Pengarang:
Laura McKinney
Tanggal Pembuatan:
2 April 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Apakah Anda mengalami masalah dengan bank, perusahaan asuransi, agen negara, perusahaan atau sekolah? Apakah Anda perlu mengirimi mereka surat yang meyakinkan mereka untuk melakukan sesuatu atau membujuk mereka untuk membantu Anda memecahkan masalah tetapi Anda tidak yakin harus mulai dari mana? Artikel berikut akan memandu cara menulis surat persuasif yang efektif.
Langkah
Bagian 1 dari 4: Persiapkan
Up ide. Sebelum Anda mulai menulis surat, pikirkan tentang apa yang ingin Anda sampaikan melalui surat tersebut, mengapa Anda menulis surat ini, serta keberatan yang mungkin ditawarkan penerima setelah Anda. membaca surat. Memiliki ide terlebih dahulu akan membantu Anda mendefinisikan dengan jelas isi utama surat serta memahami topik yang menjadi tujuan surat tersebut.
- Membuka surat dengan pola kalimat: Saya ingin meyakinkan "pembaca" tentang "tujuan". Gantikan "pembaca" dengan orang yang Anda kirimi surat dan "tujuan" dengan apa yang Anda coba yakinkan.
- Setelah Anda menyelesaikan langkah di atas, tanyakan pada diri Anda: Mengapa? Garis bawahi alasan mengapa Anda ingin pembaca menyetujui keinginan Anda.
- Setelah Anda membuat daftar alasan untuk itu, aturlah menurut kepentingannya. Letakkan semua alasan penting dalam satu kolom dan alasan yang kurang penting dibandingkan di kolom lain. Langkah ini membantu meringkas informasi untuk menyoroti informasi penting dan relevan.
Ketahui tujuan Anda. Pastikan Anda tahu persis apa tujuan Anda. Hal-hal apa yang perlu Anda capai dan apa yang Anda ingin pembaca lakukan.- Pada saat yang sama, pikirkan sendiri tentang solusi untuk memecahkan masalah yang Anda pikirkan.
Pahami huruf target. Menganalisis dan memahami subjek Anda akan membantu Anda membentuk komposisi surat Anda. Jika memungkinkan, tentukan apakah pembaca Anda cenderung setuju atau tidak setuju dengan Anda, atau apakah mereka akan berada di sisi netral. Langkah ini akan membantu Anda mencari tahu di mana harus meletakkan lebih banyak pikiran Anda.- Cobalah untuk mengidentifikasi identitas sebenarnya dari orang yang Anda kirimi surat itu. Siapa mereka dan apa yang membuat Anda percaya bahwa mereka benar-benar harus membantu Anda? Apakah surat Anda akan diabaikan begitu saja atau akan ditangani? Apakah penerima dalam posisi tinggi atau orang yang memiliki fungsi untuk menyelesaikan masalah ini? Bergantung pada posisi penerima, akan ada kata-kata yang berbeda.
- Coba cari tahu apa pendapat pembaca dan cara berpikirnya tentang topik yang sedang dibahas. Bisakah pandangan yang kontradiktif muncul antara Anda dan pembaca Anda? Bagaimana Anda bisa menyajikan pandangan seperti itu secara formal?
- Cari tahu minat pembaca terhadap topik Anda. Apakah mereka memiliki kemampuan untuk menangani? Apakah mereka secara langsung dipengaruhi oleh topik ini? Berapa banyak waktu yang mereka perlukan untuk mengulasnya?
- Pikirkan tentang jenis bukti yang harus Anda tunjukkan dalam esai Anda untuk meyakinkan pembaca.
Teliti topiknya. Bahasa yang sangat meyakinkan harus menyertakan bukti faktual dan informasi terkait. Pastikan Anda melihat dari perspektif yang berbeda. Jangan hanya mempelajari masalah dari sudut pandang Anda, tetapi sebutkan pandangan yang berlawanan dan fakta mereka.- Gunakan fakta faktual, argumen logis, statistik, dan bukti relevan untuk mendukung klaim Anda.
- Daripada hanya berkeras bahwa posisi pihak lawan salah, jelaskan kenapa posisi Anda benar dan pantas untuk dipertimbangkan.
Bagian 2 dari 4: Memformat surat
Gunakan format blok. Surat bisnis memiliki format yang unik. Saat membaca surat yang ditulis dalam format yang benar, perhatian pembaca tidak akan terganggu dengan satu atau lain cara. Sebaliknya, jika Anda tidak menyusunnya dengan benar, surat tersebut akan meninggalkan kesan buruk bagi Anda di mata pembaca dan mereka dapat membuang surat Anda.
- Mulailah dengan menggunakan jeda baris dan paragraf terpisah.
- Sejajarkan setiap paragraf. Dengan kata lain, jangan mengindentasi paragraf seperti pada penulisan prosa atau esai.
- Satu baris di antara paragraf.
- Gunakan font standar, biasanya Times New Roman atau Arial dengan ukuran font 12.
Alamatnya ditempatkan secara terpisah di awal surat. Mulailah dengan mengetik alamat Anda di sudut kiri atas surat itu. Jangan sertakan nama Anda, tetapi hanya sertakan alamat jalan, kota, provinsi (gunakan "negara bagian" untuk negara dengan negara bagian seperti AS ...) dan kode area. Anda juga dapat memasukkan nomor telepon dan email Anda pada baris terpisah di bawah ini. Jika Anda tinggal di Inggris Raya, alamatnya harus di sebelah kanan. Lalu satu baris lagi.
- Masukkan tanggalnya. Bulan ditulis dalam bentuk surat diikuti dengan tanggal dan tahun masing-masing. Catatan: Metode ini digunakan di negara-negara berbahasa Inggris. Di Vietnam, menggunakan urutan "Hari ... bulan ... tahun ..."). Satu baris.
- 4 Juni 2013
- Ketik nama dan alamat penerima. Coba tentukan identitas penerima. Satu baris.
Buka surat itu dengan salam. "Yang terhormat" dengan nama penerima adalah bentuk pengantar yang sudah dikenal. Pastikan nama penerima diketik dengan benar sehingga nama pada salam sesuai dengan nama penerima di header pesan.
- Gunakan gelar seperti Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) dalam kaitannya dengan nama depan penerima jika mengacu pada nama belakang. Jika Anda tidak yakin apa nama untuk memanggil seorang wanita maka gunakan "Ms. (Ms.)"
- Selalu gunakan titik dua setelah judul.
- Beri garis di antara salam dan paragraf pertama
- Profesor Brown yang terhormat:
Tutup surat itu dengan kesimpulan. Sebelum menulis kalimat penutup Anda, pikirkan tentang nada surat itu. "Terima kasih," adalah salah satu jenis kalimat penutup dasar, sedangkan kalimat seperti "Salam," lebih bersahabat. Pikirkan apakah surat Anda cocok dengan akhiran yang penuh hormat atau bersahabat. Apa pun kesimpulan yang Anda pilih, Anda harus mengikuti aturan bahwa kata pertama harus menggunakan huruf besar dan kata berikutnya menggunakan huruf kecil. Mengikuti kalimat penutup adalah koma.- Pilih "Salam Hormat, (Hormat kami)" untuk format surat formal. "Hormat kami," "Salam hormat," "Terima kasih, (Terima kasih,)" atau "Hormat kami," adalah formulir penutup. standar untuk email bisnis. "Salam Terbaik, (Terbaik,)", "Salam Terbaik," atau "Semoga harimu menyenangkan," adalah ekspresi yang intim. dan perasaan yang tidak terlalu jauh.
- Beri ruang empat baris untuk tanda tangan Anda sebelum mengetikkan nama Anda.
- Terima kasih,
Bagian 3 dari 4: Menulis surat
Singkat dan ringkas. Surat persuasif harus pendek dan sopan. Pengusaha jarang membaca surat yang panjangnya lebih dari satu halaman atau surat dengan nada yang mengganggu. Jangan mengoceh, menyebar. Cobalah menggunakan kalimat yang jelas dan koheren. Hindari keluar dari topik dan berikan informasi yang tidak perlu, marjinal, atau berlebihan.- Hindari penggunaan kalimat yang terlalu bertele-tele. Perlu menggunakan kalimat penjelasan yang sangat meyakinkan. Kalimatnya harus pendek, mudah dipahami dan mudah dibaca.
- Jangan menulis paragraf yang terlalu panjang. Jangan memasukkan terlalu banyak informasi di setiap paragraf karena akan membuat pembaca merasa tertekan saat membaca surat, jangan menyimpang dari pokok bahasan atau mencoba membuat masalahnya semakin membingungkan. Tetap berpegang pada informasi yang terkait erat di setiap paragraf dan lanjutkan ke yang lain saat Anda mulai mengembangkan ide baru.
Sebutkan gagasan utama dalam dua kalimat pertama. Mulailah dengan kalimat pembuka yang ringan dan lugas. Nyatakan keinginan Anda (yaitu, gagasan utama) dalam dua kalimat pertama.- Paragraf pertama hanya terdiri dari dua hingga empat kalimat.
Paragraf kedua harus menekankan tujuan surat tersebut. Dalam paragraf ini, uraikan pemikiran, persyaratan, atau tujuan Anda. Alih-alih memberikan alasan, informasi, atau konten tertentu, jelaskan sepenuhnya posisi, poin, minat, atau permintaan Anda dan jelaskan pentingnya masalah tersebut. seberapa besar pengaruhnya terhadap Anda yang memaksa Anda untuk mengambil tindakan.
- Ingatlah untuk mengatur konten Anda dengan cara yang wajar dan sopan dengan kalimat yang realistis. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu emosional, jangan gunakan kata-kata yang memaksa, jangan gunakan kalimat yang tidak sopan dengan pembaca (pembaca disini bisa individu atau organisasi) serta tidak menunjukkan kekasaran kepada pihak lawan.
Buat poin pendukung di paragraf berikutnya. Beberapa paragraf berikutnya akan membenarkan maksud Anda dengan memberikan informasi yang menyertai dan detail tambahan. Pastikan untuk memberikan detail yang logis, faktual, masuk akal, praktis dan legal. Jangan hanya menawarkan opini yang emosional, keyakinan, atau keinginan pribadi. Jangan biarkan pembaca membaca cerita yang panjang; poin perlu dibuat dengan cepat dan akurat. Berikut beberapa taktik kecil untuk membantu Anda mencapai ini:
- Mengutip statistik dan peristiwa aktual untuk melibatkan pembaca. Pastikan statistik dan fakta yang disajikan berasal dari sumber yang tepercaya dan sah, dan bahwa statistik serta fakta tersebut diterapkan secara jujur oleh Anda, dalam konteks aslinya. .
- Mengutip para ahli penelitian untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki pandangan yang sama tentang Anda tentang masalah ini dan menentang pandangan pihak yang berlawanan. Para ahli ini harus memiliki posisi yang dapat dipercaya di bidang yang mereka teliti dan mampu menunjukkan masalah yang dimaksud.
- Berikan alasan mengapa permintaan Anda harus disetujui. Metode meyakinkan dengan menjelaskan kepada seseorang mengapa Anda yakin sesuatu harus dilakukan agar mereka dapat berubah pikiran dengan lebih efektif daripada sekedar meminta mereka melakukan sesuatu. . Jelaskan situasi saat ini dan mengapa perlu diubah.
- Berikan detail, spesifikasi, dan pemahaman Anda tentang masalah yang berbicara tentang persyaratan. Sebutkan upaya masa lalu untuk memecahkan masalah atau kurangnya tindakan apa pun.
- Bukti terkait masalah yang dimaksud harus disertai dengan contoh. Sajikan bukti yang akan membuat pembaca melihat pentingnya masalah.
- Ingatlah untuk membatasi apa yang perlu Anda sebutkan dalam paragraf Anda. Harap nyatakan kasus dan situasi Anda dengan cara yang sederhana. Tidak terlalu jauh ke detailnya, tetapi perlu memberi konten kunci yang cukup. Pilih hanya statistik, pakar, dan testimonial yang paling relevan.
Bantah pendapat pihak lawan. Kunci untuk dapat membujuk seseorang secara efektif adalah dengan menantang pendapat yang berlawanan. Jika Anda ingin memprediksi argumen atau pertanyaan yang tidak pantas dari pembaca, Anda dapat menyebutkannya di dalam surat. Temukan kesamaan dengan pihak lawan atau buat pandangan yang meyakinkan untuk mendukung pendapat Anda.
- Pastikan Anda secara terbuka mengakui perbedaan antara sudut pandang Anda dan pihak lain. Mencoba menyembunyikannya hanya akan melemahkan argumen Anda. Sebaliknya, tekankan nilai, pengalaman, dan masalah yang Anda miliki bersama dengan pihak lawan.
- Hindari menggunakan bahasa yang menghakimi. Menaruh terlalu banyak emosi ke dalam kata-kata akan mengurangi keadilan argumen Anda. Surat dengan terlalu banyak negativitas dan penilaian dapat menghambat persetujuan pembaca terhadap pendapat Anda.
Klaim dengan mengulangi permintaan Anda lagi. Ulangi permintaan atau pendapat Anda di akhir pesan. Dalam paragraf ini, Anda dapat menyarankan solusi atau mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah. Sebutkan dalam surat bahwa Anda akan menindaklanjuti surat ini melalui telepon, email atau cek sendiri.
- Mengakhiri dengan kalimat yang mapan akan membantu meyakinkan pembaca untuk condong ke Anda atau setidaknya membantu mereka melihat masalah dengan lebih jelas dari sudut pandang Anda.
- Bawalah solusi atau metode Anda sendiri. Setuju untuk berkompromi atau kedua belah pihak mundur selangkah. Tunjukkan kepada pembaca apa yang telah Anda lakukan dan apa yang Anda persiapkan untuk menghadapi situasi tersebut.
Bagian 4 dari 4: Langkah terakhir
Periksa kesalahan. Kesalahan ejaan dan struktur tata bahasa yang buruk adalah hal pertama yang memberikan kesan buruk kepada pembaca tentang Anda. Hanya jika artikel tidak ada kesalahan maka pembaca bisa fokus pada konten dan ide yang ingin disampaikan oleh artikel tersebut. Baca ulang surat itu beberapa kali sebelum menekan tombol kirim. Bacalah surat itu dengan keras untuk mengetahui apakah itu berjalan dengan baik.
- Jika perlu, minta seseorang untuk memeriksa kesalahan ejaan dalam surat Anda (atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak pemeriksa ejaan).
Tanda tangani dengan tanda tangan asli Anda. Tanda tangani surat tersebut secara langsung jika Anda mengirimkannya, bukan email. Ini membantu mempersonalisasi surat tersebut dan memverifikasi bahwa surat itu ditulis oleh Anda.
Salin orang penting lainnya. Jika orang lain di perusahaan atau di organisasi lain perlu membaca surat Anda, kirimkan salinannya kepada mereka. Ini berarti mencetak jumlah orang yang setara untuk dikirim, menandatangani salinan asli, dan mengirim.
Pengirim harus menyimpan salinannya. Selalu simpan catatan Anda dengan kapan dikirim dan informasi penerima. Buat catatan tentang apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya untuk menyelesaikan masalah hingga masalah teratasi. iklan
Nasihat
- Harus menulis dalam bentuk formal. Penerima surat tidak akan mempercayai Anda jika Anda menggunakan bahasa percakapan kasual atau informal.Menggunakan bahasa formal juga membantu membuat surat lebih sopan daripada penggunaan bahasa gaul yang tidak berarti!
- Gunakan bahasa yang lembut. Orang cenderung membantu orang yang baik hati kepada mereka.
- Tidak keluar topik. Berhati-hatilah untuk tidak menambahkan informasi tambahan yang tidak relevan dengan topik yang Anda bicarakan. Sebaliknya, tetap berpegang pada konten yang relevan dan jangan memperumit masalah. Gunakan fakta nyata untuk membuatnya menonjol.
- Gunakan hanya poin di paragraf tengah jika beberapa langkah, tindakan, atau saran perlu ditunjukkan dengan jelas.
- Gunakan bahasa Inggris standar untuk menulis surat (untuk negara-negara berbahasa Inggris). Ini bukan teks atau media sosial; Ini adalah surat resmi. Singkatan, bahasa gaul, dan emoji dapat menyampaikan pesan Anda.
- Sesuaikan titik fokus sesuai dengan persepsi perusahaan atau instansi. Organisasi nirlaba dan perusahaan besar mungkin berpikir berbeda.
- Jangan perlakukan pembaca Anda seperti mereka berhutang sesuatu kepada Anda dan meminta sesuatu dari Anda. Sebaliknya, yakinkan mereka dengan bahasa yang ramah dan profesional.
