Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 2: Tentukan jenis laporan yang akan ditulis
• Bagian 2 dari 2: Menulis laporan bisnis

Laporan bisnis adalah salah satu alat komunikasi paling efektif di dunia bisnis saat ini. Ada beberapa tujuan laporan bisnis, dan perusahaan atau individu dapat menggunakannya untuk membuat keputusan penting. Untuk menulis laporan bisnis yang efektif, Anda harus terlebih dahulu memahami apa itu dan bagaimana laporan itu dapat digunakan.

Melangkah

Bagian 1 dari 2: Tentukan jenis laporan yang akan ditulis

1. Sajikan ide. Laporan yang menyajikan ide disebut laporan rekomendasi / laporan penasehat. Anda dapat menggunakan laporan ini untuk memberikan nasihat kepada manajemen atau pengambil keputusan penting lainnya. Laporan ini biasanya memiliki ringkasan dan badan. Ringkasan tersebut menekankan saran Anda.
   • Anda mungkin menginginkan printer 3D untuk departemen Anda. Untuk meyakinkan manajer Anda untuk membeli satu, Anda dapat menulis laporan penasihat secara resmi meminta tim manajemen untuk sebuah printer.
2. Tunjukkan risiko dari peluang tertentu. Laporan investigasi dapat membantu menentukan risiko tindakan tertentu. Laporan ini membantu perusahaan melihat kemungkinan konsekuensi yang dapat diharapkannya. Laporan ini mencakup pendahuluan, bagian tengah, dan kesimpulan. Pendahuluan menyoroti masalah yang sedang diselidiki. Bagian tengah digunakan untuk membahas fakta dan hasil investigasi. Dan kesimpulannya merangkum semuanya.
   • Misalkan perusahaan farmasi X ingin bekerja sama dengan perusahaan farmasi Y, tetapi masih ada reservasi. Perusahaan X tidak ingin bekerja sama dengan perusahaan yang (memiliki) masalah keuangan sekarang atau di masa lalu. Perusahaan X melakukan penyelidikan dan menggunakan laporan penelitian untuk membahas secara rinci informasi keuangan tentang Perusahaan Y dan para direkturnya.
3. Sajikan informasi kepatuhan kepada badan pengatur. Laporan ini, yang disebut laporan kepatuhan, membantu perusahaan menunjukkan tanggung jawab mereka. Perusahaan menggunakan laporan kepatuhan untuk membuktikan kepada badan pengatur (dewan kota, pemerintah, dll.) Bahwa ia mengikuti semua hukum / peraturan yang berlaku dan membelanjakan uang dengan bijak. Laporan ini berisi pendahuluan, badan dan kesimpulan. Pendahuluan biasanya berisi ikhtisar dari bab-bab terpenting dalam laporan. Bagian tengah berisi data spesifik, fakta, dll., Yang perlu diketahui oleh badan pengatur. Kesimpulannya merangkum segalanya.
   • CALPERS (Program Pensiun Pekerja California) harus menunjukkan kepada dewan bahwa pada tahun 2010 ia mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku. CALPERS menyiapkan laporan kepatuhan tahunan untuk mendemonstrasikan kegiatan tahunan mereka.
4. Mempresentasikan kelayakan ide atau proyek yang diusulkan. Laporan penelitian yang menentukan berhasil atau tidaknya suatu ide disebut studi kelayakan. Laporan ini harus mencakup ringkasan dan badan. Ringkasan menyajikan ide. Tubuh berisi manfaat, potensi masalah, dan biaya terkait dari gagasan tersebut. Sebuah perusahaan dapat menggunakan studi kelayakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti ini:
   • Bisakah proyek ini diselesaikan sesuai anggaran?
   • Apakah proyek ini menguntungkan?
   • Bisakah proyek ini diselesaikan dalam jangka waktu?
5. Mempresentasikan hasil penelitian dari penelitian lain. Laporan penelitian semacam ini menyajikan penyelidikan atas masalah tertentu. Ini memberikan perspektif rinci tentang masalah yang sangat spesifik. Laporan harus berisi abstrak (ringkasan), pendahuluan, metode, hasil, kesimpulan dan rekomendasi. Itu juga harus mengutip sumber dari studi yang dikutip.
   • Misalnya, perusahaan dapat melakukan investigasi perusahaan untuk menentukan apakah merokok di ruang tunggu karyawan harus dihilangkan. Orang yang menulis penelitian harus membuat laporan penelitian.
6. Membantu perusahaan meningkatkan kebijakan, produk, atau proses melalui pemantauan. Laporan ini, yang disebut laporan periodik, ditulis begitu sering, misalnya mingguan, bulanan, triwulanan, dll. Laporan ini memeriksa efisiensi, laba rugi, atau angka terukur lainnya selama interval yang dipilih.
   • Misalnya, rekan penjualan di perusahaan farmasi dapat memberikan ringkasan bulanan panggilan penjualannya.
7. Laporkan situasi tertentu. Situasi tertentu - sebagai lawan dari interval tertentu - membutuhkan analisis situasional. Suatu situasi bisa sesederhana informasi yang disajikan dalam konferensi atau serumit laporan tentang tanggap bencana alam. Laporan ini berisi pendahuluan, isi dan kesimpulan. Gunakan pendahuluan untuk mendeskripsikan acara dan memberikan pratinjau singkat tentang apa yang akan Anda diskusikan di bagian tengah. Kesimpulannya membahas tindakan yang diambil atau perlu dalam situasi tersebut.
   • Misalnya: badan pemerintah menginginkan analisis / laporan situasi setelah badai.
8. Berikan solusi berbeda untuk suatu masalah atau situasi. Gunakan laporan evaluasi untuk memberikan solusi berbeda untuk situasi tertentu. Berdasarkan hasil tersebut, penulis dapat mengusulkan suatu tindakan atau tindakan tertentu. Laporan harus berisi pendahuluan, badan dan kesimpulan. Pendahuluan menyatakan tujuan laporan. Bagian tengah menyajikan situasi atau masalah, diikuti dengan solusi / alternatif potensial. Kesimpulannya mengungkapkan solusi atau alternatif terbaik.
   • Contoh: VDL Nedcar ingin mendirikan pabrik di Asia. Laporan tersebut dapat memberikan tiga opsi negara berdasarkan kebutuhan bisnis. Laporan tersebut kemudian dapat menyimpulkan mana dari tiga negara tersebut yang merupakan lokasi terbaik untuk pabrik baru.

Bagian 2 dari 2: Menulis laporan bisnis

1. Tentukan tujuan dan format Anda. Tanyakan pada diri Anda apa yang ingin Anda capai dengan laporan tersebut. Pilih salah satu laporan seperti yang disebutkan di atas berdasarkan tujuan yang diinginkan.
   • Buatlah tujuan yang akurat apa pun jawabannya. Jika tidak jelas, laporan Anda hanya akan membingungkan pembaca Anda, sehingga memengaruhi keandalan laporan.
   • Misalnya, Anda menginginkan anggaran iklan yang lebih besar untuk departemen Anda. Fokuskan laporan Anda pada anggaran iklan saat ini dan bagaimana Anda dapat menggunakan anggaran yang lebih besar secara efektif.
2. Tentukan siapa pembaca Anda. Pembaca Anda bisa menjadi pihak eksternal (seseorang yang tidak bekerja di dalam perusahaan Anda) atau seseorang di dalam perusahaan Anda. Pikirkan tentang pengetahuan pembaca Anda tentang subjek tersebut dan seberapa yakin dia dengannya. Pikirkan juga bagaimana pembaca akan menggunakan informasi dalam laporan.
   • Ingat, terlepas dari pembaca Anda, tidak ada yang berbicara lebih jelas kepada perusahaan atau klien selain uang.
   • Misalnya, Anda ingin menerapkan program untuk departemen Anda di mana tugas fungsional dibagi. Anda memutuskan bahwa audiens target Anda terdiri dari direktur SDM perusahaan, CEO, dan COO. Pikirkan seberapa banyak mereka mungkin sudah mengetahui tentang jenis program ini. Jawabannya menentukan nada untuk laporan tersebut. Jika perusahaan tidak pernah memikirkan program semacam itu, laporan harus informatif dan strategis. Jika perusahaan telah memikirkannya sebelumnya, laporan tersebut harus kurang informatif dan lebih meyakinkan.
3. Putuskan apa yang akan dipelajari. Bagian tersulit dalam menulis laporan bisnis bukanlah penulisan itu sendiri. Itu menyusun kesimpulan dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk mendukung kesimpulan itu. Ini membutuhkan berbagai keterampilan, termasuk pengumpulan data dan analisis pasar. Apa yang Anda - dan akhirnya manajemen - perlu ketahui untuk dapat membuat keputusan yang tepat tentang topik tersebut?
4. Kumpulkan data yang benar untuk laporan Anda. Penting bahwa data Anda berasal dari penelitian menyeluruh; jika tidak, Anda berisiko memengaruhi keandalan. Pengumpulan data tergantung pada jenis laporan yang Anda tulis. Pastikan untuk menggunakan indikator akurat yang relevan dengan tujuan laporan.
   • Anda dapat menemukan data secara internal, yang berarti Anda dapat mengumpulkannya dengan cukup cepat.Misalnya, Anda bisa menghubungi departemen penjualan untuk angka penjualan, sehingga Anda bisa dengan cepat memproses data Anda dalam laporan Anda.
   • Data eksternal juga mungkin tersedia secara internal. Jika suatu departemen telah membuat analisis pelanggan, Anda dapat meminjamnya. Anda tidak perlu melakukan riset sendiri. Ini bervariasi menurut perusahaan, tetapi penulis laporan bisnis biasanya tidak perlu melakukan penelitian awal.
   • Misalnya, jika Anda menulis laporan rekomendasi / penasehat, Anda harus meneliti semua manfaat dari ide yang Anda usulkan dan memasukkan hasil tersebut ke dalam laporan Anda.
5. Kumpulkan laporan Anda. Bagaimana Anda menyusun laporan tergantung pada tujuan Anda. Misalnya, Anda menyusun laporan kepatuhan secara berbeda dari studi kelayakan. Setelah Anda memiliki ide tentang bagaimana Anda ingin menyusun laporan Anda, Anda dapat menulis isinya.
   • Bagilah data yang relevan menjadi beberapa bab. Laporan bisnis seharusnya tidak membanjiri angka dan informasi. Membagi data menjadi beberapa bab terpisah penting untuk laporan bisnis yang berhasil ditulis. Misalnya, pisahkan angka penjualan dari analisis pelanggan, dan beri mereka judul terpisah.
   • Gunakan tajuk untuk menyusun laporan agar dapat dengan cepat dibaca sebagai kajian independen sekaligus mendukung tujuan dasar laporan.
   • Karena beberapa bagian bergantung pada analisis atau masukan dari yang lain, Anda sering kali dapat mengerjakan bagian-bagian tersebut secara terpisah sambil menunggu analisis.
6. Tarik kesimpulan dengan rekomendasi khusus. Buatlah kesimpulan yang jelas yang mengikuti secara logis dari data dalam laporan. Berikan rekomendasi yang jelas tentang kebijakan terbaik, berdasarkan kesimpulan.
   • Setiap tujuan harus mencakup tindakan spesifik dan terukur. Tuliskan setiap perubahan dalam deskripsi pekerjaan, jadwal, atau biaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana baru. Setiap pernyataan harus segera menunjukkan bagaimana metode baru membantu mencapai tujuan / solusi yang diberikan dalam laporan.
7. Tulis ringkasan manajemen. Ringkasan eksekutif harus ada di halaman pertama laporan, tetapi itu harus menjadi hal terakhir yang Anda tulis. Ringkasan eksekutif harus menyajikan hasil dan kesimpulan Anda, dan memberikan gambaran singkat tentang apa yang akan dibaca seseorang jika mereka memilih untuk membaca keseluruhan laporan. Seperti cuplikan film atau abstrak dalam esai akademis.
   • Ringkasan eksekutif dinamai demikian karena mungkin itulah satu-satunya hal yang akan dibaca oleh manajer yang sibuk. Beri tahu atasan Anda poin-poin utama tidak lebih dari 200-300 kata. Jika atasan Anda penasaran, dia dapat membaca sisa laporannya.
8. Jika perlu, gunakan infografik untuk datanya. Dalam beberapa kasus, berguna untuk menggunakan grafik atau diagram untuk menyajikan data kuantitatif. Gunakan warna karena menarik perhatian dan membuat informasinya menonjol. Jika memungkinkan, gunakan poin, angka, atau kotak teks untuk membuat laporan lebih mudah dibaca. Ini membedakan data Anda dari laporan lainnya dan memperkuat artinya.
   • Secara umum, bilangan visual adalah ide bagus untuk laporan bisnis karena teks dan datanya sendiri bisa jadi agak kering. Namun, jangan berlebihan. Semua infografis harus relevan dan perlu.
   • Gunakan bingkai teks pada halaman dengan banyak teks tanpa tabel atau gambar. Teks satu halaman penuh bisa melelahkan pembaca. Kotak teks juga bisa efektif untuk meringkas poin-poin utama.
9. Kutip sumber Anda jika perlu. Bergantung pada jenis penelitian yang telah Anda lakukan, Anda perlu menjelaskan dari mana Anda mendapatkan informasi. Tujuan dari halaman bibliografi atau sumber daya dalam laporan bisnis adalah untuk memberikan sumber informasi kepada orang lain jika mereka ingin melihat datanya sendiri.
   • Gunakan cara yang tepat untuk mengutip sumber dalam laporan Anda berdasarkan industri Anda.
10. Baca laporan Anda lagi. Kesalahan ejaan atau kesalahan tata bahasa yang sederhana dapat memberi kesan kepada pembaca bahwa Anda belum cukup berusaha. Kesalahan ini bahkan dapat mempertanyakan keandalan hasil Anda. Selain itu, pastikan Anda menyajikan informasi Anda dengan cara yang jelas dan akurat.
    • Misalnya, jangan berlebihan dengan kata-kata yang mahal atau kalimat yang rumit.
    • Hindari dialek atau bahasa gaul.
    • Jika laporan dan audiens Anda terkait dengan industri tertentu, Anda dapat menggunakan jargon atau istilah teknis. Namun Anda harus berhati-hati agar tidak terlalu sering menggunakannya.
    • Secara umum, penulisan bisnis lebih baik dalam bentuk pasif, dan ini adalah salah satu dari sedikit kasus di mana bentuk pasif lebih baik daripada bentuk aktif.
    • Anda sering kali melewatkan kesalahan saat membaca ulang karya Anda sendiri karena terlalu terbiasa dengannya. Pikirkan siapa di departemen Anda yang juga mendapat manfaat dari laporan dan dapat membacanya untuk Anda. Bersikaplah terbuka untuk umpan balik. Lebih baik mendengar kesalahan dari seorang karyawan daripada dari atasan. Baca setiap komentar dan tulis ulang laporan dengan mempertimbangkan komentar tersebut.
11. Tulis daftar isi. Jadikan laporan bisnis seformal mungkin dan buat daftar isi sehingga transparan dan orang dapat dengan cepat menggulir ke satu bab. Sertakan semua bab yang relevan, terutama ringkasan eksekutif dan kesimpulan.
12. Ikat laporan bisnis Anda. Laporan yang teliti dan diteliti secara menyeluruh berjalan paling baik dengan presentasi yang indah. Ini bisa termasuk folder bagus, penjilid buku atau kertas. Intinya adalah laporan bisnis Anda terlihat begitu tajam sehingga pembaca Anda sangat ingin membacanya.
    • Ini juga berlaku untuk semua grafik dan diagram dalam laporan.