Kelola waktu Anda dengan bijak

Video: Tips Membagi Waktu Secara Efektif (Hidup Disiplin dengan Mengatur Waktu)

Isi

Melangkah
Metode 1 dari 3: Ketahui cara menghabiskan waktu Anda
Metode 2 dari 3: Hindari gangguan
Metode 3 dari 3: Gunakan waktu Anda secara efisien
Peringatan

Kita semua merasa bahwa tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan semua yang perlu dilakukan. Beberapa keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sederhana dapat membantu Anda memanfaatkan waktu yang Anda miliki. Pelajari bagaimana menggunakan waktu dengan bijak untuk melakukan lebih banyak pada waktu yang Anda miliki.

Melangkah

Metode 1 dari 3: Ketahui cara menghabiskan waktu Anda

Pantau aktivitas harian Anda. Periksa apa yang Anda lakukan setiap hari dan catat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk itu. Anda mungkin terkejut dengan seberapa banyak waktu yang sebenarnya Anda buang dalam sehari, dibandingkan dengan jumlah pekerjaan yang sebenarnya Anda lakukan.
- Jangan lupa untuk mencatat tugas-tugas duniawi seperti membuat sarapan, membersihkan rumah, mandi, dll.
Tuliskan semua aktivitas Anda di buku catatan. Setelah Anda mengetahui apa yang Anda lakukan setiap hari dan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk itu, tulislah. Dengan mengumpulkan semua informasi ini dan melihatnya di satu halaman sekaligus, Anda dapat melihat pola dan bahkan mungkin area di mana Anda membuang-buang waktu.
- Bersikaplah komprehensif dan jelas saat membuat catatan. Jangan gabungkan acara satu per satu, jangan lupakan tugas-tugas kecil, dan pastikan untuk menggunakan stempel waktu yang tepat untuk melacak aktivitas harian Anda.
- Mengategorikan jenis aktivitas tertentu dapat membantu. Misalnya, tulis tugas rumah tangga dengan warna biru, aktivitas dengan warna merah, dan aktivitas rekreasi dengan warna hitam. Ini akan membantu Anda memvisualisasikan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.
Pertimbangkan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Apakah Anda menghabiskan satu jam sehari tanpa melakukan apa-apa? Dua jam untuk memutuskan tempat makan? Delapan jam berselancar di internet? Carilah pola bagaimana Anda menghabiskan waktu dan tentukan apa yang dibutuhkan dan tidak.
- Apakah Anda membuang-buang waktu karena kurangnya pengendalian diri? Apakah Anda seorang yang suka menunda-nunda? Apakah Anda mengambil terlalu banyak tanggung jawab di pundak Anda? Ini semua adalah pertanyaan untuk ditanyakan pada diri Anda sendiri saat menilai bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.
- Anda mungkin mendapati diri Anda menghentikan aktivitas sepanjang hari dengan cara yang tidak masuk akal. Misalnya, mungkin tidak bijaksana untuk bekerja setengah jam dan kemudian menghabiskan 10 menit melakukan hal-hal sepele, kemudian bekerja setengah jam lagi. Anda akan lebih fokus dan produktif jika Anda bekerja satu jam dan menangani tugas-tugas sepele di kemudian hari.
- Lebih baik menangani tugas Anda dengan membaginya menjadi "blok". Ini adalah metode di mana Anda menjadwalkan jumlah waktu yang telah ditentukan untuk satu tugas tanpa gangguan apa pun.
Pertimbangkan penyesuaian. Sekarang setelah Anda tahu persis untuk apa Anda menghabiskan waktu, mulailah membuat penyesuaian aktif pada jadwal Anda. Pastikan Anda dapat mengidentifikasi area yang tidak dapat Anda habiskan lebih sedikit. Hanya karena sesuatu membutuhkan waktu lama tidak berarti itu adalah waktu yang terbuang percuma.
Jika Anda menghabiskan tiga jam sehari untuk mengirim email terkait pekerjaan, kecil kemungkinannya Anda dapat mengurangi jumlah waktu ini. Namun, jika Anda mengirim empat atau lima email pribadi selama email resmi Anda, Anda pasti dapat mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk email.
Ubah kebiasaan dan standar Anda. Apapun masalah manajemen waktu Anda, selalu ada solusinya. Setelah Anda memutuskan di mana atau bagaimana menghabiskan waktu Anda, Anda perlu membuat upaya terencana untuk mengubah manajemen waktu Anda.
- Jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengurus rumah atau memasak makanan dan Anda mampu membelinya, pertimbangkan untuk menyewa pengurus rumah atau memasak. Bagi sebagian orang, waktu mereka lebih berharga daripada uang mereka.
- Anda mungkin menghabiskan sebagian besar hari Anda tanpa tujuan menjelajahi Internet. Anda dapat membatasi akses ke situs internet atau akun jejaring sosial tertentu (sementara Anda seharusnya mengerjakan sesuatu yang lain).

Metode 2 dari 3: Hindari gangguan

Identifikasi gangguan dalam hidup Anda. Ancaman terbesar untuk menggunakan waktu Anda dengan berguna adalah gangguan yang terus-menerus. Cobalah untuk mengidentifikasi aktivitas atau orang mana yang cenderung membuang-buang waktu Anda. Baik itu teman yang terus berbicara atau kebiasaan keras kepala yang membuat Anda tidak dapat bekerja, Anda dapat menemukan cara untuk menghindari pemborosan waktu ini.
- Jika Anda menghabiskan banyak waktu untuk melakukan sesuatu yang tidak memberikan hasil yang Anda inginkan, mungkin itu hanya gangguan dalam hidup yang harus Anda hindari.
- Di lingkungan kantor, Anda mungkin akan melihat banyak kolega Anda sebagai gangguan. Hindari obrolan atau percakapan tentang cuaca saat Anda perlu menyelesaikan sesuatu. Namun, perlu diingat bahwa sikap Anda di kantor sama pentingnya dengan manajemen waktu untuk karier Anda, jadi jangan bersikap kasar.
Hindari panggilan telepon yang lama. Jika ternyata Anda menghabiskan banyak waktu untuk panggilan telepon yang panjang, maka Anda harus mengubah kebiasaan telepon Anda. Seringkali Anda dapat memperoleh lebih banyak hal dengan berbicara secara langsung daripada melalui telepon, jadi berhentilah berbicara di telepon.
- Banyak percakapan telepon berisi obrolan yang tidak perlu dan tidak perlu, terutama di awal atau akhir percakapan. Orang cenderung kehilangan fokus dan tersesat di telepon, jadi waspadalah. Dalam percakapan tatap muka, ada lebih banyak kebutuhan untuk berfokus secara eksklusif pada masalah pekerjaan. Ini karena tidak ada pihak yang dikelilingi oleh gangguan selama rapat.
Jangan menjelajahi web secara berlebihan. Banyak orang menggunakan Internet sebagai alat penting untuk menyelesaikan tugas yang perlu diselesaikan. Namun, sama seperti banyak orang yang bersalah karena menyimpang ke artikel berita yang tidak berguna, laporan olahraga, dan foto selebriti, anak kucing, atau anak anjing. Tetap fokus saat Anda online. Tersedia program yang memblokir aplikasi, situs web, dan domain tertentu, sehingga membantu mengurangi gangguan terkait Internet.
- Hindari Facebook, Twitter, dan situs jejaring sosial lainnya jika Anda seharusnya melakukan hal lain.
- Googling berbagai topik juga membuang-buang waktu yang berbahaya. Anda mungkin berpikir bahwa Anda akan mencari sesuatu, tetapi sebelum Anda menyadarinya, Anda telah berada di sudut terjauh di internet selama lebih dari tiga jam.
Posting tanda "Jangan ganggu". Anda mungkin akrab dengan tanda bahwa Anda dapat menggantung di pintu kamar hotel Anda. Tanda ini bisa sama efektifnya dalam lingkungan kantor atau tempat kerja. Anda dapat mencetak tanda seperti itu sendiri dan menggantungnya di pintu ruang kerja Anda jika diperlukan. Ini akan mengakhiri gosip yang membuat Anda tidak bisa bekerja.
- Jika Anda bekerja dari rumah, Anda harus memiliki ruang kerja khusus. Jangan bekerja di area umum di rumah Anda, karena televisi, telepon, atau konsol game dapat dengan mudah menghalangi Anda bekerja.
Luangkan waktu untuk gangguan yang tak terhindarkan. Ada jenis gangguan yang terkadang tidak dapat Anda hindari. Terkadang atasan Anda meluangkan waktu dari hari kerja untuk mengobrol, atau mungkin anggota keluarga yang lebih tua yang membutuhkan bantuan terus-menerus dengan tugas-tugas sederhana. Apapun gangguan yang tak terhindarkan ini, jika Anda memberi ruang untuk itu sebelumnya, itu akan mengurangi waktu vital Anda yang dibutuhkan untuk proyek dan kegiatan lain yang diperlukan.

Metode 3 dari 3: Gunakan waktu Anda secara efisien

Tuliskan semuanya. Jangan mengandalkan ingatan Anda untuk melakukan tugas Anda. Tuliskan semua yang perlu Anda lakukan di satu tempat, dan sering-seringlah merujuk ke daftar ini untuk mencapai tujuan Anda.
- Bahkan jika suatu tugas tampak tidak terlalu besar atau biasa saja, buatlah catatan itu. Kalender Anda harus diisi dengan komentar-komentar kecil seperti "Telepon Stefan", "Cari Margin Keuntungan" atau "Koki Email".
- Pastikan Anda selalu membawa buku catatan dan tuliskan tugas saat mereka lewat. Anda pikir Anda akan ingat untuk menuliskannya nanti, tetapi kemungkinan besar Anda akan lupa.
Gunakan agenda. Penambahan sederhana kalender atau agenda ke koleksi alat organisasi Anda akan membantu Anda mengatur waktu secara efisien. Tuliskan setiap tenggat waktu, tugas, atau rapat baru yang ditambahkan ke jadwal Anda. Luangkan waktu setiap pagi untuk meninjau agenda Anda hari itu sehingga Anda tahu apa yang ada di depan Anda.
Hindari kewajiban ganda. Atur jadwal Anda dengan menghindari terlalu banyak bertanya pada diri sendiri dan tidak mengambil terlalu banyak proyek atau acara sekaligus. Periksa kalender Anda sebelum menyetujui apa pun untuk memastikan Anda punya waktu. Ini membuat waktu Anda tetap teratur tanpa kehilangan jadwal rutin Anda.
Hindari gangguan. Kelola waktu Anda secara produktif dengan menghilangkan unsur-unsur yang dapat mengganggu Anda atau menyebabkan Anda tersesat dan terlambat dalam jadwal Anda. Jauhkan televisi dan permainan dari tempat Anda belajar atau mengerjakan dokumen sehingga Anda akan fokus pada tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu dan simpan hal-hal menyenangkan untuk nanti.
Atur tugas Anda menurut kepentingannya. Kelola waktu Anda secara bijak dengan melakukan tugas terpenting atau terikat waktu terlebih dahulu. Tandai ini dalam perencanaan Anda dengan spidol warna khusus atau stiker kecil. Jadwalkan tugas-tugas prioritas utama terlebih dahulu dan berikan diri Anda cukup waktu untuk menyelesaikannya, kemudian kerjakan hal-hal yang tidak terlalu sensitif waktu seputar tugas-tugas terpenting yang diidentifikasi.
- Bersedia mengubah prioritas Anda dari waktu ke waktu. Hal-hal bisa datang di saat-saat terakhir dan membutuhkan perhatian Anda segera. Anda harus menghentikan apa yang Anda lakukan dari waktu ke waktu dan memfokuskan energi dan waktu Anda pada tugas-tugas yang tidak terduga ini. Pastikan saja itu tidak terjadi terlalu sering.
- Jika Anda menemukan diri Anda secara konsisten menyusun ulang prioritas Anda sepanjang hari, maka ada sesuatu yang salah. Meskipun perubahan kecil pada jadwal Anda mungkin diharapkan, penyesuaian terus-menerus mungkin berarti bahwa Anda tidak memiliki prioritas.
Jadilah realistik. Beri diri Anda waktu yang realistis untuk menyelesaikan setiap tugas. Jika menurut Anda sesuatu akan memakan waktu setengah jam hingga satu jam, berikan diri Anda satu jam penuh. Bersikaplah realistis tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghindari kewalahan atau terlambat dari jadwal.
- Selalu lebih aman untuk berada di sisi yang aman dan memberi diri Anda lebih banyak waktu daripada yang Anda butuhkan. Jika Anda menyelesaikan tugas lebih cepat, Anda bebas untuk menangani tugas berikutnya - yang pada akhirnya tidak harus memengaruhi produktivitas Anda.
Rencanakan kebutuhan dasar Anda. Jangan lupa jadwalkan waktu untuk hal-hal sehari-hari seperti makan dan mandi. Ini mungkin tampak jelas, tetapi penting untuk menyisihkan waktu untuk hal-hal ini, selain tugas terjadwal lainnya, untuk memastikan Anda tidak melewatkannya dan hal-hal itu tidak membuat Anda terlambat dari jadwal.
Gunakan sistem pengingat. Gunakan pengingat sederhana selain agenda harian Anda untuk membantu Anda mengingat tugas atau tenggat waktu penting. Gunakan peringatan post-its atau suara atau teks pada ponsel Anda untuk mengingatkan Anda tentang hal-hal yang perlu Anda lakukan pada saat itu, atau jika Anda memiliki rencana. Sistem cadangan seperti itu akan membantu Anda menghindari hal-hal yang terlupa.
- Hindari ketergantungan pada orang lain untuk memikirkan sesuatu. Mereka mungkin sama pelupa seperti Anda.
- Jika ada sesuatu yang sangat penting, atur beberapa pengingat untuk diri Anda sendiri. Anda dapat melewatkan satu post-it atau alarm telepon, tetapi tidak beberapa.
Meminta bantuan. Minta bantuan orang lain dan delegasikan tugas yang lebih kecil jika perlu. Jadwal Anda secara keseluruhan akan menguntungkan jika Anda dapat menelan harga diri Anda dan meminta seseorang untuk membantu Anda dengan beberapa pekerjaan kecil di sekitar rumah, atau memasak makan malam pada malam kerja yang sibuk.
- Pastikan untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada orang yang memenuhi syarat. Tidaklah cukup meminta seseorang untuk tugas tertentu. Anda ingin mereka melakukan pekerjaan itu dengan baik.
- Jangan biasakan meninggalkan pekerjaan Anda dengan orang lain. Ini tidak mencerminkan keterampilan manajemen waktu. Sebaliknya, itu tampak seolah-olah Anda hanya malas dan tidak termotivasi.
Nilai produktivitas Anda. Dari waktu ke waktu, Anda perlu melihat pekerjaan Anda dari jauh dan menganalisis apa yang telah Anda capai, seberapa baik kinerja Anda, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Menyadari aspek-aspek pekerjaan dan kehidupan Anda ini dapat membantu Anda mengubah jadwal dan pola kerja Anda sehari-hari, menghasilkan hasil yang sangat efektif.
Hadiahi diri Anda sendiri. Bekerja terlalu keras atau terlalu lama dapat menyebabkan kelelahan, sehingga sulit untuk fokus pada tugas yang paling sederhana sekalipun. Jadi luangkan waktu sejenak untuk merayakan pencapaian Anda dan hadiahi diri Anda sendiri dengan sesuatu yang sangat Anda nikmati.
- Pastikan waktu istirahat Anda ditujukan untuk kesenangan. Matikan telepon kantor Anda dan jangan menjawab email. Jika Anda mencampurkan pekerjaan dengan waktu senggang, Anda tidak akan menghargai diri sendiri dan tidak akan bisa menghindari kelelahan.
- Jika Anda bekerja Senin sampai Jumat, jauhkan akhir pekan Anda. Jika Anda telah mengerjakan satu proyek selama tiga bulan, ambillah liburan singkat setelah Anda selesai.