Pengarang:
Monica Porter
Tanggal Pembuatan:
17 Berbaris 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Mengatakan tidak untuk permintaan sebelumnya bisa sangat sulit, terutama jika itu berasal dari atasan Anda. Meskipun Anda selalu berusaha untuk menyelesaikan semua tugas yang diberikan, ada kalanya hal itu tidak memungkinkan dan Anda harus mengatakan tidak. Sebelum mendekati atasan Anda, pertimbangkan dengan cermat alasannya dan visualisasikan dengan jelas apa yang ingin Anda katakan. Daripada mengatakan "tidak" secara terus terang, Anda harus mencari alternatif yang lebih positif.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Persiapkan jawaban Anda
Tulis daftar alasan mengapa Anda tidak dapat memenuhi permintaan tersebut. Jika atasan Anda meminta lembur atau menyelesaikan tugas yang tidak memiliki waktu untuk Anda lakukan atau berada di luar lingkup pekerjaan Anda, akan sangat membantu untuk mencantumkan alasan penolakan permintaan tersebut. . Pikirkan tentang masalah yang ditugaskan dengan tenang dan masuk akal. Selanjutnya, atur catatan Anda. Mereka akan membantu Anda untuk siap menanggapi permintaan dari supervisor Anda.
- Bisa jadi karena alasan sederhana, seperti tanggung jawab pengasuhan anak atau waktu liburan yang direncanakan.
- Periksa kembali deskripsi pekerjaan jika Anda tidak yakin apakah tugas itu tepat untuk Anda.
- Jika beban kerja sudah berat dan tidak dapat melakukan tugas tambahan apa pun, Anda perlu memikirkan dengan cermat bagaimana hal ini dapat diatasi.
Analisis prioritas kerja Anda. Jika masalahnya adalah jadwal Anda dan Anda tidak yakin dapat melakukan tugas lain, luangkan waktu untuk menganalisis secara menyeluruh prioritas pekerjaan Anda. Bandingkan urgensi tugas baru dengan tugas lain dan lihat apakah Anda dapat mengatur ulang tugas yang sudah ada. Hanya menjawab "Saya tidak punya waktu" hanya akan menyebabkan atasan Anda mempertanyakan produktivitas dan kinerja Anda. Jadi, jika pengaturan waktu penting, Anda perlu menunjukkan bahwa Anda dapat memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.- Buatlah daftar tugas dan susun dalam urutan prioritas dan tenggat waktu penyelesaiannya.
- Perkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas dan putuskan apakah ada kemungkinan Anda dapat menyelesaikan tugas baru ini sama sekali.
- Jaga dokumen Anda tetap bersih dan jelas - Anda dapat menggunakannya saat berbicara dengan supervisor Anda.
- Ini adalah "pertunjukan" bahwa Anda tidak dapat melakukan apa yang diminta atasan Anda, alih-alih hanya "berbicara" dengan mereka.
Tempatkan diri Anda pada posisi atasan Anda. Sebelum melakukan pendekatan, penting untuk meluangkan waktu untuk menempatkan diri Anda pada posisi atasan sehingga Anda dapat memahami prioritas mereka dan perusahaan. Memahami motif atasan Anda akan membantu Anda membangun respons yang lebih baik. Jika menolak untuk melakukan suatu tugas kemungkinan besar akan merusak pendapatan perusahaan secara signifikan, Anda perlu alasan yang benar-benar meyakinkan dan alternatif untuk membantu menghindari kerugian ini.- Jika Anda hanya ingin mengubah jadwal rapat Anda untuk tugas tertentu, pertimbangkan efek penjadwalan ulang pada manajer Anda.
- Meluangkan waktu untuk menempatkan diri Anda pada posisi bos akan membantu Anda mengantisipasi reaksi mereka terhadap Anda.
Pertimbangkan bahasa yang Anda gunakan. Sangat penting untuk menggunakan bahasa dan nada yang tepat untuk mengatakan tidak tanpa harus mengatakan apa-apa. Ingatlah, itu kunci untuk menggunakan bahasa netral setiap saat dan hindari tersinggung. Artinya, baik atau buruk, jangan menjadikannya masalah Anda, bos Anda, atau hubungan Anda. Selalu bertujuan untuk perusahaan dan mencapai hasil terbaik untuk pekerjaan itu.- Katakan sesuatu yang netral dan objektif, seperti: "Jika saya menyelesaikan tugas ini, saya tidak akan punya waktu untuk menyelesaikan laporan utama minggu ini."
- Hindari reaksi pribadi dan subjektif. Jangan berkata, "Saya tidak bisa melakukan ini, itu di luar kemampuan saya."
Bagian 2 dari 3: Menjangkau atasan
Pilih waktu yang tepat. Sebelum menghubungi, Anda harus menentukan waktu yang paling cocok dengan atasan Anda. Tentunya, Anda tidak ingin mengganggu mereka saat mereka sedang stres atau sibuk. Mungkin Anda sudah mengetahui kebiasaan kerja atasan Anda. Namun, jika memungkinkan, periksa jadwal mereka dengan komputer. Bergantung pada budaya dan kebiasaan kerja perusahaan, Anda harus bertanya sebelumnya apakah mereka akan dapat meluangkan beberapa menit untuk berbicara dengan Anda.
- Lakukan diskusi pribadi jika situasinya memungkinkan.
- Pertimbangkan tekanan hari ini dan gaya kerja atasan Anda. Jika mereka orang pagi, cobalah bicara sebelum tengah hari.
- Jika Anda tahu mereka selalu menjadi yang pertama datang ke kantor, suatu pagi, Anda dapat pergi bekerja lebih awal dan berbicara sebelum orang lain muncul.
Singkat dan ringkas. Saat bertukar, jangan berputar-putar dan langsung ke intinya. Anda perlu memastikan bahwa Anda mengatakan dengan tepat apa yang ingin Anda katakan dengan cara yang ringkas dan jelas. Berkeliaran terlalu lama dapat membuat atasan Anda merasa bahwa Anda membuang-buang waktu dan kehilangan kasih sayang.
- Hindari mengatakan "ya, tapi ..." karena atasan Anda mungkin hanya mengambil alih "ya" dan berpikir bahwa Anda dapat menyelesaikan tugas jika Anda tahu cara mengatur pekerjaan dengan lebih baik.
- Daripada menggunakan kata-kata negatif seperti "tetapi", coba gunakan kata-kata yang lebih positif.
- Misalnya, alih-alih mengatakan, "Saya tahu Anda meminta saya untuk membuat laporan ini. Tapi, masih banyak yang harus saya lakukan," coba: "Saya punya ide tentang bagaimana mengaturnya kembali. beban kerja proyek ini ".
Jelaskan dirimu. Sangat penting untuk menjelaskan alasan penolakan secara jelas dan efektif. Tanpa alasan yang kuat, atasan Anda mungkin tidak mengerti mengapa Anda tidak dapat menyelesaikan tugas yang diberikan. Misalnya, jika diminta untuk melakukan sesuatu di luar lingkup pekerjaan Anda, Anda harus mengklarifikasi hal ini dan bersiap untuk mengacu pada deskripsi pekerjaan sesuai kebutuhan. Jangan langsung menyebut job description, meski selalu siap merujuk.
- Jika ini masalah waktu, Anda memerlukan alasan yang jelas dan tidak terbantahkan untuk menolak tugas tersebut.
- Kutip prioritas penting lainnya yang sedang Anda kerjakan. Contoh: "Minggu depan adalah batas waktu untuk laporan Musim Semi saya. Dengan laporan baru ini, saya tidak dapat menyelesaikan laporan saya tepat waktu."
- Tekankan manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dan atasan Anda dari menugaskan tugas kepada orang lain dengan menekankan bahwa apa yang perlu Anda lakukan lebih penting.
- Jelaskan dengan cara langsung dan tegas, tetapi tidak secara impulsif atau konfrontatif.
Jangan menunda terlalu lama. Jika Anda dengan cepat mengetahui bahwa suatu tugas tidak sesuai atau Anda tidak dapat menyelesaikannya sendiri, jangan menunggu terlalu lama untuk mengatur percakapan dengan atasan Anda. Dengan demikian, ketika ditugaskan kembali, tugas tersebut hampir tidak dapat diselesaikan tepat waktu. Jika kita menunggu hingga menit terakhir, kemungkinan besar tidak mungkin. Dan yang pasti, perlakuan ini tidak bisa membantu Anda mendapatkan simpati dari atasan Anda. iklan
Bagian 3 dari 3: Proposal alternatif aktif
Harap atur ulang urutan prioritas dalam pekerjaan. Saat berdiskusi dengan atasan, penting bahwa jika memungkinkan, jangan hanya mengatakan "tidak". Alih-alih, cobalah menemukan cara untuk menyarankan alternatif positif - cara yang memungkinkan Anda menolak tugas yang Anda rasa tidak dapat Anda selesaikan. Anda dapat meminta bantuan supervisor Anda dalam mengatur ulang prioritas dalam pekerjaan. Dengan demikian, mengungkapkan keinginan untuk bekerja secara efektif dan sekaligus menunjukkan bahwa saat ini beban kerja Anda terlalu banyak.
- Catat daftar tugas yang harus diselesaikan dan waktu penyelesaian setiap tugas. Ini membuktikan bahwa Anda telah mempertimbangkan dengan sangat hati-hati.
- Tanyakan atasan Anda: "Dapatkah Anda membantu saya mengatur ulang prioritas kerja?". Ini mengungkapkan keinginan mereka untuk melibatkan mereka dalam pengelolaan pekerjaan Anda.
- Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat mereka dan mencari panduan agar lebih produktif.
Mengusulkan kolega kepada atasan. Daripada hanya mengatakan tidak, Anda juga bisa menyarankan kolega yang kemungkinan akan mengambil lebih banyak pekerjaan. Ini menunjukkan bahwa Anda telah mempertimbangkan dengan cermat persyaratan pekerjaan serta siapa yang paling cocok untuk itu. Berkat itu, memberikan kesan yang baik karena Anda telah memperhatikan dan memikirkan tentang apa yang dibutuhkan perusahaan dan atasan untuk menyelesaikan pekerjaan, bukan hanya kelebihan Anda.
- Setelah Anda dapat menunjukkan bahwa Anda tahu bagaimana memprioritaskan pekerjaan Anda dan memiliki penilaian yang baik, Anda akan lebih mungkin untuk mendapatkan kepercayaan dari supervisor Anda nanti.
- Anda juga akan menunjukkan pemahaman tentang apa yang terjadi di perusahaan dan minat yang tajam pada kemampuan kolega Anda untuk berkembang.
Proposal untuk mengatur ulang pekerjaan. Jika diberi terlalu banyak pekerjaan untuk diselesaikan dalam waktu yang ditentukan, ini mungkin kesempatan untuk menyarankan penjadwalan ulang. Misalnya, jika Anda terlalu jauh dan itu memengaruhi produktivitas Anda, Anda dapat menyarankan untuk bekerja dari rumah satu hari dalam seminggu untuk mengurangi waktu perjalanan.
- Jika menurut Anda jadwal yang lebih fleksibel dapat membantu Anda menyesuaikan diri dengan kebutuhan pekerjaan yang berbeda, jangan ragu untuk mengungkapkan pendapat Anda.
- Selalu pertimbangkan budaya perusahaan dan pertimbangkan apakah jam kerja fleksibel dapat dilakukan.
- Pikirkan baik-baik sebelum memberikan saran. Jangan menyajikan ide yang belum berkembang sepenuhnya.
Peringatan
- Jika atasan Anda meminta untuk melakukan sesuatu yang ilegal, Anda berhak menolak. Hubungi otoritas yang sesuai.
- Tetap tenang dan bicaralah dengan tenang.
