Isi

• Langkah

Intinya, email tidak formal seperti menulis surat kertas. Namun, ada kalanya Anda perlu lebih formal dalam menulis email. Pikirkan siapa penerimanya, lalu pilih salam yang sesuai untuk situasi tersebut. Setelah Anda mengetahui informasi tersebut, Anda dapat melanjutkan dengan format salam dan gaya kalimat pembuka.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Pertimbangkan penerima

1. 

   Tentukan seberapa formal Anda perlu. Apakah Anda menulis email "formal", tingkat kesendirian email akan bergantung pada penerimanya. Misalnya, Anda tidak akan menggunakan tingkat formalisme yang sama saat menulis ke profesor daripada saat menulis surat lamaran.
   • Saat pertama kali menghubungi seseorang, lebih baik menulis lebih formal dari biasanya demi keamanan.

2. 

   
   
   Temukan nama penerima. Anda harus melakukan riset untuk menemukan nama orang tersebut jika Anda belum mengetahuinya. Mengetahui nama penerima membuat sapaan menjadi lebih pribadi, bahkan jika Anda menggunakan metode penulisan email profesional.

3. 

   Ikuti cara penerima. Jika orang tersebut mengirimi Anda email, ada baiknya untuk menyalin salamnya. Misalnya, jika mereka menulis "Halo" dan nama Anda, Anda dapat membalas dengan gaya yang sama, menggunakan "Hai" dan nama orang tersebut saat mengirim email. iklan

Bagian 2 dari 3: Pilih salam

1. 

   
   
   Gunakan "Dear". "Dear" (diikuti dengan nama penerima) adalah sapaan klasik. Ini informal tanpa menonjol, dan karena sering digunakan sapaan ini sering menjadi default, yang merupakan hal yang baik. Anda tidak ingin sapaan Anda menjadi aneh karena tidak cocok.

2. 

   Coba "Halo", jika Anda tidak tahu nama penerima. "Halo" adalah sapaan yang sangat formal yang dapat Anda gunakan dalam email bisnis, terutama jika Anda tidak mengetahui nama penerima. Namun, selalu lebih baik mencari tahu nama penerima jika memungkinkan.
   • Anda juga dapat menggunakan "Kirim ke Orang yang Tertarik" jika email tersebut sangat formal dan Anda tidak tahu nama penerima. Namun, salam ini mungkin tidak menarik bagi sebagian orang.

3. 

   
   
   Pertimbangkan "Hai (" Hai "atau" Halo ") di email yang tidak terlalu formal. Email cenderung kurang formal dibandingkan korespondensi pada umumnya, sehingga Anda dapat menulis "Hai" di email tanpa terlalu formal. Misalnya, jika Anda mengirim email ke profesor, terutama seseorang yang sering Anda hubungi, sapaan "Hai" atau "Halo" bisa digunakan.

4. 

   Jangan gunakan kata "Hei". Meskipun kata "Hai" dapat diterima dalam email resmi, tidak pantas untuk mengatakan halo. Ini adalah cara menyapa yang sangat sewenang-wenang, bahkan dalam bahasa lisan, jadi Anda harus menghindari menggunakannya dalam segala jenis email formal. Misalnya, meskipun Anda dekat dengan atasan Anda, sebaiknya hindari penggunaan kata "Hai" saat menulis email kepada mereka.

5. 

   Gunakan perubahan judul bila diperlukan. Terkadang, Anda menulis kepada seseorang yang hanya Anda ketahui jabatannya di perusahaan atau organisasi. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan gelar orang tersebut alih-alih namanya, seperti "Kepala Sumber Daya Manusia yang Terhormat", "Sumber Daya Manusia yang Terhormat", atau "Profesor yang Terhormat".

6. 

   Tambahkan kehormatan orang tersebut untuk membuat email lebih formal. Jika memungkinkan, tambahkan "Kakek", "Nenek", "Dokter", atau "Profesor" di depan nama penerima untuk lebih formalitas. Selain itu, Anda dapat menggunakan nama depan atau nama lengkap penerima agar lebih profesional, daripada hanya menggunakan nama depan. iklan

Bagian 3 dari 3: Memformat dan memulai email

1. 

   Tulis salam di baris pertama. Tulis salam yang telah Anda pilih di baris paling atas, diikuti dengan nama penerima. Anda dapat menggunakan kehormatan orang tersebut jika memungkinkan, seperti Kakek, Nenek, atau Dokter, diikuti dengan nama lengkap.

2. 

   Gunakan koma. Secara umum, Anda akan menggunakan koma setelah sapaan. Dalam surat formal, Anda dapat menggunakan titik dua, tetapi ini seringkali terlalu formal untuk email, bahkan email profesional. Koma berfungsi di semua situasi, meskipun Anda dapat menggunakan titik dua jika Anda menulis surat lamaran email.

3. 

   Pindah ke baris berikutnya. Salam ada di baris paling atas, jadi setelah selesai, tekan tombol baris baru untuk pindah ke baris berikutnya. Jika Anda menggunakan jeda baris daripada membuat indentasi untuk membuat paragraf, Anda harus mengosongkan baris antara salam dan paragraf pertama.

4. 

   Perkenalkan diri Anda dalam kalimat pembuka jika perlu. Jika Anda menulis kepada seseorang untuk pertama kalinya, Anda harus memberikan pengantar, tidak peduli seberapa banyak Anda mengenal mereka dalam hidup. Memberi petunjuk kepada penerima tentang siapa Anda akan mendorong mereka untuk terus membaca.
   • Misalnya, Anda dapat menulis "Saya Nguyen Van Nam, dan saya direktur pemasaran perusahaan XYZ". Anda juga harus menyatakan alasan Anda mengenal penerima: "Saya Nguyen Manh Hung, dan saya berada di kelas pemasaran (Departemen Pemasaran 101 berlangsung pada Selasa dan Kamis siang)".
   • Jika Anda mengenal penerima dan pernah menulisnya sebelumnya, Anda dapat menggunakan kalimat pertama sebagai salam. Misalnya, Anda bisa mengucapkan "Terima kasih atas tanggapan awal", atau "Saya harap Anda baik-baik saja".

5. 

   Langsung ke topik. Sebagian besar email formal harus langsung ke intinya dengan cepat. Itu berarti kalimat pertama atau kedua harus menjelaskan mengapa Anda menulisnya untuk mereka. Ingatlah untuk sesingkat mungkin saat menjelaskan tujuan Anda.
   • Misalnya, Anda dapat menulis "Saya menulis untuk meminta bantuan Anda dalam masalah pemasaran", atau "Saya menulis surat kepada Anda karena saya mengalami kesulitan di kelas, dan saya harap Anda bisa lolos begitu saja. dokumentasi tambahan yang berguna bagi saya untuk membaca lebih lanjut ".
   iklan