Isi

• Langkah
• Peringatan

Email, secara umum, hanya berisi teks biasa (ASCII), sedangkan dokumen Word dapat berisi banyak teks berformat. Tidak ada cara untuk sepenuhnya mempertahankan pemformatan dokumen Word saat Anda menyalinnya ke badan email. Namun, ada beberapa opsi, tergantung pada tujuan Anda.

Langkah

1. 1 Lampirkan dokumen Word Anda ke email Anda sebagai lampiran, bukan di badan email. Namun, beberapa orang yang menerima email mungkin tidak memiliki editor Word sehingga mungkin tidak dapat membaca dokumen dengan mudah. Selain itu, karena perbedaan antara komputer pengguna, beberapa dokumen mungkin sedikit berbeda.
2. 2 Simpan dokumen dalam Rich Text Format (RTF) di Word, lalu lampirkan dokumen ke email Anda. WordPad, perangkat lunak yang disertakan gratis dengan Windows, dan hampir semua editor teks dapat membaca file RTF. File RTF mempertahankan sebagian besar (tetapi tidak semua) pemformatan dalam dokumen Word.
3. 3 Jika Anda memiliki Adobe Acrobat versi lengkap, atau mengetahui cara lain untuk membuat file PDF, Anda dapat mengekspor dokumen Word sebagai file PDF, lalu melampirkannya. Perangkat lunak Adobe Acrobat Reader gratis dan sebagian besar pengguna sudah menginstalnya di komputer mereka. File PDF akan terlihat sama dengan file Word, tetapi tidak dapat diedit dengan mudah.Anda juga dapat menggunakan produk gratis bernama PDF Creator (di http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) untuk membuat PDF.
4. 4 Banyak klien email memungkinkan Anda untuk menambahkan beberapa format ke email Anda. Fitur ini, sering disebut sebagai "teks kaya" atau "surat html", tersedia dalam berbagai cara tergantung pada klien email Anda. Ini sebenarnya mengirim email dalam format HTML (seperti halaman web), yang sedikit lebih ketat daripada format RTF yang dijelaskan di atas. Seringkali lebih nyaman untuk memiliki teks di badan pesan email daripada sebagai lampiran. Tetapi tidak semua orang yang menerima email dapat menerima email HTML.
5. 5 Tempelkan dokumen Word Anda langsung ke email Anda sebagai teks, tetapi lakukan tindakan pencegahan terlebih dahulu. Gunakan format sesedikit mungkin. Ubah "kutipan cerdas".

Peringatan

• Jangan melampirkan dokumen sebagai dokumen Word kecuali benar-benar diperlukan. Biasanya hanya dokumen yang sangat panjang yang perlu dilampirkan. Segala sesuatu yang lain dapat ditentukan dalam teks biasa di badan pesan. Jika Anda benar-benar ingin penerima melihat dokumen persis seperti yang muncul di layar, pelajari cara membuat file PDF. Jika dia perlu membuat perubahan ekstensif, lampirkan dokumen Word atau file RTF.