Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Menata email Anda
• Bagian 2 dari 3: Mempertimbangkan audiens Anda
• Bagian 3 dari 3: Buat daftar pengiriman email
• Tips
• Peringatan
• Kebutuhan

Menulis email yang efektif untuk meminta sumbangan membutuhkan nada suara yang tepat yang menciptakan minat pada organisasi Anda. Penggunaan email sebagai media penggalangan dana semakin meningkat karena biayanya lebih rendah daripada meminta melalui surat atau telepon, dan komunikasi langsung. Anda dapat membuat email yang menarik dan dapat ditindaklanjuti yang akan memberi Anda hasil yang Anda inginkan - banyak donasi.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Menata email Anda

1. Tulis header yang kuat. Header adalah baris pertama email dan berfungsi sebagai judul. Hanya sekitar 15% email yang pernah dibuka, jadi menulis tajuk utama yang baik sangat penting untuk menjaga 15% perhatian tersebut dan memaksa orang untuk terus membaca. Di sebagian besar akun email, Anda dapat membaca baris pertama email di bidang di sebelah subjek, jadi berita utama bukan hanya alasan untuk terus membaca email, tetapi juga alasan utama untuk membukanya.
   • Untuk menarik perhatian, gunakan kata kerja dan kata benda aktif, serta teks tebal, di tengah, dan font yang lebih besar.
   • Jaga judul tetap pendek dan jelas sehingga tujuan email Anda jelas sejak awal. Paksa pembaca untuk berpikir bahwa membaca email ini akan bermanfaat, tepat waktu, dan relevan dengan kehidupan mereka.
   • Jawab pertanyaan yang pembaca ingin tahu jawabannya: apa untungnya bagi saya?
   • Baris subjek Anda dapat menantang pembaca, menjadi ajakan bertindak, menjadi topik acara terkini atau, jika organisasi Anda hanya bekerja di sekitar, membahas tentang tempat atau acara lokal.
   • Contoh header yang bagus adalah "Amsterdam Menjadi Juri untuk Aturan Gas".
2. Ceritakan keseluruhan cerita Anda di paragraf pertama. Langsung ke intinya. Pembaca tidak ingin bertanya-tanya di tengah jalan tentang apa email Anda karena itulah salah satu alasan untuk menghapus email tanpa memberikan donasi. Dalam paragraf ini, jelaskan tentang apa yang Anda ingin pembaca lakukan dan mengapa Anda mengirim email ini.
   • Di paragraf pertama ini, Anda perlu meminta sumbangan dari pembaca. Meskipun Anda mungkin ingin dengan lembut memberi tahu secara langsung bahwa Anda menginginkan uang, Anda harus "bertanya" langsung melalui email. Jadikan permintaan ini menonjol, seperti dalam huruf tebal atau lebih besar.
   • Beri tahu pembaca melalui "pertanyaan" Anda tentang manfaat uang mereka. Jika jumlah kecil akan melakukan sesuatu, jika tidak semua, beri tahu mereka. Misalnya, jika $ 50 memberi makan 100 anak, Anda mungkin mendapatkan lebih banyak tanggapan daripada jika Anda mengatakan Anda membutuhkan $ 1.000 untuk membangun kabin.
   • Tunjukkan bahwa tidak apa-apa untuk mengatakan tidak. Statistik menunjukkan bahwa lebih banyak orang memberi ketika mereka merasa bebas untuk membuat pilihan untuk memberi, daripada merasa tertekan untuk melakukannya.
   • Jelaskan dan jelaskan tujuan Anda di paragraf pertama ini sehingga jelas bahwa Anda menginginkan uang untuk melakukan sesuatu, bukan hanya demi punya uang.
3. Gunakan konten mikro Anda dengan bijak. Konten mikro adalah semua kalimat pendek dan sub-judul yang menghiasi email. Anda ingin menggunakan konten mikro Anda untuk menyoroti poin utama Anda sehingga pembaca yang ingin memindai melalui email sebelum membaca terlebih dahulu merasa terpanggil untuk membaca teks.
   • Konten mikro meliputi judul, sub judul, baris subjek, tautan, dan tombol.
   • Gunakan kata kerja aktif, kata keterangan dan kata benda deskriptif. Tujuan Anda adalah membuat mereka membaca teks yang sebenarnya.
   • Judul yang bagus mungkin terlihat seperti ini: "Donasikan € 50 untuk menyelamatkan lumba-lumba"
   • Buat mereka berani atau lebih besar untuk membuatnya menonjol. Mereka biasanya di awal paragraf atau bagian baru.
   • Tulis sub judul sederhana. Anda mungkin atau mungkin tidak menggunakan sub-judul, tetapi berguna untuk disertakan jika Anda merasa sebuah judul terlalu pendek. Ikuti prinsip yang sama - pendek, bisa dilakukan, berani.
4. Bercerita. Email Anda menjadi lebih menarik bagi pembaca saat Anda menceritakan sebuah cerita. Isi email Anda berisi cerita ini. Ingatlah bahwa cerita memiliki awal, tengah, dan akhir. Untuk memaksa pembaca bergabung dengan tujuan Anda secara finansial, yang terbaik adalah menggunakan cerita yang bermuatan emosional, kisah nyata dalam organisasi Anda atau tentang konsekuensi dari apa yang Anda lakukan.
5. Tulis paragraf pendek. Tuliskan "badan" email Anda dalam paragraf pendek. Ini pasti karena pembaca keluar karena banyaknya email yang mereka terima. Membatasi panjang email Anda akan membuat Anda menonjol.
   • Batasi diri Anda pada satu atau dua poin utama.
   • Buatlah tetap singkat tidak peduli berapa kali Anda harus mengedit atau merevisi email untuk menyelesaikannya.
   • Lewati sejarah mengapa Anda meminta uang. Kegunaan yang Anda tunjukkan di paragraf pembuka dan cerita Anda di paragraf utama sudah cukup untuk menjelaskan mengapa Anda membutuhkan uang.
6. Gunakan tautan dan tombol, tetapi tetap berpegang pada pesan. Mungkin tergoda untuk menambahkan banyak tautan ke email Anda, tetapi ini bisa mengganggu dan mengalihkan perhatian pembaca dari pesan utama Anda: mendapatkan donasi. Cara mudah untuk memberikan informasi kepada pembaca yang penasaran tanpa menambahkan banyak tautan yang mengganggu adalah dengan memiliki semua informasi yang relevan di situs web Anda dan kemudian hanya menyertakan tautan ke situs web Anda. Misalnya, jika ada penelitian yang menunjukkan bahwa pernyataan Anda benar, alih-alih langsung menautkan ke penelitian yang panjang dan rumit sehingga pembaca bisa tersesat, Anda dapat memposting link ke penelitian tersebut di situs Anda (pastikan bahwa opsi untuk donasi menonjol).
7. Hati-hati dengan gambar. Anda mungkin dapat menambahkan satu atau dua gambar untuk menekankan maksud Anda, tetapi ini tidak perlu. Warna dan gambar dapat membuat email terasa seperti spam. Hanya letakkan gambar di bagian atas atau bawah dan batasi penggunaannya pada kasus di mana Anda merasa gambar mutlak diperlukan untuk menyampaikan maksud Anda atau menimbulkan simpati.
   • Gambar yang berguna bisa jadi sesuatu di mana perjuangan Anda mengalami efek donasi, seperti seorang gadis malang yang mendapatkan pakaian baru untuk pertama kalinya.
   • Memasukkan logo Anda di tempat yang tidak mencolok, seperti sudut bawah, bisa menjadi pengecualian untuk aturan ini, karena memberikan pengenalan pembaca instan.
8. Tulis langkah konkret berikutnya / ajakan bertindak. Bagian terakhir dari email adalah "ajakan bertindak". Dengan membuatnya menonjol, pembaca dapat memindainya sebelum mereka membaca semua alasan mengapa mereka harus menyumbang. Ini diperlukan untuk memberi tahu pembaca mengapa Anda mengirim email kepada mereka sehingga mereka tetap terlibat. Perjelas tentang cara memberikan donasi.
   • Jika pembaca tidak tahu mengapa dia membaca email, dia akan cenderung mengabaikannya.
   • Pastikan "pertanyaan" terakhir ini menonjol di email lainnya dan jelaskan apa yang Anda tanyakan. Buat menjadi paragraf terpisah, tebal atau dengan font yang lebih besar / berbeda dan dengan tautan berwarna cerah atau tombol donasi.
   • Jika pembaca perlu mengklik tombol atau link, perjelas. Jika mereka perlu membalas email untuk instruksi lebih lanjut, katakan dengan sangat jelas: "Klik tombol untuk menyelamatkan monyet sekarang!" atau "Klik tombol jawab dan masukkan informasi donasi."
   • Lebih masuk akal bagi pembaca untuk dapat mengeklik tautan pada saat itu, dan Anda kemungkinan besar akan mendapatkan lebih banyak donasi dengan cara ini, jadi coba tautkan tautan atau tombol ke organisasi Anda.
   • Buat situs web atau halaman donasi online agar pembaca dapat berkontribusi secara online. Inilah yang diharapkan pembaca dari email donasi.
9. Jaga agar tetap singkat. Jika email Anda panjang, tidak akan mudah untuk memindai. Menjaga paragraf dan judul tetap pendek memastikan bahwa email Anda dipindai dengan benar sebelum pembaca memutuskan apakah akan melanjutkan membaca atau tidak.

Bagian 2 dari 3: Mempertimbangkan audiens Anda

1. Jaga nada bicara lebih santai daripada di surat. Surat resmi melalui pos dari suatu organisasi kepada seseorang seringkali bersifat formal dan jauh karena cara komunikasi ini. Namun, email, seperti blog, memiliki nada yang kurang formal.
   • Gunakan "Anda" saat berbicara dengan pembaca.
   • Gunakan ekspresi kasual agar pembaca dapat terhubung dengan Anda, seperti "Harganya mahal" atau "Dia masih kecil".
   • Saat menyapa pembaca, gunakan bahasa yang langsung, jujur, dan terbuka sehingga mereka merasa terhubung dan melihat Anda sebagai orang yang autentik.
2. Buat kata-kata mudah dibaca. Gunakan font dasar dan sederhanakan daya tarik visual email. Jangan gunakan font miring yang mewah - font standar saja sudah cukup. Dan jangan gunakan dua font berbeda untuk judul dan teks. Cukup tebal atau buat sedikit teks lebih besar dari yang lainnya adalah penekanan yang bagus.
   • Email Anda juga harus mudah dibaca dari sudut pandang bahasa - keterampilan menulis Anda harus pada tingkat membaca yang layak. Jangan bertele-tele atau rumit. Teks Anda harus jelas, tanpa cela (tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan) dan mudah dibaca.
3. Mendaftar ke layanan email. Jika Anda ingin memastikan email Anda dibuka atau menentukan orang seperti apa yang lebih sering membaca email Anda daripada orang lain, Anda tidak perlu menunggu balasan atau donasi. Saat Anda mendaftar untuk layanan email seperti MailChimp, Anda dapat mengukur seluruh daftar metrik yang berbeda setiap kali Anda mengirim email untuk menyesuaikan email Anda dengan pembaca yang sebenarnya.
   • Anda dapat melihat statistik seperti rasio klik-tayang, seberapa sering membuka dan membaca laporan.
   • Mengetahui berapa kali pesan dibuka sangat berguna untuk menentukan baris subjek mana yang populer, yang meningkatkan jumlah orang yang membaca email Anda.
   • Alasan lain mengapa layanan email berguna jika Anda secara teratur mengirim banyak email yang meminta sumbangan adalah karena penyedia email Anda dapat menjadi mencurigakan dan bahkan menganggap Anda sebagai calon spammer. Ini juga membutuhkan waktu lama untuk membuat daftar, memisahkan milis Anda untuk memenuhi persyaratan akun email Anda (sebagian besar penyedia email menetapkan batas sekitar 50 penerima per email), menanggapi untuk menangani individu dan email yang kembali dari alamat email yang tidak aktif.
4. Pastikan orang-orang di daftar Anda peduli dengan tujuan Anda. Periksa daftar email Anda secara teratur untuk memastikan Anda mengirimkannya ke orang-orang yang kemungkinan besar membaca email tersebut, dan terutama memastikan bahwa orang-orang yang telah menyatakan minat ada di dalamnya. Statistik Anda akan meningkat dengan cara ini dan Anda akan membuang lebih sedikit waktu.
5. Personalisasi dengan segmentasi. Gunakan nada yang berbeda untuk kelompok donor yang berbeda. Misalnya, jika Anda memiliki sekelompok orang yang secara teratur membalas email Anda, kirimkan mereka email dengan nada pribadi. Buat daftar lain dengan nada santai untuk pembaca yang Anda tahu biasanya tidak membuka email Anda. Dan miliki email bernada penjelasan untuk pertama kalinya Anda mengirim email kepada seseorang.
   • Layanan email juga memungkinkan Anda membuat email individual dengan nama penerima Anda, seperti "Dear Hans".
6. Sertakan data yang mendukung penggalangan dana Anda. Untuk membuat audiens Anda tetap terlibat, Anda mungkin ingin memberi mereka data yang mendorong untuk menunjukkan bagaimana uang mereka bekerja atau akan bekerja. Informasi ini bisa dalam paragraf pembuka, ajakan bertindak, atau keduanya. Orang suka memberi lagi ketika mereka tahu mereka sudah melakukannya dengan baik.
7. Setelah menerima donasi, ucapkan terima kasih. Jangan lupa untuk berterima kasih secara pribadi kepada para donatur setelah Anda menerima donasi. Ini adalah tindakan sederhana yang dapat menjamin donasi berulang di masa mendatang. Anda harus mengirimkan email ini secepat mungkin; anggap itu semacam tanda terima.
   • Jika Anda menambahkan banyak donatur setiap bulan, pertimbangkan untuk membuat template sehingga Anda dapat menempelkannya ke draf email dan mengeditnya dengan cepat.

Bagian 3 dari 3: Buat daftar pengiriman email

1. Jangan membeli daftar email. Di Amerika Serikat, menjual dan membeli daftar alamat email calon donor adalah ilegal di bawah CAN SPAM Act tahun 2003. Ada perusahaan di mana Anda dapat 'menyewa' daftar untuk sekali pakai, tetapi ini bisa sangat mahal, karena Anda mungkin harus membeli ribuan alamat email untuk melihat pengembalian yang kecil. Mungkin lebih baik meletakkan uang itu untuk sesuatu yang lain dan mencari cara yang lebih solid untuk membangun daftar email Anda.
2. Kumpulkan nama di acara. Setiap kali lembaga nonprofit Anda terlibat atau menyelenggarakan acara, pastikan Anda menyediakan cara bagi orang untuk mendaftar ke daftar email Anda. Siapkan pulpen, clipboard, dan beberapa lembar kertas dengan ruang bagi pihak yang berkepentingan untuk menuliskan nama dan alamat email mereka. Pastikan kertas menjelaskan bahwa mereka mendaftar untuk daftar email Anda.
   • Cobalah untuk mendapatkan lebih banyak nama dengan lotere atau kompetisi. Selama acara, cobalah untuk mengatur undian atau kontes bagi mereka yang mendaftar ke daftar email Anda.
3. Menggunakan jaringan sosial. Pastikan lembaga nonprofit Anda memiliki kehadiran media sosial yang kuat - dari Twitter hingga Facebook hingga Instagram. Sangat mudah untuk menjangkau orang-orang di media sosial, dan jika Anda memiliki konten yang menarik, orang-orang dapat mulai membagikan kiriman atau panggilan Anda untuk berdonasi. Minta pengikut Anda untuk mendaftar ke daftar email Anda sehingga mereka tidak pernah melewatkan pengumuman penting.
4. Buat itu mudah. Situs web Anda harus mengizinkan pengunjung untuk mendaftar ke daftar email Anda. Tidak harus mencolok, tetapi harus mudah ditemukan dan diisi.

Tips

• Baca surat penggalangan dana atau pesan email sebelumnya. Gunakan frasa dan gaya yang sama yang efektif. Banyak organisasi menggunakan surat penggalangan dana mereka sebelumnya sebagai template untuk yang baru.
• Untuk pengenalan instan, tambahkan logo Anda ke email Anda. Pembaca sering kali mengasosiasikan organisasi atau perusahaan dengan logo mereka.
• Gunakan layanan email untuk membuat email lebih menarik secara visual dan untuk menghasilkan statistik yang akan meningkatkan email Anda di masa mendatang. MailChimp bagus.
• Pastikan email Anda berlabel putih sebelum mengirimnya. Jika Anda menggunakan platform penggalangan dana online seperti Fundraise.com, ini akan dilakukan secara otomatis untuk Anda.

Peringatan

• Jangan membuat email Anda terlalu panjang. Email penggalangan dana yang panjang tidak seefektif yang ringkas.

Kebutuhan

• Komputer dengan akses internet
• Akun email
• Opsional: layanan email seperti MailChimp