Isi

• Langkah
• Tips
• Peringatan

Untuk organisasi kerja yang benar di kantor, sangat penting untuk memiliki sistem akuntansi dan penyimpanan dokumen yang efektif. Terlepas dari jumlah orang yang memiliki akses ke dokumen, sistem harus diatur sedemikian rupa sehingga setiap orang dapat menemukan dokumen yang diperlukan. Jika sistem untuk merekam dan menyimpan dokumen sulit digunakan, maka Anda akan mulai meninggalkan semua dokumen di tangan karena takut kehilangannya di lemari arsip, akibatnya meja Anda akan dipenuhi dengan tumpukan kertas.

Langkah

1. 1 Pilih sistem pengarsipan. Apa pun itu, pertama-tama harus logis agar Anda tahu lokasi pasti setiap dokumen. Solusi yang memungkinkan:
   • Alfabetis. Sistem ini bekerja paling baik jika sebagian besar dokumen Anda berisi nama klien, pasien, atau pelanggan.
   • Topik atau Kategori: Sebagian besar sistem diatur berdasarkan topik atau kategori, mereka bekerja dengan baik bila diatur dengan benar, tetapi sangat membingungkan bila tidak diatur dengan benar.
   • Bernomor / kronologis. Sistem ini bekerja paling baik untuk dokumen bernomor atau bertanggal seperti pesanan pembelian atau resep.
2. 2 Gunakan folder gantung di lemari arsip. Folder gantung tidak dapat dilepas, berfungsi sebagai tempat untuk amplop yang akan Anda keluarkan dari kotak.
3. 3 Atur dokumen ke dalam tumpukan ke dalam kategori. Jika tumpukan lebih dari 5 cm, bagilah menjadi beberapa subkategori. Jika tumpukan terlalu rendah, gabungkan dengan tumpukan lain dan ganti namanya. Nama-nama tumpukan harus memungkinkan Anda menentukan dengan mudah mana yang ingin Anda kirimi dokumen tertentu.
4. 4 Tempatkan setiap tumpukan dalam amplop kertas dan beri label dengan jelas. Yang terbaik adalah menggunakan folder tab di tengah daripada terhuyung-huyung untuk memberikan dokumen Anda tampilan yang lebih bersih.
5. 5 Tempatkan amplop di folder gantung. Untuk sebagian besar dokumen, folder gantung biasa akan berfungsi, tetapi untuk dokumen tebal atau subkategori, gunakan folder dengan dasar datar. Anda dapat mengatur folder dalam urutan apa pun, tetapi biasanya sistem abjad digunakan untuk ini.
6. 6 Beri label folder gantung dengan nama yang sama dengan amplop. Atur semua tab plastik di sisi kiri folder jika Anda tidak menggunakan lemari arsip vertikal. Dalam kasus terakhir, dengan folder dari kiri ke kanan di laci terbuka, bukan dari depan ke belakang, letakkan tab di sebelah kanan.
7. 7 Folder dan amplop cadangan harus dilipat di dekat lemari arsip sehingga Anda selalu dapat dengan cepat menambahkan folder ketika Anda memiliki dokumen di tangan Anda yang bukan milik folder yang ada. Jangan gunakan folder yang terlalu tebal atau tipis. Ingatlah untuk mengubah nama folder saat mengatur ulang dokumen.
8. 8 Pada akhir tahun, hapus semua folder, beri label folder kertas baru dengan nama kategori yang sama, dan letakkan di lemari arsip. Buka folder lama untuk mentransfer beberapa dokumen yang Anda butuhkan ke folder saat ini, dan kirim sisanya ke arsip.

Tips

• Anda mungkin ingin folder berkode warna dengan mencetak tag berwarna di komputer Anda untuk membuat lemari arsip Anda terlihat lebih mengesankan. Tetapi ketika Anda perlu melakukan perubahan, misalnya, menambahkan satu folder, Anda bisa frustrasi ketika Anda menemukan bahwa Anda kehabisan folder dengan warna yang tepat dan harus menandatangani folder secara manual. Kesederhanaan adalah hal yang paling aman.

Peringatan

• Jangan pernah membuat tumpukan yang disebut "Miscellaneous", jika tidak, Anda tidak akan pernah mengkategorikan dokumen-dokumen ini.
• Setelah mengatur sistem pengarsipan, jaga ketertiban di lemari arsip. Luangkan waktu setiap hari untuk menyortir dan menghapus dokumen dari meja Anda. Tahan godaan untuk menempatkan keranjang dokumen yang dalam di atas lemari arsip Anda, jika tidak, Anda akan mengisinya dan berakhir dengan gudang yang berantakan.