Pengarang:
Lewis Jackson
Tanggal Pembuatan:
5 Boleh 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
![CARA BIKIN EVENT / ACARA [Sekolah, Kampus, Kantor, Komunitas, Event Organizer]](https://i.ytimg.com/vi/SZj27U_kCDE/hqdefault.jpg)
Isi
Mengorganisir acara tampak seperti tugas yang sangat sulit, dan segalanya menjadi lebih rumit jika Anda tidak memiliki rencana dan rencana sebelumnya. Jadi cobalah untuk menghindari ini - dengan mempersiapkan berbulan-bulan sebelumnya dan tetap tenang selama acara berlangsung.
Langkah
Metode 1 dari 4: Rencanakan beberapa bulan sebelum acara
Tentukan tujuan acara. Menentukan tujuan organisasi Anda akan membantu menjaga acara Anda tetap pada jalurnya. Apakah Anda merencanakan acara untuk mendidik komunitas? Yakinkan calon sponsor? Puji individu atau kelompok tertentu? Jelaskan tujuan ini sebanyak mungkin. Tidak peduli apa yang Anda lakukan (mendidik, membujuk, memuji, dll.), Mengapa apakah kamu melakukannya lagi
- Anggap saja sebagai pernyataan misi Anda, atau premis kesuksesan Anda. Setelah Anda tahu pasti apa yang Anda inginkan, Anda akan merasa jauh lebih mudah!
Menentukan tujuan.Persis Apa yang ingin Anda capai? Bukan jumlah orang yang hadir di acara tersebut, bukan fakta yang terjadi - acara seperti apa yang Anda inginkan? 5 anggota baru di organisasi Anda? Mengumpulkan 20 juta dong? Ubah pola pikir orang lain? Buat semua orang bersemangat?- Pikirkan tentang 3 hasil yang paling Anda inginkan dari acara tersebut dan fokuslah untuk mewujudkannya. Anda dapat menimbang satu tujuan finansial, satu tujuan sosial, dan satu tujuan pribadi - terserah Anda!
Kumpulkan sukarelawan. Anda membutuhkan anggota yang baik dan baik di banyak area berbeda dari panitia penyelenggara. Mereka dapat membantu Anda dalam segala hal mulai dari penjadwalan, penganggaran hingga pengiriman undangan, merancang poster, menyambut tamu, dan membersihkan setelah acara. Dengan kata lain, mereka akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Jika memungkinkan, temukan sukarelawan yang bisa Anda percaya!- Pastikan penyelenggara serta pengelola acara bekerja sesuai dengan jadwal yang Anda tetapkan dalam rencana. Kolaborasi antar pihak akan mempermudah pekerjaan Anda. Saat meminta bantuan seseorang, jelaskan sejak awal tentang ekspektasi Anda terhadap mereka dan sejauh mana partisipasi mereka dalam acara tersebut.
- Jika Anda tidak dapat menemukan sukarelawan, pekerjakan tim acara! Ini sepenuhnya tergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan. Anda dapat menyewa tempat tersebut dengan tim acara, atau menyewa dari pihak ketiga.
Estimasi anggaran. Semua pengeluaran, pendapatan, hibah, dan pengeluaran luar biasa lainnya harus dimasukkan ke dalam anggaran. Jika Anda tidak menganggarkan, Anda akan mengakhiri acara dengan tagihan yang tebal dan dompet kosong tanpa memahami apa yang baru saja Anda belanjakan. Bersikaplah realistis sejak hari pertama agar Anda tidak terkejut nanti!- Temukan cara untuk menekan biaya. Bisakah Anda mempekerjakan sukarelawan untuk bekerja secara gratis? Pertimbangkan lokasi yang lebih murah untuk disewa (misalnya rumah seseorang)? Ingatlah bahwa pertemuan kecil, sederhana namun sukses jauh lebih baik daripada pesta mewah yang gagal.
Tentukan waktu dan lokasi acara. Ini adalah faktornya yang terpenting dari acara tersebut. Di mana seharusnya waktu dan tempat acara Anda agar orang-orang berkata, "Ya, saya akan berada di sana!"? Anda ingin menyelenggarakan acara pada saat semua orang bebas dan di satu lokasi yang nyaman di mana Anda memiliki cukup uang sewa!
- Lihat jadwal komunitas tempat Anda tinggal dan pertimbangkan siapa yang berpartisipasi dalam acara tersebut. Jika Anda menargetkan ibu rumah tangga, mengatur hari dan acara lingkungan adalah pilihan terbaik (Anda dapat memberikan layanan pengasuhan anak tambahan). Untuk peserta pelajar, adakan acara di pusat kota satu malam selama seminggu. Jika memungkinkan, Anda harus pergi ke tempatnya Majelis.
- Tentunya akan ada banyak tempat acara yang perlu Anda pesan terlebih dahulu. Hubungi untuk menyewa lokasi ini secepat mungkin. Mereka mungkin lebih mahal dari yang Anda pikirkan!
Pertimbangkan logistik. Anda perlu memikirkan logistik dalam segala hal. Bagaimana parkirnya? Kemampuan penyandang disabilitas untuk berpartisipasi? Apa yang dapat Anda lakukan dengan ruang acara? Peralatan apa yang Anda butuhkan? Apakah Anda memerlukan tambahan biaya (misalnya minuman pembicara, lencana, publikasi)? Berapa banyak orang yang dibutuhkan agar acara ini berjalan lancar?
- Sangat penting untuk merefleksikan dan berdiskusi dengan anggota penyelenggara untuk mempertimbangkan semua aspek acara. Apakah ada kendala yang dapat Anda antisipasi dan hindari? Apakah para tamu membutuhkan tempat menginap? Pengecualian apa yang dibutuhkan?
Pikirkan pemasaran dan periklanan. Sambil mempersiapkan acara, buat draf poster. Poster harus menyertakan informasi tentang tanggal, waktu, lokasi, tamu utama, nama acara, dan tema atau tagline acara. Karena waktu persiapan terlalu dini, Anda dapat menghabiskan banyak waktu untuk memikirkan hal-hal ini dengan hati-hati - tetapi Anda harus membuat draf awal untuk melihat semua bagiannya!
- Pikirkan cara lain untuk mempromosikan acara tersebut. Mengirim email? Mail mail? Memberikan informasi di Facebook, Twitter, atau serangkaian situs acara online (lebih lanjut tentang ini nanti)? Apa yang kamu butuhkan sebelum acara untuk melibatkan orang dan apa yang Anda butuhkan di acara untuk menahan mereka?
Atur ulang pekerjaan. Mungkin Anda merasa sangat bingung sekarang. Tarik napas dalam-dalam dan buka perangkat lunak Excel. Siapkan draft jadwal kegiatan pada acara tersebut. Gunakan beberapa spreadsheet Excel untuk mengatur pemikiran Anda. Saat ini mungkin tampak seperti dokumen yang tidak perlu, tetapi dalam dua bulan ke depan Anda akan berterima kasih kepada diri sendiri karena telah menjaga diri sendiri.
- Kembangkan jadwal kerja (dengan tenggat waktu) untuk setiap aktivitas. Tuliskan semua anggota penyelenggara, kapan dan di mana Anda membutuhkannya. Dengan cara ini, Anda dapat menjadwalkan pekerjaan Anda dan menghindari pertanyaan nanti.
Metode 2 dari 4: Jadwalkan pekerjaan selama 2 minggu sebelum acara
Pastikan semuanya sudah siap. Identifikasi waktu, lokasi, tamu utama, penyelenggara acara, nama dan tagline acara. Akankah ada apa pun Bisakah kita tersesat? Bisakah perubahan menit terakhir terjadi? Pada titik ini, semuanya harus sejelas di atas kertas hitam putih.
Bertemu dengan anggota penyelenggara. Minta persetujuan untuk anggaran, jadwal, dll. dari penyelenggara serta dari pengelola acara. Sekarang adalah waktu yang tepat untuk menjawab pertanyaan. Semua orang sudah mengerti kewajiban mereka? Apakah mereka nyaman dengan segalanya?
- Sekali lagi, temui panitia serta relawan untuk memikirkan kemungkinan masalah. Ini juga waktu yang tepat untuk merencanakan tindakan Anda.
- Pastikan penyelenggara tidak memiliki masalah internal apa pun. Tetap berhubungan dengan semua kepala departemen, penyelenggara serta relawan.
Bagilah pekerjaan di antara orang-orang yang berbeda dan biarkan orang yang berpengalaman mengoordinasikan semua kegiatan. Jika ini adalah acara berskala besar, tugaskan beberapa orang untuk mengoordinasikan aktivitas yang berbeda di bawah pengawasan satu orang. Pemimpin ini harus dipercaya oleh anggota penyelenggara.
- Anda harus menugaskan satu hingga dua anggota untuk menghabiskan waktu menyambut tamu dan mengobrol sebelum acara.Pada dasarnya, mereka adalah resepsionis, yang bertanggung jawab untuk mengangkat semua tamu dan membiarkan para tamu ini melihat bahwa mereka sedang diperhatikan.
Pastikan untuk selalu memperbarui semua halaman online terkait acara. Anda mungkin sudah tahu Facebook dan Twitter, tapi ada banyak situs online lain yang bisa Anda gunakan untuk berpromosi, seperti Eventbrite, Evite, dan Meetup. Jika Anda belum pernah mendengar tentang halaman ini, cari sekarang! Jika acara Anda di luar negeri dan Anda ingin menjual tiket secara online, Ticketbud cukup berguna.
- Dan, tentu saja, perbarui halaman online, blog, atau halaman Facebook acara tersebut, jika tersedia. Anda dapat mengirim pengingat acara, memposting foto, dan mengelola respons acara. Semakin aktif Anda online, semakin luas acara tersebut. Jika Anda mengadakan acara yang berkaitan dengan berkebun, dekorasi rumah, atau bidang kreatif lainnya, Anda juga dapat menggunakan Pinterest.
Kumpulkan sponsor dan sumber uang lainnya dari tamu. Ada banyak jenis pengeluaran yang akan muncul dalam beberapa minggu mendatang dan Anda tidak ingin membayar semuanya sendiri! Berebut sedikit untuk biaya awal - apakah itu sewa tempat acara, peralatan atau pesta perjamuan? Anda mungkin juga harus membayar sebagian dari jumlah di atas sebelum Anda mulai mempersiapkan acara.
- Pastikan Anda telah membangun sistem untuk menangani dokumen, sertifikasi, faktur, dan dokumen lainnya. Anda perlu menyimpan semua dokumen untuk referensi di masa mendatang, jadi semakin cepat Anda mengaturnya, masa depan akan semakin nyaman, terutama saat pasangan Anda bekerja tidak profesional.
Promosi acara. Siapkan publikasi, publikasikan iklan, publikasikan ke pers, kirim undangan, panggilan telepon, grup kontak email, temui calon peserta atau donatur. Bagaimana orang akan tahu dan berpartisipasi dalam acara Anda? Pastikan informasi yang Anda berikan lengkap, kecuali untuk beberapa faktor yang mempertanyakan - keingintahuan tamu juga perlu dirangsang!
- Pikirkan tentang target audiens Anda. Jika Anda ingin mengundang para sesepuh, Anda tidak akan membuang waktu mengirim pesan melalui software Snapchat. Pergi ke tempat-tempat yang mereka kunjungi atau gunakan alat yang digunakan audiens Anda.
Kumpulkan item yang diperlukan untuk acara tersebut. Barang-barang ini mungkin termasuk medali, permainan, suvenir, hadiah, atau sertifikat. Ada banyak hal kecil dan sepele yang tidak bisa diperhatikan oleh orang yang tidak berpengalaman, tetapi Anda harus mengetahui semua faktor terkecil. Jangan lupakan furnitur, perlengkapan tata suara, meja, taplak meja, dan barang-barang besar dan penting lainnya!
- Ini adalah satu hal lagi yang harus Anda luangkan waktu untuk merenungkannya. Jangan berhenti sampai Anda menemukan 5 barang yang lupa Anda siapkan - mulai dari pulpen dan kotak P3K hingga baterai, es batu, dan kabel ekstensi. Anda pasti ingin siap menghadapi situasi apa pun.
Menyortir segala sesuatu. Atur untuk merekam video. Atur transportasi untuk tamu. Siapkan makanan untuk tim pembersih. Daftar tersebut dapat bertahan selamanya, tetapi tanpa menyortir Anda tidak akan dapat mengatur acara!
- Siapkan makanan dan minuman. Ini juga saat yang tepat untuk mengatur akomodasi khusus, seperti akomodasi untuk penyandang disabilitas. Periksa apakah ada tamu vegetarian atau memiliki kebutuhan makan khusus lainnya. Banyak situs tiket acara online memiliki bagian "pertanyaan mandiri", yang akan membantu Anda mengevaluasi permintaan khusus tamu Anda.
- Siapkan meja, kursi, backdrop, mikrofon, speaker, komputer, proyektor, podium - apa pun yang perlu ditemukan di tempat acara.
Siapkan daftar kontak Anda. Anda perlu memiliki nomor telepon, alamat dan alamat email penyelenggara. Buatlah daftar yang serupa dengan VIP (terutama tamu penting) dan penyedia barang atau jasa. Ketika seseorang tidak datang atau terlambat, ini adalah daftar yang bisa Anda gunakan.
- Katakanlah tim perjamuan terlambat. Apa yang akan kamu lakukan? Dapatkan daftar kontak mereka segera dan hubungi mereka. Oh, mereka pikir Anda akan melakukannya ke tempat untuk mendapatkannya 90 pon daging babi suwir? Masa bodo. Anda memberikan daftarnya kepada Pak A, dia mengambil truk dan pergi ke alamat pengumpulan daging di atas kertas. Anda telah menghindari bencana. Sekarang Anda tahu bahwa Anda tidak boleh mempekerjakan tim layanan ini atau memberikan arahan yang lebih jelas!
Pergi ke tempat acara dengan penyelenggara. Amati sekeliling dan beri peringkat tempat parkir, toilet, kamar, dan pintu. Cari tempat-tempat terdekat di mana Anda dapat membuat fotokopi, menelepon, dan membeli kebutuhan pokok. Secara umum, siapkan tempat acara.
- Bicaralah dengan orang yang Anda hubungi untuk menyewa tempat itu. Mereka harus memiliki pemahaman yang lebih baik tentang tempat tersebut daripada orang lain. Apakah ada masalah yang harus Anda ketahui? Waktu terbatas? Apakah pintu terkunci pada waktu-waktu tertentu? Mudah-mudahan itu tidak akan terjadi - tetapi Anda juga harus mencari tahu tentang jadwal pemeriksaan alarm kebakaran.
Metode 3 dari 4: Persiapkan dalam 24 jam sebelum acara
Tetap tenang. Kamu bisa melakukannya. Sangatlah penting agar Anda tetap tenang dan tidak bingung atau cemas. Anda telah bersiap selama berbulan-bulan! Semua akan baik baik saja. Semakin tenang Anda, semakin tenang rekan satu tim Anda, semakin lancar acaranya. Selain itu, semuanya akan segera berakhir!
- Serius, kamu bisa melakukannya. Anda telah melakukan semua yang Anda bisa, memikirkan semua kemungkinan masalah - jika terjadi kesalahan, Anda tahu cara menyelesaikan masalah. Dan ingat: tidak ada yang bisa menyalahkan Anda. Tamu yang berisik, makanannya tidak enak - orang akan mengerti bahwa Anda tidak dapat mengendalikan semuanya. Bersantai. Kamu akan baik-baik saja.
Pemeriksaan terakhir dengan anggota penyelenggara. Pastikan Anda berbicara dengan semua orang tentang cara menuju ke tempat acara dan kapan harus tiba. Yang paling tidak Anda inginkan adalah ketika seluruh penyelenggara menelepon Anda pada hari acara karena Anda tidak tahu di mana pintu belakangnya.
- Bahkan jika tidak ada yang mengatakan atau bertanya kepada Anda, lakukan yang terbaik untuk mengukur sikap orang lain. Apakah mereka semua puas dengan pekerjaan mereka? Apakah mereka cocok satu sama lain? Jika tidak, bicaralah dengan semua orang dan coba lepaskan simpulnya. Mungkin seseorang akan cocok dengan departemen lain atau bekerja dengan orang lain.
Periksa semua undangan dan tanggapan. Buat daftar tamu di spreadsheet Excel dan hitung jumlah orang. Untuk sebagian besar acara, jumlah peserta yang dikonfirmasi adalah tidak menunjukkan jumlah orang yang benar-benar berpartisipasi dalam acara tersebut. Anda boleh memiliki 50 validator, tetapi pada akhirnya hanya ada 5 validator atau hingga 500 orang berpartisipasi. Meskipun Anda harus mengetahui jumlah validatornya, bersiaplah untuk menangani situasi ketika ada terlalu sedikit atau terlalu banyak peserta!
- Ingatkan tamu VIP tentang acara tersebut. Anda pasti kaget dengan banyaknya orang yang berkata, "Oh iya. Besok bukan?" Dengan panggilan atau SMS sederhana, Anda dapat menghindari ini.
Pergi ke tempat acara dan periksa apakah semuanya sudah siap. Apakah ruangannya rapi dan siap? Apakah perangkat elektronik terpasang dan berfungsi? Dapatkah Anda menginstal perangkat apa pun sebelumnya, jika perlu? Apakah staf sudah sepenuhnya siap untuk acara tersebut?
- Periksa apakah acara tersebut memiliki cukup pendukung. Tentu, yang terbaik adalah jika Anda memiliki lebih banyak pendukung daripada yang Anda butuhkan. Anda mungkin harus bertanya kepada seseorang untuk keadaan darurat, membutuhkan seseorang untuk memperhatikan tamu, atau memecahkan masalah yang tidak dapat Anda antisipasi. Atau, Anda tahu, Anda mungkin membutuhkan seseorang untuk menuangkan lebih banyak kopi untuk Anda.
Siapkan kit untuk peserta acara. Kit ini dapat mencakup botol air, permen, catatan tempel, pulpen, brosur, dan informasi lain yang mereka butuhkan. Ide bagus juga jika Anda ingin menambahkan suvenir kecil.Ini adalah sorotan luar biasa yang menunjukkan bahwa acara tersebut terorganisir dengan baik, dan pada saat yang sama membuat para tamu merasa dihargai.
- Kit ini bisa untuk tamu atau penyelenggara, atau keduanya! Siapa yang tidak suka granola bar dan bolpoin?
Informasi jadwal acara (lembar lari atau lembar lari). Berikut adalah daftar semua informasi yang diperlukan dibagi dengan waktu dan / atau departemen. Siapkan program tugas dalam hitungan menit dengan aktivitas penting. Templat lembar lari sepenuhnya terserah Anda untuk memutuskan. Usahakan untuk meminimalkan informasi agar mudah dibaca.
- Jika Anda benar-benar keras, buatlah ini jenis lembar kerja yang berbeda dapat bermanfaat. Pembicara lebih cenderung ingin mengetahui daftar tamu lain yang akan berada di mana dan kapan. Penyelenggara akan menginginkan daftar peralatan, jadwal dan rencana pembersihan. Jika Anda memiliki cukup waktu untuk membangun lembar kerja, Anda akan menemukan ini cukup membantu.
Buatlah daftar barang untuk dibawa ke tempat acara. Seberapa buruk jadinya ketika Anda sampai di acara, semuanya sudah siap, semua orang Apakah Anda semua di sana, dan Anda menyadari bahwa Anda telah melupakan 12.000 cangkir di rumah? Ini buruk. Anda merusak semuanya. Jadi buatlah daftar, periksa sekali lagi dan bawa semua bahan untuk disiapkan!
- Jika item tersebar di tempat berbeda, tetapkan tugas khusus untuk setiap orang. Dengan demikian, Anda tidak perlu menghabiskan 8 jam berlarian dan mengumpulkan barang-barang ini dengan panik. "Satu pohon tidak membuat anak muda, tiga pohon berkumpul bersama sehingga gunung itu tinggi" - kata orang-orang kuno.
Metode 4 dari 4: Kontrol tanggal acara
Tiba di tempat acara lebih awal dengan penyelenggara dan relawan. Pastikan semua orang hadir dan elektronik berfungsi dengan baik. Ada pertanyaan di menit terakhir? Jika ada waktu, ayo minum minuman ringan, berbagi, menyemangati semua orang dan istirahat! Kamu bisa melakukannya. Kamu siap.
- Pastikan penyelenggara mengenakan lencana khusus atau membawa beberapa barang yang dapat dikenali di tangan, sehingga peserta acara bisa mendapatkan bantuan saat dibutuhkan. Terkadang setelan khaki tidak cukup.
Segala macam hal, di dalam dan di luar. Apakah Anda membutuhkan balon di kotak surat? Poster di sudut ruangan? Bagaimana dengan pintu dan sepanjang lorong? Jika tamu Anda harus melalui labirin yang kacau untuk mencapai tempat acara, Anda harus memasang banyak tanda untuk memandu Anda.
- Spanduk selamat datang dan papan informasi lainnya di depan gedung akan sangat membantu. Anda ingin orang-orang dapat mengenali tempat acara langsung dari jalan. Tidak perlu heran tentang ini!
- Ada meja depan dan tamu terdaftar di acara tersebut. Saat tamu memasuki pintu, mereka harus melihat dengan tepat apa yang perlu mereka lakukan. Jika tidak, mereka akan melayang-layang dalam keadaan tidak pasti dan tidak nyaman. Apakah Anda ingat bagian resepsi yang disebutkan di atas? Tolong tunjuk seseorang untuk berdiri di dekat pintu untuk menyambut dan menjawab semua pertanyaan tamu.
- Musik mengambang! Musik akan menghapus suasana malu di acara tersebut.
Pastikan peserta acara tahu apa yang sedang terjadi. Jika pembicara terlambat, Anda harus memberikan pemberitahuan penundaan acara. Jika waktu makan lebih lama dari yang diharapkan, tamu di acara tersebut harus mengetahui perubahan jadwal. Sangat jarang acara berjalan sesuai rencana - jadi ketika jadwal tidak diikuti dengan cermat, pastikan pesta tetap berhubungan.
Mengambil foto! Anda mungkin ingin mencatat ini. Pada saat yang sama, orang-orang akan bersemangat melihat seseorang memegang kamera untuk mengabadikan momen acara tersebut. Ambil gambar spanduk sponsor Anda, spanduk Anda, gerbang selamat datang, ruang tunggu, dll. Anda juga dapat menggunakan foto-foto ini untuk tahun depan!
- Jika memungkinkan, biarkan teman atau fotografer profesional yang melakukan pekerjaan itu. Anda memiliki cukup pekerjaan yang harus dilakukan! Anda perlu mengobrol dan makan dengan para tamu, jadi orang lain harus mengurus pemotretannya.
Menempatkan dokumen setelah acara. Anda pasti telah menanamkan beberapa ide dalam persepsi tamu, dan Anda ingin mereka meninggalkan acara dengan pemikiran, refleksi, atau tekad khusus untuk bertindak. Jadi persiapkan brosur atau barang apa pun yang bisa mereka bawa setelah peristiwa.
- Anda dapat mempertimbangkan untuk mengumpulkan acara terbaru untuk bagian ini. Sediakan sarana bagi mereka untuk mengutarakan pendapatnya, apa yang perlu ditingkatkan dan apa yang mereka inginkan di acara berikutnya. Dan tentu saja, bagaimana mereka bisa terlibat!
Bersihkan tempat acara! Periksa penghitung daya Anda, lepaskan spanduk, bersihkan furnitur, dan banyak lagi. Anda pasti ingin situs tersebut kembali ke keadaan semula - terutama saat Anda membayar sewa dan ingin kembali. Anda juga dapat menghindari biaya tambahan yang dikenakan oleh penyedia tempat Anda. Bagilah pekerjaan secara merata agar proses pembersihan secepat dan seringan mungkin.
- Periksa kembali untuk memastikan tidak ada barang berharga yang tertinggal. Jika ya, siapkan formulir klaim barang hilang.
- Jika Anda merusak sesuatu, harap beri tahu orang yang Anda hubungi untuk menyewa tempat itu. Kejujuran dan kejujuran selalu menjadi sikap terbaik.
- Buang sampah sebanyak mungkin. Departemen pemeliharaan akan mengambil alih setelah itu.
Jaga semua misi pasca-acara. Bergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan, Anda mungkin tidak ada yang bisa dilakukan setelah acara, atau akan ada daftar panjang orang untuk berterima kasih serta tanda terima yang tertunda. Berikut beberapa ide untuk Anda mulai:
- Terima kasih kepada seluruh panitia, terutama para sponsor dan relawan. Anda tidak dapat menyelenggarakan acara tanpa mereka!
- Selesaikan dan tangani urusan uang. Ini harus dilakukan secepat mungkin, semakin sedikit kekurangan semakin baik.
- Selenggarakan pesta terima kasih kepada mereka yang telah membantu Anda. Anda ingin rekan setim Anda merasa bersyukur, dan pada saat yang sama ingin sponsor Anda melihat bahwa mereka telah membawa perubahan dan tujuan yang baik.
- Bagikan suvenir atau publikasi lainnya kepada pihak yang berkepentingan.
- Transfer faktur ke sponsor dan lainnya.
- Posting foto di halaman online acara.
Adakan pertemuan untuk belajar dari pengalaman dan melakukan yang lebih baik di lain waktu. Setelah semuanya selesai, apa yang Anda harap akan Anda lakukan secara berbeda? Apa yang berhasil dan apa yang tidak? Apakah Anda ingin mengadakan acara seperti itu? Apa yang kamu pelajari?
- Jika Anda mendapat tanggapan dari semua orang, baca semuanya. Meskipun Anda tidak menerima tanggapan apa pun dari tamu, tanyakan kepada penyelenggara acara! Bagaimana menurut mereka? Apakah mereka menikmati waktu itu? Mungkin hanya karena granola bar dan pennya gratis, bukan?
Nasihat
- Daftar dokumen yang harus disiapkan:
- Anggaran sementara
- Jadwal acara (waktu setiap program dalam acara)
- Undangan
- Daftar tamu
- Rencana aksi
- Jadwal kerja (jadwal penyelesaian)
- Dokumentasi untuk siaran pers
- Pidato
- Daftar hadir
- Pidato para pihak (lampirkan resume pembicara)
- Program kerja
- Jadwal dibagi dalam beberapa menit
- Hubungi daftar jaringan (nomor telepon penyelenggara)
- Daftar barang yang akan dibawa
- Daftar tugas yang harus diselesaikan
- Laporan acara (pers dan lain-lain)
- Sebelum acara, tunjuk individu / departemen untuk bertanggung jawab atas bidang-bidang berikut:
- Donatur
- Para hadirin
- Tamu penting, pembicara
- Desain, cetak, kumpulkan artikel, dan evaluasi produk tersebut
- Imbalan, suvenir, hadiah, spanduk, sertifikat
- Kendaraan, katering, pengaturan tempat acara, dekorasi, latar belakang, parkir
- Media, PR (hubungan eksternal), Pemasaran
- Faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih lokasi dan menegosiasikan harga:
- Kapasitas situs (jumlah peserta, kecuali mereka yang tidak hadir secara resmi)
- Ketersediaan makanan (jika makanan tersedia di tempat itu)
- Waktu (waktu mulai dan berakhir acara)
- Pencahayaan (jika acara berlangsung pada malam hari)
- Ada AC atau tidak
- Peralatan yang diperlukan disediakan (mikrofon, speaker, dll.)
- Furnitur (furnitur, handuk meja, dll.)
- Dapatkah acara musik dan hiburan diadakan di tempat tersebut (dengan pertunjukan yang tidak terlalu formal)
- Generator
- Akses mudah ke tempat tersebut - apakah itu di pusat kota atau tidak (apakah delegasi dapat hadir tanpa kesulitan)
- Ruang khusus untuk penyelenggara, ruang ganti, dll.
- total biaya
- Pada hari acara, tunjuk orang / departemen untuk bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
- Koordinasi umum
- Kamar kecil
- Makanan
- Bekerja di lapangan
- Pembawa acara (MC)
- Komputer, proyektor
- Juru potret
- Resepsionis
- Kontrol kerumunan dan PR dengan kerumunan
- Tempat parkir
- Melindungi
- Mendistribusikan dokumen dan persediaan (hadiah dan sertifikat kepada individu tertentu serta semua peserta acara)
- Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan tanggal acara:
- Akankah tamu utama dan tamu VIP lainnya tersedia untuk hari itu
- Hari apa yang terbaik untuk audiens target Anda?
- Setiap saat, Anda tidak boleh menyerahkan pekerjaan dan tanggung jawab Anda kepada orang lain.
- Pekerjaan bertanggung jawab.
- Tepat waktu. Jika Anda terlambat, segera laporkan pekerjaan tersebut kepada orang yang perlu Anda laporkan.
- Ketika masalah muncul, jangan menyalahkan orang lain, jangan terlalu banyak berpikir dan menyebabkan lebih banyak stres, cari cara untuk menyelesaikan masalah.
- Pastikan Anda memiliki rencana evakuasi untuk keadaan darurat. Jika acara Anda berskala besar, pastikan polisi dan dokter bertugas.
Peringatan
- Jangan panik atau stres. Postur yang tenang akan memberikan hasil yang lebih baik.
- Bersiaplah untuk situasi apa pun. Terkadang akan ada hal-hal di luar kendali Anda. Jika Anda adalah anggota penyelenggara, jangan marah ketika seseorang membentak Anda, orang itu mungkin sedang tegang. Jika Anda koordinatornya, jangan stres atau panik. Tolong lakukan semuanya dengan tenang. Cobalah untuk merefleksikan situasi yang mungkin terjadi, dan apa yang akan Anda lakukan dalam situasi tersebut.
