Pengarang:
Monica Porter
Tanggal Pembuatan:
14 Berbaris 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Jika Anda sering dibanjiri dengan banyak tugas sehari-hari, jadwal Anda akan menjadi pendamping yang baik untuk membantu Anda bekerja lebih efisien dan teratur. Anda dapat mencoba menggunakan buku catatan, agenda, atau aplikasi untuk mengalokasikan waktu Anda dan memilih metode mana yang paling cocok untuk Anda. Pastikan untuk menetapkan tujuan yang masuk akal dan menjaga keseimbangan antara bekerja dan istirahat. Untuk mempertahankannya, jadikanlah sebagai rutinitas untuk membuat jadwal dan hadiahi diri Anda sendiri setiap kali tugas selesai.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Penjadwalan
Pantau berapa lama Anda menghabiskan waktu untuk aktivitas sehari-hari. Catat waktu yang Anda siapkan setiap pagi, makan, mencuci pakaian, membeli makanan, menjawab email, mengerjakan pekerjaan rumah, dan menyelesaikan tugas rutin lainnya. Lacak selama sekitar satu minggu dan buat catatan di buku catatan, spreadsheet, atau aplikasi pencatatan.
- Pelacakan selama seminggu akan membantu Anda memperkirakan jumlah waktu yang tepat yang dihabiskan untuk tugas tertentu.
- Selain itu, cara ini juga membantu Anda menemukan cara kerja yang lebih efektif. Misalnya, Anda mungkin menghabiskan waktu hingga 10 jam untuk bermain game dan Anda seharusnya menghabiskan lebih banyak waktu untuk belajar.
Coba gunakan berbagai media seperti notebook, perencana, dan aplikasi penjadwalan. Anda dapat bereksperimen dengan metode tulisan tangan dan membuat catatan secara digital. Jika Anda ingin memulai di halaman kosong, Anda harus menggunakan buku catatan atau aplikasi pencatatan. Jika Anda ingin menggunakan kotak centang dengan tanggal dan waktu, Anda dapat memilih agenda atau aplikasi kalender pribadi Anda.- Pilih metode yang sesuai dengan keinginan Anda. Jika Anda tidak menyukai kertas, Anda dapat menggunakan aplikasi ini. Jika Anda merasa lebih mudah mengikuti saat menulis dengan tangan, gunakan pena dan kertas.
- Anda akan menemukan apa yang Anda suka dan tidak suka ketika Anda menggunakan jadwal. Saat Anda memilih metode yang tepat, patuhi itu. Letakkan semua aktivitas Anda di satu tempat, baik Anda menggunakan buku catatan, agenda, atau aplikasi.
Tuliskan hari dan hari dalam seminggu jika perlu. Jika hari dan hari dalam seminggu tidak tersedia, tuliskan di atas jadwal Anda. Sisihkan satu halaman untuk setiap hari sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang ada dan menulis lebih banyak informasi jika diperlukan.- Catat hari dalam seminggu untuk melacak aktivitas yang berlangsung pada hari-hari tertentu, seperti pelajaran musik Senin dan Rabu.
- Jika Anda menulis jadwal di buku catatan, Anda dapat menggunakan halaman di sebelah kiri untuk merekam jadwal Anda secara kronologis, sedangkan halaman di sebelah kanan memiliki prioritas dan catatan lainnya.
Isi periode waktu tetap pada jadwal. Sesi, pertemuan rutin, dan tugas permanen lainnya akan menjadi kerangka jadwal. Mulailah dengan mengisi jadwal waktu yang ditentukan, seperti "8:30 - Pengantar Psikologi" atau "16:00 - Kelas Yoga."- Jika menulis di atas kertas kosong di buku catatan atau lembar bentang, isilah slot waktu dengan interval setengah jam di sisi kiri halaman. Sisakan 2 atau 3 baris di antara setiap ruang untuk memberi ruang bagi catatan untuk setiap tugas.
- Jika Anda menggunakan aplikasi penjadwalan, Anda mungkin sudah memiliki slot waktu di dalamnya.
Bagian 2 dari 3: Mengalokasikan waktu
Buat daftar tugas di halaman terpisah. Mengisi misi permanen itu mudah, tetapi mengalokasikan waktu yang tersisa bisa jadi rumit. Mulailah dengan menuliskan semua yang harus dilakukan di selembar kertas kosong atau dokumen baru di ponsel atau komputer Anda. Prioritaskan dengan menulis angka atau kata di samping setiap tugas.
- Misalnya, Anda dapat menulis angka 1 (atau huruf A) di sebelah tugas terpenting. Ini akan menjadi item yang ditempatkan pada jadwal terlebih dahulu. Tulis 2 (atau huruf B) di sebelah tugas dengan prioritas lebih rendah, dan tulis 3 (atau C) di sebelah item non-prioritas.
- Saat mengisi tugas sesuai jadwal, Anda dapat menandai prioritas di sebelahnya, atau cukup beri tanda bintang atau tanda seru di item prioritas teratas.
- Jika Anda merencanakan satu minggu, buatlah daftar tugas mingguan. Tuliskan tugas harian jika Anda menjadwalkan hari.
Atur tugas Anda yang paling penting pada saat Anda paling waspada. Mulailah dengan mengisi tugas yang paling penting. Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas, dan tetapkan prioritas Anda pada saat Anda paling waspada dan tidak teralihkan. Untuk menyorot item penting, Anda dapat mengilaukan bintang, menggarisbawahi, atau mengisi dengan stabilo.
- Misalnya, jika Anda paling produktif di pagi hari, jadwalkan proyek penting sebelum istirahat makan siang, dan atur makalah Anda dan hapus email untuk dikerjakan nanti.
- Cobalah untuk menetapkan tujuan yang masuk akal. Jangan mencoba menjejalkan waktu dengan pekerjaan rumah atau bertemu klien selama 30 menit ketika Anda tahu itu bisa memakan waktu satu jam.
- Setelah mengisi barang-barang terpenting, Anda bisa mulai memasukkan tugas-tugas kecil ke dalam jadwal Anda, seperti mencuci pakaian atau berbelanja.
Sertakan detail untuk mengingat dengan tepat apa yang perlu Anda lakukan. Saat menyelesaikan tugas sesuai jadwal, Anda juga perlu menuliskan informasi detailnya agar tidak lupa apa itemnya. Jika terlalu singkat, Anda mungkin tidak ingat secara khusus apa yang "pergi ke rapat" atau "mencari".
- Jika Anda harus pergi ke rapat, Anda harus menyertakan waktu, lokasi, dan peserta. Anda mungkin juga perlu menandai konten rapat.
- Perhatikan bahwa Anda tidak boleh menulis "esai" untuk setiap tugas. Cukup tuliskan detail yang diperlukan untuk memudahkan tindak lanjut.
Catat waktu mulai dan akhir setiap misi. Baik menjadwalkan dalam aplikasi atau perangkat lunak pencatatan, sebaiknya isi waktu mulai dan akhir pekerjaan Anda untuk menjadwalkan waktu dalam sehari. Dengan cara ini, Anda akan tahu bagaimana hari Anda berlalu dan di mana Anda berada pada waktu tertentu.
- Misalnya, Anda mungkin harus menyiapkan garis besar antara 9:30 dan 10:30, tiba di kelas 11:00 hingga 12:15, makan siang pada 12:30, dan mengadakan pertemuan dari 1:00 hingga 13:45.
- Ingatlah untuk menetapkan tujuan yang masuk akal. Tinjau catatan waktu Anda untuk mendapatkan perkiraan akurat tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.
Habiskan waktu dengan keluarga, hiburan dan relaksasi. Anda tidak bisa produktif sepanjang waktu, jadi habiskan waktu dengan orang yang Anda cintai, pergi keluar dan bersenang-senang. Jika Anda adalah tipe pekerja yang tak lekang oleh waktu, pengingat istirahat dan hiburan sangat penting.
- Misalnya, Anda bisa menulis sesuatu seperti “Selasa, 18:30 - Makan malam dengan Ha dan Mai (berangkat jam 5:45!) Atau“ Sabtu, 12:00 siang - Bawa Chi ke taman. "
Sisihkan sekitar 25% waktu untuk mengurangi limbah. Jika satu pekerjaan demi pekerjaan lainnya terlalu dekat, Anda tidak akan punya waktu untuk menyesuaikan. Sebaliknya, luangkan waktu untuk menangani pekerjaan yang terputus atau tertunda. Menambahkan 15 menit di antara tugas adalah cara yang bagus untuk menambahkan waktu nyaman ke rencana Anda.
- Jika Anda harus pindah ke suatu tempat, ingatlah untuk meluangkan waktu sekitar 10-15 menit untuk menghindari kemacetan lalu lintas di jalan raya.
- Bahkan jika Anda tidak terlambat atau terganggu, Anda dapat memanfaatkan waktu-waktu ini untuk istirahat, berolahraga, atau melakukan hal lain.
Bagian 3 dari 3: Ikuti jadwal
Buatlah jadwal pada waktu yang sama setiap hari. Jika Anda menjadwalkannya pada waktu yang sama setiap hari, itu akan menjadi bagian dari rutinitas harian Anda. Baik meninjau tugas kopi pagi Anda atau sebelum tidur malam sebelumnya, jadikan itu sebagai rutinitas harian Anda.
- Akan sangat membantu jika membuat jadwal mingguan pada Minggu malam, kemudian menyesuaikan dan mengatur daftar tugas harian Anda setiap malam atau pagi.
Buat jadwal mudah dilihat. Baik menggunakan buku catatan, agenda, atau aplikasi, Anda harus selalu menjaga jadwal Anda di tempat yang mencolok. Jika jadwal Anda "ditinggalkan", Anda kecil kemungkinannya untuk mencapai tujuan manajemen waktu Anda.
- Jika menggunakan aplikasi, instal dan sinkronkan akun Anda di semua perangkat elektronik Anda. Coba gunakan widget desktop untuk menyematkan tugas ke layar beranda pada perangkat elektronik Anda.
- Anda juga dapat menggantung papan atau kalender di tempat kerja untuk menuliskan informasi singkat, seperti tanggal dan tujuan mingguan.
Batasi misi untuk diselesaikan tetap termotivasi. Sederhananya, Anda akan merasa sangat puas saat mencentang di samping tugas yang sudah selesai. Saat Anda mencoret tugas yang sudah selesai, Anda akan tahu di mana kemajuan telah dibuat dan mendapatkan gambaran umum tentang rencana Anda.
- Jangan panik jika Anda belum menyelesaikan semua misi. Jika ada sesuatu yang tidak dilakukan hari ini, perbaiki jadwal Anda dan sertakan prioritas besok.
Hadiahi diri Anda sendiri untuk menyelesaikan misi. Ketika ada sesuatu yang dinantikan, lebih mudah untuk menyelesaikan tugas, terutama untuk pekerjaan yang membosankan atau membosankan. Misalnya, jika Anda menghabiskan sepanjang hari memberikan presentasi, rapat, dan tenggat waktu, hadiahi diri Anda sendiri dengan momen istirahat, es krim cone, atau hadiah kecil.
- Selain hadiah kecil untuk menyelesaikan tugas individu, hadiahi diri Anda dengan hadiah besar setelah hari yang produktif. Habiskan waktu dengan berendam dengan santai di bak mandi yang menyegarkan, bermain game, menonton film atau menikmati sesuatu yang paling Anda nikmati.
Gunakan aplikasi peningkat kinerja untuk memblokir gangguan. Jika Anda tergoda untuk menjelajahi web atau media sosial, unduh aplikasi seperti StayFocused atau Focusbar. Aplikasi ini akan memblokir situs web selama Anda menghabiskan waktu di tempat kerja.
- Anda juga harus menyimpan ponsel di saku, bukan di atas meja. Saat Anda menyembunyikan ponsel, Anda tidak akan terganggu tetapi masih dapat menggunakannya saat diperlukan.
Jadwalkan istirahat rutin untuk menghindari kelelahan. Jadwal yang padat tanpa istirahat bisa membuat kewalahan dan membuat Anda ragu. Selain itu, Anda tidak akan dapat melakukan pekerjaan dengan baik jika Anda sendiri kelelahan. Beristirahatlah dari pekerjaan Anda agar lebih mudah mengontrol beban kerja Anda dan mengisi ulang tubuh dan pikiran Anda.
- Misalnya, memanfaatkan akhir pekan untuk pekerjaan rumah merupakan ide yang bagus. Namun, jika Anda telah memangkas, mencuci, atau membersihkan rumah pada hari Sabtu, Anda harus menghabiskan sebagian besar hari Minggu dengan bersantai.
- Setiap malam, usahakan menyisihkan setidaknya 1-2 jam untuk bersantai sebelum tidur. Gunakan waktu ini untuk membaca buku yang menenangkan, mandi, atau mendengarkan musik yang menenangkan.
Nasihat
- Atur tugas ke dalam jadwal, baik menggunakan perangkat lunak pencatatan, perencana kertas, atau aplikasi. Anda bisa melupakan misi jika Anda menyebarkan banyak jadwal.
- Bersikaplah fleksibel, tulis dengan pensil dan revisi jadwal Anda jika perlu. Jangan khawatir ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.
- Manfaatkan slot waktu yang singkat. Alih-alih menjelajahi media sosial 15 menit sebelum membuat janji, gunakan waktu ini untuk menyelesaikan tugas sehari-hari. Anda juga bisa memanfaatkan camilan sehat, berolahraga, atau berjalan-jalan.
- Rencanakan gangguan, tetapi cobalah untuk mengendalikannya. Jika seseorang datang ke kantor atau menelepon Anda, katakan "Saya hanya bisa bicara sebentar" atau "Saya ingin mendengarkan pertanyaan Anda, tetapi akan menjawab sedikit.
- Jangan tunda. Tugas Anda akan menumpuk dan jadwal Anda akan semakin macet jika Anda menunda pekerjaan.
- Jangan kehilangan kepercayaan diri jika Anda tidak bisa mengikuti jadwal Anda. Sesuaikan untuk sedikit kemudahan dan cobalah untuk tetap dekat.
