Isi

• Langkah
• Nasihat
• Peringatan

Bukti pekerjaan (khususnya surat kerja) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pemberi kerja atas permintaan pihak ketiga, untuk tujuan menyetujui riwayat profesional karyawan tersebut. bergerak. Surat konfirmasi pekerjaan biasanya diperlukan ketika seseorang membutuhkan pinjaman bank, properti sewaan, melamar pekerjaan, atau ketika ada alasan lain untuk konfirmasi riwayat karir. Saat menulis surat konfirmasi pekerjaan, Anda perlu menjelaskan siapa Anda, memberikan ringkasan yang akurat tentang tugas karyawan dan mengonfirmasi pekerjaannya. Semua ini harus disajikan dalam formulir surat bergelar profesional; Pastikan Anda telah memberikan informasi kontak lengkap dan tanda tangan Anda. Bacalah petunjuk di bawah ini untuk mempelajari bagaimana menyusun surat identifikasi yang lengkap dan akurat.

Langkah

Bagian 1 dari 2: Mempersiapkan Surat Identifikasi Profesional

1. 

   
   
   Pertimbangkan mengapa Anda menulis surat identitas Anda. Konten dan nada Anda akan berbeda tergantung pada pembaca. Jika Anda mengirim surat konfirmasi ke lembaga keuangan, suara Anda harus profesional dan isi surat harus berisi informasi keuangan (misalnya gaji, komisi, kenaikan gaji atau bonus). Sebaliknya, jika Anda menulis kepada karyawan baru, nada suara Anda harus lebih ramah, dan Anda juga dapat menghapus informasi keuangan.
   • Memahami tujuan dan ruang lingkup konfirmasi bisnis Anda akan membantu Anda menyusun surat dengan konten yang dibutuhkan penerima Anda.

2. 

   
   
   Pikirkan tentang siapa yang harus menulis bukti pekerjaan. Biasanya, pemberi kerja, atas nama karyawan, akan menulis surat konfirmasi pekerjaan. Dalam situasi ini, karyawan lebih cenderung mendekati Anda, pemberi kerja, dan meminta konfirmasi pekerjaan untuk tujuan tertentu. Di sisi lain, karyawan juga dapat menulis untuk mengonfirmasi pekerjaan.Pada saat itu, Anda, karyawan, akan menulis dan meminta tanda tangan majikan, atau mengubah isi surat atas kebijaksanaan majikan. Jika memungkinkan, pengusaha harus menulis surat atas nama pekerja dan tidak membiarkan karyawan menulis surat sendiri.
   • Jika Anda seorang pemberi kerja dan harus menulis kepada karyawan Anda, Anda harus tahu bagaimana menyelaraskan konten Anda dengan standar yang perlu dipenuhi, sehingga Anda dapat mengontrol pesan dalam pesan tersebut. Pada saat yang sama, sebagai majikan, fakta bahwa Anda menulis surat untuk mengkonfirmasi pekerjaan akan membawa ketulusan dan keaslian surat tersebut. Namun, sisi negatifnya adalah Anda harus menghabiskan waktu untuk menulis surat-surat ini. Sebagai pemberi kerja, kemungkinan jadwal Anda cukup sibuk dan menulis surat bisa memakan waktu. Namun, surat konfirmasi seringkali pendek dan ringkas, jadi Anda tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menulis surat, terutama jika Anda pernah memiliki pengalaman serupa sebelumnya.
   • Jika Anda adalah seorang karyawan yang menulis sendiri, Anda dapat secara akurat mengungkapkan informasi yang ingin disampaikan kepada penerima tanpa membuang waktu untuk menjelaskan ide Anda kepada atasan Anda. Pada saat yang sama, menulis surat konfirmasi Anda sendiri akan mengurangi tekanan pada majikan Anda tentang jumlah waktu yang mereka butuhkan untuk menulis surat (khususnya, menulis surat sendiri akan membuat atasan senang. , karena dia tidak harus menulis untuk Anda). Namun, majikan Anda harus selalu menandatangani surat konfirmasi dan mereka mungkin tidak menerima tawaran Anda. Ini akan memakan waktu lebih lama untuk menulis ulang surat itu, atau Anda bisa memaksa majikan untuk menulis surat itu untuk Anda.

3. 

   
   
   Kumpulkan informasi yang diminta. Setelah Anda memahami siapa pembaca dan siapa yang akan menulis surat tersebut, Anda perlu mengumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk menulis surat konfirmasi pekerjaan yang lengkap.
   • Jika Anda seorang majikan, Anda perlu berbicara dengan karyawan Anda tentang konten yang akan disertakan dalam surat tersebut, khususnya informasi yang berkaitan dengan penerima, tujuan surat tersebut, detail yang akan disertakan dalam surat tersebut. konten dan waktu untuk mengirim surat.
   • Jika Anda adalah seorang karyawan dan menulis kepada diri sendiri, Anda akan memiliki semua informasi yang Anda perlukan untuk membuat draf, tetapi Anda juga harus berbicara dengan atasan Anda sebelumnya tentang harapan mereka terhadap surat. pekerjaan yang dikonfirmasi. Ini akan memastikan bahwa Anda menulis surat sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh pemberi kerja sehingga mereka dapat menerima isi surat tersebut.
   iklan

Bagian 2 dari 2: Menulis Bukti Karir

1. 

   Gunakan judul perusahaan. Saat Anda mulai menulis surat konfirmasi, Anda selalu ingin menggunakan kop surat resmi perusahaan. Jika Anda seorang majikan, Anda harus menyiapkan baris subjek Anda; Jika Anda seorang karyawan, tanyakan kepada majikan Anda apakah Anda dapat menggunakan kop surat resmi perusahaan. Menggunakan kop surat resmi akan memvalidasi surat tersebut dan menyebabkan penerima mempercayai isinya.
   • Jika Anda tidak memiliki baris subjek yang tersedia, Anda dapat menggunakan komputer Anda untuk membuatnya untuk pesan Anda. Kop surat harus menyertakan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan. Judul juga harus memberikan informasi tentang orang yang menulis surat (serta posisinya) dan tanggal penulisan.

2. 

   Catat informasi penerima sedetail mungkin. Jika Anda mengetahui nama penerima secara khusus, kirim pesan langsung kepadanya. Jika Anda tidak tahu siapa yang akan menjadi penerima pesan, sertakan nama penerima sebagai organisasi yang meminta, dengan keterangan di badan pesan.
   • Misalnya, jika Anda mengetahui alamat dan nama penerima, tulislah tepat di bawah baris subjek dan ikuti dengan sapaan yang sesuai, seperti "Yang Terhormat".
   • Jika Anda tidak tahu siapa penerimanya, kirim pesan ke bagian yang sesuai dari organisasi Anda dengan komentar tentang isi pesan. Misalnya, saat mengirim surat ke lembaga keuangan agar karyawan dapat meminjam uang, Anda dapat mengirim surat ke cabang lokalnya dengan catatan kaki berikut, "Pengakuan pekerjaan untuk Tanda Terima Pinjaman. " Selanjutnya, gunakan sapaan yang sesuai, misalnya "Dear Sir / Madam."

3. 

   Jelaskan siapa Anda. Di paragraf pertama surat konfirmasi Anda, Anda perlu menjelaskan siapa Anda dan tujuan surat Anda. Informasi yang diperlukan meliputi jabatan Anda di perusahaan, berapa lama Anda bekerja di sana, serta berapa lama Anda mengenal karyawan yang disebutkan dalam surat tersebut. Sekalipun Anda adalah karyawan yang menulis untuk diri sendiri, tulislah seolah-olah majikan menulis kepada Anda, karena merekalah yang akan menerima isi surat itu.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: "Nama saya Tran Van B, saya Wakil Direktur Penjualan dan Pemasaran di Grup ABC. Saya telah bekerja di Grup ABC selama 12 tahun dan mengenal karyawan ini. selama 7 tahun. Selama 3 tahun terakhir, saya adalah manajer langsung karyawan tersebut. "

4. 

   Berikan konfirmasi pekerjaan. Paragraf berikutnya dalam surat tersebut adalah ringkasan pekerjaan karyawan di perusahaan. Ini termasuk tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan, posisi karyawan di perusahaan, pekerjaan musiman atau jangka panjang, dan apakah karyawan tersebut masih bekerja di perusahaan atau tidak. Jika perlu, informasi keuangan karyawan juga harus disertakan di sini.
   • Contoh teks yang sesuai: "Saya menulis surat ini untuk menyatakan pekerjaan pekerja. Karyawan tersebut telah bekerja di Grup ABC selama 7 tahun, mulai 7 September 2003. Karyawan tersebut memegang posisi wakil manajer penjualan, posisi jangka panjang di Grup ABC. Karyawan tetap menjadi wakil manajer penjualan di Grup ABC, per 7 Januari 2011. "
   • Contoh lain mungkin sebagai berikut: "Saya menulis untuk memastikan bahwa karyawan tersebut telah bekerja di Grup ABC selama 7 tahun. Karyawan tersebut telah bekerja di Grup ABC sejak 7 September 2003 hingga 7 Januari 2011. Selama bekerja di Grup ABC, posisi karyawan adalah Deputy Sales Manager. Karyawan tersebut bekerja penuh waktu selama 7 tahun di Grup ABC dengan gaji tahunan 600 juta dong. "

5. 

   Ringkasan tugas pekerja. Paragraf ini akan menjelaskan tugas karyawan di organisasi Anda. Informasi ini akan sangat berguna saat menulis surat konfirmasi pekerjaan kepada karyawan baru yang melamar pekerjaan baru. Meskipun surat konfirmasi tersebut bukanlah surat rekomendasi, namun tidak menjadi masalah jika Anda menambahkan beberapa komentar positif tentang karyawan tersebut. Reputasi Anda sebagai pemberi kerja akan berubah ke arah yang positif; Anda juga akan membantu karyawan dalam mencari pekerjaan baru, menyewa properti atau meminjam dari bank.
   • Bagian ini dapat ditulis sebagai berikut: "Tugas karyawan di Grup ABC meliputi: Karyawan bertanggung jawab untuk menjual pemanas di Utara. Karyawan berada pada posisi manajer dan bertanggung jawab. Tugas mempromosikan tim yang terdiri dari tujuh hingga sembilan tenaga penjualan. Karyawan harus memastikan kepuasan pelanggan, menyelesaikan keluhan pelanggan, dan melaporkan kemajuan ke kantor pusat setiap tiga bulan. perkembangan penjualan. "

6. 

   Hindari berbagi informasi sensitif atau ilegal tentang pekerja. Di Amerika Serikat, sebagian besar negara bagian memiliki undang-undang yang menetapkan apa yang Anda bisa dan tidak bisa bicarakan dalam surat referensi Anda dan dalam pernyataan kepada calon majikan Anda. Beberapa negara bagian hanya mengizinkan Anda memberikan informasi tentang karyawan dengan persetujuan karyawan. Negara bagian lain mengizinkan pemberi kerja untuk mengungkapkan hampir semua informasi karyawan, asalkan informasi tersebut akurat dan diberikan dengan itikad baik. Sebelum mengungkapkan informasi sensitif apa pun, pastikan Anda memeriksa undang-undang negara bagian. Anda dapat memulai pencarian Anda di sini.
   • Misalnya, undang-undang negara bagian Alaska mengizinkan pemberi kerja untuk mengungkapkan informasi tentang kinerja karyawan, dan pemberi kerja tidak akan bertanggung jawab untuk membuat klaim tersebut, kecuali untuk bukan pemberi kerja dengan sengaja atau sengaja mengungkapkan informasi palsu atau menyesatkan, atau informasi yang melanggar hak sipil pekerja.
   • Contoh lainnya adalah negara bagian Connecticut, di mana pemberi kerja diizinkan untuk mengungkapkan semua klaim faktual dan akurat.

7. 

   Berikan informasi kontak untuk penerima. Paragraf terakhir dari surat konfirmasi pekerjaan harus menyertakan informasi kontak Anda (atau majikan Anda). Anda perlu menunjukkan informasi ini, kecuali penerima memiliki pertanyaan atau masalah lain. Pastikan Anda telah mengkonfirmasi bahwa penerima dapat menghubungi Anda.
   • Misalnya, paragraf informasi kontak mungkin terlihat seperti ini: "Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut, silakan hubungi di (84-4) 555-5555 atau email tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Tanda tangani dan kirim surat itu. Setelah Anda menyelesaikan suratnya, Anda akan menambahkan kalimat penutup, menandatanganinya, lalu mengembalikannya ke karyawan atau mengirimkannya sendiri ke penerima.
   • Akhiri dengan "Salam".
   • Gunakan selalu tanda tangan resmi dan tunjukkan judul dalam surat tersebut.
   • Tambahkan stempel atau sertifikasi yang biasanya digunakan perusahaan Anda untuk surat semacam itu.
   iklan

Nasihat

• Anda mungkin harus menulis tentang posisi pekerja seandainya dia mengajukan visa atau kartu hijau untuk datang ke Amerika Serikat. Anda perlu menggali lebih dalam tentang pentingnya pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan tersebut.
• Beberapa perusahaan menunjuk orang tertentu untuk melakukan aktivitas verifikasi, dan yang lain mungkin memiliki templat surat khusus yang harus Anda gunakan untuk kartu identitas Anda. Jika ragu, Anda harus menanyakannya kepada departemen sumber daya manusia lembaga Anda.
• Beberapa pengusaha meminta karyawan untuk membuat draf surat dan kemudian menandatanganinya. Jika Anda meminta seorang karyawan untuk melakukannya, pastikan Anda membaca teks surat itu dengan cermat sebelum menandatanganinya.

Peringatan

• Berikan informasi keuangan hanya jika diminta oleh seorang karyawan. Jika Anda adalah seorang karyawan, Anda dapat menambahkan informasi yang Anda anggap perlu.
• Jangan menyebutkan informasi pribadi tentang karyawan tersebut, kecuali dia mengizinkan Anda.
• Jika pekerja Anda meminta konfirmasi pekerjaan ketika Anda tidak lagi bekerja dengan Anda, jangan berikan alasan bagi mereka untuk berhenti bekerja dengan Anda, meskipun perpisahan itu terjadi dengan damai.