Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 3: Menggunakan daftar
• Metode 2 dari 3: Menggunakan jadwal
• Metode 3 dari 3: Menghilangkan gangguan

Mungkin Anda seorang siswa dengan jadwal beban studi yang penuh dan Anda mencoba mengatur waktu Anda dengan lebih baik, atau Anda adalah seorang atasan yang ingin memastikan karyawannya berhenti membuang-buang waktu. Terlepas dari apa peran Anda, Anda mungkin ingin fokus pada cara membuat rutinitas harian yang akan memastikan Anda tidak membuang waktu dan mendapatkan hasil maksimal dari hari Anda semampu Anda. Strategi organisasi seperti daftar dan jadwal dapat membantu, seperti halnya mengambil langkah untuk menghilangkan gangguan yang menghabiskan waktu berharga Anda.

Melangkah

Metode 1 dari 3: Menggunakan daftar

1. Buat daftar tugas Anda untuk hari itu. Mulailah dengan selembar kertas dan pulpen. Pikirkan tentang tugas yang ingin Anda jadwalkan untuk hari itu atau kewajiban yang Anda miliki dan tuliskan semuanya. Ini bisa berupa daftar seperti "bahan makanan, binatu, pembersihan, pekerjaan rumah" atau "laporan status pelanggan, email, rapat, dokumen."
   • Tambahkan sebanyak mungkin tugas yang dapat Anda pikirkan ke dalam daftar, dari yang lebih kecil hingga yang lebih besar. Cobalah untuk memikirkan setiap kewajiban atau tugas untuk hari itu untuk memastikannya masuk dalam daftar prioritas Anda.
2. Atur tugas dari prioritas tertinggi hingga terendah. Salah satu cara untuk bekerja lebih cerdas adalah dengan pertama-tama fokus pada prioritas tertinggi dan kemudian menelusuri daftar ke poin-poin dengan prioritas terendah. Ini disebut aturan 80/20 di mana aktivitas yang akan memberi Anda manfaat terbesar harus menghabiskan 80% waktu Anda. Aktivitas yang menghasilkan paling sedikit harus memakan waktu sekitar 20% dari waktu Anda.
   • Telusuri daftar Anda dan berikan setiap tugas nomor, dari prioritas tertinggi hingga terendah. Kemudian Anda harus menempatkannya secara berurutan, sehingga mereka diurutkan dari yang tertinggi ke terendah, diberi prioritas dan apa yang diberikan setiap tugas kepada Anda.
3. Buat grup tugas terkait. Setelah Anda memiliki daftar prioritas yang dinomori dan diurutkan, buat grup tugas yang lebih kecil yang membentuk proses tertentu. Misalnya, buat grup tugas seperti menanggapi email dan menelepon pelanggan yang membuat proses satu jam dan menyebutnya "kontak pelanggan." Anda kemudian dapat menyelesaikan tugas apa pun dengan lancar dan mudah dalam jangka waktu yang ditentukan.
   • Cobalah melakukan ini untuk semua tugas Anda sehingga Anda tidak perlu beralih di antara proses yang berbeda atau membuang waktu Anda mencari tahu tugas mana yang harus diselesaikan selanjutnya. Mengelompokkan tugas terkait akan membantu Anda meningkatkan manajemen waktu dan mengurangi stres saat Anda mengerjakan daftar prioritas.
4. Beri diri Anda lebih sedikit waktu untuk setiap tugas. Menurut hukum Parkinson, memiliki lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan suatu tugas akan mengurangi waktu yang Anda perlukan untuk melakukan tugas tersebut. Daripada mencari waktu secara keseluruhan, batasi waktu luang Anda untuk setiap tugas sehingga Anda dipaksa untuk menyelesaikan tugas itu lebih cepat. Anda dapat mulai melakukan ini dengan hati-hati, secara bertahap mengurangi waktu untuk setiap tugas, sampai Anda mencapai titik ideal di mana Anda tidak merasa perlu terburu-buru, tetapi juga tidak punya waktu untuk berlama-lama atau menyia-nyiakan waktu.
   • Seiring waktu, Anda akan mengembangkan pemahaman yang baik tentang manajemen waktu, terutama jika Anda terpaksa menghabiskan tidak lebih dari waktu yang terbatas untuk setiap tugas. Ini berguna jika Anda cenderung mengikuti rutinitas yang sama, atau jika Anda berurusan dengan daftar tugas yang serupa setiap hari.
5. Hadiahi diri Anda sendiri ketika daftar sudah selesai. Setelah Anda menandai semua tugas di daftar Anda, biasanya di akhir hari kerja, Anda harus memberi diri Anda hadiah kecil. Ini bisa menjadi makan malam yang menyenangkan, segelas anggur atau waktu untuk bersenang-senang dan relaksasi. Menghargai diri sendiri akan memastikan bahwa Anda memiliki motivasi untuk menyelesaikan semua tugas Anda setiap hari.
   • Anda juga dapat menentukan hadiah Anda sebelum memulai hari sehingga Anda dapat menggunakan hadiah sebagai motivasi untuk menyelesaikan tugas Anda. Misalnya, Anda harus belajar untuk ujian dan punya rencana untuk pergi makan malam bersama teman-teman. Kemudian gunakan rencana untuk makan malam itu sebagai alasan untuk terus belajar dan menyelesaikan tugas ini hari ini agar Anda tidak ketinggalan makan malam.

Metode 2 dari 3: Menggunakan jadwal

1. Buatlah jadwal untuk setiap jam dalam sehari Anda. Tuliskan ini di selembar kertas atau gunakan kalender di komputer Anda untuk membuat kotak untuk setiap jam dalam hari kerja Anda, atau jam-jam saat Anda bangun. Ini bisa dari sembilan sampai lima atau dari sepuluh sampai tujuh. Meskipun Anda tidak harus mengisi setiap periode waktu secara akurat hingga satu menit, ada baiknya untuk memastikan bahwa setiap jam dalam hari Anda disertakan dalam jadwal Anda.
   • Mulailah dengan mengisi setiap jam dalam sehari dengan tugas wajib untuk hari itu. Anda bisa mulai dengan tugas yang paling penting dan kemudian terus bekerja sampai Anda mendapatkan tugas yang paling tidak penting. Jika Anda menganggap diri Anda orang yang suka bangun pagi, Anda dapat memutuskan untuk menjadwalkan tugas yang lebih sulit lebih awal di hari itu, tetapi jika Anda tahu bahwa Anda biasanya hanya memulai setelah makan siang, Anda dapat memutuskan untuk melakukan tugas yang lebih rumit di kemudian hari. hari. Cobalah untuk menyesuaikan jadwal Anda dengan kebutuhan dan kebiasaan kerja Anda sendiri, karena dengan begitu, jika Anda mulai menggunakannya, kemungkinan keberhasilan jadwal akan lebih tinggi.
   • Anda dapat membuat templat untuk jadwal Anda di papan tulis atau kalender (pada perangkat seluler Anda) sehingga Anda dapat memperbaruinya setiap hari, tergantung pada jadwal Anda untuk hari itu.
2. Beri diri Anda istirahat 10 menit setiap satu hingga dua jam. Mungkin sulit untuk fokus pada satu tugas atau sekelompok tugas selama lebih dari 1-2 jam. Pastikan untuk mengambil istirahat 10 menit setiap jam atau setiap dua jam agar Anda tidak merasa terlalu banyak bekerja atau terlalu banyak bekerja. Selama istirahat mini ini, Anda harus bangun dan berjalan-jalan di sekitar kantor atau berbicara dengan rekan kerja di kafetaria. Anda bisa menikmati secangkir kopi atau berjalan-jalan sebentar di luar. Usahakan untuk membuat waktu istirahat tidak lebih dari 10 menit atau kurang agar jadwal Anda tidak terganggu.
   • Anda juga dapat menarik napas dalam 10 kali setiap jam untuk menjernihkan pikiran dan beristirahat. Ini dapat membantu Anda mendapatkan perspektif yang berbeda tentang tugas yang sedang atau akan Anda lakukan, dan membuat Anda tetap fokus pada diri sendiri untuk sementara waktu, meskipun hari kerja Anda sibuk.
3. Cobalah untuk menyelesaikan setiap tugas dengan benar pada kali pertama. Lebih baik luangkan waktu Anda dan segera menyelesaikan setiap tugas dengan benar daripada terburu-buru menelusuri kalender dan melewatkan sekilas setiap tugas. Membaca email Anda dengan cepat dapat menyebabkan pertukaran email terus-menerus, terutama jika Anda mengirim email samar atau membingungkan ke pelanggan. Injak rem dan luangkan waktu untuk menulis email yang jelas, atau membaca catatan Anda dari sekolah. Mendapatkan tugas dengan benar pada kali pertama dapat menghemat banyak waktu yang terbuang dalam jangka panjang.
4. Mintalah seorang teman atau kolega untuk membuat Anda tetap fokus sesekali. Terkadang kita membutuhkan dukungan orang lain untuk tetap fokus pada tugas yang perlu diselesaikan. Mintalah teman dekat, orang tua, saudara kandung, atau rekan kerja untuk memeriksa jadwal Anda dari waktu ke waktu.
   • Mereka kemudian dapat membawakan Anda secangkir kopi atau mengatakan sesuatu yang menyenangkan sehingga Anda dapat meluangkan waktu sejenak untuk tersenyum atau tertawa dan kemudian kembali ke tugas harian Anda. Meskipun Anda mungkin sibuk, bersosialisasi dengan seorang teman dapat meningkatkan suasana hati Anda dan menghasilkan manajemen waktu yang lebih baik.

Metode 3 dari 3: Menghilangkan gangguan

1. Hindari memeriksa email Anda secara sembarangan. Memeriksa email Anda secara acak dapat membuat pola "mulai-berhenti-mulai" di hari kerja Anda dan menyebabkan waktu yang terbuang percuma. Hindari terus-menerus membuka program email Anda sepanjang hari, terutama jika Anda seharusnya fokus pada tugas yang sama sekali berbeda. Jadwalkan 3 kali sehari untuk memeriksa email Anda: pagi hari, setelah makan siang, dan sore hari. Ini memastikan bahwa Anda tidak terganggu oleh aliran email yang terus menerus sepanjang hari, dan Anda telah menyisihkan waktu untuk menangani email Anda.
   • Prinsip yang sama dapat diterapkan pada bentuk komunikasi lain, seperti pesan suara, pesan teks, atau panggilan telepon. Jangan mencoba dihubungi setiap saat kecuali Anda mengharapkan pesan penting atau panggilan telepon. Ini membatasi gangguan apa pun pada alur kerja Anda dan membantu Anda mematuhi jadwal Anda.
2. Matikan telepon dan koneksi internet Anda. Jika memungkinkan, pilih setidaknya satu jam pada hari kerja Anda saat telepon dan koneksi internet Anda mati. Dengan cara ini Anda dapat berkonsentrasi penuh pada pekerjaan Anda jika diperlukan, tanpa gangguan dari telepon atau internet.
   • Menghindari gangguan ini juga dapat membantu Anda menulis tesis atau laporan komprehensif. Dengan mematikan telepon Anda, Anda memastikan Anda tidak memiliki alasan untuk memeriksa telepon Anda setiap lima menit atau terhisap untuk menggulir melalui media sosial.
3. Biarkan orang lain di sekitar Anda tahu bahwa Anda tidak ingin diganggu. Cobalah untuk tidak mendorong orang lain untuk mengganggu Anda atau menjadi gangguan bagi orang lain dengan membiarkan semua orang di sekitar Anda tahu bahwa Anda sedang bekerja.Ini bisa berarti menutup pintu atau memasang tanda yang mengatakan Anda tidak ingin diganggu.Anda juga dapat mengirim email ke sekitar kantor untuk mengingatkan semua orang bahwa waktu-waktu tertentu adalah jam kantor yang tenang.
4. Cobalah untuk tidak terganggu oleh rutinitas Anda. Setelah Anda membuat daftar tugas (atau jadwal kerja), termasuk tindakan pencegahan keselamatan untuk menghindari gangguan, gunakan kemauan dan konsentrasi Anda untuk tetap berpegang pada rutinitas Anda. Kebanyakan orang tahu perbedaan antara waktu yang digunakan dengan baik dan waktu yang terbuang, jadi berhati-hatilah agar tidak jatuh ke dalam jebakan yang menyia-nyiakan waktu. Gunakan jadwal Anda sebagai pendukung, dan di penghujung hari Anda akan menikmati perasaan pencapaian dan waktu yang dihabiskan dengan baik.