Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Mengidentifikasi diri sendiri
• Bagian 2 dari 3: Sampaikan pendapat Anda
• Bagian 3 dari 3: Bungkus
• Tips
• Peringatan

Jika Anda sering harus menelepon pelanggan untuk pekerjaan Anda, ada kemungkinan Anda harus sering meninggalkan pesan suara. Tapi apa yang harus Anda katakan setelah bunyi bip? Mungkin menegangkan untuk mengingat semua informasi terkait untuk dikomunikasikan, yang mungkin mencegah perincian penting untuk dikatakan. Dengan menggunakan sistem pesan suara, Anda tidak perlu lagi merekam pesan suara yang membingungkan dan diimprovisasi. Dengan menjalankan daftar periksa di kepala Anda dengan cepat, Anda dapat memastikan bahwa Anda telah memberikan semua informasi yang diperlukan dan bahwa Anda memiliki kesempatan yang lebih baik untuk dipanggil kembali.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Mengidentifikasi diri sendiri

1. Gunakan intonasi yang benar. Setelah perekaman pesan Anda dimulai, Anda harus berbicara dengan jelas dan jelas. Jangan mencoba bergumam atau berbicara terlalu cepat. Lakukan yang terbaik untuk terdengar tertarik dan ceria sehingga Anda mendapatkan perhatian pendengar. Meskipun penerima tidak dapat melihat Anda, intonasi umum Anda akan diterima oleh telepon, jadi pastikan Anda mengirimkan yang benar.
   • Artikulasikan semua yang Anda katakan. Penerimaan yang buruk dapat merusak suara Anda dan menyebabkan Anda putus sekolah. Bahkan suara berbicara normal dapat terdengar seperti gumaman melalui telepon.
   • Suara Anda harus selaras dengan jenis panggilan yang Anda buat. Misalnya, tidak apa-apa untuk terdengar ceria saat Anda meninggalkan pesan suara untuk memberi selamat kepada keponakan Anda karena telah lulus dari sekolah menengah. Namun, jika Anda ingin menyampaikan belasungkawa kepada teman yang berduka, Anda harus memastikan bahwa suara Anda tulus dan hormat.
2. Harap sertakan nama Anda. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menyebutkan nama Anda. Dengan cara ini, orang yang Anda panggil akan segera tahu dengan siapa dia berurusan. Kalimat sederhana "ini (nama Anda)" sudah cukup untuk sebagian besar situasi. Jika Anda belum pernah bertemu seseorang, Anda dapat memilih "nama saya (nama lengkap Anda)". Teman dan kerabat akan mengenali Anda tanpa harus mengidentifikasi diri Anda. Jika ini panggilan bisnis, orang lain segera memiliki nama untuk dikaitkan dengan suara dan pesan, mungkin memungkinkan untuk bentuk komunikasi yang lebih personal.
   • Langkah ini tampak jelas, tetapi sering dilupakan oleh penelepon.
   • Jika Anda memiliki jabatan tertentu atau deskripsi diri Anda yang mungkin berguna bagi penerima untuk tindak lanjut, harap sertakan setelah nama Anda. Misalnya, "Nama saya Dr. Versluis, ahli radiologi di Rumah Sakit Universitas Amsterdam "atau" Ini Ariane Janssens, ibu Chloe yang sekelas dengan putri Anda ".
3. Tinggalkan nomor telepon Anda. Harap sertakan nomor telepon Anda segera setelah mencantumkan nama Anda. Sebagian besar penelepon menunggu hingga akhir pesan suara untuk memberikan informasi kontak mereka, tetapi jika penerima tidak dapat menuliskannya dengan benar pada kali pertama, mereka diwajibkan untuk mendengarkan pesan lengkap lagi. Ingatlah untuk berbicara perlahan dan mengartikulasikan semuanya saat mengomunikasikan nomor telepon Anda sehingga dapat dimengerti.
   • Cara sederhana untuk memasukkan nomor telepon Anda di awal pesan adalah dengan mengatakan sesuatu seperti 'Ini (nama Anda), nomor saya adalah (nomor telepon Anda)' atau 'nama saya (nama) dan saya akan menelepon (nomor ) '.
   • Terlepas dari kenyataan bahwa fungsi ID Penelepon ada di mana-mana, selalu disarankan untuk meninggalkan nomor telepon Anda jika orang yang menelepon Anda belum menyimpan nomor Anda atau jika Anda meminta panggilan balik ke nomor lain.
4. Berikan titik koneksi. Saat mendengarkan pesan suara bisnis atau pesan dari pengirim yang tidak dikenal, orang akan cepat curiga atau kehilangan minat jika mereka tidak tahu siapa Anda dan mengapa Anda menelepon. Yakinkan mereka dengan menyebutkan teman bersama atau referensi yang memberi Anda nomor teleponnya. Ini sekali lagi memastikan bahwa panggilan telepon datang dengan lebih profesional. Pesan suara akan terdengar tidak terlalu mengganggu dan Anda kemungkinan besar akan ditelepon balik.
   • Cobalah untuk memasukkan pengantar singkat yang menarik minat pendengar, seperti "Saya mendapat nomor Anda dari Patrick, yang memberi tahu saya bahwa Anda mempertimbangkan untuk menjual perahu Anda."
   • Meskipun Anda tidak sedang menelepon bisnis, menemukan titik kontak penting untuk meyakinkan penerima. "Ini Bob, tetangga Anda tepat di seberang Anda" lebih pribadi daripada "Ini Bob Vermeersch".

Bagian 2 dari 3: Sampaikan pendapat Anda

1. Pikirkan tentang apa yang akan Anda katakan sebelumnya. Sebelum meninggalkan pesan suara, pastikan Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang akan Anda katakan. Ini seharusnya tidak menjadi masalah jika Anda menelepon karena alasan khusus, tetapi mendengar bunyi bip di ujung telepon dan menyadari bahwa Anda sedang dijawab dapat membuat Anda kehilangan cara untuk mengetahui apa yang harus dikatakan. Bagilah informasi menjadi beberapa poin dan tutupi semuanya sebelum Anda menutup telepon.
   • Untuk pesan suara yang sangat mendesak atau penting, pertimbangkan untuk menulis versi kasar naskahnya terlebih dahulu.
   • Jika Anda menemukan diri Anda sering kehilangan kabel, cukup fokus untuk memasukkan nama Anda, nomor telepon balik, dan alasan Anda menelepon dalam beberapa kata.
   • Bayangkan mengirim pesan suara untuk menindaklanjuti malam romantis kemarin. Menyusun pesan Anda secara mental sebelum merekamnya dapat membuat perbedaan besar dalam tampil keren, tenang dan terkumpul atau gagap dan gugup.
2. Jaga agar pesan Anda tetap ringkas. Batasi pesan suara Anda menjadi 20-30 detik. Tidak banyak situasi di mana pesan suara perlu dibuat lebih panjang. Anda tidak seharusnya membuat penerima bosan dengan pengantar atau cerita yang sangat panjang. Jaga agar tetap ringkas. Ngomong-ngomong, pesan singkat bisa membangkitkan lebih banyak keingintahuan dan membujuk seseorang untuk kembali, padahal sebaliknya.
   • Di sisi lain, pesan pesan suara yang terlalu pendek dapat membuat penerima merasa tidak penting, memungkinkan mereka untuk menghapusnya bahkan tanpa mendengarkannya. Ini terutama benar ketika Anda menelepon dengan nomor pribadi.
   • Tujuan meninggalkan pesan suara adalah membuat seseorang menelepon Anda kembali. Bukan maksud untuk memberikan semua informasi, karena itulah tujuan dari percakapan telepon.
3. Mulailah dengan informasi yang paling penting. Silakan dan nyatakan dengan jelas alasan Anda menelepon. Jika Anda hanya memeriksa, misalnya saat Anda memiliki proposal untuk membeli sesuatu atau jika Anda menindaklanjuti transaksi atau ingin mengonfirmasi janji, Anda harus menjelaskannya kepada penerima. Pendengar Anda akan segera kehilangan minat jika Anda tidak memberi tahu mereka sejak awal mengapa Anda menghubungi mereka.
   • Anda tidak punya banyak waktu untuk menyampaikan maksud Anda. Jika Anda tidak jujur, pendengar Anda akan menghapus pesan sebelum dia mendengar informasi penting.
   • Lebih baik langsung menyampaikan kabar buruk seperti "Ayah ada di rumah sakit". Gunakan sisa pesan untuk menghibur dan memberikan penjelasan. Bagaimanapun, itu lebih baik daripada mengabaikan topik dan membiarkan pendengar Anda khawatir.
4. Bersikaplah pribadi dan tulus. Tahan godaan untuk menggunakan "suara telepon" yang dibuat-buat dan terdengar umum. Bersikaplah baik, jadilah diri sendiri, dan bicaralah secara alami. Orang-orang tahu ketika mereka mencoba menjual sesuatu dengan cara tertentu dan mereka lebih cenderung memberi Anda kesempatan jika mereka merasa bahwa Anda menyapanya dengan setara.
   • Saat Anda terdengar seperti sedang membaca naskah, pendengar Anda akan merasa seperti Anda sedang menelepon lagi karena Anda harus melakukannya.

Bagian 3 dari 3: Bungkus

1. Ajukan pertanyaan atau permintaan khusus untuk sesuatu. Saat Anda menyelesaikan pesan, Anda harus secara spesifik menyatakan mengapa Anda ingin penerima menelepon Anda kembali. Ajukan pertanyaan yang tepat atau minta sesuatu yang akan mendorong mereka untuk menjawab telepon. Jika setelah mendengarkan pesan suara mereka merasa bingung atau tidak yakin tentang apa yang Anda inginkan, pesan suara itu meleset.
   • Cobalah frasa seperti "Beri tahu saya jika Anda menyukai resep yang saya kirimkan" atau "Saya ingin mendengar pendapat Anda tentang proposal ini".
   • Orang lebih termotivasi untuk menghubungi ketika Anda memiliki permintaan khusus daripada hanya mengatakan "telepon kembali".
2. Biasanya menyertakan nama dan informasi kontak Anda. Lengkapi pesan Anda dengan menyebutkan nama dan informasi kontak Anda lagi. Ulangi lagu Anda dua kali agar pendengar dapat menuliskannya dengan benar dan tidak salah paham. Pastikan untuk menyertakan detail apa pun yang mungkin berguna bagi pendengar Anda untuk menelepon kembali, seperti kapan Anda ada dan tidak tersedia, dan waktu terbaik untuk menelepon.
   • Menyebutkan nomor telepon Anda lebih dari dua kali di akhir panggilan adalah hal yang berlebihan dan bahkan dapat diartikan tidak sopan.
   • Jika ini adalah pesan sehari-hari kepada teman atau anggota keluarga, jangan khawatir tentang langkah ini.
3. Hindari akhir cerita yang bertele-tele. Jika sudah waktunya untuk menutup telepon, jangan meregangkan pesan secara tidak perlu. Kecuali jika itu panggilan telepon pribadi dengan orang yang dicintai, tidak perlu mengharapkan hari yang menyenangkan bagi seseorang. Perhatian penerima akan hilang saat pesan berlanjut, jadi cobalah untuk tidak kehilangan fokus pada akhirnya. Berterimakasihlah atas waktunya dan serahkan langkah komunikasi selanjutnya kepada mereka.
   • Akhiri dengan baik dengan kalimat seperti "Saya menunggu kabar dari Anda" yang lebih hangat dan karena itu lebih efektif daripada frasa komersial yang umum seperti "Semoga hari Anda menyenangkan."
   • Anda tidak boleh merekapitulasi atau meringkas posting Anda di akhir. Jika penerima perlu mendengar detail tertentu lagi, mereka dapat memutar ulang pesan tersebut nanti.

Tips

• Pikirkan sejenak tentang pesan suara yang Anda terima yang membuat Anda berpikir "apa yang diinginkan orang ini dari saya?". Tinggalkan pesan suara yang Anda ingin terima sendiri.
• Jika relevan untuk penerima, Anda juga dapat menyebutkan alamat email atau metode kontak lain selain nomor telepon Anda.
• Jangan lupa untuk menyertakan tanggal jika Anda berbagi informasi yang sensitif terhadap waktu.
• Tersenyum! Ini bisa dirasakan bahkan melalui telepon.
• Jika Anda menelepon tentang topik sensitif, Anda harus membatasi informasi yang Anda berikan di pesan suara jika didengar oleh orang lain.
• Dalam keadaan darurat atau bencana alam, Anda dapat menggunakan pesan suara keluar untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda baik-baik saja.

Peringatan

• Jika Anda mencoba membuat seseorang menelepon Anda kembali, jangan bicarakan tentang panggilan sebelumnya yang tidak berhasil. Ini mungkin tampak jengkel, membuat pendengar kurang nyaman berbicara dengan Anda.
• Dalam situasi bisnis, Anda harus selalu meninggalkan pesan suara jika orang yang Anda panggil tidak menjawab. Melihat beberapa panggilan tidak terjawab tanpa pesan suara akan merusak pentingnya bisnis Anda.