Pengarang:
John Stephens
Tanggal Pembuatan:
28 Januari 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Umpan balik penting untuk membantu staf atau siswa menjadi lebih baik. Umpan balik tidak hanya penting, tetapi juga diperlukan di sebagian besar perusahaan dan ruang kelas. Ini terutama benar jika Anda mengelola karyawan atau bertanggung jawab untuk membimbing orang lain. Dengan semakin banyaknya karyawan yang berkomunikasi dan bekerja dari jarak jauh, menulis tanggapan melalui email menjadi semakin penting. Jika Anda mengawasi anggota staf lain, Anda dapat menulis umpan balik dalam penilaian kinerja. Jika Anda seorang guru, Anda akan sering perlu memberikan komentar kepada siswa Anda.
Langkah
Metode 1 dari 3: Tulis tanggapan karyawan melalui email
Konfirmasikan alasan untuk mengirim email. Anda dapat menulis alasannya di subjek atau di badan email. Biasanya, yang terbaik adalah memberi tahu penerima apa yang diharapkan dalam email dari kalimat subjek.
- Tulis topik seperti "Umpan balik untuk proposal proyek - Awal yang bagus!"
Mulailah dengan komentar ramah. Ini akan membuat audiens Anda tahu bahwa Anda membuat komentar dengan nada bersahabat alih-alih mengkritik. Ini akan meningkatkan kemungkinan penerima akan membaca ulasan Anda ke arah yang positif.- Tulis sesuatu seperti, "Semoga minggu Anda menyenangkan!"
Akui pekerjaan yang telah mereka selesaikan. Kemungkinan responden telah berusaha keras untuk pekerjaan yang Anda evaluasi. Sebutkan ini terlebih dahulu, biarkan mereka tahu bahwa Anda mengenali upaya mereka.
- Anda dapat mengatakan “Terima kasih telah mencoba menerapkan rencana yang diusulkan ini. Saya telah berusaha keras ”.
Berikan umpan balik positif terlebih dahulu. Memberi tahu penerima apa yang mereka lakukan dengan benar terlebih dahulu akan melunakkan kritik nanti. Namun, jujurlah, cobalah menemukan sesuatu yang positif. Anda dapat fokus pada tugas yang ada atau pada upaya pekerjaan sebelumnya.- Katakan, “Ini proposisi menarik lainnya. Anda telah mengumpulkan banyak tujuan luar biasa, dan saya dapat melihat banyak kemajuan dalam metode Anda ”.
Tulis umpan balik negatif sebagai nasihat. Meskipun lebih efektif untuk membuat daftar perubahan yang diperlukan, mungkin sulit bagi penerima untuk membacanya dan membuat mereka frustrasi. Sebaliknya, buat kalimat seolah-olah itu adalah perubahan yang akan Anda lakukan.- Anda dapat menulis, "Saya akan menghapus bagian 1 dan 2, dan memperluas bagian 3 untuk memasukkan draf anggaran", atau "Saya akan memotong paragraf kedua tetapi akan menambahkan evaluasi terhadap proyek yang sedang berjalan. di akhir bagian itu ”.
Jelaskan umpan balik negatif. Beri tahu penerima di mana masalahnya, jelaskan dengan jelas penyebab masalahnya jika perlu. Jika kritik disebabkan oleh perubahan dari ekspektasi atau arah, beri tahu mereka hal ini, dengan merinci mengapa perubahan itu dilakukan.
- Katakanlah, “Kami melakukan perubahan di seluruh perusahaan menuju proposal yang lebih detail, jadi kami perlu memperluas informasi di beberapa bagian. Saya telah membuat daftar tempat-tempat yang membutuhkan lebih banyak informasi ”.
- Jika Anda mengomentari perilaku penerima, selalu sertakan contoh apa yang ingin Anda sampaikan. Misalnya, jika Anda berbicara tentang berpakaian tidak profesional di rapat klien, berikan contoh kesalahan mereka. Anda bisa mengatakan, "Terakhir kali kita bertemu klien, kamu memakai sandal jepit, dan sebelumnya kamu memakai kaos. Pakaian kasual seperti ini tidak membawa citra profesional yang kami inginkan untuk perusahaan. ty ".
Tentukan cara memperbaiki masalah. Umpan balik Anda tidak akan berguna tanpa perbaikan untuk masalah tersebut. Bergantung pada topik respons, itu mungkin daftar solusi spesifik dan daftar umum tujuan untuk dikerjakan.
- Anda dapat memberikan contoh cara mereka dapat memperbaiki masalah. Ini adalah opsi yang bagus jika Anda memiliki solusi khusus. Anda bisa berkata, "Untuk presentasi Anda berikutnya, gunakan warna-warna netral dan hindari transisi. Sejak bertemu klien, Anda juga harus menghindari pembicaraan. di perusahaan".
- Cara lain adalah dengan mengajukan pertanyaan yang akan membantu mereka memikirkan cara untuk meningkatkan diri. Ini akan berguna untuk mengidentifikasi masalah yang ada banyak kemungkinan solusinya. Misalnya, "Adakah cara untuk meningkatkan materi mulai sekarang?" Atau "Perubahan apa yang Anda rencanakan untuk diterapkan pada presentasi Anda berikutnya?"
Ingatkan mereka tentang konsekuensi yang mungkin terjadi. Beberapa masalah di tempat kerja dapat membahayakan organisasi, dan karyawan perlu menyadarinya. Dalam banyak kasus, akan ada beberapa konsekuensi, dan terkadang Anda akan kehilangan pelanggan atau memberikan layanan pelanggan yang tidak efektif karena kegagalan karyawan. Bergantung pada situasinya, akan ada juga konsekuensi bagi karyawan jika mereka tidak berubah. Jika ada masalah, beri tahu staf.
- Misalnya, beri tahu mereka tentang kekhawatiran bahwa perusahaan mungkin kehilangan pelanggan karena kesalahan kertas.
- Cara lain adalah memberi tahu mereka bahwa mereka dapat dipecat dari proyek jika mereka tidak mencoba meningkatkan dokumentasinya.
Akhiri dengan permintaan klarifikasi dan penjelasan atas tanggapan Anda. Ini adalah cara bersahabat untuk mengakhiri email yang membantu orang lain mengetahui bahwa Anda mendukung mereka. Ditambah lagi, akan membuat mereka merasa nyaman meminta penjelasan jika mereka tidak mengerti apa yang Anda tulis.
- Tulis, "Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan penjelasan tentang masalah ini".
Metode 2 dari 3: Penulisan umpan balik dalam penilaian kompetensi
Tetapkan tujuan untuk menilai kompetensi. Itulah mengapa Anda melakukan review. Mengetahui tujuan Anda dapat membantu Anda menulis umpan balik yang lebih baik dan akan membantu karyawan Anda mengetahui apa yang diharapkan.
- Misalnya, apakah Anda fokus pada peningkatan karyawan? Apakah Anda melakukan penilaian di seluruh perusahaan untuk memutuskan jenis pengembangan karier yang paling menguntungkan perusahaan Anda? Apakah Anda melakukan review triwulanan?
- Bicaralah dengan staf tentang tujuan Anda saat memberikan umpan balik. Bisa dibilang, “Perusahaan mempunyai rencana untuk mendukung program pengembangan karir berdasarkan kebutuhan karyawan, maka saya melakukan penilaian kinerja untuk setiap orang”.
Tinjau masukan sebelumnya tentang mereka. Itu mungkin termasuk tanggapan dari tinjauan sebelumnya, serta informasi informal yang dirilis selama tinjauan. Anda juga harus mengevaluasi apa yang telah mereka lakukan terhadap umpan balik itu. Sudahkah mereka menggunakannya untuk meningkatkan? Apakah mereka tidak memperhatikannya?
- Jika mereka telah menindaklanjuti umpan balik sebelumnya, ini bisa dilihat sebagai peringkat positif kali ini.
- Jika sebelumnya mereka belum memperhatikan umpan balik, Anda bisa membahas baik masalah sebelumnya maupun kurangnya kesadaran diri untuk tidak memperhatikan umpan balik tersebut.
Jelaskan umpan balik positif, berikan contoh spesifik. Yang terbaik adalah selalu memulai dengan komentar positif. Beri tahu staf apa yang mereka lakukan dengan baik, dan tunjukkan pencapaian apa pun yang telah mereka capai. Jujurlah, tetapi cobalah untuk memasukkan sebanyak mungkin hal positif dan negatif.
- Berikan contoh, seperti “Anda menunjukkan disiplin diri saat menjadi sukarelawan untuk memimpin proyek, dan Anda menunjukkan kepemimpinan yang baik dengan bekerja dengan baik bersama tim, memasukkan saran. dari anggota lain, dan memberikan tugas ”.
- Puji apa yang Anda ingin mereka lakukan.
Berikan kritik yang membangun, berikan contoh konkret. Fokuskan kritik Anda pada apa yang paling bermanfaat bagi perusahaan atau tujuan pekerjaan karyawan. Beri tahu mereka apa yang menurut Anda bermasalah, dan mengapa itu masalahnya.
- Berikan contoh konkret. Misalnya, “Dalam 3 presentasi terakhir, Anda lupa draf anggaran, memperlambat proyek”, atau “Jumlah rata-rata akun yang dicapai pada kuartal terakhir adalah 6, tetapi Anda hanya dijamin. 2. Ini dianggap tidak kompeten ”.
Tetapkan tujuan kerja untuk tahap evaluasi berikutnya. Ini akan membantu karyawan mengetahui apa yang harus difokuskan di masa depan, memungkinkan Anda untuk mengkomunikasikan apa yang dibutuhkan perusahaan dari karyawan Anda. Ini juga akan membuat umpan balik lebih bermanfaat karena staf tahu apa yang Anda ingin mereka pahami dari sesi tinjauan.
- Tujuan harus pendek dan spesifik. Misalnya, "Rata-rata, seorang karyawan akan menjual 4 produk per hari", "Staf akan meningkatkan komunikasi dengan pelanggan", atau "Staf akan menyelesaikan pelatihan kepemimpinan".
- Pastikan audit berikutnya yang Anda lakukan untuk karyawan Anda akan fokus pada tujuan kerja ini, karena itulah yang mereka harapkan.
Usulkan peluang pengembangan karir. Tawarkan saran komentar konstruktif yang Anda berikan sebelumnya. Bergantung pada sumber daya, ini bisa berupa pertukaran pengetahuan, pelatihan, pelatihan di perusahaan, atau sesi berbagi pengalaman hidup. Anda bahkan dapat mencari kursus online jika Anda kekurangan sumber daya.
- Bersikaplah terbuka untuk mengubah rekomendasi ini setelah Anda mendiskusikan evaluasi dengan karyawan. Misalnya, karyawan tersebut mungkin meminta pengembangan karier yang tidak pernah Anda pikirkan.
- Anda harus mempertimbangkan tujuan karier karyawan. Misalnya, jika seorang karyawan ingin pindah ke posisi manajerial, Anda dapat merekomendasikan sesi pelatihan kepemimpinan sebagai opsi pengembangan karier. Pilihan lainnya adalah jika karyawan tersebut memiliki minat pada desain grafis, Anda dapat mengizinkan mereka mengikuti kursus pelatihan sehingga mereka dapat menggunakan keterampilan tersebut untuk perusahaan.
Akhiri dengan kata-kata penyemangat. Tidak peduli seberapa positif penilaian kinerja tersebut, tidak ada yang suka diingatkan tentang kekurangan atau apa yang perlu mereka perbaiki. Menutup dengan kata-kata dorongan dapat membantu memotivasi karyawan alih-alih ditekan atau putus asa.
- Katakan ini, “Anda mengalami masalah yang tidak terduga pada kuartal lalu, tetapi Anda menyelesaikan pekerjaan dengan baik saat menyesuaikan beban kerja. Kami menyukai kinerja Anda dan berharap untuk melihat hasil yang lebih baik di kuartal ini. ”
Dorong umpan balik dari penerima. Ini dapat berupa tanggapan verbal setelah Anda mendiskusikan evaluasi dengan mereka, atau Anda dapat memberi mereka formulir umpan balik untuk diisi. Anda akan menerima umpan balik yang lebih efektif jika Anda mengizinkan staf untuk mengomentari penilaian kinerja dan mensintesis informasi saat Anda tidak ada.
- Minta orang lain untuk mengomentari tanggapan Anda. Misalnya, "Jika Anda dapat meningkatkan satu hal tentang cara saya memberikan umpan balik, apakah itu?" Dan "Apakah umpan baliknya jelas dan membantu?"
Metode 3 dari 3: Berikan umpan balik kepada siswa
Fokus pada pembelajaran. Tujuan dari umpan balik adalah untuk membantu siswa belajar, jadi buatlah komentar bermanfaat yang membimbing mereka untuk meningkatkan pekerjaan mereka daripada mengkritik kesalahan. Ambillah sebagai panduan dan bukan hanya kritik.
- Anda dapat memberikan umpan balik tertulis tentang jenis pekerjaan siswa, termasuk tugas menulis, presentasi, dan proyek.
Berikan umpan balik tentang konten dan struktur. Kedua bagian itu penting, dan siswa perlu mengetahui cara memperbaikinya. Ini sangat penting jika satu siswa berprestasi lebih baik di satu bagian daripada yang lain. Misalnya, seorang siswa mungkin memiliki ide yang sangat baik tentang pengembangan konten, sementara masih mengalami kesalahan ketik, tanda baca yang salah, paragraf yang tidak lengkap, dan kesalahan indentasi.
- Jika Anda mengomentari presentasi atau proyek lisan, pastikan untuk memberikan umpan balik pada setiap bagian latihan.
- Misalnya, presentasi verbal akan menyertakan komentar pada konten dan keterampilan berbicara di depan umum, sementara proyek dapat menerima konten, kreativitas, dan umpan balik keterampilan. menyajikan.
Berikan umpan balik positif dan negatif yang spesifik. Menulis komentar seperti "kerja bagus", "kemajuan besar", atau "perlu bekerja" tidak memberi tahu siswa apa yang perlu mereka lakukan untuk meningkatkan atau apa yang mereka lakukan dengan benar. Agar umpan balik menjadi efektif, siswa perlu mengetahui apa yang mereka lakukan dengan baik atau tidak.
- Tulislah seperti ini, “Tesis Anda jelas, ditulis dengan baik, dan menggunakan format yang diminta. Di sisi lain, kalimat topik membutuhkan lebih banyak usaha karena tidak terkait dengan skripsi ”.
- Sarankan seperti ini, "Ide-ide saya berkembang dengan baik, tetapi saya ingin Anda datang kepada saya untuk mendapatkan instruksi tentang di mana menggunakan koma dan kalimat yang tidak lengkap".
- Berisi campuran komentar positif dan kritik membangun.
Sarankan cara untuk meningkatkan daripada memperbaiki bug. Anda dapat menyoroti beberapa kesalahan, tetapi hindari membuat koreksi pada halaman. Identifikasi masalah yang Anda temukan dalam artikel, seperti menggunakan terlalu banyak koma, dan kemudian sarankan keterampilan yang dapat ditingkatkan oleh siswa Anda.
- Misalnya, “Saya menggunakan terlalu banyak koma dalam esai saya. Guru menyarankan agar Anda meninjau aturan penggunaan koma dan bagaimana menghindari kesalahan koma. Jika Anda pergi ke instruktur, kami dapat meninjau bagian itu bersama-sama.
Tetapkan prioritas untuk draf atau latihan berikutnya. Ini akan memberi siswa poin-poin khusus untuk difokuskan mulai sekarang. Anda dapat memprioritaskan tujuan pembelajaran atau kebutuhan siswa Anda, bergantung pada jenis tugasnya.
- Katakan, "Sekarang, saya ingin Anda fokus menggunakan subjek aktif dan menghindari kalimat yang tidak lengkap."
Batasi umpan balik pada satu bagian atau satu keterampilan jika masalahnya adalah waktu. Fokuskan perhatian pada tujuan pembelajaran saat ini atau kebutuhan siswa yang Anda nilai. Pastikan siswa tahu bahwa Anda hanya mengevaluasi bagian tertentu dari tulisan mereka sehingga mereka tidak menganggap bagian lain sempurna.
- Anda mungkin perlu mewarnai atau menyorot komentar.
- Sebelum Anda mengembalikan tugas kepada siswa, beri tahu mereka bahwa Anda hanya memberikan masukan untuk sebagian tugas.
- Anda juga dapat membiarkan siswa memilih keahlian atau bagian yang mereka ingin menerima umpan balik.
Hindari menekan siswa. Jika ada banyak kesalahan, jangan coba perbaiki dalam satu komentar. Pemberian informasi yang terlalu banyak sekaligus dapat membuat siswa merasa kewalahan. Sebagai gantinya, mulailah dengan perubahan dasar atau tempat termudah.
- Misalnya, Anda bisa mulai dengan berfokus pada kalimat yang tidak lengkap dan mencari kata-kata yang Anda tidak tahu cara mengejanya.
- Anda juga bisa fokus pada tujuan pembelajaran yang dituju oleh latihan tersebut.
Imbaulah siswa untuk terus mencoba. Akhiri dengan catatan positif yang mendorong mereka untuk terus berusaha. Anda dapat merujuk pada peningkatan lain dalam latihan mereka, memberi mereka motivasi untuk mencapai tujuan yang lebih tinggi.
- Tulis, “Setelah menyadari bahwa tulisan Anda telah meningkat pesat selama tahun ajaran, saya tahu Anda akan melakukan pekerjaan yang sangat baik dengan mengikuti saran-saran ini. Saya berharap dapat membaca esai Anda berikutnya! "
