Pengarang:
Lewis Jackson
Tanggal Pembuatan:
11 Boleh 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Kolaborasi membutuhkan kerja sama yang erat, tujuan bersama yang jelas, dan sistem diskusi dan tindakan yang tepat untuk mencapainya. Kolaborasi berguna untuk segala hal mulai dari proyek kelompok sekolah hingga proyek komunitas yang melibatkan banyak organisasi berbeda. Apakah Anda mencoba membentuk kemitraan antara dua kelompok atau meminta seseorang untuk bekerja dengan Anda, ada cara untuk membantu Anda menyelesaikan konflik dan mencapai hasil.
Langkah
Metode 1 dari 3: Gabung Kolaborasi
Pahami tujuan dan jadwal tertentu. Tujuan kerjasama harus dinyatakan dengan jelas kepada semua peserta. Meskipun hanya tugas sekolah atau tujuan jangka pendek lainnya, pastikan Anda memahami ruang lingkup proyek. Bisakah kamu bekerja di akhir pekan? Apakah semua orang memahami dengan jelas pekerjaan spesifik yang dibutuhkan misi tersebut?
Divisi tugas. Alih-alih mencoba menyelesaikan sesuatu, yang terbaik adalah membagi pekerjaan untuk diselesaikan. Biarkan orang menyadari kekuatan dan tugas mereka sendiri sehingga mereka dapat berkontribusi untuk tujuan bersama. Jika Anda merasa kewalahan atau merasa orang lain membutuhkan bantuan Anda, ungkapkan pikiran Anda.- Menetapkan peran untuk anggota individu seperti "peneliti" atau "penasihat pertemuan" akan membuat proses penugasan tugas tertentu lebih cepat dan tidak sewenang-wenang.
Biarkan semua orang bergabung dalam diskusi. Jika Anda berbicara lebih banyak daripada anggota lain, silakan berhenti dan dengarkan pendapat mereka. Periksa pendapat semua orang sebelum merespons secara otomatis. Proses kerjasama akan tumbuh subur jika masing-masing anggota menyadari nilai masing-masing.- Jika beberapa anggota kelompok terlalu banyak bicara, sesuaikan sistem diskusi. Dalam sekelompok kecil orang, Anda dapat mengizinkan orang untuk menyampaikan pendapat mereka searah jarum jam. Dalam sekelompok besar orang, Anda dapat membatasi waktu tertentu bagi setiap anggota untuk mempresentasikan pendapatnya, atau membatasi jumlah komentar untuk setiap rapat.
- Untuk mendorong anggota yang pemalu mengekspresikan pandangan mereka, minta mereka untuk membicarakan topik yang mereka ketahui atau minati.
Kepercayaan. Kolaborasi dilakukan paling efektif dalam suasana kepercayaan. Jika menurut Anda seseorang tidak bertindak demi kebaikan kelompok, cobalah mendiskusikan alasan mereka bertindak seperti ini tanpa menghakimi. Jika Anda salah menyalahkan seseorang, rasa kerja sama Anda bisa dengan mudah hilang.- Diskusikan masalah ini secara terbuka, jangan berbicara buruk di belakang rekan satu tim Anda.
Usulkan gaya komunikasi yang sesuai. Anggota tim harus memiliki kesempatan untuk bertukar ide dan informasi selama pertemuan. Gunakan situs wiki online, diskusi email, atau layanan berbagi dokumen agar anggota tetap diperbarui.
- Anda juga harus mengatur pertemuan santai rutin dengan anggota tim Anda. Semakin baik Anda mengenal satu sama lain, semakin baik Anda akan bekerja sama.
Bertanggung jawab untuk menjelaskan dan bertukar umpan balik. Mintalah untuk bertemu dengan orang-orang untuk membahas langkah-langkah untuk membantu memperbaiki situasi Anda. Tetapkan pencapaian jangka pendek secara teratur dan diskusikan cara mencapainya jika produktivitas turun. Untuk kolaborasi jangka panjang, periksa secara teratur untuk mengetahui apakah orang-orang puas dengan kemajuan pekerjaan mereka menuju tujuan akhir.
- Gunakan metrik dunia nyata untuk melacak kemajuan. Jangan hanya bertanya apakah ada anggota yang melakukan penelitian, periksa berapa catatan yang mereka buat atau sumber informasi yang mereka cari.
- Jika anggota tim tidak menyelesaikan tugasnya, mari pelajari tentang penyebab utamanya. Bacalah bagian Pemecahan Masalah artikel untuk mempelajari skenario tertentu.
Carilah konsensus jika memungkinkan. Ketidaksepakatan adalah masalah umum dalam kegiatan kelompok. Ketika konflik muncul, carilah konsistensi dalam pengambilan keputusan anggota tim.
- Jika Anda tidak dapat mencapai konsensus dan perlu melanjutkan tugas yang diberikan, setidaknya pastikan anggota yang tidak setuju memahami bahwa tim telah bekerja keras untuk menjadi. kompromi. Jika seorang anggota tim merasa tidak puas, kolaborasi di masa depan mungkin menjadi lebih sulit.
Jangan hancurkan dirimu sendiri. Bahkan jika ada ketidaksepakatan yang serius di antara anggota tim Anda, cobalah untuk mengendalikan emosi Anda dan maafkan mereka yang berdebat dengan Anda.
- Menggunakan selera humor pada waktu yang tepat akan membantu meringankan situasi. Gunakan hanya lelucon tentang diri sendiri atau lelucon yang tidak berbahaya, dan hindari menyinggung orang lain dengan mengolok-olok saat orang tersebut benar-benar kesal.
Metode 2 dari 3: Memecahkan Masalah Bersama
Diskusikan kontradiksi secara terbuka. Inti dari kolaborasi adalah kerjasama antara orang-orang dengan prioritas berbeda yang bekerja sama. Masalah akan muncul, dan Anda perlu mendiskusikannya dengan jujur alih-alih menyembunyikannya.
- Ingatlah bahwa resolusi konflik tidak berarti Anda harus menentukan siapa yang benar atau siapa yang salah. Fokus pada mendiskusikan cara terbaik untuk menyempurnakan alur kerja atau menyesuaikan tugas untuk menghilangkan konflik dan mendorong kolaborasi antar anggota.
- Jika Anda melihat seorang anggota menunjukkan tanda-tanda kelesuan atau permusuhan, cari tahu apa yang menyebabkan perubahan ini. Silahkan diskusikan masalah ini pada pertemuan berikutnya jika terkait dengan kolaborasi antar anggota.
Jangan mencoba menyelesaikan semua perbedaan. Tujuan kerja sama adalah untuk mencapai tujuan bersama, bukan untuk membuat semua anggota tim memiliki sudut pandang yang sama. Anda perlu mendiskusikan perbedaan-perbedaan ini, tetapi terkadang Anda juga perlu menerima bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan konflik dan harus mencoba untuk berkompromi dan memilih jalan lain untuk maju.
Tangani penyebab mendasar tidak bekerja sama secara aktif. Jika seorang anggota jarang menghadiri rapat atau gagal memenuhi tugas yang diberikan, cari tahu penyebabnya dan perbaiki:
- Tanyakan kepada anggota apakah ada masalah di antara mereka atau proses kerjasama sehingga Anda dapat mendiskusikannya secara terbuka.
- Jika anggota tim adalah perwakilan dari organisasi lain, pastikan organisasi mereka tidak membuat mereka bekerja berlebihan. Ingatkan atasan mereka tentang tingkat komitmen yang harus mereka buat, dan mintalah untuk mencatat tugas itu secara tertulis.
- Jika anggota tim menolak untuk bergabung atau tidak memiliki kualifikasi yang disyaratkan, cari penggantinya. Ini bisa membuat frustasi, tetapi ini adalah langkah penting untuk kemitraan yang sukses.
Selesaikan kontroversi tentang kebiasaan, bahasa, dan gaya di antara anggota. Jika anggota tim terbiasa memecahkan masalah dengan cara yang berbeda, atau datang dengan istilah yang berbeda, luangkan waktu untuk mendiskusikan dan menyelesaikan masalah ini.
- Simpan klausul kontroversial secara tertulis.
- Sesuaikan bahasa piagam atau persyaratan kerja dengan cara yang tidak bersuara.
Tingkatkan rapat yang membosankan atau tidak efektif. Riset tentang cara melakukan rapat secara efektif, dan bagikan hasilnya dengan mentor atau penyelenggara rapat. Berusaha untuk meningkatkan kepercayaan dan kekompakan di antara anggota.
- Bahkan gerakan kecil seperti memberi minum orang dalam rapat dapat membantu mereka menjadi lebih terhubung.
- Jika rapat yang lambat disebabkan oleh mentor yang tidak terampil, pilih orang lain yang dapat Anda percayai yang dapat mengelola diskusi tanpa menyinggung siapa pun.
Tangani anggota yang manipulatif dan kontroversial. Ada banyak cara bagi Anda untuk mengatasi masalah ini sebelum mencoba untuk menghapusnya dari grup karena ini adalah masalah yang dapat berdampak negatif pada grup.
- Sikap mengontrol atau manipulatif dapat disebabkan oleh rasa takut. Jika anggota grup mewakili organisasi lain, mereka mungkin khawatir tentang kemungkinan kehilangan otoritas organisasi yang mereka wakili. Cobalah untuk mencari tahu dan diskusikan dengan anggota tim Anda - atau, jika ini masalah pribadi, minta mereka untuk menyelesaikannya sendiri.
- Jika seorang anggota tidak mengomentari ketidaksepakatan atau berbicara ketika mereka keberatan dengan keputusan, gunakan waktu rapat untuk bergiliran mendiskusikan pendapat satu sama lain.
- Gunakan sistem diskusi yang tepat untuk memastikan bahwa anggota yang kontroversial tidak dapat membebani rapat.
Minimalkan kontroversi mengenai tujuan dan strategi operasional. Putuskan dengan jelas tujuan dan metode pengoperasian dan dokumentasikan mereka untuk meminimalkan kebingungan. Jika para anggota terus memperdebatkan tujuan tertulis, luangkan waktu ekstra untuk memperbaikinya.
- Ini mungkin hasil dari keinginan untuk mencapai pencapaian tertentu, daripada ketidaksepakatan tentang tujuan akhir. Cobalah untuk mengadopsi hasil konkret dan strategi jangka pendek yang bisa diterapkan dan konsisten dengan aturan Anda.
Kelola tekanan dari anggota. Jika pimpinan organisasi mendorong hasil dari proses kolaborasi, ingatkan mereka bahwa kolaborasi membutuhkan waktu sendiri. Perencanaan merupakan langkah penting dalam upaya kolaboratif.
Gunakan mediator untuk menyelesaikan masalah serius. Terkadang, Anda perlu menggunakan mediator. Mediator akan mengadakan satu atau dua pertemuan untuk menyelesaikan konflik, dan perlu diganti jika dia terlibat dalam situasi tersebut. Gunakan mediator dalam skenario berikut:
- Saat pemimpin terlibat langsung dalam konflik.
- Ketika ada ketidaksepakatan tentang persepsi konflik.
- Ketika konflik melibatkan perbedaan budaya dan sangat penting bagi mediator untuk memahami kedua pandangan tersebut.
- Ketika ekuitas itu penting, seperti dalam konflik kepentingan.
- Jika grup tidak dapat menyelesaikan konflik. Pertimbangkan untuk menyewa mediator, untuk melatih kelompok dalam penyelesaian konflik daripada menggunakan mediator setiap kali masalah muncul.
Metode 3 dari 3: Membentuk Kolaborasi
Pilih grup kolaborasi yang tepat. Anda dapat berkolaborasi dengan anggota dari organisasi nonprofit, bisnis, departemen, atau individu, tetapi lakukan riset terlebih dahulu. Diskusikan secara terbuka apakah mereka dapat berkomitmen pada kemitraan yang Anda inginkan.
- Jika Anda mencari mitra keuangan, jangan undang organisasi yang kesulitan finansial untuk bergabung dengan Anda, atau organisasi pemerintah selama fase pemotongan biaya.
- Jauhi organisasi atau individu yang memiliki reputasi buruk dalam hubungan bisnis, dalam masalah kepercayaan, atau sering mencemarkan nama baik anggota lainnya.
Tetapkan tujuan yang jelas. Pastikan organisasi yang terlibat memahami alasan kerjasama dan tujuan spesifik dari proses kerjasama ini. Mintalah setiap organisasi untuk berkomitmen pada tingkat partisipasi sebelum memulai.
- Tentukan jadwal kerjasama. Anda akan segera mengalami masalah jika salah satu organisasi anggota menganggap masalah tersebut akan diselesaikan setelah beberapa pertemuan sementara yang lain menganggap bahwa proyek akan berlangsung sepanjang tahun.
- Tetapkan ekspektasi yang jelas. Demikian pula, organisasi yang berpartisipasi harus menyadari jumlah anggota dan waktu yang Anda tentukan untuk mereka, serta relevansi pemimpinnya.
- Pilih tujuan yang dapat dikompromikan oleh anggota. Kolaborasi harus fokus pada tujuan bersama dari semua anggota tim, bukan pada tugas-tugas khusus organisasi.
Pilih individu yang tepat. Carilah orang-orang dengan pengalaman yang tepat dan kredibilitas serta kepercayaan diri untuk memikul tanggung jawab organisasi yang mereka wakili. Jangan salah memilih orang hanya karena mereka sukarela atau mereka adalah teman Anda.
- Anggota tidak boleh terlalu banyak. Semakin banyak anggota, semakin lambat kemajuan operasi, sehingga hanya cukup anggota yang harus dipilih untuk dapat mencapai tujuan bersama dan dapat menyelesaikan masalah yang timbul.
- Jika tujuan Anda secara keseluruhan adalah mengubah arah organisasi Anda secara luas, Anda memerlukan keterlibatan kepala setiap organisasi.
- Tambahkan penasihat hukum jika Anda berencana untuk berkolaborasi dalam penggalangan dana.
- Pertimbangkan untuk mempekerjakan lebih banyak orang di luar organisasi inti jika diperlukan. Seorang anggota dewan sekolah, pemerintah kota, atau departemen bisnis akan dapat memberi Anda wawasan yang sulit didapat.
Bagilah peran khusus untuk setiap anggota. Apakah orang berhak membuat keputusan yang adil? Apakah ada seseorang yang bertanggung jawab untuk memberikan nasihat dalam bidang keahlian tertentu, dan apakah dia juga anggota penuh? Perjelas kepada setiap anggota tentang persyaratan kehadiran rapat dan tugas lain yang harus mereka lakukan.
- Selain itu, Anda perlu mendiskusikan persyaratan perekrutan anggota baru serta memberhentikan anggota lama dari grup.
Catat peraturan kerjasama. Jangan langsung bertindak; Anda akan menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi jika langkah pertama Anda adalah mempresentasikan esensi kolaborasi tertulis. Silakan lanjutkan dengan langkah ini pada pertemuan pertama. Termasuk faktor-faktor berikut:
- Misi dan tujuan. Masalah ini mungkin telah dibahas sebelumnya, tetapi Anda mungkin perlu meluangkan waktu untuk membahasnya lebih detail atau melalui komunikasi verbal. Sertakan presentasi jadwal dan jadwal untuk mencapai tujuan.
- Kepemimpinan dan proses pengambilan keputusan. Ini adalah faktor yang sangat penting. Setiap orang harus menyetujui siapa yang akan memegang kepemimpinan dan kekuasaan khusus dari orang tersebut. Apakah keputusan hanya diambil setelah ada konsensus di antara anggota (membahas sampai persetujuan mutlak dicapai) atau di bawah sistem lain?
- Nilai dan asumsi. Jika sebuah organisasi anggota memiliki "batasan" khusus atau berasumsi bahwa orang akan tunduk pada metode tindakan tertentu, maka inilah saatnya untuk meresmikan masalah tersebut. Cobalah untuk mengidentifikasi situasi risiko untuk setiap anggota organisasi dan diskusikan cara untuk memecahkan masalah yang muncul.
- Kebijakan etis. Jika konflik kepentingan muncul, bagaimana organisasi yang bekerja sama dapat menyelesaikan masalah? Dengan siapa bisa kerjasama finansial? Apakah kebijakan keanggotaan grup individu diterapkan dalam keputusan organisasi kolaboratif, dan jika tidak, bagaimana Anda akan menyelesaikan perbedaannya?
Pertahankan lingkungan kolaboratif. Selamat, Anda telah berhasil membentuk organisasi kolaboratif dan menjalankannya. Namun, apakah kerjasama dapat dipertahankan tergantung pada tanggung jawab masing-masing anggota, dan terutama mentornya.
- Gunakan aturan Anda sebagai panduan dalam diskusi dan konflik. Diskusikan setiap perubahan pada aturan jika Anda mengubah tujuan dan jadwal Anda.
- Bangun suasana kepercayaan. Jika muncul masalah pribadi, atau pendapat seseorang tidak diperhitungkan, sesuaikan diskusi sehingga setiap orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi dan membahas konflik secara terbuka.
- Buat sistem untuk memberikan umpan balik dan menjaga akuntabilitas anggota untuk peran mereka.
- Berkomunikasi secara teratur.Simpan semua keputusan dan beri tahu anggota yang tidak hadir tentang keputusan tersebut. Ciptakan peluang bagi anggota untuk bertukar informasi dalam lingkungan informal yang nyaman serta dalam rapat.
Nasihat
- Jangan terburu-buru. Biasanya, proyek yang membutuhkan kolaborasi tidak akan dilakukan secepat proyek individu, tetapi perencanaan adalah langkah yang sangat penting untuk membuat semua orang tetap aktif.
- Bagilah pekerjaan agar para anggota tidak merasa kewalahan.
- Jika Anda tidak setuju dengan sesuatu, jangan agresif atau marah.
