Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Berkomunikasi dengan jelas
• Bagian 2 dari 3: Jadilah pendengar yang baik
• Bagian 3 dari 3: Berkomunikasi secara elektronik
• Tips

Miskomunikasi bisa jadi lucu dan membuat frustrasi. Jika Anda ingin mengurangi miskomunikasi, bicaralah dengan jelas dan jangan berasumsi apa-apa. Tanyakan kepada orang tersebut untuk memastikan Anda dipahami. Saat berkomunikasi secara elektronik, jelaskan, ringkas dan informatif. Menjadi pendengar yang baik juga dapat membantu menghindari miskomunikasi. Jika Anda tetap memperhatikan percakapan Anda, Anda dapat mengurangi kemungkinan miskomunikasi.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Berkomunikasi dengan jelas

1. Berpikirlah sebelum Anda berbicara. Memikirkan tentang apa yang harus dikatakan pertama kali dapat membantu Anda mengatur pikiran Anda dan bersiap untuk mengatakan sesuatu yang bermakna. Terutama jika Anda akan melakukan percakapan penting, pastikan kata-kata Anda diatur sedemikian rupa sehingga Anda dapat mengatakan apa yang Anda maksud.
   • Ingatlah bahwa sikap dan nada bicara Anda bisa menyampaikan banyak hal. Batasi perhatian Anda pada subjek dan cobalah untuk tidak menyimpang darinya.
   • Jika Anda kesulitan mengatakan apa yang ingin Anda katakan, tuliskan beberapa poin untuk memastikan Anda tidak melupakan apa pun yang ingin Anda katakan.
   • Beristirahatlah secara sadar sebelum berbicara. Kita sering memiliki kecenderungan untuk terjun langsung ke dalam percakapan, tetapi dengan sengaja berhenti sejenak dan mengambil waktu sejenak untuk mengatur pikiran kita sebelum berbicara meningkatkan kemungkinan komunikasi kita akan menjadi jelas dan para pengamat bersedia untuk mendengarkan.
2. Menarik perhatian. Memiliki perhatian seseorang berarti memastikan bahwa dia mendengarkan dan memahami apa yang Anda katakan. Lakukan kontak mata dan pastikan orang tersebut mendengarkan. Jika orang lain terganggu atau sibuk dengan hal lain, minta perhatiannya atau coba lain kali. Jika orang lain tampak terganggu oleh hal lain, mintalah perhatian dengan mengatakan, "Saya ingin memastikan Anda mengerti," atau, "Saya akan menghargai perhatian penuh Anda."
   • Jika perhatian orang tersebut tampak teralihkan, beri tahu dia bahwa Anda akan berbicara nanti saat dia lebih tersedia.
   • Misalnya, jika Anda perlu berbicara dengan seseorang tetapi dia sedang melakukan sesuatu yang lain, beri tahu dia bahwa Anda perlu berbicara dan Anda menginginkan perhatiannya.
   • Jangan berteriak atau memanggil seseorang untuk mendapatkan perhatian - pergilah ke orang itu dan hubungi mereka secara pribadi jika memungkinkan.
3. Periksa asumsi Anda. Anda dapat berasumsi bahwa setiap orang memahami apa yang Anda katakan atau apa yang Anda minta dari mereka, tetapi untuk berjaga-jaga, klarifikasi apa pun yang mungkin tidak diyakini orang tersebut. Misalnya, jika Anda memberi arahan, jelaskan apa lagi yang perlu dilakukan orang tersebut untuk mempersiapkan. Anda bisa melebih-lebihkan atau meremehkan pengetahuan atau keterampilan seseorang, jadi Anda sebaiknya bertanya.
   • Hal ini terutama berlaku saat berbicara dengan seseorang dari budaya yang berbeda dari budaya Anda. Anda mungkin berasumsi bahwa mereka memahami jargon atau bahasa lain, tetapi tidak ada salahnya untuk bertanya. Jika seseorang terlihat bingung, coba jelaskan dengan lebih baik.
4. Bersikap sopan. Sopan santun dalam berkomunikasi berarti terbuka, jujur, dan baik hati. Anda tidak mengatakan apa pun yang bisa bersifat pasif-agresif, sarkastik, atau menyakitkan kepada atau tentang orang yang Anda ajak bicara. Berfokuslah untuk bersikap baik dan mengatakan apa yang Anda maksud dengan cara yang mudah dimengerti. Jika Anda menyela, bersikap kasar, atau tidak menghargai orang lain, Anda tidak akan berkomunikasi secara efektif.
   • Sarkasme dapat dengan mudah disalahpahami. Walaupun mungkin lucu, ini masih dapat menyebabkan kesalahpahaman jika Anda mengatakan kebalikan dari apa yang sebenarnya Anda maksud. Orang bisa bingung tentang apa yang sebenarnya Anda maksud. Sarkasme juga bisa diartikan secara tidak sengaja.
5. Periksa pemahaman. Pastikan orang tersebut memahami Anda. Anda melakukan ini hanya dengan bertanya, “Apakah itu jelas?” Atau, “Apakah Anda memiliki pertanyaan?” Ini memberi orang tersebut kesempatan untuk menyuarakan keraguan atau kekhawatiran yang mungkin mereka miliki.
   • Ini dapat membantu orang merasa nyaman mengajukan pertanyaan atau meminta klarifikasi.
   • Saat memberikan arahan, minta orang tersebut untuk mengulanginya sehingga Anda tahu dia mengerti.
   • Dalam beberapa kasus, memang tepat untuk memberikan ringkasan singkat.
     • Misalnya: "Jadi, untuk memperjelas, kami akan menangani akun Ramaker terlebih dahulu, lalu kami akan mengadakan rapat singkat tentang cara memperbaiki masalah komunikasi. Dimengerti? '
6. Mengikuti. Hubungi orang yang Anda ajak berkomunikasi untuk memastikan Anda telah berkomunikasi dengan jelas. Misalnya, jika Anda mengirim email, kirim email lain yang bertanya, "Apa kabar?" Apakah Anda memiliki pertanyaan? "Jika Anda pernah berbicara dengan seseorang, tanyakan beberapa hari kemudian," Silakan periksa. Semuanya baik?'
   • Jika Anda merasa telah berkomunikasi secara tidak benar, gunakan momen ini untuk menyampaikan semuanya dengan jelas dan mengklarifikasi apa yang bisa membingungkan.

Bagian 2 dari 3: Jadilah pendengar yang baik

1. Pahami bahasa tubuh. Sebagian besar komunikasi bersifat non-verbal. Perhatikan itu; itu bisa menjadi sangat penting. Pertahankan kontak mata dan perhatikan setiap perubahan pada kontak mata Anda sendiri atau kontak mata orang lain. Perhatikan postur dan ekspresi wajah seseorang dan lihat apakah ada ketidakkonsistenan. Jika Anda melihat adanya perbedaan, tanyakan lagi atau minta klarifikasi.
2. Dengarkan baik-baik. Berikan perhatian penuh Anda saat seseorang berbicara. Banyak orang mencoba memikirkan apa yang harus dikatakan selanjutnya, tetapi tetap terlibat dengan orang yang berbicara. Orang-orang menghargainya ketika mereka merasa didengarkan dan dipahami, dan salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mendengarkan secara aktif. Putar tubuh Anda ke arah mereka dan condongkan tubuh ke arah mereka. Jangan teralihkan (seperti dengan ponsel) dan tetaplah berada di dekat orang tersebut.
   • Jangan hanya mendengarkan kata-kata yang diucapkan orang tersebut, tetapi juga mendengarkan informasi dan cara dia berkomunikasi. Misalnya, suara seseorang dapat berubah ketika dia membicarakan sesuatu yang emosional atau merasa tidak nyaman.
3. Jangan menyela yang lain. Jika orang lain sedang berbicara, lakukan yang terbaik untuk tidak memotongnya. Biarkan orang tersebut menyelesaikan pikirannya sebelum menambahkan atau mengatakan apa pun. Dengan cara ini Anda menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan menghargai apa yang dikatakan orang tersebut. Jika Anda cenderung sering menyela orang, mereka mungkin merasa frustrasi dan tidak mengatakan semua yang ingin mereka katakan.
   • Membiarkan seseorang menyelesaikan pikirannya berarti Anda mendengarkan sepenuhnya dan tidak peduli dengan kata-kata Anda sendiri. Dengan begitu, orang tersebut akan merasa lebih nyaman berbagi segalanya dan tidak melupakan sesuatu yang ingin dia katakan karena percakapan menjadi teralihkan.
4. Mengajukan pertanyaan. Jika ada sesuatu yang tidak jelas atau jika Anda tidak begitu memahami sesuatu, pastikan untuk mengajukan pertanyaan tentang hal itu. Coba katakan sesuatu seperti, "Apakah Anda ingin menjelaskan apa yang Anda maksud dengan ___?" Atau "Saya tidak yakin saya mengerti ___. Bisakah Anda menjelaskan itu? '
   • Jika orang tersebut masih berbicara dan Anda tidak ingin menyela, tulis pertanyaannya agar Anda tidak lupa untuk bertanya.

Bagian 3 dari 3: Berkomunikasi secara elektronik

1. Atur informasi. Jika Anda mencoba menyampaikan informasi, Anda harus memastikan bahwa informasi tersebut sampai ke orang tersebut secara efektif. Misalnya, jika Anda merencanakan sebuah acara, Anda perlu memberikan detail penting: tempat, waktu, dan apa yang harus dibawa orang. Berikan arahan atau langkah yang jelas untuk diambil orang dan pastikan informasinya jelas.
   • Sebelum mengirim informasi atau undangan, pastikan itu berisi semua informasi yang diperlukan.
2. Gunakan lebih sedikit kata. Saat Anda berkomunikasi melalui pesan teks atau email, langsung ke intinya. Email yang panjang bisa membingungkan apa yang ingin Anda sampaikan. Misalnya, jika Anda membuat permintaan, langsung ke pokok permasalahan dan ajukan permintaan Anda. Anda dapat mengatakan mengapa permintaan harus dibuat, tetapi jangan teruskan tanpa batas. Cukup ucapkan yang Anda butuhkan dan selesaikan email segera setelahnya.
   • Jika Anda cenderung menulis email atau teks yang panjang, orang-orang kemungkinan besar akan membacanya alih-alih membacanya secara menyeluruh. Jika Anda tidak bisa melepaskan diri dari surat-surat panjang Anda, pertimbangkan untuk meletakkan hal-hal yang paling penting di atas.
   • Ingatlah bahwa email tidak mengirimkan sinyal sosial seperti ekspresi wajah dan nada suara. Karena itu, gunakan bahasa yang jelas dan hindari sarkasme.
     • Emoji berguna dalam email sosial, tetapi tidak di sebagian besar email bisnis.
3. Fokus pada satu topik. Buat pesannya sesederhana mungkin. Jangan mengoceh atau membahas banyak detail tambahan, dan jangan membahas banyak subjek dalam satu email. Lebih baik fokus pada satu item atau topik pada satu waktu daripada banyak hal dalam satu email. Jika Anda memiliki beberapa hal untuk didiskusikan, diskusikan satu per satu melalui email. Dengan begitu, orang tersebut dapat menghapus setiap email ketika dia selesai dengan setiap topik, dan tidak lupa untuk melakukan sesuatu atau membahas sesuatu.
   • Jika Anda benar-benar ingin membahas beberapa topik sekaligus, berikan batasan yang jelas. Gunakan poin-poin atau atur ulang untuk membantu memperjelas konten.
4. Langsung ke intinya. Meskipun tidak masalah untuk memulai email Anda dengan "Apa kabar?" Atau jenis kesenangan lainnya, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membicarakan sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan apa yang ingin Anda sampaikan. Fokus pada permintaan Anda atau informasi yang ingin Anda bagikan dengan orang tersebut. Jangan bertele-tele atau memberikan pengantar yang panjang. Alih-alih, arahkan apa yang ingin atau perlu Anda katakan.

Tips

• Hindari penggunaan sarkasme dalam obrolan, pesan instan, atau email tanpa emoji. Sarkasme seringkali tidak dikomunikasikan dengan baik melalui teks, jadi lebih baik dilakukan secara pribadi.