Isi

• Langkah
• Tips
• Peringatan

Dalam bisnis, ada dua area utama yang harus dijaga oleh seorang akuntan - piutang dan hutang. Ini adalah dua arah, yang namanya berbicara sendiri. Jika yang pertama bertanggung jawab untuk menerima dana dari penjualan barang dan jasa, maka yang kedua bertanggung jawab untuk membayar barang dan jasa yang diperlukan untuk bisnis. Artikel ini akan mengajarkan Anda cara melacak piutang, dengan asumsi bahwa pelanggan telah menerima barang atau jasa dan faktur juga telah dikirim untuk pembayaran.

Langkah

1. 1 Buat akun terpisah untuk setiap pelanggan di sistem akuntansi Anda. Anda dapat menggunakan Excel (Microsoft Excel) untuk menyimpan catatan kecil. Namun, jika Anda memiliki volume transaksi yang besar, lebih baik menggunakan program akuntansi khusus seperti 1C, QuickBooks.
   • Anda harus memiliki informasi tentang perusahaan: nama, contact person, alamat, nomor telepon dan fax.
   • Masukkan informasi ke dalam sistem elektronik dengan memberi mereka nomor rekening atau kode identifikasi.
   • Saat Anda menjual barang atau jasa kepada pelanggan ini, masukkan informasi tersebut ke dalam faktur mereka.
   • Simpan catatan secara elektronik, dan simpan salinan kertas jika diperlukan oleh kebijakan akuntansi.
2. 2 Buat laporan orang-orang dengan tunggakan utang lebih dari 30 hari dalam program akuntansi untuk akuntansi bulanan. Pastikan faktur Anda disiapkan secara profesional dan mencantumkan logo dan nama perusahaan Anda, serta alamat dan nomor telepon dan faks.
   • Gunakan piutang hanya untuk pelanggan yang berutang kepada Anda. Kirim klien ini daftar transaksi. Dokumen ini juga harus menunjukkan tanggal pembelian, jumlah yang terutang, biaya yang terkait dengan pengiriman dan layanan tambahan.
   • Setiap faktur pembayaran harus menunjukkan penalti yang dikenakan jika terjadi keterlambatan pembayaran. Kondisi seperti itu harus dinegosiasikan dengan klien.
   • Faktur yang dibayar setelah tanggal jatuh tempo yang disepakati juga harus dimasukkan dalam laporan. Buatlah daftar yang mencantumkan tanggal pembelian dan tanggal keterlambatan pembayaran (misalnya 30, 60, 90 dan 120 hari atau lebih).
3. 3 Masukkan informasi pembayaran saat dana diterima dari klien, tutup utangnya ke perusahaan Anda.
4. 4 Hubungi agen penagihan jika Anda memiliki hutang jangka panjang yang telah jatuh tempo. Dengan demikian, Anda akan mengurangi kredit macet dan meningkatkan aset yang beredar.

Tips

• Banyak program akuntansi memiliki formulir untuk menghasilkan laporan yang diperlukan. Namun, Anda juga dapat menemukan formulir di Internet. SampleWords.com memiliki berbagai bentuk dalam bahasa Inggris yang dapat diunduh secara gratis.

Peringatan

• Adalah kepentingan Anda untuk menyimpan pindaian pesanan, dokumen pengiriman, serta dokumen lainnya dalam folder elektronik terpisah, jika Anda tidak menganggap perlu untuk menyimpannya dalam bentuk kertas. Lebih baik memiliki banyak dokumen daripada tidak cukup jika Anda harus membuktikan hutang klien.