Isi

• Langkah
• Nasihat
• Apa yang kau butuhkan

Mengatur file kantor bukanlah tugas yang mudah, terutama ketika harus mengatur file dan dokumen dalam jumlah besar. Namun, Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan merencanakan sebelumnya dan memutuskan sistem pengarsipan. Ini membantu Anda mengatur profil bisnis dan memastikan bahwa Anda akan menemukan dokumen penting dengan lebih cepat. Anda dapat melihat artikel di bawah ini tentang cara mengatur catatan kantor Anda untuk memulai misi Anda.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Atur waktu dengan benar

1. 

   Luangkan waktu tertentu untuk mengatur aplikasi Anda untuk menghindari gangguan. Siapkan karton dan stiker untuk membuat profil baru sebelum Anda memulai. iklan

Bagian 2 dari 3: Atur dokumen dan catatan

1. 

   
   
   Pisahkan tumpukan dokumen dan file menjadi beberapa bagian yang lebih kecil dan lebih mudah diatur.
   • Tangani tumpukan satu per satu dan bersihkan atau hancurkan kertas yang tidak perlu untuk mengurangi kuantitas dan membatasi redundansi.
   • Bagi sisa dokumen dan file menjadi dua bagian terpisah, satu untuk file yang perlu diproses dalam beberapa bulan mendatang, dan yang lainnya untuk file arsip yang tidak memerlukan pemrosesan mendesak.

2. 

   
   
   Atur folder menurut abjad jika Anda memiliki profil klien. Misalnya, jika setiap pengikat adalah nama orang atau perusahaan, Anda dapat mengurutkan catatan menurut nama orang tersebut. Dalam hal ini, Anda harus memberi label pada setiap kartu profil yang berisi nama lengkap pelanggan.Atur sampul Anda menurut abjad, lalu beri label pada laci arsip Anda untuk melihat laci mana yang memiliki nama yang dimulai dengan huruf tertentu.

3. 

   
   
   Urutkan berdasarkan kategori jika catatan dari banyak bagian bisnis. Beberapa catatan terkait dengan faktur, jaminan, atau kontrak dan Anda perlu membaginya ke dalam kategori yang berbeda. Beri label pada setiap catatan sebagaimana mestinya dan tempatkan semua dokumen yang relevan pada catatan tersebut. Anda mungkin perlu membuat profil sekunder, jadi gunakan penutup gantung untuk menandai setiap kategori, dan penutup profil sekunder.
   • Buat portofolio dokumen mendesak agar Anda dapat menemukan kertas penting dengan cepat.
   • Letakkan file sementara di depan dan file arsip di belakang laci sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses file yang perlu diproses.
   iklan

Bagian 3 dari 3: Mengurutkan catatan berdasarkan bulan

1. 

   Selain menggunakan metode yang diuraikan di atas, Anda dapat mengatur pengikat berdasarkan Bulan (dan Tahun-). Jika Anda tidak memiliki waktu untuk segera menyelesaikannya, Anda dapat memasukkan makalah Anda ke dalam catatan bulanan Anda untuk pemrosesan tanggal. Langkah ini juga membantu Anda menentukan tempat menyimpan dokumen Anda lebih cepat.
   • Profil bulanan juga cocok untuk menyimpan kertas yang bukan dari kategori lain.

2. 

   Di akhir tahun, periksa kertas yang tersisa di catatan bulanan dan Anda mungkin menemukan bahwa templat, serta grup profil baru (nama kategori) tidak ada di sistem. Buat profil untuk makalah tersebut di tahun baru.

3. 

   Klip kertas yang tersisa berdasarkan bulan. Simpan di file di bawah grup "Campuran" (Tahun-). iklan

Nasihat

• Setelah mengatur catatan Anda, Anda perlu menjaga ketertiban di kantor. Perbaiki sistem pencatatan dan kembalikan kertas pada tempatnya.
• Buang, daur ulang, atau hancurkan dokumen yang tidak perlu untuk menghindari gangguan pada sistem pencatatan yang baru.

Apa yang kau butuhkan

• Lemari arsip
• Penutup gantung
• Sampul keras
• Stiker
• Spidol