Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 2: Menulis proposal Anda
• Bagian 2 dari 2: Mengirimkan proposal Anda

Mempersiapkan proposal untuk manajemen berguna jika Anda melihat peluang untuk meningkatkan proses, meningkatkan omset, atau merealisasikan penghematan. Anda juga dapat menulis proposal jika Anda melihat sesuatu yang harus atau dapat diubah di mata Anda. Jika Anda ingin menyiapkan proposal untuk manajemen perusahaan Anda, luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan. Diskusikan proposal dengan rekan kerja untuk melihat apakah mereka setuju. Dekati manajemen dengan tepat.

Melangkah

Bagian 1 dari 2: Menulis proposal Anda

1. Identifikasi masalahnya. Apakah Anda ingin membuat proposal tentang penyederhanaan proses atau tentang pengurangan biaya, Anda perlu memiliki gambaran yang jelas tentang apa masalahnya. Anda sering kali memiliki gagasan tentang hal ini sendiri, tetapi jika Anda ingin menjelaskan dan mendapatkan sesuatu yang diselesaikan, pastikan Anda dapat menjelaskan masalahnya secara ringkas.
2. Lakukan riset Anda. Sebelum Anda mulai menulis proposal Anda, penting bagi Anda untuk memeriksa semua fakta. Bicaralah dengan pemangku kepentingan. Bisa jadi rekan kerja, supervisor atau pelanggan. Baca tentang perusahaan yang sebanding dan apa yang mungkin mereka lakukan secara berbeda.
   • Misalnya, jika menurut Anda perusahaan Anda harus mengganti katering, bicarakan dengan karyawan di dapur yang bekerja untuk katering saat ini. Apa yang mereka pikirkan Mungkin mereka pernah bekerja dengan katering lain di tempat lain? Perbedaan apa yang mereka lihat? Apa pendapat kolega Anda tentang katering? Jika Anda tidak puas dengan makanannya, bisa jadi itu hanya selera pribadi Anda alih-alih kualitasnya di bawah standar.
3. Tulis deskripsi masalah. Untuk memperkenalkan proposal Anda, jelaskan situasi saat ini. Harap nyatakan semua fakta yang relevan. Misalnya siapa yang terlibat, tanggal dan lokasi. Jangan membuat penilaian nilai di bagian ini dulu; batasi diri Anda pada sketsa obyektif dari situasi saat ini.
   • Dalam contoh katering Anda dapat menulis misalnya: “Perusahaan X telah bekerja sama dengan Caterer Y selama 7 tahun. Selama periode ini, jumlah makanan yang dapat dipilih berkurang dari lima menjadi dua. Jumlah hidangan vegetarian telah menurun, dan pada beberapa hari tidak ada hidangan vegetarian yang ditawarkan sama sekali. "
4. Jelaskan apa solusi Anda. Setelah mengidentifikasi masalah, jelaskan solusi yang Anda usulkan. Jika proposal Anda terdiri dari beberapa elemen, mulailah dengan elemen terpenting dalam proposal Anda. Tunjukkan bahwa temuan Anda didasarkan pada penelitian.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: “Saya menyarankan Perusahaan X untuk beralih ke katering yang berbeda. Perusahaan X memiliki beberapa opsi di sini. Caterer W dan Caterer Z menawarkan lebih banyak pilihan makanan dan memiliki tingkat biaya yang sebanding dengan penyedia saat ini. Selain itu, Cateraar Z dapat memenuhi kebutuhan karyawan kami dengan lebih baik, karena mereka memiliki beragam hidangan vegetarian, vegan, dan bebas gluten. Meskipun Cateraar W menawarkan lebih sedikit hidangan vegan, mereka juga bisa menjadi pilihan yang baik. Penelitian awal tahun ini menunjukkan bahwa 40% karyawan kami vegetarian, 10% vegan, dan 2% karyawan kami mengikuti diet bebas gluten. ”
5. Membuat rencana. Jelaskan setiap langkah yang harus diambil untuk mengimplementasikan proposal. Tunjukkan untuk setiap langkah biaya apa yang terkait dengan langkah tersebut, dan waktu tunggu. Bersikaplah transparan tentang biaya yang pasti, dan yang bergantung pada faktor-faktor tertentu. Jika diinginkan, Anda dapat memberi nomor pada langkah-langkahnya. Kemudian berikan informasi yang lebih detail. Jangan melebih-lebihkan pengembalian proposal Anda. Tunjukkan seobyektif mungkin hasil yang diharapkan.
   • ”Untuk mengganti katering, perlu untuk: 1. Membatalkan kontrak saat ini dengan Caterer Y; 2. Undang Caterer W dan Caterer Z untuk sesi uji coba; 3. Tentukan pilihan salah satu dari dua katering; 4. Buat kontrak dengan katering yang dipilih. Biaya kontrak baru diharapkan sebanding dengan biaya kontrak saat ini dengan Caterer Y. Jika kami mematuhi periode pemberitahuan yang disepakati dalam kontrak saat ini dengan Caterer Y, tidak ada biaya yang terkait dengan pembatalan. Oleh karena itu, peralihan ke katering yang berbeda dapat menjadi netral biaya, dengan kemungkinan efek positif pada kepuasan karyawan karena pasokan di kantin meningkat. "
6. Sebutkan keberatan apa yang mungkin muncul. Tunjukkan bahwa Anda menyadari bahwa ada kemungkinan penolakan terhadap proposal tersebut. Misalnya, apakah diharapkan ada penolakan dari karyawan? Mungkin beberapa rekan adalah penggemar berat katering saat ini. Tunjukkan apa yang bisa dilakukan untuk menghilangkan keberatan dan meminimalkan risiko.
7. Tunjukkan apa yang diperlukan untuk mengimplementasikan proposal. Jika proposal Anda berarti bahwa item harus dibeli atau karyawan tambahan harus dikerahkan untuk implementasi, harap tunjukkan hal ini. Tunjukkan juga komitmen waktu apa yang dibutuhkan. Anda dapat melakukan ini dalam bentuk daftar periksa. Contohnya:
   • "Wajib: kelompok kerja yang menilai katering yang berbeda (4 karyawan dari berbagai bagian organisasi), 2 jam untuk sesi uji coba, 3 jam untuk menyiapkan laporan penilaian."
8. Akhiri dengan manfaat utama. Apa pun perubahan yang Anda usulkan, ulangi di bagian akhir. Rangkum tiga poin terpenting Anda dan akhiri dengan satu kalimat ringkasan. Pikirkan ini sebagai ringkasan eksekutif. Contohnya:
   • Seperti yang ditunjukkan oleh proposal ini, Caterer Y telah mengurangi jenis hidangan dalam 7 tahun terakhir. Caterer W dan Caterer Z menawarkan kisaran yang lebih besar dengan biaya yang sama. Saya merekomendasikan untuk mengatur sesi percobaan dengan dua katering ini dengan tujuan memilih katering baru untuk perusahaan kami. Diharapkan hal ini akan meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan. "
   • Identifikasi keuntungan finansial dan kuantitatif. Misalnya, apakah inovasi Anda menghasilkan penghematan biaya? Kemudian tunjukkan itu.
   • Identifikasi manfaat kualitatif. Terkadang keuntungan sebuah proposal tidak dapat ditunjukkan dengan angka-angka yang jelas. Misalnya, jika proposal Anda meningkatkan kepuasan karyawan, harap tunjukkan hal ini. Manfaat kualitatif bisa sama berharganya dengan manfaat kuantitatif.

Bagian 2 dari 2: Mengirimkan proposal Anda

1. Mintalah proposal dibacakan kepada rekan kerja. Mintalah rekan kerja untuk memberi Anda umpan balik atas proposal Anda. Mungkin rekan Anda sepenuhnya setuju dengan proposal Anda. Jika kolega Anda tidak sepenuhnya setuju dengan proposal Anda, pikirkan tentang keberatan mereka. Jika menurut Anda keberatan tersebut dapat dibenarkan, sesuaikan proposal Anda. Jika Anda yakin bahwa keberatan tersebut dapat dibenarkan, tetapi tidak mengarah pada kesimpulan yang berbeda, sebutkan keberatan tersebut di bagian di mana Anda menjelaskan kemungkinan penolakan terhadap proposal tersebut.
2. Kikis. Setelah proposal Anda siap, dan Anda telah mengoreksinya oleh orang lain, lakukan lagi dengan saksama. Apakah semua kalimat berjalan dengan baik, tidak ada kesalahan ejaan, apakah cukup ringkas. Anda tidak ingin proposal Anda terlalu panjang, karena manajemen mungkin tidak membacanya. Maksimal dua halaman adalah panjang yang bagus.
3. Kirimkan proposal ke manajemen. Setelah proposal Anda selesai, tentukan kepada siapa proposal Anda akan dikirim. Di beberapa organisasi, jelas siapa yang berbicara tentang topik tertentu. Ini kurang jelas di organisasi lain. Tanyakan siapa yang harus dihubungi. Seringkali sekretaris sangat menyadari hal ini.
   • Setelah Anda menemukan orang yang tepat, cobalah untuk menjadwalkan pertemuan fisik dengan mereka untuk membahas proposal tersebut. Dengan cara itu Anda mendapatkan perhatian lebih untuk proposal daripada ketika Anda mengirimkannya di atas kertas atau melalui email.