Pengarang:
Sara Rhodes
Tanggal Pembuatan:
17 Februari 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Informasi kontak tidak tergantikan untuk kerjasama bisnis dan komunikasi bisnis. Ketika Anda menerima kartu nama dengan informasi kontak, berhati-hatilah untuk memastikan kartu itu berakhir di tempat di mana Anda dapat dengan mudah menemukannya segera setelah diperlukan. Tidak masalah jika Anda memiliki bisnis sendiri atau hanya sering berpindah-pindah dalam lingkaran bisnis, mengatur segala sesuatunya di kartu nama yang Anda terima dapat membantu Anda menemukan orang yang tepat lebih cepat, yang pada gilirannya dapat memberi Anda penjualan yang lebih tinggi dan lebih banyak uang di saku Anda. Berikut adalah beberapa ide tentang bagaimana kartu nama yang sama ini dapat disimpan dengan cara yang terorganisir.
Langkah
1 Lihatlah kartu nama segera setelah Anda menerimanya. Membaca kartu nama dengan hati-hati dan segera setelah menerimanya adalah cara yang bagus untuk mengingat nama pemilik beserta wajahnya. Formulir aplikasi dan gelar juga biasanya ditulis pada kartu nama, jadi inilah petunjuk lain yang akan memberi tahu Anda siapa itu dan apa yang dia lakukan. 
2 Miliki tempat untuk meletakkan kartu nama Anda setelah Anda menerimanya. Jika Anda membawa tas atau buku catatan ke rapat, maka sisihkan tempat di dalamnya di mana Anda dapat meletakkan kartu nama yang diterima. Di mana pun Anda memutuskan untuk meletakkannya, jangan pernah menaruhnya di antara lembar catatan Anda atau memasukkannya ke dalam saku Anda - di sana pasti akan hilang atau dicuci dengan barang-barang Anda. 
3 Simpan informasi kontak orang di komputer Anda. Saat kembali dari makan siang bisnis, pameran dagang, atau rapat, segera letakkan semua kartu nama yang Anda terima di tempat yang aman. Laci meja atau tempat lain yang biasanya tidak dilihat orang lain sangat ideal. Segera setelah Anda punya waktu, keluarkan semua kartu nama yang terkumpul di laci meja Anda dan masukkan semua informasi kontak dari mereka di Outlook, Excel, Access atau bahkan hanya Word. 
4 Buat kolom "Catatan" di setiap file yang didedikasikan untuk satu kartu nama. Isi informasi apa pun yang tidak ada di kartu nama itu sendiri: apa yang dilakukan orang ini, informasi apa atau kerja sama yang menjanjikan yang dia uraikan untuk Anda, kapan Anda bertemu, dll. 
5 Buat klasifikasi kontak bisnis. Bagilah mereka menjadi yang sangat baik, yang kurang lebih potensial, dan yang hampir tidak pernah Anda butuhkan. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan penomoran, di mana 1 adalah untuk menandai kontak yang berharga, 2 - mungkin, dan 3 - yang tidak mungkin Anda tangani. Anda juga dapat menggunakan kode warna: hijau untuk kontak bisnis yang berharga, kuning untuk kontak potensial, dan merah untuk kontak yang putus asa. Pilih opsi yang nyaman dan mudah diingat untuk Anda, yang akan memungkinkan Anda untuk lebih mengingat informasi kontak mitra Anda. 
6 Atur informasi kontak mitra Anda sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya nanti. Itu dapat diatur menurut abjad dengan huruf pertama dari nama belakang orang tersebut atau dengan huruf pertama dari nama perusahaan; dengan huruf pertama kota tempat Anda bertemu orang ini (jika Anda sering bepergian); atau industri tempat orang tersebut bekerja. Dengan demikian, Anda cukup memasukkan informasi tentang orang yang diinginkan yang Anda ingat ke dalam bilah pencarian, dan komputer akan memberi Anda daftar kontak yang memenuhi parameter pencarian yang ditentukan. - Banyak program komputer khusus, yang tujuannya adalah untuk membuat basis data kontak Anda, dapat mengurutkan kontak Anda dengan cara apa pun yang Anda inginkan dan membuatnya mudah ditemukan jika Anda tiba-tiba hanya mengingat beberapa kata kunci untuk dicari. Jika Anda menggunakan salah satu program ini, Anda akan menghemat banyak waktu menyortir kartu nama dengan data secara manual.
7 Simpan kartu nama dengan cara kuno yang baik. Tempatkan mereka di file alamat atau tempat kartu nama, tersedia dari toko peralatan kantor. - Cara kuno untuk menyimpan informasi kontak ini, meskipun hanya setumpuk kartu nama, diikat dengan karet gelang, adalah polis asuransi yang baik untuk penyimpanan elektronik di komputer Anda.
- Anda harus memutuskan bagaimana Anda lebih suka mengurutkan kartu nama Anda: berdasarkan nama, nama perusahaan, dll.
8 Segera setelah Anda menerima kartu nama dari seseorang, segera (paling lama dalam beberapa hari) tulis di belakangnya tempat Anda bertemu orang itu. Jadi Anda pasti tidak akan melupakannya. Juga lebih baik untuk menuliskan secara singkat di belakang apa yang Anda bicarakan sehingga nanti, ketika Anda perlu menghubungi orang ini, Anda dapat mengingatkan dia di mana Anda bertemu, menanyakan kabar anak-anak, atau mengingat apa pun yang Anda diskusikan. .pada pertemuan pertama. 
9 Siap.
Tips
- Jika Anda menerima banyak kartu nama, pertimbangkan untuk membeli perangkat lunak yang memungkinkan Anda menyortir dan menyimpannya. Ada pemindai kartu nama, serta program yang dapat membaca, mengenali, dan memilih informasi yang Anda butuhkan dari kartu nama kertas. Mereka dapat menghemat banyak tenaga kerja secara manual mengetik informasi ini ke komputer Anda.
- Jika Anda perlu mengetahui lebih banyak tentang mitra bisnis Anda daripada sekadar nama dan nomor telepon mereka, maka carilah perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengelola sejumlah besar informasi tentang pelanggan atau mitra.
- Mulailah bertindak cepat jika Anda menjanjikan sesuatu kepada kenalan baru Anda atau jika seseorang tertarik pada Anda dan tujuan Anda.
- Jangan biarkan kartu nama mentah menumpuk. Urutkan dan masukkan data ke komputer Anda setidaknya sekali seminggu sebelum Anda benar-benar lupa siapa yang Anda temui dan mengapa.
Peringatan
- Jika Anda menyimpan semua informasi kontak pelanggan atau mitra di komputer Anda, ingatlah untuk membuat cadangan secara teratur jika komputer Anda mogok atau hard drive Anda mogok. Buat salinan cadangan informasi Anda secara otomatis, jika memungkinkan.
