Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Mempersiapkan laporan kinerja
• Bagian 2 dari 3: Membuat konten yang bermakna
• Bagian 3 dari 3: Menggunakan bahasa yang efektif
• Tips

Apakah Anda harus menulis laporan kinerja? Banyak posisi membutuhkan ini, dan seringkali ini adalah penilaian diri yang meminta Anda untuk melaporkan apa yang telah Anda lakukan sepanjang tahun. Anda mungkin telah diinstruksikan untuk menulis laporan tentang rapat sebagai gantinya. Pengetahuan tentang cara menulis laporan yang benar dapat membuat perbedaan besar apakah Anda dianggap berhasil atau tidak.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Mempersiapkan laporan kinerja

1. Mulailah dengan paragraf ringkasan. Rangkum ikhtisar di bagian atas evaluasi. Beri tahu pembaca tentang keseluruhan pertunjukan.
   • Anda mungkin menulis laporan kinerja untuk organisasi nirlaba. Anda dapat meringkas kesuksesan seperti menyelenggarakan acara yang sukses untuk pemangku kepentingan, memperoleh pengakuan industri, dan memperluas basis pelanggan.
   • Anda tidak perlu mengacaukan ringkasan dengan detail. Di sini Anda merangkum poin-poin terpenting. Anda memberikan gambaran umum. Usahakan agar laporan tidak terlalu panjang. Dua halaman adalah aturan praktis yang baik, kecuali jika pemberi kerja memiliki keinginan khusus. Mintalah majikan Anda untuk melihat apakah ada format yang direkomendasikan.
2. Berikan detail untuk mendukung setiap poin ringkasan. Sekarang Anda perlu menjustifikasi poin utama dalam ringkasan di awal, dengan detail nanti di laporan.
   • Gunakan kerangka teks. Atur area yang berbeda dalam paragrafnya masing-masing dan gunakan sub-judul di bawah setiap judul. Misalnya, salah satu paragraf Anda mungkin disebut "Acara Terorganisir".
   • Di bawah tajuk seperti itu, Anda dapat memposting (dengan poin-poin atau huruf-huruf) ringkasan singkat dari setiap acara, tujuannya, dan bagaimana hal itu membantu misi grup. Bersikaplah spesifik di sini.
3. Gunakan format profesional. Jangan mengumpulkan laporan. Anda ingin laporan terlihat terorganisir dengan baik, dengan font profesional dan di atas kertas yang bagus.
   • Buat judul dan pusatkan di bagian atas halaman. Gunakan subjudul tebal untuk mengatur informasi.
   • Berikan informasi dasar di bagian atas laporan. Sajikan tanggal yang tercakup dalam evaluasi dan nama serta gelar orang yang membuatnya.
4. Simpan catatan untuk seluruh periode yang dimaksud. Ini menjadi jauh lebih mudah jika Anda melacak kemajuan saat itu terjadi.
   • Buatlah buku harian atau folder tempat Anda melacak kinerja Anda selama periode evaluasi. Ini akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah ketika tiba waktunya untuk menulis laporan.
   • Kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan lupa pencapaian penting yang terjadi di awal periode.

Bagian 2 dari 3: Membuat konten yang bermakna

1. Ingatkan orang-orang tentang tujuan dan harapan kinerja Anda. Anda perlu mengingatkan orang apa tujuan pada awal periode evaluasi. Apa tujuannya? Apa ekspektasi dari tugas tersebut? Jika Anda tidak tahu, mintalah majikan Anda menyediakannya.
   • Kemudian jelaskan bagaimana pencapaiannya dengan menunjukkan angka sebenarnya. Intinya adalah membandingkan aktivitas atau hasil Anda dengan proyek aslinya.
   • Misalnya: jika Anda mengumpulkan lebih banyak uang dari yang diharapkan, ini akan terlihat positif bagi investor atau atasan. Namun, jika Anda tidak memberikan patokan, akan lebih sulit untuk menilai apakah dan sejauh mana itu telah berhasil.
2. Sediakan rekaman. Sertakan beberapa grafik atau bagan jika menurut Anda itu membantu pembaca mengevaluasi data yang Anda sajikan.
   • Ingat, beberapa pembaca hanya akan membaca sepintas laporan karena kemungkinan besar mereka akan sibuk. Oleh karena itu, alat bantu visual sering kali dapat menyampaikan maksud Anda dengan lebih efektif.
   • Namun, jangan membombardir pembaca dengan terlalu banyak grafik. Pilih satu atau dua grafik yang menekankan poin utama.
3. Fokus pada CAR. Teknik ini membantu Anda mendokumentasikan kinerja Anda. Itu singkatan dari Tantangan, Aksi, dan Hasil. Ini akan membantu Anda mengatur penampilan Anda.
   • Lihat tantangan tugas. Kemudian buat garis besar tindakan yang Anda lakukan untuk mengatasi masalah tersebut, kemudian dokumentasikan hasilnya. Misalnya, Anda adalah manajer di sebuah restoran. Anda dapat menulis: Tantangan - Antrean menjadi terlalu panjang di sekitar waktu makan malam, meningkatkan keluhan pelanggan sebesar 10 persen. Tindakan - Seorang pramusaji dikerahkan satu jam lebih awal untuk meningkatkan jumlah karyawan selama jam sibuk. Hasil - Keluhan dari pelanggan tentang waktu tunggu yang lama berkurang menjadi dua, turun 80 persen.
   • Poin utamanya adalah lebih spesifik di sini. Prestasi keseluruhan seperti "Saya seorang pemain tim" tidak masuk akal karena siapa pun dapat mengatakan hal-hal seperti itu. Kuncinya adalah menghubungkan hasil dengan masalah inti dan menunjukkan keberhasilan melalui data dan spesifikasi.
4. Tunjukkan metodologi Anda. Jika program Anda melibatkan beberapa bentuk pengumpulan data, ada baiknya untuk menjelaskan secara singkat metodologi yang Anda gunakan.
   • Beri tahu pembaca alasan metode penelitian yang dipilih. Jelaskan manfaat dan hasil survei. Mengapa ini metode yang kredibel? Misalnya, gunakan skenario restoran untuk menjelaskan mengapa masuk akal untuk menggunakan keluhan sebagai metodologi.
   • Jelaskan apa arti data penelitian dan apa yang ingin Anda capai dengan penelitian tersebut.
5. Fokus pada Anda kinerja. Untuk menyempurnakan pencapaian yang ingin Anda persembahkan, pikirkan tentang apa yang paling Anda banggakan selama periode tersebut. Mungkin itu adalah efek menenangkan Anda pada pengunjung yang khawatir. Mungkin itu untuk melatih orang lain. Jangan terlalu banyak memberikan detail di depan pembaca.
   • Metode lain yang dapat Anda gunakan untuk melakukan ini adalah metode STAR. Metode ini terdiri dari menjelaskan secara singkat situasi dan tugas, tindakan yang Anda ambil untuk mencapainya, dan hasil yang Anda capai. Seperti halnya metode CAR, tujuannya di sini adalah untuk menghubungkan masalah dengan hasil dan menjelaskan bagaimana Anda mencapainya.
   • Fokus pada hal-hal seperti kesulitan, keunikan, pertama kali, visibilitas tinggi, tenggat waktu rapat, inovasi dan ruang lingkup serta dampak pekerjaan Anda.
   • Contohnya adalah untuk menjelaskan bahwa ketika Anda memulai sebagai manajer cabang, perputaran karyawan tahunan adalah 35 persen. Anda menerapkan survei kepuasan karyawan, mengatur bimbingan karyawan, dan memulai rapat staf mingguan. Akibatnya, pergantian staf turun menjadi 15 persen. Seperti yang ditunjukkan contoh ini, kinerja tidak harus terlalu kata demi kata asalkan menyediakan tautan yang benar.
6. Jelaskan nilai Anda. Jangan hanya mengatakan apa hasil Anda, tetapi juga menjelaskan mengapa kinerja ini bernilai bagi organisasi.
   • Misalnya, Anda mulai mengadakan rapat staf. Lalu? Nilai apa yang diciptakan untuk organisasi? Pikirkan baik-baik. Jika tidak ada nilai konkret, Anda mungkin harus menekankan hal lain.
   • Jika rapat staf membantu meningkatkan moral karyawan, sebagaimana dibuktikan dengan penurunan hari sakit (yang menghemat uang majikan), maka Anda telah menunjukkan nilai Anda.
7. Koreksi laporan sebelum mengirimkannya. Anda mengalahkan tujuan laporan penyelesaian jika Anda menyerahkan sesuatu yang terputus-putus yang tidak profesional.
   • Koreksi laporan untuk kesalahan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan. Tinggalkan laporan itu semalaman dan bacalah lagi keesokan harinya. Jangan menulis laporan pada menit-menit terakhir.
   • Cetak hard copy dan periksa kesalahan selama mengoreksi. Terkadang mata seseorang menjadi begitu melekat pada layar komputer sehingga kesalahan yang jelas tidak lagi diperhatikan.

Bagian 3 dari 3: Menggunakan bahasa yang efektif

1. Nyatakan hal-hal negatif dengan cara yang positif. Jika ada sesuatu yang belum memenuhi harapan Anda, lebih baik jangan menghindarinya. Jangan menjadikannya fokus utama laporan, tetapi fokuslah padanya.
   • Perlakukan area di mana Anda tidak bernasib baik dengan bahasa yang positif. Misalnya, fokuslah pada langkah konkret yang Anda ambil untuk mengatasi masalah, daripada berfokus pada kesalahan atau permintaan maaf.
   • Jangan menyalahkan orang lain dalam laporan kinerja. Tetap fokus pada apa yang Anda lakukan. Tetap positif. Fokus pada hal-hal yang Anda atau kelompok Anda lakukan dengan baik. Tentukan area yang bisa Anda tekankan.
2. Gunakan angka dan statistik. Jika Anda bisa sangat spesifik, jawaban Anda akan tampak lebih bisa dipercaya. Jika memungkinkan, dukung apa yang Anda katakan dengan sesuatu yang dapat diukur.
   • Superlatif umum seperti "sangat baik" atau "dapat diandalkan" tidak masuk akal. Memberi tahu seseorang bahwa Anda memiliki "tahun yang luar biasa" adalah sesuatu yang dapat dikatakan siapa pun.
   • Ingat kalimat ini: Jangan katakan, tunjukkan. Daripada memberi tahu orang-orang bahwa Anda mengalami tahun yang luar biasa, tunjukkan pencapaian Anda melalui detail dan data. Daripada mengatakan Anda pandai dalam hubungan pelanggan, kutip hasil survei kepuasan pelanggan, surat yang Anda terima, dan penurunan keluhan pelanggan.
   • Angka penggunaan. Mengatakan bahwa Anda mengelola sejumlah besar karyawan tidak berarti banyak jika tidak jelas seberapa besar jumlah itu. Gunakan angka untuk menyatakan ukuran anggaran dan garis besar ukuran tugas.
3. Selalu katakan yang sebenarnya. Jangan melebih-lebihkan. Jangan berbohong. Jika Anda terjebak dalam kebohongan, Anda bisa berada dalam masalah besar.
   • Masalah lain dengan berbohong, bahkan melalui kelalaian yang nyata, adalah Anda pada akhirnya akan kehilangan kepercayaan diri dan tidak dapat memperbaiki diri sendiri.
   • Lebih baik tunjukkan penilaian yang jujur ​​dari periode evaluasi, dengan kelemahan dan poin positif. Atasi kelemahannya. Temukan saja cara positif untuk melakukannya.
4. Beri orang lain pengakuan yang pantas mereka terima. Banyak kursus menulis bisnis dan teknis merekomendasikan untuk tidak menggunakan kata ganti "saya". Dalam beberapa kasus, Anda dapat melakukan ini di laporan kinerja.
   • Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Saya mempekerjakan 100 orang". Namun, jangan lupakan orang lain yang berkontribusi pada kesuksesan. Konsultasikan dengan tim (jika ada).
   • Anda mendapatkan poin ekstra jika tidak terlihat sombong. Variasikan struktur kalimat agar setiap kalimat tidak diawali dengan kata "saya".

Tips

• Jangan pernah membuat catatan marah dalam laporan kinerja. Selalu bermanfaat untuk tetap positif.
• Gunakan bahasa profesional dan formal.