Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Merencanakan laporan kerja
• Bagian 2 dari 3: Menyusun laporan kerja
• Bagian 3 dari 3: Membuat laporan menjadi efektif
• Tips
• Peringatan

Menulis laporan kerja bisa sangat mengesankan, meski mungkin lebih mudah dari yang Anda kira. Laporan kerja biasanya digunakan untuk menjelaskan kemajuan proyek kerja atau untuk memberikan kesimpulan dan rekomendasi terkait masalah tempat kerja. Untuk dengan mudah menulis laporan kerja yang efektif, mulailah dengan mempertimbangkan tujuan Anda, audiens Anda, penelitian, dan pesannya. Kemudian siapkan laporan Anda menggunakan format laporan bisnis standar. Terakhir, Anda dapat mengubah laporan agar efektif.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Merencanakan laporan kerja

1. Tentukan tujuan dan subjek laporan. Mungkin seseorang meminta laporan dari Anda. Tujuan atau topik kemungkinan besar akan disertakan dalam permintaan tersebut. Jika Anda tidak yakin apa tujuan atau topiknya, pertimbangkan apa yang Anda sampaikan kepada audiens Anda. Anda juga dapat meminta klarifikasi dari atasan atau supervisor Anda.
   • Misalnya, tujuannya bisa untuk menganalisis masalah bisnis, menjelaskan hasil proyek yang telah Anda kerjakan, atau memberikan gambaran umum kemajuan pekerjaan Anda kepada supervisor Anda.
2. Tentukan nada dan bahasa yang sesuai untuk khalayak sasaran. Pertimbangkan apa yang sudah diketahui audiens target, serta jargon yang akan mereka pahami. Saat menulis laporan kerja, Anda sering dapat menggunakan bahasa dan jargon yang lebih profesional daripada saat menulis untuk masyarakat umum.
   • Siapa yang akan membaca laporan itu? Sertakan siapa pun di antara audiens Anda yang dapat menggunakan laporan tersebut secara wajar.
   • Jika Anda menulis untuk jenis pembaca yang berbeda, sertakan semua informasi yang diperlukan sehingga bahkan pembaca yang paling sedikit pun dapat dengan mudah memahaminya. Namun, gunakan tajuk untuk setiap bagian sehingga pembaca yang terinformasi dapat melewatkan informasi yang tidak diperlukan bagi mereka. Anda juga dapat menyertakan bagian untuk setiap audiens untuk memenuhi kebutuhan masing-masing.
3. Kumpulkan penelitian dan bahan pendukung Anda, jika memungkinkan. Sertakan materi yang Anda gunakan untuk menarik kesimpulan atau mengembangkan rekomendasi. Anda akan mengacu pada ini saat Anda menyiapkan laporan, dan Anda mungkin perlu memasukkannya ke dalam lampiran laporan. Ini adalah hal-hal yang harus disertakan saat menyiapkan laporan:
   • Detail keuangan
   • Tabel
   • Grafik
   • Statistik
   • Survei
   • Kuesioner
   • Percakapan dengan pakar, kolega, pelanggan, dll.
4. Lihat kemajuan Anda saat menulis laporan kemajuan. Laporan kemajuan yang baik memberikan gambaran singkat tentang pekerjaan yang telah Anda lakukan, apa yang akan Anda lakukan dan apakah proyek tersebut berada di jalur yang benar. Yang terbaik adalah menganggapnya sebagai jawaban atas pertanyaan orang tentang proyek Anda. Inilah yang harus disertakan dalam laporan Anda:
   • Apakah jangka waktu proyek berubah?
   • Tugas apa yang telah Anda lakukan sejak laporan kemajuan terakhir?
   • Tugas apa yang akan Anda lakukan selanjutnya?
   • Apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk menyelesaikan proyek tepat waktu? Jika tidak, mengapa?
   • Kemacetan mana yang pernah Anda temui dan bagaimana Anda akan mengatasinya?
   • Apakah Anda belajar sesuatu bulan ini?
5. Buat garis besar dengan informasi yang akan disertakan dalam laporan Anda. Tuliskan ide Anda dalam garis besar dan gunakan sebagai alat bantu menulis. Saat Anda melakukan ini, kembangkan judul laporan Anda untuk membantu Anda mengatur apa yang harus dikatakan. Gambarannya tidak harus rapi atau berkembang dengan baik, karena ini hanya untuk Anda gunakan sendiri.
   • Dalam kebanyakan kasus, Anda harus memulai laporan dengan menjelaskan hasil dan kesimpulan atau rekomendasi. Kemudian jelaskan bagaimana Anda sampai pada poin ini dan alasan Anda, jika memungkinkan.
   • Jika Anda akan membuat kesimpulan atau rekomendasi yang kontroversial, jelaskan proses dan alasannya terlebih dahulu sehingga audiens target Anda akan dapat memahami mengapa Anda muncul dengan ide ini.

Bagian 2 dari 3: Menyusun laporan kerja

1. Gunakan halaman sampul atau halaman judul. Halaman judul harus menyertakan nama laporan, diikuti dengan tanggal - pada baris terpisah - saat Anda mengirimkannya. Di baris ketiga Anda menyebutkan nama semua penulis. Kemudian tulis nama organisasi Anda di baris keempat.
   • Dalam beberapa kasus, Anda juga dapat menyertakan surat motivasi yang menjelaskan mengapa Anda menulis laporan, apa yang disyaratkan, dan apa yang menurut Anda harus Anda lakukan selanjutnya. Hal ini lebih umum terjadi pada laporan yang membutuhkan waktu lama untuk disiapkan atau memerlukan penjelasan tambahan sebelum pembaca melihat laporan itu sendiri.
   • Dengan laporan kemajuan, Anda menyatakan nama Anda, nama proyek, tanggal dan periode pelaporan pada halaman judul. Tempatkan setiap item di baris terpisah. Anda dapat memberi label pada setiap baris dengan "nama", "nama proyek", "tanggal" dan "periode pelaporan", atau Anda dapat membuat daftar informasinya.
   • Tanyakan kepada atasan Anda apakah ada rekomendasi khusus untuk memformat laporan kerja Anda. Dia adalah sumber terbaik untuk menyiapkan laporan Anda.
2. Berikan ringkasan informasi terpenting. Cantumkan kesimpulan, justifikasi, dan rekomendasi Anda. Hal ini memungkinkan seseorang untuk memahami poin-poin utama laporan Anda tanpa harus membaca laporan tersebut secara keseluruhan. Anda tidak perlu menulis penjelasan secara detail, tetapi pembaca harus bisa memahami tentang apa laporan tersebut. Ringkasannya harus satu sampai lima halaman.
   • Anda tidak perlu meringkas laporan lengkapnya. Fokus hanya pada ide-ide utama dalam laporan, seperti rekomendasi atau kesimpulan utama yang Anda sampaikan.
   • Jika Anda sedang menulis laporan kemajuan, Anda dapat melewati bagian ini.
3. Sertakan daftar isi dengan apa yang ada di laporan. Tunjukkan judul bagian dalam daftar isi dan nomor halaman tempat bagian tersebut dimulai. Hal ini memungkinkan pembaca untuk dengan mudah menavigasi laporan untuk menemukan informasi yang diperlukan.
   • Gunakan judul dan tajuk untuk setiap bagian agar laporan mudah dibaca.
   • Saat menulis laporan kemajuan, Anda biasanya tidak perlu menyertakan daftar isi kecuali atasan Anda lebih suka. Namun, tambahkan judul dan tajuk untuk setiap bagian untuk memudahkan navigasi laporan.
4. Tulis pengantar untuk memberikan gambaran umum dari laporan tersebut. Beri tahu pembaca mengapa Anda menulis laporan kerja ini. Rangkum konteks seputar laporan dan jelaskan tujuan Anda. Nyatakan pertanyaan yang akan Anda jawab atau masalah yang akan Anda pecahkan. Tunjukkan istilah laporan dan rencana tindakan beserta isinya.
   • Pengenalannya tidak harus panjang. Bersikaplah langsung dan spesifik agar pembaca memahami konteks dan tujuan tanpa penjelasan yang panjang.
   • Tulislah dua hingga empat paragraf untuk pendahuluan.
   • Dalam laporan kemajuan, pendahuluan mungkin berisi tidak lebih dari satu atau dua paragraf. Ini harus meringkas proyek dan apa yang ingin Anda capai. Anda juga dapat menunjukkan apa yang telah Anda selesaikan dan apa yang akan Anda lakukan selanjutnya.
5. Jelaskan hasil atau kesimpulan yang Anda sajikan. Berikan gambaran umum tentang penelitian atau evaluasi yang telah Anda selesaikan sehubungan dengan proyek ini. Kemudian diskusikan dan tafsirkan pengamatan Anda dan bagaimana kaitannya dengan subjek laporan.
   • Dalam kebanyakan kasus, bagian ini berisi paragraf pengantar dan daftar kesimpulan yang telah Anda capai.
   • Seperti inilah salah satu kesimpulannya: "1. Populasi kami menua, yang menyebabkan lebih banyak risiko kesehatan bagi pelanggan kami. "
   • Saat Anda menulis laporan kemajuan, Anda tidak memiliki hasil atau kesimpulan untuk disajikan. Sebaliknya, daftarkan pencapaian Anda atau tugas yang telah diselesaikan di bagian setelah pelantikan Anda. Anda juga dapat menulis paragraf pendek 2 hingga 4 kalimat di bagian ini. Namun, daftar biasanya cukup. Anda dapat membuat daftar: "€ 200 dikumpulkan untuk membayar tenda festival", "Dikontrak dengan rencana pesta untuk mengelola perencanaan festival" dan "mensurvei 1.500 penduduk untuk mengumpulkan masukan publik."
6. Memberi Anda rekomendasi untuk masa depan. Rekomendasi Anda harus menjelaskan apa yang akan terjadi di masa depan. Jelaskan apa solusi yang akan dihasilkan dan bagaimana hubungannya dengan kesimpulan Anda. Setelah memberikan penjelasan, berikan rekomendasi berupa poin tindakan dalam daftar bernomor. Buat daftar rekomendasi Anda dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: "1. Latih semua karyawan untuk melakukan CPR. "
   • Jika Anda menulis laporan kemajuan, sebutkan tugas atau tujuan yang ingin Anda capai di periode kerja berikutnya. Misalnya, Anda dapat membuat daftar "Temukan pemasok untuk festival", "Setujui desain festival", dan "Pesan poster promosi".
7. Diskusikan proses dan alasan yang mengarah pada kesimpulan Anda. Jelaskan bagaimana Anda menangani topik, masalah, atau masalah. Tinjau pengamatan Anda dan kemudian jelaskan bagaimana mereka mengarah pada rekomendasi Anda. Pisahkan diskusi menjadi beberapa bagian berbeda dengan tajuk yang memberi tahu pembaca apa yang ada di bagian itu.
   • Ini termasuk diskusi yang lebih panjang tentang penelitian dan evaluasi.
   • Bagian ini harus menjadi yang terpanjang dalam catatan.
   • Jika Anda sedang menulis laporan kemajuan, Anda dapat melewati bagian ini. Sebagai gantinya, sertakan bagian tentang hambatan yang Anda temui saat mengerjakan proyek dan bagaimana Anda menanganinya. Anda bisa menulis, "Banyak warga tidak mengembalikan survei karena itu bukan ongkos kirim. Di masa mendatang, kami akan menyertakan email prabayar dalam survei kami atau mengizinkan penduduk untuk menyelesaikan survei mereka secara digital. "
8. Buat daftar semua referensi yang Anda gunakan dalam menyiapkan laporan. Referensi dapat mencakup artikel majalah, artikel berita, wawancara, survei, kuesioner, statistik, dan informasi terkait lainnya. Kutip referensi ini di akhir laporan dan beri label halaman sebagai "Referensi".
   • Kecuali ditentukan lain, gunakan format APA untuk laporan bisnis.
   • Anda dapat melewati bagian ini jika Anda sedang mempersiapkan laporan kemajuan.
9. Berikan lampiran materi seperti survei, kuesioner atau email. Tidak setiap laporan kerja membutuhkan lampiran. Namun, Anda dapat memasukkannya jika Anda ingin memberikan materi yang telah Anda rujuk kepada pembaca atau jika Anda ingin memberikan informasi tambahan yang dapat membantu mereka lebih memahami topik atau pengamatan Anda. Beri label setiap lampiran dengan huruf terpisah.
   • Misalnya: "Lampiran A", "Lampiran B" dan "Lampiran C."
   • Jika Anda menulis laporan kemajuan, Anda tidak perlu memasukkan bagian ini.
10. Tutup kesimpulan singkat bersama dengan ringkasan pengamatan atau kemajuan Anda. Anda mungkin tidak perlu membuat kesimpulan, tetapi menulisnya bisa menjadi ringkasan yang bagus dari usaha Anda. Buat kesimpulan Anda dalam tiga hingga empat kalimat yang meringkas informasi yang Anda sajikan dalam laporan Anda.
    • Anda dapat menulis: "Proyek perencanaan untuk festival seni berjalan sesuai rencana dan akan selesai sesuai jadwal. Kami telah menyelesaikan 90% aktivitas pra-perencanaan kami dan sekarang mengalihkan fokus untuk membeli peralatan yang diperlukan. Proyek ini tidak memiliki kendala yang luar biasa, tetapi kami akan secara bertahap mengatasi kendala di masa depan. "

Bagian 3 dari 3: Membuat laporan menjadi efektif

1. Gunakan judul yang jelas untuk membantu audiens Anda menjelajahi laporan. Buat berita utama yang langsung dan langsung ke intinya. Pembaca harus tahu persis isi laporan itu.
   • Judulnya dapat mencakup pendahuluan, tugas yang diselesaikan, sasaran untuk kuartal berikutnya, hambatan dan solusi, dan kesimpulan.
   • Cocokkan tajuk dengan informasi di laporan.
   • Dalam laporan kemajuan, pembaca kemungkinan besar adalah supervisor Anda, tim, atau pelanggan Anda.
2. Gunakan bahasa yang sederhana dan langsung untuk mengkomunikasikan ide-ide Anda. Laporan kerja tidak harus mengandung kata-kata yang sulit dan kalimat yang kreatif. Anda hanya perlu menyampaikan maksud Anda kepada pembaca. Ekspresikan ide Anda dengan kata-kata sesederhana mungkin dan langsung ke intinya.
   • Anda bisa menulis, "Pendapatan naik 50% untuk kuartal keempat," alih-alih "Pendapatan naik 50% untuk menghasilkan pendapatan kuartal keempat yang luar biasa."
3. Tulislah dengan singkat untuk membuat laporan sesingkat mungkin. Tulisan yang berlebihan akan membuang-buang waktu Anda dan para pembaca. Jangan dangkal dan langsung ke bisnis.
   • Ingatlah bahwa beberapa laporan kerja bisa jadi cukup panjang karena bisa berisi banyak informasi. Namun, tulisan Anda harus selalu ringkas.
   • Tidak apa-apa untuk menulis, `` Penjualan meningkat pada kuartal terakhir setelah tenaga penjualan menerapkan panggilan dingin, '' alih-alih, `` Kami melihat peningkatan pendapatan yang eksponensial pada kuartal terakhir karena tenaga penjualan kami yang berbakat dan berdedikasi adalah pelanggan potensial yang memulai menelepon untuk meminta mereka membeli lebih banyak produk. '
4. Ekspresikan ide Anda dalam bahasa obyektif dan non-emosional. Tetap berpegang pada fakta dan biarkan pembaca menarik kesimpulan mereka sendiri berdasarkan pandangan obyektif tentang subjek. Meskipun Anda mungkin membuat rekomendasi untuk suatu masalah, jangan mencoba membangkitkan emosi pembaca untuk meyakinkan mereka. Biarkan pembaca membentuk gagasan dan penilaiannya sendiri berdasarkan pandangan objektif tentang fakta.
   • Daripada menulis, "Karyawan yang tidak terlibat memiliki semangat kerja yang rendah, menjadikan kantor mesin yang tidak berjiwa," Anda dapat menulis, "Karyawan yang peringkat produktivitasnya lebih rendah daripada yang lain melaporkan merasa tidak terlibat."
5. Hindari penggunaan bahasa gaul, serta kata "saya" di sebagian besar laporan. Mungkin tepat untuk menggunakan "saya" dalam laporan kemajuan saat Anda menulis tentang proyek yang Anda kerjakan sendiri. Jika tidak, jangan gunakan kata "saya" atau bahasa gaul lainnya dalam laporan pekerjaan Anda. Namun, tidak apa-apa menggunakan "Anda" saat mengarahkan kalimat ke pembaca yang dituju.
   • Jaga bahasa Anda tetap profesional di seluruh laporan.
6. Tinjau laporan Anda untuk memastikan bebas dari kesalahan. Kesalahan tata bahasa dan ejaan merusak profesionalisme laporan kerja Anda. Penting bagi Anda untuk meninjau laporan untuk memastikan Anda tidak menggunakan kesalahan ketik, kata-kata yang salah, atau kata-kata yang disalahgunakan. Yang terbaik adalah memeriksa laporan tersebut setidaknya dua kali.
   • Jika memungkinkan, mintalah orang lain untuk memeriksa laporan tersebut untuk Anda, karena sulit untuk menemukan kesalahan Anda sendiri.
   • Jika waktu mengizinkan, Anda harus menyisihkan laporan tersebut setidaknya selama 24 jam sebelum memeriksanya.

Tips

• Setelah Anda menulis laporan kerja pertama Anda, Anda dapat menggunakannya sebagai template untuk laporan mendatang.
• Anda mungkin sudah memiliki templat untuk laporan kerja di tempat kerja Anda. Hubungi supervisor Anda untuk mengetahui apakah Anda dapat menggunakan templat untuk laporan Anda.
• Jika memungkinkan, dasarkan format laporan Anda pada laporan kerja yang sudah ada dari perusahaan atau organisasi Anda. Periksa file di kantor Anda atau minta rekan kerja atau supervisor Anda untuk salinan laporan yang ada.

Peringatan

• Jika Anda menggunakan laporan yang ada sebagai contoh, jangan menyalin kata-kata di dalamnya. Ini adalah plagiarisme dan cenderung mengarah pada konsekuensi profesional.