Isi

• Langkah
• Metode 1 dari 9: Kembangkan Agenda
• Metode 2 dari 9: Kirim undangan
• Metode 3 dari 9: Siapkan Lokasi Pertemuan
• Metode 4 dari 9: Sediakan alat yang diperlukan untuk rapat
• Metode 5 dari 9: Siapkan kuesioner atau kuesioner
• Metode 6 dari 9: Kirim pengingat rapat
• Metode 7 dari 9: Mulai Rapat Tepat Sesuai Jadwal
• Metode 8 dari 9: Tetap pada topik pertemuan
• Metode 9 dari 9: Jawab pertanyaan sebanyak mungkin

Siapa pun yang menengahi atau menyelenggarakan rapat akan mendapat manfaat dari kiat-kiat ini. Tanggung jawab penyelenggara termasuk mengundang peserta dan menyediakan semua yang mereka butuhkan untuk bekerja seefisien mungkin.Tuan rumah juga bertanggung jawab atas jalannya pertemuan itu sendiri. Dia harus memastikan konsentrasi maksimum pada topik rapat, menjaga agar peserta tidak menjadi pribadi dan mendiskusikan aturan rapat. Materi ini akan memudahkan organisasi dan jalannya rapat sehingga sukses.

Langkah

Metode 1 dari 9: Kembangkan Agenda

1. 1 Tentukan waktu mulai dan berakhirnya rapat, serta batas waktu untuk membahas setiap masalah. Para peserta rapat akan menganggap ini sebagai rasa hormat dari Anda.
2. 2 Tanyakan kepada orang-orang di organisasi Anda atau orang yang mengadakan rapat topik apa yang perlu dimasukkan dalam agenda, dan juga mintalah penjelasan singkat tentang setiap masalah.

Metode 2 dari 9: Kirim undangan

1. 1 Cara terbaik untuk mengirim undangan adalah melalui email, terutama jika karyawan Anda memiliki program yang menggabungkan fungsi email dengan kalender dan pengingat.
2. 2 Tentukan tenggat waktu untuk memesan kursi. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyiapkan jumlah sumber daya yang diperlukan sehingga Anda tidak mengganggu rapat untuk menyiapkan materi yang hilang.

Metode 3 dari 9: Siapkan Lokasi Pertemuan

1. 1 Untuk pertemuan yang lancar, Anda perlu menyiapkan ruangan dengan benar. Saat menyewa ruang yang sering digunakan untuk pertemuan (misalnya, di kamar hotel atau layanan khusus), Anda dapat mengandalkan staf lokal yang berpengetahuan dan terbiasa dengan nuansa menyiapkan ruang.
   • Penempatan kuliah - kursi diatur sedemikian rupa sehingga dosen menjadi pusat perhatian. Penempatan seperti itu sangat efektif jika tujuan utamanya adalah untuk mengkomunikasikan beberapa informasi.
   • Pengaturan teater - presidium dipasang di depan ruangan (meja tempat pembicara dan ahli duduk). Penataan kursi peserta lainnya menyerupai ruang kuliah.
   • Tata Letak Sekolah - Meja diatur di depan deretan kursi untuk memungkinkan peserta rapat membuat catatan saat mereka berbicara. Fokusnya adalah pada pembicara.
   • Meja bundar. Pilih pengaturan ini jika peserta akan bertindak sebagai tim yang terpisah dan untuk merangsang pertukaran ide antara kelompok atau peserta individu.
   • Siapkan meja berbentuk U. Ini adalah gaya ruang rapat yang memungkinkan peserta untuk saling melihat dan berinteraksi sesuai kebutuhan.
   • Jika Anda merencanakan pertemuan terbuka yang melibatkan komunikasi dengan audiens, tempatkan kursi dalam lingkaran dengan pembicara di tengah.

Metode 4 dari 9: Sediakan alat yang diperlukan untuk rapat

1. 1 Persiapan rapat yang lengkap mencakup satu set pena, buku catatan, alat bantu kerja, selebaran, dan apa pun yang mungkin Anda perlukan selama rapat.
2. 2 Sisihkan ruang untuk pertanyaan. Ini bisa berupa poster atau papan di mana peserta dapat menuliskan pertanyaan mereka atau menempelkannya menggunakan stiker kertas berperekat. Peserta rapat akan mengetahui bahwa pada suatu saat akan mendapat jawaban atas pertanyaannya, dan rapat akan berjalan lebih lancar.
3. 3 Siapkan minuman dan makanan ringan untuk peserta rapat panjang. Untuk pertemuan singkat, cukup meletakkan botol air dan semangkuk permen di setiap meja.

Metode 5 dari 9: Siapkan kuesioner atau kuesioner

1. 1 Peserta rapat dapat menilai kualitasnya segera setelah rapat, atau mengisi kuesioner dan mengirimkannya melalui email dalam 1-2 hari.
2. 2 Lembar evaluasi dan kuesioner memungkinkan Anda untuk menentukan bagaimana pertemuan itu dirasakan oleh para pesertanya.

Metode 6 dari 9: Kirim pengingat rapat

1. 1 Pengingat dikirimkan pada hari terakhir pendaftaran peserta atau 1-2 hari sebelumnya.
2. 2 Mintalah untuk melaporkan jika seseorang telah mengubah rencana dan mereka terpaksa menarik diri dari partisipasi.

Metode 7 dari 9: Mulai Rapat Tepat Sesuai Jadwal

1. 1 Orang yang datang terlambat ke rapat dapat "mengejar", tetapi membuat orang lain menunggu dianggap tidak sopan.
2. 2 Di awal rapat, buat pengumuman organisasi termasuk waktu istirahat dan makan siang, lokasi toilet, serta di mana dan bagaimana peserta rapat dapat mengajukan pertanyaan.

Metode 8 dari 9: Tetap pada topik pertemuan

1. 1 Penyelenggara rapat harus memandu peserta ke topik rapat. Membiarkan Anda membahas topik terkait berisiko mengganggu jadwal kerja Anda.
2. 2 Tetap pada waktu istirahat dan makan siang yang ditentukan.

Metode 9 dari 9: Jawab pertanyaan sebanyak mungkin

1. 1 Kumpulkan pertanyaan dari peserta rapat. Berikan waktu yang cukup bagi tanggapan untuk memuaskan minat sebanyak mungkin orang.
2. 2 Setelah rapat, jaga jarak agar Anda dapat didekati oleh peserta rapat yang malu berbicara di depan orang lain, atau mereka yang memiliki masalah tertentu yang memerlukan diskusi tatap muka.
3. 3 Ingatkan peserta rapat untuk mengisi kuesioner atau daftar periksa, dan ucapkan terima kasih atas kehadirannya dalam rapat.