Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Menciptakan fokus
• Bagian 2 dari 3: Menetapkan strategi kerja yang efektif
• Bagian 3 dari 3: Mengubah gaya hidup Anda
• Tips

Di dunia sekarang ini, menangani beban kerja sangatlah sulit. Siapa pun yang memiliki pekerjaan penuh waktu tahu bahwa hari kerja rata-rata tidak selalu cukup lama untuk mendapatkan semua yang perlu Anda lakukan.Namun, produktivitas dapat ditingkatkan secara signifikan dengan menanamkan kebiasaan yang membuat Anda lebih efisien. Seorang pekerja yang efisien memanfaatkan setiap menit dalam sehari, dengan semua fokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu. Menjadi lebih efisien di tempat kerja tidak hanya akan meningkatkan produktivitas dan skor poin Anda dengan atasan - itu juga akan membuat Anda merasa seperti Anda telah mencapai sesuatu, puas karena Anda telah menjalani hari kerja yang penuh dan produktif.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Menciptakan fokus

1. Sediakan ruang kerja yang bersih dan teratur. Efisiensi di tempat kerja terkadang bisa semudah membersihkan kekacauan di ruang kerja Anda. Tempat kerja yang tidak teratur adalah tempat kerja yang dapat menghambat produktivitas Anda. Jika Anda terus-menerus berjuang untuk menemukan alat atau dokumen tertentu di tumpukan kekacauan, Anda benar-benar membuang-buang waktu kerja Anda. Hanya simpan item yang Anda gunakan setiap hari di tangan - semua yang lain harus disimpan di tempat yang tidak akan menghalangi, "tetapi juga" dapat ditemukan dengan cepat.
   • Jika Anda bekerja di kantor, atur ruang dan meja kantor Anda sehingga Anda dapat dengan cepat dan mudah menemukan apa yang Anda butuhkan untuk bekerja. Jika Anda tidak bekerja di kantor, prinsip yang sama tetap berlaku. Misalnya, jika Anda bekerja di toko sepeda, jaga kebersihan dan pengaturan peralatan agar Anda dapat langsung menemukannya saat diperlukan. Hampir setiap lingkungan kerja mendapat manfaat dengan dijaga kebersihan dan kerapiannya.
   • Pekerja kantor dan orang lain yang berurusan dengan dokumen dalam jumlah besar perlu membuat sistem file yang logis dan teratur. Simpan dokumen yang sering Anda gunakan di tangan. Simpan dokumen lain dalam urutan alfabet atau urutan logis lainnya.
2. Pantau tempat kerja Anda. Pastikan Anda selalu memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan Anda. Di kantor, ini berarti hal-hal seperti pelubang kertas, penghapus staples, kalkulator, dll. Di luar lingkungan kantor, alat-alatnya sangat berbeda, tetapi prinsip dasarnya sama - pastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mulai bekerja. Ilmuwan yang bekerja dengan aplikasi grafik yang kompleks serta insinyur yang bekerja dengan kunci pas mendapatkan keuntungan dari alat yang siap digunakan.
   • Pastikan alat Anda terawat dengan baik. Salah satu alat penting yang berhenti berfungsi dapat sangat mengganggu alur kerja Anda, terutama jika Anda tidak dapat melanjutkan tanpanya! Hemat waktu dalam jangka panjang dengan membersihkan dan merawat peralatan Anda secara teratur.
3. Buat jadwal yang jelas. Jika Anda terbiasa terbang ke mana-mana, upaya apa pun untuk merencanakan hari Anda kemungkinan besar akan meningkatkan efisiensi Anda. Untuk menjaga jadwal yang benar-benar efektif, Anda harus membatasi diri Anda pada "satu" agenda komprehensif (mungkin dilengkapi dengan satu kalender di kantor atau bilik Anda untuk tujuan jangka panjang). Jangan mempersulit pekerjaan Anda secara tidak perlu dengan menyimpan lebih dari satu jadwal atau menyimpan banyak koleksi catatan yang pasti akan hilang. Anda ingin dapat melihat "satu" tempat tertentu untuk mengetahui apa yang harus dilakukan.
   • Atur setiap hari dengan membuat daftar "hal yang harus dilakukan". Mulailah dengan prioritas tertinggi hari ini untuk memastikannya selesai. Tempatkan hal-hal yang kurang penting di akhir daftar. Mulailah dari atas di awal hari Anda. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan daftarnya, coba lakukan sisanya keesokan harinya.
   • Tetapkan jadwal dan kerangka waktu untuk proyek Anda yang paling penting dan realistis tentang jumlah waktu yang akan mereka ambil. Anda tidak ingin membuat diri Anda gagal - lebih baik meminta lebih banyak waktu di awal proyek, daripada tepat sebelum tenggat waktu.
4. Hilangkan gangguan. Lingkungan kerja yang berbeda memiliki gangguan yang berbeda - beberapa pekerjaan melibatkan rekan kerja yang sangat cerewet yang tidak mau pergi. Orang lain mungkin sangat pendiam, mengganggu Anda bahkan dengan suara yang paling lembut. Lakukan apa yang Anda bisa untuk tetap fokus pada pekerjaan Anda. Jika pekerjaan Anda memungkinkan Anda mendengarkan musik dengan aman, bawalah pemutar MP3. Anda bahkan dapat membuat catatan di tempat kerja Anda untuk menjelaskan kepada kolega Anda bahwa Anda tidak ingin diganggu. Ini mungkin tampak tidak sopan, tetapi sebenarnya tidak - ini adalah metode yang masuk akal dan efektif untuk membuat orang meninggalkan Anda sendirian saat Anda bekerja. Ingat, Anda dapat bersosialisasi sesuka hati Anda selama istirahat dan makan. Gangguan yang "sangat" umum adalah menghabiskan waktu di situs Internet rekreasi. Satu studi menemukan bahwa sekitar dua pertiga dari karyawan menyia-nyiakan setidaknya sedikit waktu "setiap hari" di situs web yang tidak terkait dengan pekerjaan mereka. Untungnya, sebagian besar browser memiliki alat gratis yang tersedia untuk meningkatkan produktivitas yang dapat membantu Anda memecahkan masalah blokir. situs web. Telusuri ekstensi browser yang tersedia untuk "pemblokir situs web" atau "bantuan produktivitas". Anda setidaknya akan mendapatkan beberapa hasil yang gratis dan efektif. # * Cara lain yang baik untuk menghindari gangguan adalah dengan mengawasi panggilan Anda (untuk menghindari membuat panggilan telepon yang tidak perlu) dan meminimalkan putus sekolah dalam rapat.
5. Gunakan waktu istirahat untuk urusan pribadi Anda. Anehnya, istirahat justru dapat "meningkatkan" efisiensi tempat kerja Anda alih-alih menjadi penghalang. Pertama, istirahat menawarkan Anda istirahat yang sangat dibutuhkan. Tanpanya, Anda mungkin menjadi lelah, lambat, atau lambat. Kedua, istirahat memberi Anda kesempatan untuk "menangani" gangguan Anda. Gunakan waktu istirahat Anda untuk melakukan apa pun yang mungkin Anda sukai dari pekerjaan Anda. Apakah Anda mendapati diri Anda sedang melamun tentang anggota keluarga yang ingin menelepon Anda padahal sebenarnya Anda harus bekerja? Panggil mereka saat istirahat dan hilangkan gangguan Anda!

Bagian 2 dari 3: Menetapkan strategi kerja yang efektif

1. Bagilah tanggung jawab Anda menjadi bagian-bagian yang bisa diatur. Proyek-proyek besar bisa menjadi menakutkan - ketika mereka cukup besar, mudah untuk menundanya, membuang-buang waktu untuk pekerjaan kecil sampai Anda dipaksa untuk menangani keseluruhan proyek tepat sebelum tenggat waktu. Sebagai pekerja yang efisien, Anda harus melakukan pekerjaan penting terlebih dahulu, meskipun itu berarti melakukan sebagian kecil dari tugas besar. Rasanya tidak ada gunanya melakukan sebagian kecil dari tugas besar seperti halnya menyelesaikan tugas kecil sama sekali, tetapi ini adalah penggunaan waktu Anda secara cerdas. Anda akan menyelesaikan tugas jangka panjang terpenting Anda lebih cepat jika Anda mengerjakannya sedikit demi sedikit setiap hari.
   • Misalnya, jika Anda perlu memberikan presentasi besar dalam satu bulan, tetapkan tujuan untuk membuat gambaran umum "hari ini". Ini tidak terlalu memakan waktu sehingga tidak akan mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda yang lain, tetapi ini adalah langkah penting pertama yang membuat proses selanjutnya menjadi lebih cepat dan mudah.
2. Kurangi beban kerja Anda dengan mendelegasikan pekerjaan. Kecuali jika Anda berada di bawah tangga dalam perusahaan, Anda mungkin memiliki opsi untuk membagi sebagian besar tugas yang berulang di antara satu atau lebih bawahan Anda untuk menghemat waktu. Jangan berikan proyek kepada bawahan Anda yang hanya Anda yang tahu cara menyelesaikannya dengan memuaskan. Sebaliknya, Anda memberi mereka tugas-tugas yang memakan waktu dan monoton sehingga Anda tidak dapat menggunakan bakat Anda untuk pekerjaan yang lebih penting. Jika Anda akan mendelegasikan pekerjaan, jangan lupa memberi asisten Anda tenggat waktu dan kembali mengerjakannya. Bersikaplah "selalu" sopan kepada bawahan Anda ketika mereka membantu Anda - jika mereka merasa Anda menghargai mereka, mereka akan ingin bekerja keras untuk Anda dalam proyek-proyek mendatang.
   • Jika Anda seorang magang, karyawan pemula, atau orang lain dengan status rendah di dalam perusahaan, Anda masih dapat mencoba mendistribusikan pekerjaan yang sangat monoton di antara karyawan yang berfungsi pada level yang sama dengan Anda (dengan izin mereka, serta izinnya) dari supervisor Anda, tentu saja). Jika Anda telah menggunakan bantuan kolega, dampingi kolega Anda juga!
   • Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan atasan Anda, Anda bahkan dapat bertanya apakah dia dapat mendelegasikan beberapa pekerjaan kepada orang lain untuk Anda!
3. Jaga rapat seketat mungkin. Ada alasan mengapa semua orang membenci rapat - menurut survei tahun 2012, hampir setengah dari semua responden menganggap rapat sebagai sumber terbesar waktu terbuang di tempat kerja - lebih besar daripada waktu yang dihabiskan di situs web pribadi dan rekreasi. Rapat bisa menjadi penting untuk membahas tujuan dan menetapkan visi untuk masa depan. Tetapi jika dibiarkan tanpa pengawasan, banyak pertemuan terlalu sering macet dalam acara yang membengkak, membuang waktu berjam-jam (atau dalam kasus ekstrim, bahkan berhari-hari) tanpa memutuskan sesuatu yang penting. Berikut beberapa tip untuk membuat rapat Anda seefektif mungkin:
   • Buat agenda untuk setiap rapat untuk memanfaatkan waktu yang telah dialokasikan dengan sebaik-baiknya. Tentukan berapa banyak waktu yang dapat dihabiskan untuk itu untuk setiap topik. Tetap berpegang pada agenda Anda sebaik mungkin - jika topik lain muncul, sarankan untuk mendiskusikannya nanti dalam percakapan empat mata.
   • Undanglah sesedikit mungkin orang ke pertemuan itu. Dengan meminimalkan jumlah orang yang menghadiri rapat, Anda mengurangi kemungkinan percakapan akan menyimpang dari topik yang disebutkan. Itu juga membuat siapa saja yang tidak perlu ada di meja mereka di tempat kerja.
   • Minimalkan tayangan slide. Ada banyak perdebatan tentang kegunaan presentasi slide (PowerPoint, dll.) Dan apakah itu membantu atau menghalangi dalam membuat rapat lebih efisien. Berikut ini jelasnya: jika Anda menggunakan slide / slide dalam presentasi Anda, buatlah sesingkat dan informatif mungkin. Gunakan slide untuk menampilkan gambar dan data yang tidak dapat disampaikan melalui pidato Anda, tetapi "tidak" untuk menampilkan seluruh konten presentasi Anda.
   • Akhirnya, sebagai prinsip menyeluruh, tahu apa yang ingin Anda putuskan sebelum membuka rapat dan membuat keputusan itu secepat mungkin.
4. Drama kantor nip sejak awal. Tempat kerja bisa menjadi tempat yang sangat menegangkan. Saat amarah berkobar, segera hubungi sumbernya. Ini mungkin berarti bahwa Anda, orang yang sedang bertengkar dengan Anda, atau Anda berdua, harus mengajukan permintaan maaf yang tulus. Lakukan ini secepat mungkin. Jika Anda membiarkan beberapa pertengkaran berubah menjadi kebencian, efisiensi Anda akan berkurang dalam jangka panjang karena Anda membuang-buang waktu untuk menghindari rekan kerja ini. Lebih penting lagi, Anda akan merasa sengsara - jangan biarkan masalah di tempat kerja merusak efisiensi "dan" suasana hati Anda!
   • Jangan takut memanggil mediator / mediator. Perusahaan tahu bahwa pertengkaran dan perasaan sakit hati itu buruk untuk alur kerja, jadi mereka sering mempekerjakan orang yang dilatih khusus untuk menyelesaikan perselisihan. Hubungi HR tempat kerja Anda jika Anda mengalami frustrasi, kesedihan, atau ketakutan karena orang lain di tempat kerja.
   • Ketika semuanya sudah dibicarakan dan ditangani, Anda tidak perlu berteman dengan kolega itu - Anda hanya perlu bisa bekerja dengannya. Bersikaplah sopan dan bijaksana di tempat kerja, bahkan kepada orang yang tidak Anda sukai.

Bagian 3 dari 3: Mengubah gaya hidup Anda

1. Pastikan Anda cukup istirahat. Kelelahan tidak pernah meningkatkan kualitas pekerjaan seseorang. Kelelahan dapat memperlambat produksi Anda, menumpulkan kinerja Anda, dan jika Anda cenderung tertidur, itu dapat menyebabkan Anda sangat malu selama pertemuan penting. Selain itu, kurang tidur yang parah telah dikaitkan dengan berbagai masalah kesehatan. Jangan tertidur di meja Anda atau ketiduran dan terlambat untuk bekerja - cobalah untuk tidur setidaknya 7-8 jam setiap malam agar berfungsi sebaik mungkin.
   • Kelelahan di tempat kerja bisa menjadi gangguan kecil. Dalam kasus terburuk, ini dapat menyebabkan situasi yang sangat tidak aman. Jika Anda memiliki pekerjaan yang mempertaruhkan nyawa orang lain (misalnya, Anda adalah pengawas lalu lintas udara atau sopir truk), Anda harus cukup tidur.
2. Perbanyak olahraga. Sains telah menunjukkan bahwa pola olahraga yang baik meningkatkan mood dan produktivitas Anda. Ini terutama berlaku untuk pekerjaan kantor yang tidak banyak bergerak. Jika Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda di tempat kerja dengan duduk di depan komputer, pastikan Anda meluangkan sedikit waktu untuk bergerak setiap hari - tidak hanya akan menjadi lebih mudah untuk duduk diam untuk waktu yang lama di tempat kerja, tetapi juga akan membuat Anda lebih bahagia, lebih tajam dan lebih termotivasi.
   • Saat memulai dengan rutinitas olahraga, coba gabungkan kardio sedang dengan beberapa latihan kekuatan.
3. Tetap positif. Jika Anda mencoba meningkatkan efisiensi kerja, Anda mungkin tergoda untuk terlalu serius dengan pekerjaan Anda. Seringkali ini bukan ide yang baik - Anda mungkin dapat meningkatkan efisiensi dalam jangka pendek, tetapi jika Anda tidak pernah membiarkan diri Anda bersenang-senang di tempat kerja, akan mudah kelelahan, dan itu menyebabkan kelelahan, stres, dan kekurangan tenaga. energi, kurangnya motivasi. Cobalah untuk tetap ceria - jika Anda merasa baik dalam pekerjaan, Anda akan cenderung tetap termotivasi dan ambisius. Lakukan hal-hal kecil untuk meningkatkan mood Anda yang tidak menghalangi produktivitas Anda - dengarkan musik melalui headphone, lakukan peregangan dari waktu ke waktu, atau bawa laptop Anda ke ruang istirahat untuk ketenangan dan kedamaian yang lebih.
   • Manfaatkan waktu istirahat Anda sebaik-baiknya - nikmati kesempatan untuk makan enak dan mengobrol dengan rekan kerja Anda.
   • Jangan minum kopi terlalu banyak. Kopi bisa menjadi pilihan yang bagus pada hari-hari ketika Anda merasa lelah, tetapi jika Anda meminumnya setiap hari, Anda akan menjadi tergantung padanya dan tidak akan mendapat manfaat darinya lagi.
4. Memotivasi diri sendiri. Lebih mudah untuk bekerja secara efisien jika ada alasan bagus untuk bekerja. Jika Anda kadang-kadang kesulitan untuk mendorong diri sendiri ke depan, pikirkan tentang alasan yang membawa Anda ke pekerjaan Anda - tujuan hidup Anda, impian Anda, dan visi Anda untuk diri sendiri. Cobalah untuk memikirkan pekerjaan Anda sebagai alat untuk mencapai tujuan - di mana "tujuan" adalah visi ideal Anda tentang hidup Anda. Jika Anda menikmati pekerjaan Anda, coba pikirkan tentang bagaimana pekerjaan Anda memengaruhi perasaan Anda - apakah Anda merasa puas dan seperti telah mencapai sesuatu setelah seharian bekerja?
   • Pikirkan tentang hal-hal baik yang dihasilkan oleh pekerjaan Anda. Mungkin Anda bisa membeli rumah atau mobil itu dengan uang yang Anda hasilkan dari pekerjaan Anda, atau mungkin pekerjaan Anda memastikan anak-anak Anda tidak menginginkan apa pun. Juga pertimbangkan "keuntungan" lain dari pekerjaan Anda - perawatan medis dan / atau gigi untuk keluarga Anda, misalnya.
   • Pikirkan tentang konsekuensi dari "tidak" bekerja. Apa yang harus Anda korbankan jika kehilangan sumber penghasilan? Bagaimana itu akan mempengaruhi keluarga Anda atau orang lain yang dekat dengan Anda?
5. Hadiahi diri Anda sendiri. Jika Anda telah berhasil meningkatkan efisiensi kerja Anda, rayakan - Anda pantas mendapatkannya. Menyingkirkan kebiasaan buruk dan mengembangkan kebiasaan baik tidaklah mudah, jadi hadiahi diri Anda sendiri atas kerja keras Anda. Ambil minuman setelah bekerja pada hari Jumat, bertemu dengan beberapa teman untuk keluar malam, atau hanya berbaring di tempat tidur dengan buku - apa pun yang membuat Anda bahagia setelah minggu kerja yang panjang, lakukanlah. Menghargai diri sendiri meningkatkan rasa pencapaian Anda, yang merupakan bagian penting untuk menjaga motivasi Anda tetap tinggi.
   • Imbalan Anda tidak harus besar atau muluk-muluk dan tentunya bukan sesuatu yang tidak bertanggung jawab secara finansial. Imbalan sederhana dan sedang adalah yang terbaik. Simpan jam tangan baru itu untuk acara yang lebih spesial.

Tips

Terapkan sistem penghargaan tertunda di mana Anda melakukan proyek yang paling tidak menyenangkan terlebih dahulu alih-alih menundanya hingga menit terakhir. Dengan begitu, Anda tidak menghabiskan waktu seharian untuk mengkhawatirkan proyek dan berusaha menghindarinya. Dengan melakukan proyek yang mengganggu terlebih dahulu, Anda akan lebih puas dan Anda dapat mengakhiri hari dengan cara yang menyenangkan dengan proyek yang lebih menyenangkan atau tidak menimbulkan stres.