Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 2: Menyiapkan laporan Anda
• Bagian 2 dari 2: Menyatukan semuanya

Laporan status mungkin tampak seperti pekerjaan rumah, tetapi menulisnya sebenarnya bisa menjadi kesempatan yang baik untuk berkomunikasi dengan manajemen. Terlepas dari proyek yang sedang Anda kerjakan, Anda harus fokus untuk memberikan rincian spesifik yang menggambarkan anggaran dan kemajuan proyek. Buatlah ringkasan informasi terpenting di awal. Kemudian lanjutkan dengan detail utama yang menjelaskan proyek dalam kaitannya dengan hasil dan tantangan. Jaga agar hal-hal tetap singkat tetapi informatif dan manajemen senang.

Melangkah

Bagian 1 dari 2: Menyiapkan laporan Anda

1. Fokus pada biaya dan jadwal. Terlepas dari proyek yang Anda kerjakan, manajer ingin tahu bagaimana keadaan dalam hal anggaran dan kemajuan. Siapkan laporan Anda untuk mengumpulkan informasi tentang bagaimana proyek berjalan secara finansial. Selain itu, berikan beberapa komentar tentang apakah proyek ini sesuai waktunya atau tidak.
2. Jujurlah tentang masalah. Jika Anda tahu ada masalah biaya dan kemajuan proyek, jangan sembunyikan. Itu hanya akan menimbulkan masalah yang lebih besar di kemudian hari. Sebaliknya, pikirkan tentang bagaimana masalah ini terkait dengan hal-hal yang berjalan baik.
   • Misalnya, jika proyek Anda melibatkan produksi dan pengiriman 1.000 T-shirt seharga $ 1.000, Anda mungkin khawatir jika Anda hanya menghasilkan 300, tetapi sudah menghabiskan $ 500.
   • Anda juga dapat menemukan diri Anda dua hari lebih cepat dari jadwal dan mengomentarinya.
3. Tawarkan solusi untuk masalah. Sebagian dari tujuan laporan status adalah untuk membantu manajer memutuskan langkah selanjutnya. Anda dapat membantu dengan menyarankan solusi untuk masalah tertentu yang Anda perhatikan. Saat Anda menyiapkan laporan, catat bagaimana solusi Anda relevan dengan biaya dan kemajuan.
   • Misalnya, jika bisnis kaus Anda lebih cepat dari jadwal dan di belakang anggaran, Anda mungkin melihat ini sebagai alasan untuk meningkatkan produksi dan menyeimbangkan segalanya.

Bagian 2 dari 2: Menyatukan semuanya

1. Beri judul laporan itu. Mulailah laporan tertulis Anda dengan ringkasan singkat, judul dan tanggal. Karena laporan status harus pendek, mereka tidak harus berada pada halaman judul yang terpisah. Jika Anda mengirimkan laporan melalui email, cukup memiliki subjek yang jelas sehingga manajer Anda mengetahui tentang email tersebut.
   • Sesuatu seperti "Laporan Parker Transport Agustus 2017" baik-baik saja.
   • Selalu berikan data sehingga jelas periode mana yang Anda laporkan.
   • Jika perusahaan Anda menggunakan format pelaporan tertentu, pastikan Anda juga menggunakannya.
2. Mulailah dengan ringkasan. Manajer sibuk dan perlu melihat informasi terpenting dengan segera. Beberapa baris di awal laporan masuk ke inti masalah, menjelaskan secara singkat bagaimana proyek berjalan dalam hal anggaran dan kemajuan.
   • Cobalah untuk memastikan bahwa manajer Anda melihat semua informasi di menit pertama membaca laporan.
   • Misalnya, Anda dapat memulai laporan Anda langsung dengan sesuatu yang langsung seperti, "Transportasi Parker saat ini lebih cepat dari jadwal. Kami menghabiskan 50% dari anggaran dan menghasilkan 30% produk. Kami dapat mengurangi biaya dengan mempercepat produksi. "
   • Jika manajer senang dengan apa yang mereka lihat di awal, mereka mungkin sudah cukup tahu. Jika ada sesuatu dalam ringkasan yang menunjukkan masalah, mereka dapat dengan cepat beralih dari sana ke informasi yang relevan di bagian bawah laporan.
3. Berikan detail yang paling relevan. Buat daftar hasil terpenting sejauh ini, dengan fokus pada pencapaian dan data utama. Beri tahu manajer Anda tentang hasil, bukan aktivitas.
   • Misalnya, jangan menulis sesuatu seperti "Pimpinan produksi kami, Frank dan Sandra, telah melakukan pekerjaan dengan baik. Frank selalu ada di sana sangat awal dan Sandra selalu menjadi yang terakhir pergi, untuk memastikan kami memiliki semua produksi tepat waktu. "
   • Sebaliknya, tekankan data utama: "Kami 20% lebih cepat dari jadwal karena pimpinan produksi (Frank dan Sandra) telah meningkatkan waktu produksi dua jam sehari."
4. Atur fakta. Di sini Anda dapat menyesuaikan laporan dengan gaya manajer Anda. Jika Anda mengetahui cara kerja manajer Anda, Anda dapat menyesuaikan laporan tersebut. Jika Anda tidak yakin, fokuslah pada ringkasan singkat dan langsung dengan gaya yang Anda kuasai dengan baik.
   • Jika manajer Anda ingin melihat kisah besarnya, Anda dapat menamai satu bab "Hasil", "Tantangan", dan "Solusi" ketiga.
   • Untuk manajer yang suka melihat sesuatu secara kronologis, cobalah bab "Kemajuan Minggu Ini" diikuti dengan "Langkah Berikutnya".
5. Gunakan peluru. Manajer harus diberikan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan dengan cara yang mudah dibaca. Paragraf terlalu panjang untuk dibaca dan disamarkan informasi kunci. Tetapi dengan daftar, mudah untuk memindai melalui laporan.
   • Jika manajer atau perusahaan Anda secara khusus meminta laporan tertulis lengkap, tentu saja Anda harus memenuhi keinginan itu.
6. Tambahkan elemen visual sesuai kebutuhan. Beberapa manajer merasa terbantu dengan menambahkan isyarat visual untuk menjelaskan bagaimana proyek berjalan. Misalnya, Anda dapat meletakkan lampu hijau di sebelah peluru tentang biaya, jika itu berjalan dengan baik, tetapi lampu oranye di sebelah lampu tentang kemajuan, jika Anda mungkin sedikit ketinggalan.
7. Tinjau dan ubah laporan Anda seperlunya sebelum mengirimkannya ke manajer Anda. Kesalahan ejaan dan kalimat tidak berjalan tidak pernah valid, bahkan dalam laporan status yang singkat dan relatif informal. Jangan hanya mengandalkan pemeriksa ejaan dan tata bahasa elektronik. Agar laporan tetap singkat dan langsung, pertimbangkan apa yang bisa dihilangkan (seperti kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu).
   • Misalnya, hindari frasa seperti "Penjualan bulan Agustus berjalan dengan baik, bulan yang terbaik, terima kasih atas usaha yang benar-benar luar biasa dari Marie dan Sam."
   • Anda dapat mengatakan hal yang sama dengan lebih ringkas: "Penjualan bulan Agustus adalah yang terbaik, berkat kerja keras Marie dan Sam."
8. Laporkan setidaknya sebulan sekali kecuali Anda memiliki instruksi lain. Perusahaan Anda mungkin meminta Anda untuk memberikan laporan status sesuai dengan jangka waktu tertentu, seperti mingguan atau dua mingguan. Melaporkan setidaknya sekali sebulan biasanya bagus untuk memberi tahu manajer Anda. Hubungi dia jika Anda tidak yakin kapan laporan status harus masuk.
   • Jika manajer Anda ingin menerima laporan lebih jarang, tentu saja Anda akan melakukan apa yang diminta.