Isi

• Langkah
• Nasihat

Email, seperti alat komunikasi lainnya, memiliki konvensi dan protokol sosialnya sendiri. Jika Anda perlu menulis email yang membutuhkan umpan balik selama bekerja atau belajar, atau tentang draf, Anda harus mempertimbangkan cara terbaik untuk membuat draf kalimat, waktu, dan struktur email Anda saat membuat draf email Anda. bisa. Email yang sopan, singkat, dan spesifik akan membantu Anda mendapatkan respons yang Anda butuhkan.

Langkah

Metode 1 dari 4: Meminta umpan balik di tempat kerja

1. 

   Identifikasi orang yang paling memenuhi syarat untuk mengomentari pekerjaan Anda. Biasanya itu adalah manajer langsung Anda. Bagaimanapun, Anda harus merujuk ke supervisor Anda terlebih dahulu, atau kolega senior atau rekan sejawat. Mereka akan memiliki pengalaman untuk membantu Anda dan memberikan umpan balik yang Anda butuhkan.

2. 

   
   
   Bersikaplah sopan dan rendah hati saat menulis email. Anda harus mengikuti aturan umum ini saat menulis email di tempat kerja. Kesopanan berguna saat Anda meminta umpan balik, tetapi jangan terlalu rendah hati sehingga atasan atau manajer Anda berpikir Anda tidak tahu apa-apa tentang pekerjaan Anda. Sebaliknya, ajukan pertanyaan yang menyatakan kemajuan Anda saat mengerjakan sebuah proyek atau tugas. Ini akan membantu atasan Anda mengetahui bahwa Anda tidak hanya menunggu umpan balik secara pasif. Anda juga harus memperhatikan tip di bawah ini.
   • Anda dapat menulis sesuatu seperti, "Saya membuat presentasi untuk besok tetapi saya memiliki sedikit masalah pemformatan - Saya tidak yakin apakah saya melakukan format standar perusahaan. Saya telah melampirkan presentasi saya. Apakah Anda punya saran untuk bagian desain? Terima kasih atas dukungan Anda ".
   • Jangan lupa untuk berterima kasih kepada mereka melalui email.

3. 

   
   
   Bersikaplah spesifik saat Anda meminta umpan balik. Ini dapat membantu Anda menghindari umpan balik yang berlebihan, tetapi itu tidak membantu pekerjaan Anda. Anda harus menghindari pertanyaan "Ya" atau "Tidak", kecuali jika diperlukan. Sebaliknya, Anda harus fokus pada bagian tertentu dari proyek yang perlu Anda lakukan. Jangan "meneror" atasan atau rekan kerja Anda dengan semua pertanyaan yang ingin Anda tanyakan tentang pekerjaan Anda sekaligus.
   • Misalnya Anda dapat menulis sesuatu seperti, “Saya tidak yakin bagaimana file Eastman ditangani. Klien belum menanggapi email saya, dan karena ini adalah proyek prioritas tinggi, saya pikir akan lebih baik jika saya mengirim email kepadanya untuk menanyakan apa yang harus saya lakukan ”.
   • Jika Anda mengharapkan umpan balik umum dalam bentuk tinjauan atau laporan, buatlah secara spesifik. Bersikaplah sesopan, singkat, dan sespesifik mungkin. Misalnya, Anda dapat meminta laporan tentang efektivitas atau kreativitas Anda di tempat kerja. Jika Anda meminta umpan balik dari bawahan Anda, Anda perlu melakukan survei anonim.

4. 

   
   
   Kirim email terima kasih saat orang lain merespons. Jika umpan balik menunjukkan bahwa Anda perlu banyak meningkatkan atau pekerjaan Anda tidak terlalu bagus, tulis kalimat singkat tentang bagaimana Anda akan meningkat. Anda perlu memberi diri Anda waktu untuk memproses emosi Anda sebelum Anda segera merespons.
   • Pastikan Anda membalas dalam 1-2 hari.
   iklan

Metode 2 dari 4: Meminta Umpan Balik dalam Pembelajaran

1. 

   Perkenalkan dirimu. Guru Anda dapat mengajar ratusan siswa, terutama jika mereka adalah profesor di universitas. Anda perlu menyebutkan nama depan dan belakang (nama depan dan belakang), kelas dan mata pelajaran Anda. Jika Anda seorang siswa sekolah menengah, Anda akan membutuhkan informasi tentang kelas Anda atau ketika Anda belajar. Dengan cara ini, Anda tidak akan membuang waktu guru Anda untuk memikirkan siapa Anda, sebaliknya mereka akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menanggapi informasi yang Anda butuhkan.

2. 

   Bersikap sopan. Terkadang siswa mengalami kesulitan dengan email pertama yang dikirimkan ke guru. Anda bisa mulai dengan "Hello Teacher Son" atau "Dear Co Thanh". Meskipun guru mengirimi Anda email, jangan gunakan bahasa yang kurang formal dari sebelumnya. Pertahankan nada standar Anda. Alih-alih menulis, “Hai, menurut Anda esai saya seperti apa? Itu esai terbaik, bukan? ”Tulis seperti ini,“ Saya tidak yakin apakah saya benar-benar memahami persyaratan tugas. Saya punya beberapa pertanyaan terkait esai.

3. 

   Bersikaplah singkat. Anda tidak harus menjelaskan semua konteks pertanyaan, kecuali konteks tersebut diperlukan untuk memahami pertanyaan dengan benar. Misalnya, jika Anda meminta umpan balik tentang kemungkinan perpanjangan tenggat waktu, guru Anda akan membutuhkan alasan untuk itu. Namun, jika Anda hanya bertanya tentang pekerjaan rumah Anda, jangan beri tahu mereka tentang seberapa terlambat anjing Anda membuat Anda bekerja, mengapa Anda mengirim email kepada mereka sekarang (kecuali jika mendekati tanggal pengiriman), atau jika tidak. hal lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan rumah.

4. 

   Jangan menunggu sampai malam sebelum tes atau tanggal pengiriman untuk meminta umpan balik. Guru tidak hanya tidak merespon saat penyerahan sudah dekat, mereka juga akan marah karena Anda menunggu hingga menit terakhir untuk berkonsultasi dengan mereka. Jika Anda perlu mengirimkan pertanyaan di menit-menit terakhir, singkat, spesifik, dan maaf. Dengan cara ini, guru kemungkinan besar akan membalas Anda, selama mereka melihat email pada waktu yang tepat.

5. 

   Gunakan format file yang diminta oleh guru. Biasanya guru Anda akan memberi tahu Anda selama pengenalan kurikulum, format file apa yang akan mereka terima untuk tugas atau dikirimi email. Misalnya, jika pengajar menentukan file .doc, jangan kirim format .df atau.pages. Jika ragu, Anda dapat mengirim .rtf atau.pdf, atau bertanya kepada guru Anda.

6. 

   Mintalah tanggapan atas esai atau kuis yang telah Anda kirimkan. Kirimkan email ke profesor Anda dan bersikaplah sopan. Jika profesor mengajar di sekolah, Anda bisa datang menemui mereka, atau membuat janji. Anda dapat berkata, "Profesor Khoa yang terhormat, saya tidak mengerjakan ujian saya sebaik yang diharapkan. Anda dapat membimbing saya melalui kesalahan yang saya buat sehingga saya dapat mengikuti ujian saya yang akan datang. Apakah lebih baik? " Seringkali, profesor Anda akan menanggapi permintaan ini dengan cara yang menyenangkan. iklan

Metode 3 dari 4: Minta umpan balik untuk naskah

1. 

   Kirim email ke kenalan terlebih dahulu. Jika Anda ingin mendapatkan umpan balik yang efektif, orang terbaik adalah kenalan Anda, lebih disukai teman atau kolega. Saat mengirim email ke kenalan untuk meminta umpan balik, pastikan Anda mengirim email kepada mereka secara teratur. Jika Anda menelepon mereka secara teratur, Anda mungkin harus menelepon. Jangan terburu-buru mengirimkan naskah di email pertama, kecuali Anda tahu mereka akan setuju (seseorang yang telah mendengar Anda membaca draf atau seseorang telah diminta untuk membantu Anda membacanya).
   • Anda dapat memasukkan deskripsi atau ringkasan singkat, tergantung pada apakah Anda mengirim email ke teman atau kolega.

2. 

   Kirim email ke pakar tersebut. Jika Anda benar-benar membutuhkan nasihat profesional, kirim email ke pakar yang Anda kenal dan jelaskan proyek tersebut dan mengapa Anda membutuhkan umpan balik. Jangan terburu-buru, tapi dengan sopan ucapkan terima kasih atas perhatian mereka, dan katakan, "Saya mengerti jika Anda tidak punya waktu untuk menanggapi". Anda bahkan dapat bertanya apakah mereka mengenal orang lain yang memiliki waktu dan keahlian untuk membantu Anda jika mereka tidak dapat mendukung Anda.

3. 

   Jangan mengirim email kepada seseorang dengan manuskrip tanpa pemberitahuan. Penerima biasanya tidak akan menanggapi email semacam itu kecuali Anda secara eksplisit menyatakan bahwa Anda akan membayar jika mereka membantu. Jika mereka seorang penulis terkenal, mereka tidak akan membalas email seperti itu karena mereka menerima begitu banyak email serupa. Sebaliknya, pertama-tama hubungi teman, kolega, profesor, dan banyak lagi. Mereka akan membantu Anda dan sangat ingin mendukung Anda.

4. 

   Jelaskan secara spesifik tentang apa yang ingin Anda terima dari umpan balik. Jika Anda hanya ingin umpan balik positif, beri tahu pembaca Anda. Anda perlu memberi tahu mereka apakah Anda memerlukan informasi terperinci, informasi lokal atau global, atau jika Anda menginginkan tanggapan yang ditulis dengan baik, benar secara tata bahasa, atau terstruktur dengan baik. Ini akan sangat efektif dalam membantu pembaca Anda mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
   • Umpan balik positif akan membantu. Jika pembaca Anda menjelaskan mengapa mereka menyukai sesuatu, Anda akan belajar banyak tentang naskah Anda.
   • Jika Anda mendapat tanggapan negatif, berikan diri Anda waktu untuk merespons. Jika mereka adalah teman Anda, mungkin mereka hanya ingin membantu Anda. Jika mereka seorang ahli, tidak peduli seberapa marah atau frustrasinya Anda, jangan menanggapi dengan cara yang negatif. Alih-alih, ucapkan terima kasih atas dukungan mereka, dan lanjutkan hidup. Setelah beberapa saat, Anda mungkin akan menemukan bahwa umpan balik mereka berguna, meskipun cara mereka berkomunikasi tidak berhasil.

5. 

   Berikan waktu kepada pembaca untuk merespons. Jika Anda meminta umpan balik mendetail tentang draf baru, jangan mengharapkan tanggapan dalam sehari atau bahkan seminggu.Pembaca butuh waktu untuk mengedit naskah yang begitu panjang. Jika Anda memiliki tenggat waktu untuk mengirimkan naskah Anda, beri tahu pembaca Anda. Anda juga dapat menanyakan apakah mereka dapat mengirimkan pengeditan pada tanggal tertentu. Ingatlah bahwa mereka memiliki kehidupan dan kewajibannya sendiri.

6. 

   Terima kasih untuk bantuannya. Jika Anda berpaling kepada seorang teman, Anda dapat membelikannya hadiah seperti sekotak coklat, atau hanya membantunya kembali saat mereka membutuhkannya. Jika mereka ahli, Anda dapat menulis email terima kasih untuk memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai dukungan dan waktu mereka. Lupa berterima kasih kepada pembaca Anda dapat membuat mereka merasa dimanfaatkan dan / atau tidak dihargai, dan akan membuat mereka kurang bersedia membantu Anda di masa mendatang. iklan

Metode 4 dari 4: Meminta umpan balik dari Pelanggan

1. 

   Jangan terlalu banyak bertanya. Pelanggan saat ini kewalahan dengan begitu banyak survei oleh banyak perusahaan. Anda bisa yakin bahwa pelanggan akan langsung menghapus email Anda saat membacanya jika berisi terlalu banyak pertanyaan. Jika Anda ingin pelanggan Anda tertarik, cukup ajukan satu atau dua pertanyaan dan hanya itu.

2. 

   Ajukan pertanyaan terbuka. Daripada menggunakan pertanyaan Ya / Tidak, ajukan pertanyaan yang memberikan jawaban yang lebih bermakna. Alih-alih bertanya, "Bisakah Anda memperkenalkan kami dengan teman Anda?", Anda harus bertanya "Bagaimana cara Anda memperkenalkan kami dengan teman Anda?" Jenis pertanyaan ini memberi Anda jawaban yang lebih informatif daripada pertanyaan Ya / Tidak.

3. 

   Beri tahu pelanggan Anda bahwa Anda akan segera menghubungi mereka. Ini membantu pelanggan merasa bahwa pendapat mereka akan dihargai alih-alih dikirim ke kotak surat yang tidak akan dibaca atau dipedulikan siapa pun. Anda juga akan mendapatkan tanggapan yang tulus jika mereka tahu bahwa Anda akan menanggapinya.
   • Saat Anda menjawab, bersikaplah jujur ​​dan profesional. Dalam budaya jaringan yang meluas dewasa ini, Anda akan segera menghancurkan reputasi perusahaan jika Anda merespons tanpa profesionalisme dan ketulusan.

4. 

   Jangan memasukkan flash atau apa pun yang membuat email dimuat dengan lambat. Jika pelanggan mengalami koneksi yang lambat, mereka segera menghapus email ketika tidak dapat memuat konten. Ingatlah bahwa umpan balik seringkali lebih penting daripada fitur tersebut.

5. 

   Gunakan font dan format yang tepat. Rancang email Anda secara profesional dan jelas. Email dengan gambar yang jelek dan font Comic Sans biasanya tidak akan membuat klien terkesan. Sebagai gantinya, gunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial jika Anda ragu tentang font yang akan digunakan, dan pastikan kualitas gambar.

6. 

   Pastikan email dirancang secara efektif. Memformat konten kolom tunggal lebih efisien daripada format kolom terpisah. Pilih font yang tidak terlalu kecil. Anda harus memiliki email yang sepenuhnya terlihat di laptop, ponsel, atau tablet Anda. Karena banyak orang memeriksa email di ponsel mereka, Anda perlu memformat email Anda dengan benar. iklan

Nasihat

• Sedikit kerendahan hati akan sangat membantu Anda.
• Jangan ganggu orang lain untuk mendapatkan umpan balik.
• Pertahankan aturan penulisan email kontekstual.