruangan.
   • Waspadai latar belakang penonton untuk memastikan Anda tidak menggunakan bahasa atau contoh yang menyinggung.
2. Petakan apa yang ingin Anda katakan. Untuk berkomunikasi secara jelas dengan kelompok besar, Anda memerlukan rencana untuk apa yang ingin Anda katakan, bukan berbicara secara informal dengan beberapa orang. Jika tidak, Anda berisiko kehilangan perhatian audiens Anda. Rencanakan hal berikut:
   • Poin utama yang ingin Anda tekankan. Misalnya, jika Anda memperkenalkan strategi penjualan baru perusahaan Anda dalam tiga poin, rencanakan untuk berbicara sedikit lebih keras saat Anda pertama kali menyebutkan setiap poin.
   • Saat-saat ketika Anda mungkin ingin memperlambat (seperti memperkenalkan informasi baru atau rumit).
   • Tempat alami dalam presentasi Anda saat Anda bisa menjeda, seperti setelah memperkenalkan setiap poin dari strategi penjualan tiga poin. Ini memberi peserta waktu untuk membiarkan informasi meresap.
3. Tunjukkan poin utama dalam presentasi Anda. Gunakan frase kunci untuk menguraikan poin utama dalam percakapan Anda. Mungkin sulit untuk mengikuti presentasi lisan, tetapi "rambu-rambu" ini membantu audiens Anda mengikuti teks. Ungkapan yang bagus untuk menggarisbawahi adalah:
   • "Lanjutkan ..." (untuk memperkenalkan poin baru).
   • "Seperti yang saya katakan sebelumnya ..." (untuk mengingatkan penonton tentang poin utama Anda).
   • "Untuk menyelesaikan semuanya ..." (untuk memberi tahu mereka bahwa akhir teks Anda sudah dekat).
   • Beri tahu orang-orang kapan Anda akan menjawab pertanyaan. Anda bisa berkata, "Simpan pertanyaan Anda sampai selesai presentasi, kemudian saya akan menjawabnya.
4. Buat alat bantu visual untuk menekankan poin terpenting. Kumpulkan tayangan slide sederhana. Gunakan tayangan slide sebagai cara untuk menekankan poin-poin penting, bukan menjelaskannya secara mendetail. Jika tidak, audiens Anda akan menonton slide alih-alih memperhatikan apa yang Anda katakan.
   • Gunakan hanya sedikit teks atau gambar per slide. Misalnya, jika Anda menguraikan tiga sasaran organisasi Anda untuk tahun mendatang, buat slide yang bertuliskan "Sasaran 1: Meningkatkan Keanggotaan sebesar 10%".
   • Informasi itu cukup untuk mengingatkan audiens tentang poin yang ingin Anda sampaikan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga mengurangi perhatian mereka.
5. Berinteraksi dengan audiens Anda. Sertakan jeda dalam presentasi Anda, ajukan pertanyaan, dan dorong orang untuk mengajukan pertanyaan jika mereka membutuhkan klarifikasi tentang presentasi apa pun. Anda juga dapat menyapa orang-orang di antara hadirin secara langsung, baik dengan nama atau dengan menatap mata mereka. Ini membantu membuat presentasi lebih menarik, melibatkan audiens, dan meningkatkan jumlah informasi yang dapat mereka peroleh dari percakapan Anda.