Isi

• Langkah
• Bagian 1 dari 3: Memilih Gaya dan Bahasa Memorandum
• Bagian 2 dari 3: Bersiap untuk menulis memo
• Bagian 3 dari 3: Menulis memo

Memo adalah cara yang diterima di seluruh dunia untuk mengkomunikasikan informasi dalam sebuah perusahaan. Catatan layanan juga dapat digunakan dalam korespondensi antara dua perusahaan. Memo harus profesional dan menyampaikan informasi dengan jelas. Jangan khawatir jika Anda belum pernah menulis memo - artikel ini akan mengajari Anda caranya.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Memilih Gaya dan Bahasa Memorandum

1. 1 Jangan menggunakan bahasa informal. Bahasa memo harus sederhana namun formal.
   • Jangan menulis catatan seperti “Halo! Akhirnya hari Jumat! Aku ingin memberitahumu tentang satu hal penting."
   • Sebagai gantinya, tulis ini: "Catatan ini akan membuat Anda terus diperbarui tentang kemajuan Proyek 319."
2. 2 Dalam memo Anda, tetap gunakan nada netral - jangan terlalu emosional dan subjektif. Lakukan yang terbaik untuk mengandalkan fakta dan bukti saat mengajukan klaim.
   • Misalnya, Anda tidak boleh menulis seperti ini: "Saya pikir kita semua akan jauh lebih bahagia jika kita bekerja pada hari Jumat dalam apa pun yang kita inginkan."
   • Sebagai gantinya, teliti apakah semua karyawan ingin mengenakan pakaian kasual pada hari Jumat dan bagaimana hal ini memengaruhi etika perusahaan.
3. 3 Gunakan frasa sinyal. Ketika Anda akan memberikan bukti atau mengutip sumber, pastikan untuk menggunakan frasa yang tepat.
   • Misalnya: "Menurut data kami, ..." atau "Studi yang dilakukan menunjukkan bahwa ...".
4. 4 Pilih font dan ukuran yang sesuai. Memo harus mudah dibaca, jadi hindari menggunakan cetakan yang terlalu kecil; 11 atau 12 adalah ukuran font standar.
   • Anda juga harus memilih gaya font sederhana seperti Times New Roman. Jangan menulis catatan Anda dengan font yang lucu atau mewah seperti Comic Sans (mereka akan menertawakan Anda jika Anda melakukannya!).
5. 5 Gunakan bidang standar. Margin 2,5 cm adalah standar untuk memo, meskipun beberapa editor teks mungkin menyertakan templat memo dengan margin besar (misalnya, 3 cm).
6. 6 Catatan layanan ditulis dengan spasi satu baris. Biarkan baris kosong antara paragraf dan bagian.
   • Jangan membuat indentasi paragraf.

Bagian 2 dari 3: Bersiap untuk menulis memo

1. 1 Jika Anda perlu memberi tahu beberapa orang tentang sesuatu yang penting (di tempat kerja), kirimkan memo kepada mereka. Anda bahkan dapat mengirimkannya ke satu orang jika fakta bahwa Anda telah mengirimkan informasi perlu didokumentasikan.
   • Namun, dalam beberapa kasus lebih baik hanya berbicara dengan orang yang Anda inginkan.
   • Selain itu, beberapa informasi tidak dapat disampaikan secara tertulis.
2. 2 Tergantung pada informasi yang dikirimkan, isi dan format catatan dapat bervariasi. Sebagian besar memo berisi informasi berikut:
   • Ide atau solusi baru untuk suatu masalah.Misalnya, jika Anda tahu cara memecahkan masalah dengan merencanakan biaya lembur, tulislah dalam memo dan kirimkan ke atasan Anda.
   • Pesanan. Misalnya, mengirim memo adalah cara yang efektif untuk mendistribusikan tanggung jawab pada konferensi mendatang yang diselenggarakan oleh departemen Anda.
   • Laporan. Anda juga dapat mengirim catatan untuk memberi tahu rekan kerja tentang peristiwa baru-baru ini, atau untuk memberi tahu mereka tentang informasi baru tentang proyek, atau untuk mengirimkan laporan tentang hasil penelitian.
3. 3 Mungkin Anda sedang mengerjakan banyak proyek dan ingin membagikannya dalam sebuah memo. Seharusnya tidak melakukan itu. Catatan layanan berisi informasi tentang satu masalah tertentu (topik, proyek, dan sebagainya).
   • Memo harus pendek, informatif dan mudah dibaca. Jadi, dengan berfokus hanya pada satu topik, Anda memastikan bahwa informasi tersebut dibaca dan diperhitungkan.
4. 4 Isi dan gaya catatan Anda bergantung pada audiens target, jadi pikirkan siapa yang akan membaca catatan Anda.
   • Misalnya, gaya memo untuk rekan kerja Anda tentang merencanakan tanggal penting dan gaya catatan untuk atasan Anda dengan laporan kemajuan akan sangat berbeda.

Bagian 3 dari 3: Menulis memo

1. 1 Beri judul catatan. Ini adalah praktik umum dalam korespondensi bisnis untuk dokumen judul.
   • Misalnya, di bagian atas halaman, tulis "Memo" atau "Memo".
   • Anda dapat menempatkan judul di tengah atau menekannya di sebelah kiri halaman. Yang terbaik adalah melihat memo yang Anda terima sebelumnya dan menyalin formatnya.
2. 2 Tulis judul untuk catatan Anda. Ini harus mencakup informasi berikut:
   • UNTUK: Tulis nama dan gelar orang yang Anda kirimi catatan.
   • PL: tulis nama dan gelar Anda.
   • TANGGAL: Tulis tanggal pastinya termasuk tahun.
   • TOPIK: Berikan deskripsi singkat namun akurat tentang isi catatan tersebut.
   • Harap dicatat bahwa alih-alih "Subjek" Anda dapat menulis "Ref."
3. 3 Dalam daftar penerima catatan, pastikan untuk menyertakan semua orang yang akan Anda kirimi. Batasi penerima catatan kepada orang-orang yang terpengaruh oleh informasi di dalamnya.
   • Jangan mengirim catatan kepada semua orang di departemen atau perusahaan Anda jika masalah di dalamnya hanya menyangkut beberapa orang.
   • Jika Anda mengirim catatan ke semua karyawan perusahaan sekaligus, maka mereka akan dibombardir dengan catatan dan tidak akan membacanya dengan cermat, atau mereka tidak akan membacanya sama sekali.
4. 4 Dalam daftar penerima catatan, sertakan nama dan gelar lengkap. Bahkan jika Anda memiliki masalah dengan atasan Anda, lebih baik tetap menggunakan nada formal dalam korespondensi bisnis. Misalnya, Anda dapat memanggilnya "Vladimir" ketika Anda pergi ke kantornya, tetapi dalam memo Anda, sebut dia sebagai "Mr. Dmitriev" atau "Vladimir Nikolaevich".
   • Ingatlah hal ini saat mencantumkan penerima catatan - sertakan nama lengkap dan gelar.
5. 5 Jika Anda mengirim catatan kepada seseorang dari perusahaan lain, sangat penting untuk menentukan bentuk yang benar untuk menghubungi mereka. Luangkan waktu untuk mencari informasi tentang orang ini; kemungkinan besar, ini dapat dilakukan di situs web perusahaannya.
   • Misalnya, jika orang tersebut memiliki gelar doktor, pastikan untuk menyertakannya.
   • Juga, pastikan untuk menemukan posisi yang dipegang orang ini dan sertakan dalam catatan Anda.
6. 6 Pikirkan tentang subjek catatan Anda. Itu harus ringkas dan lugas.
   • Misalnya, "Pelanggan Baru" adalah topik yang agak kabur, dan jika seseorang ingin menemukan catatan Anda dalam beberapa hari atau minggu, maka dia akan kesulitan melakukannya.
   • Topik terbaik adalah: "Laporan Perluasan Pelanggan".
7. 7 Sebagai aturan, salam tidak ditulis dalam memo layanan. Tetapi, jika mau, Anda dapat memulai teks catatan dengan "Tuan Dmitriev yang Terhormat" atau "Rekan-rekan yang terhormat".
   • Catatan harus pendek dan informatif, sehingga sapaan dapat dihilangkan.
8. 8 Tulis bagian pengantar catatan. Di dalamnya, disebutkan dengan jelas tujuan penulisan dan pengiriman memo tersebut.
   • Misalnya, "Saya menulis untuk ...". Bagian pengantar catatan harus berisi gambaran singkat tentang informasi yang disajikan di dalamnya.
9. 9 Bagian pengantar harus singkat. Tidak perlu memberikan detail dan detail lainnya di dalamnya.
   • Buatlah bagian pendahuluan dari beberapa kalimat pendek (short paragraph).
10. 10 Tentukan gaya penyajian informasi utama. Itu harus dilampirkan dalam 2-4 paragraf. Gaya presentasi akan tergantung pada informasi itu sendiri.
    • Misalnya, Anda dapat menyajikan informasi dalam urutan kepentingan atau menurut proses di mana proyek Anda dipecah.
11. 11 Catatan layanan harus dibagi menjadi beberapa bagian (paragraf) sehingga pembacanya dapat dengan mudah mengasimilasi informasi; selain itu, bagian akan membantu mereka mengidentifikasi poin penting dalam catatan.
12. 12 Beri judul setiap bagian; judul paragraf harus dengan jelas menunjukkan informasi yang dikandungnya.
    • Misalnya, Anda dapat membagi catatan pemindahan kantor Anda yang akan datang menjadi beberapa bagian berikut: Lokasi Kantor Baru, Petunjuk untuk Peralatan dan Dokumen Pengepakan, dan Jadwal Relokasi.
13. 13 Kalimat pertama dari setiap bagian harus memberi tahu pembaca tentang apa paragraf ini.
    • Masing-masing paragraf atau bagian dari catatan Anda harus fokus pada poin tertentu pada topik yang sedang dipertimbangkan.
14. 14 Untuk menyorot poin penting, buat daftar atau daftar. Ini akan membantu pembaca fokus pada poin-poin penting dan membaca serta menyerap informasi lebih cepat.
15. 15 Ukuran memo tidak boleh lebih dari 1-2 halaman.
    • Ini adalah ukuran memo standar dengan spasi baris tunggal dan baris kosong di antara paragraf.
16. 16 Pertimbangkan untuk menyertakan sebuah paragraf yang meringkas informasi yang disajikan. Dalam kebanyakan kasus, ini tidak perlu, terutama jika Anda menulis catatan singkat.
    • Tetapi jika informasi yang disajikan sangat kompleks atau jika ukuran memo lebih dari standar, maka lebih baik menyertakan paragraf kecil yang merangkum informasi yang disajikan (yaitu, poin-poin kunci).
17. 17 Pastikan untuk menyertakan paragraf penutup, bahkan jika Anda merasa tidak membutuhkannya. Pertimbangkan hal berikut:
    • Apa tujuan dari memo itu? Mendorong pembaca untuk melakukan sesuatu? Apakah karyawan harus melapor tepat waktu? Jika demikian, nyatakan ini dengan jelas di paragraf terakhir.
    • Jika tidak ada tindakan lebih lanjut yang diperlukan, tulis kesimpulan berikut: "Saya akan dengan senang hati mendiskusikan masalah ini" atau "Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang topik ini, saya akan dengan senang hati menjawabnya."
18. 18 Jika mau, tulis nama atau tanda tangan Anda di akhir catatan (tetapi ini tidak wajib). Jika ini masalahnya, lihat memo yang Anda terima dari karyawan lain.
    • Jika mereka menandatangani catatan (misalnya, “Hormat kami, Ivanov AA), lakukan hal yang sama.
    • Jika Anda tidak ingin menandatangani catatan, Anda dapat meletakkan inisial Anda di akhir dokumen.
19. 19 Buat pengingat tentang lampiran apa pun jika tabel, grafik, atau laporan dilampirkan ke catatan. Untuk melakukan ini, di akhir dokumen tulis, misalnya, "Lampiran: Tabel 1".
    • Lampiran harus disebutkan dalam teks utama catatan.
    • Misalnya, jika Anda menulis tentang kepindahan yang akan datang ke kantor baru, Anda dapat menulis sesuatu seperti, “Kami bermaksud untuk menyelesaikan kepindahan tersebut pada akhir kuartal. Lihat tabel terlampir 1 untuk detail jadwal pindahan.”
20. 20 Pastikan untuk memeriksanya sebelum mengirimkan catatan Anda. Pastikan kalimatnya benar secara tata bahasa, tidak ada kesalahan ejaan atau sintaksis dalam catatan, dan informasinya bermakna.
    • Jangan mengirim catatan setelah pertama kali diperiksa (kecuali, tentu saja, itu adalah catatan yang mendesak). Sisihkan dokumen dan periksa lagi dalam satu jam. Mungkin Anda akan menemukan kesalahan dan ketidakakuratan baru yang Anda lewatkan sebelumnya.
    • Jika catatan tersebut berisi informasi rahasia, periksa kebijakan privasi perusahaan Anda dan cari tahu nama orang yang akan meninjau catatan Anda dan memberikan pendapatnya tentang kepatuhannya terhadap aturan yang ditetapkan.